基于信息化建設視角下的高校財務內部控制分析

徐 陽

［南京城市職業學院（南京開放大學），南京 210000］

引 言

高等教育是人才培養的重要基礎，我國近年來不斷提高對教育的投入，但部分高校的內部控制管理存在一定風險。因此，為了保障高校經費有效落實，應順應國家改革政策，提高高校內部控制管理水平，保障高校教科研秩序，基于信息化建設，借助大數據技術完善自身內部控制體系，提高風險抵御能力，提高高校資產使用效率。

一、高校內部控制信息化的現狀及問題分析

（一）高校信息技術應用現狀

高校信息化技術可以保障經濟活動動態化追蹤，各崗位人員根據權限配置查看經濟活動業務流程，保障經濟活動的可追溯性，降低人為操作影響風險。信息化技術可以提高數據信息的準確性，減少內部控制管理難度，歷史經濟活動及數據信息可以利用信息化系統導出，幫助高校建立數據共享平臺，各業務部門可以根據業務需求隨時查看相關數據信息，提高數據信息的時效性。近年來，教育部大力推行內部控制信息化建設，雖然取得了一定成績，具備了信息化崗位及數據共享功能，完善了信息系統流程管控、維護和審批制度，但缺乏風險預警機制，信息化數據安全防護方面仍需加大力度管控。

目前，我國大部分高校已經建立了完善的內部控制體系，系統功能模塊根據高校管理需要不斷完善，不相容崗位相分離。高校內部控制體系包括收支業務、預算業務、采購業務、資產管理、合同管理、內部監督等，關鍵崗位人員配置較為完善，但部分高校對相關崗位的培養意識不足，不能針對內部控制制定開展定期培訓，導致相關業務人員缺乏專業的風險管控知識，或者相關知識體系相對落后，不能與時俱進，影響整體管理效率。高校內部控制崗位明確了權限范圍和職責，保障了不相容的崗位相分離，實行了管理崗定期輪崗制度，起到了相互監督的作用。內部控制監督與評價過程中要設置監察審計，其中監察審計崗位不但要抓好黨風廉政建設，對各級人員工作內容進行行政監察，確保相關工作按照規章制定執行，還要對高校內部財務收支、經費使用效益、專項審計調查等工作進行管控。高校應單獨成立審計處，強化職能，明確職責劃分[1]。

（二）內部控制信息化單位層面的現狀及問題分析

第一，高校組織架構問題。從內部控制信息化角度看，高校組織架構存在一定內控風險，高校組織機構未能發揮全部功能，監管力度不足，裁量權認知度不夠，制度流于形式，制度約束力差，管理漏洞較大。

第二，內部控制體系分析。內控崗位人員配置問題，部分內控關鍵崗位人員的業務素質不夠，專業能力偏低，缺乏人力資源保障，內控關鍵崗位缺乏公信力，人員培訓教育組織不力。高校領導對內部控制人員重視不夠，導致內控管理缺乏專業性，未能建立有效的內部控制評價體系，未能構建激勵機制，績效分配制度不具體，不能調動各崗位人員的工作積極性。

第三，內部控制監督評價分析。高校管理層審計監察缺乏獨立性、客觀性、權威性，監督管理效率不高，不能對全校經濟業務進行全面的監督管理，導致審計監督工作不能發現問題根源，難以對高校內控建設提出有效建議。高校各部門雖然制定了相關的內部控制制度，但相關部門難以按照規定要求執行，未制定問責機制，導致內部控制管理松散，影響高校整體財務管理水平[2]。

（三）內部控制信息化業務層面的現狀及問題分析

第一，預算業務。高校預算編制主要是由學校財務部門負責的，由學校領導層審批，預算編制出現部門間溝通不暢、重大項目申報缺乏合理性等問題，其預算編制根據上年預算經費稍作調整，未能結合本年新增項目重新編制，導致預算編制不精準，缺乏參照性。部門存在虛列預算資金情況，預算經費執行未能與部門業績考核掛鉤，缺乏科學性與可行性。高校建設項目周期較長，預算編制不能科學規劃，在資金安排及進度執行方面存在漏洞，影響預算資金使用效率。審批支出流程嚴格，預算執行效率卻不高。高校對固定資產設備管理不足，存在重復購置或限制購買等問題[3]。

第二，收支業務。單位收支業務存在數據誤差，會計記錄與信息化系統不匹配，會計審核人員業務能力有限，難以判斷經費支出和單據的合理性，不能有效監督各項經費的使用，形成監管盲區。高校為了提升科研競爭能力，忽視了科研的內部控制，將工作重心落在了激勵教師申報科研題目上，導致縱向經費與橫向經費管理不均衡，監督審計不到位，不能針對科研項目專項管理，影響資金利用率。

第三，政府采購業務。高校內部不能嚴格按照政府的采購流程執行，信息化管控流程與實際業務發生相脫離，缺乏對驗收環節的重視，為了加快完成采購任務，專家驗收不精細，不能有效履行驗收職能。

第四，資產管理業務。高校資產存在閑置、使用效率低下等情況，隨著信息化時代的發展，高校固定資產更新換代，一些購入后從未使用的固定資產需要重新購置，出現資源浪費情況。學校無法及時根據自身發展現狀購置資產，未能考慮學校整體情況，著眼點落在了部門資產配置需求，可共享和調劑使用的未能考慮，導致資產重復購置。在后續資產管理過程中，對于一些非正常損耗問題不能控制，導致資產提前報廢，資產處置流程不科學、不規范。

第五，建設項目業務。高校建設項目涉及金額巨大，在管控過程中存在未能嚴格按照上級部門要求執行、信息化流程規劃不清晰等情況，導致出現急需付款而無法支付等情況。在工程招標過程中，參與人員缺乏建設項目的相關知識，導致招標過程過于形式化，對相關質量要求考慮不足。

第六，合同管理業務。合同管理存在合同條款不清晰導致法律糾紛等問題，引發一定經濟損失和社會信譽損失。高校合同管理缺乏嚴謹的審核制度，補充協議不明確，甲乙雙方對條款理解存在歧義，易發生糾紛或者賠償問題。

二、高校內部控制信息化的優化

（一）高校內部控制信息化單位層面的優化

1.構建高校信息化內部控制管理體系

內部控制信息化建設應建立完善的預算編審、執行體系，對預算實行統籌、分級管理。高校應加強內部控制管理體系的完善性，在與信息化技術融合的過程中，應遵循事前防控、事中管控、事后監督的職責，使信息化系統管理模塊之間有效對接，增加各部門之間的信息互融互通，構建財務平臺、預算管理平臺、資產管理系統、辦公系統等，實行對高校全過程動態管控[4]。

2.構建內部控制信息化監督與預警系統

高校在開展經濟活動的過程中，應構建信息化監督與預警體系，深入挖掘經濟業務存在的潛在風險，在業務流程管控過程中應確保不相容的崗位分離，提高對各風險點的提前規避，加強對風險的有效預測，構建完善的風險預警模型。應完善信息化內部控制評價體系，優化信息化內部控制各項業務流程，對超標準、超范圍的情況應建立風險預警機制，定期對信息化系統實施監管和維護，確保內部控制執行效果。

3.構建內部控制數據交換平臺

不同部門的信息系統功能不同，導致各部門之間數據信息不能有效融通，形成信息不對稱。因此，應構建信息數據中間平臺，以便對總體數據進行分析和整理，選擇需要導入和交換的平臺數據，科學管理模塊接口，建立數據邏輯模型，提高信息化系統之間數據的有效傳遞，提高數據的準確性和利用率[5]。

（二）高校內部控制信息化業務層面的優化

1.預算業務內部控制信息化優化思路

首先，應成立預決算管理委員會，由校領導、教師代表、監察審計、財務部門組成，對高校的預決算管理制度、預算編制原則、預算調整方案進行審議，發揮各部門的主體作用。其次，提高預算工作的公開性、完整性、科學性，根據高校預算專項資金管理，包括建筑物、信息網絡、專項業務費、教學研發、修繕管理費、工資福利等，提高專項資金管控效果。最后，提高對預算管理中潛在的風險點信息化控制。先由分管領導對相關項目進行評審，并由財務部門進行復審并分類，并對各分類項目的預算金額進行審核，最后由校領導班子做出最終審議，并由項目發起人執行。執行環節會存在臨時支出情況，應對預算調整規范審批流程，保障預算調整的規范性。系統會對預算執行情況自動考評，信息化系統自動編制項目申請報文，納入預算項目庫[6]。

2.收支業務內部控制信息化優化思路

首先，完善內部控制信息化系統收支管理體系。內部控制信息系統與支付系統建立對接機制，建立以票控費的管理機制，實行財務自助報賬體系，設置審批權限，強化審核控制，強化風險控制與風險預警機制，規范招待費用等三公經費審批程序，避免公款浪費。以報銷審批流程為例，應由經辦人提出事前申請，由直屬領導、分管領導審批后，填寫報銷相關申請信息，財務審核后，校領導按審批權限再進行審核。有效實施信息化系統，可以提高報銷審批效率。在支出流程中，項目管理信息系統應根據預算金額執行項目報銷金額，項目負責人提出申請，并由歸口領導進行審核，超過一定金額應由高校領導層親自審核，最終財務處復核，審核通過后才可執行。

3.采購業務內部控制信息化優化思路

首先，高校內部控制信息化系統應與政府采購信息網絡相連接，包括預算控制、編制，審核、驗收、付款等，信息化系統應明確崗位職責，不相容崗位嵌入各崗位。申請采購的流程應由各部門提交，系統根據預算資金和學校資產總體情況進行大數據分析，出具采購建議，分管領導參考系統建議對部門的采購申請進行審批，采購部門根據系統建議和審批意見進行復核和采購工作。采購工作結束后，應對采購內容進行驗收并提交系統，對資產實物、技術實物由相關技術人員進行驗收，以提高采購驗收質量，并使采購整體工作形成閉環。

4.資產管理業務內部控制信息化優化思路

首先，為了提高資產相關數據的準確性，內部控制信息化系統應加強預算、采購、合同等數據信息的獲取，對資產的入庫、調撥、維修、盤點、折舊、處置等動態化掌握，提高對資產數據信息的共享，各部門員工根據權限，對固定資產信息進行查詢，嚴格落實資產負責人。其次，構建固定資產設備管理信息化系統，對高校實驗設備運行情況實時動態管控，避免資產閑置和浪費，定期開展資產盤點，及時更新資產數據庫。采購驗收的資產應及時錄入信息化系統管理明細賬中，數據會及時上傳至財務系統，系統及時對資產采購業務報銷。

5.建設項目業務內部控制信息化優化思路

應對建設項目立項調研，出具可行性報告，對項目預算、簽訂合同等規范信息化流程，內部控制信息化系統應根據高校項目自身需求，將資金及項目管理建立連接，對預算不足或超支等情況進行預警，促進建設項目的及時性、有效性和安全性。

6.合同項目業務內部控制信息化優化思路

首先，建立業務合同管理信息化系統，保障合同全生命周期管理的有效性，并在合同業務流程實現信息化管理。各業務部門針對自身的合同簽訂業務，應及時上傳合同管理系統，只有信息化系統中體現數據的合同，才能執行付款指令。信息系統應嵌入常用合同模板，提高系統利用率。其次，審查合作方的信用，對合作方進行安全等級評價，實行準入標準，加強對合同風險的全面管控。信息化系統應保證主合同及補充協議之間的依存關系。最后，在合同執行的過程中，應對合同履行情況實時記錄，并將相關信息錄入數據庫，作為后續合作的信息參考。同時，應建立合同履行反饋機制，對關鍵節點信息進行預警和提醒，提高風險防控的全面性。

結 語

應建立完善的信息化系統，加強對資產及財務的監管，借助大數據技術，實現信息化資源共享。在業務層面，要從預算業務、收支業務、采購業務、資產管理、建設項目、合同管理六方面提出內部控制信息化優化措施，從多個維度規避內部控制風險，提高內部控制的規范性與科學性，促進高校內部控制信息化系統執行的有效性，保障高校財務管理水平的有效提升。