信息化背景下企業人事檔案管理現狀及對策分析

［摘" " 要］ 為了提升企業人事檔案管理效果，文章在信息化背景下對企業人事檔案管理工作進行探討。分析信息化背景下企業人事檔案管理現狀和不足，從管理機制、管理組織、信息采集、信息安全、信息處理五個方面提出企業人事檔案管理策略，旨在為企業人事檔案管理信息化轉型提供理論參考。

［關鍵詞］ 信息化；人事檔案；管理策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194. 2023. 07. 054

［中圖分類號］ F272.92；G270.7" " ［文獻標識碼］" A" " " ［文章編號］" 1673 - 0194（2023）07- 0196- 04

０" " " 引" " 言

當今社會已經步入了信息化時代，信息技術在給企業人事檔案管理工作帶來發展新機遇的同時，也帶來管理體制和技術的全面挑戰。人事檔案信息是企業人力資源管理的決策基礎，因此企業必須重視人事檔案管理的信息化建設。檔案管理信息化的內涵是有效應用計算機智能信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理，提高信息管理效率和信息利用率。［１－３］企業人事檔案管理的信息化轉型必須優化信息管理模式和檔案管理技術。本文對信息化背景下企業人事檔案管理現狀及對策進行分析。

１" " nbsp; 信息化背景下企業人事檔案管理現狀

隨著信息化管理理念的不斷推廣，信息化管理在人事檔案現代化發展中發揮了越來越重要的作用［４］。檔案管理信息化轉型成為一些企業內部管理的重要發展目標，并取得一定進展。但同時，在人事檔案信息化轉型中也存在一些問題。

１．１" "檔案管理安全性較低

傳統紙質檔案管理模式大部分憑借手工整理，不僅工作效率較差，也無法保證信息管理的安全性。工作人員稍一疏忽，就會導致檔案遺失和記錄錯誤。核對檔案內容也比較困難。相關錄入和存儲設備例如掃描儀、存儲硬盤等的缺乏阻礙了人事檔案信息的電子化進程。［５］應用了信息技術的檔案管理部門也會因操作不當使檔案系統出現故障，系統內檔案信息容易丟失或者泄露，造成巨大損失。

１．２" "檔案信息來源有限

目前，部分企業人事檔案信息的覆蓋范圍比較有限，檔案信息不足以體現人力資源特征。檔案內容承載的有效信息過少，難以全面反映員工情況。檔案中的個人績效考核結果也缺乏個人特色，且格式不規范。有些企業的職工考核表只占較小篇幅，無法體現人力資源的真正價值。企業內部各部門之間缺乏信息聯動，檔案信息無法及時更新。

１．３" "檔案信息處理能力較差

由于檔案管理部門的硬件設施和技術手段落后，大量信息無法得到有效分析處理。在信息管理過程中沒有有效應用云計算、數據挖掘等信息處理技術，無法自動采集足夠的大數據信息。檔案信息系統未建立互聯網接口，管理系統可操作性較差，檔案管理信息化流于形式。另外，由于企業各部門之間職能不同，人事檔案信息存在獨立管理漏洞，嚴重阻礙了檔案信息的流動和利用。

１．４" "檔案管理缺乏規范監督

目前，一些企業的人事檔案信息通用性差，格式和內容缺乏統一規范化的管理標準，缺乏具體詳細的檔案管理章程，企業整體信息化建設水平較低，缺乏統一的信息化管理機制。缺乏統一的系統管理程序和應用體系，信息錯誤錄入現象非常突出。［６］另外，檔案管理缺乏有效監督與核查。往往是出現信息重大損失后才引起重視，輕視定期巡檢制度，難以保證信息的可靠性和準確性。

２" " " 信息化背景下企業人事檔案管理對策

２．１" "檔案管理機制信息化轉型

企業人事檔案想要實現高效、科學的管理，首先需要建立職務明晰、流程完善、責任具體、運行流暢的管理機制。企業的檔案管理需要在核心領導層負責制的原則上，在不同工作崗位上安排具有專業技能的工作人員進行檔案的層層管理。［７］每份檔案的管理責任落實到具體個人。嚴格按照檔案工作具體的管理要求，從宏觀和微觀兩個方面規范檔案管理的章程，使人事檔案專人專職、有法可依、有章可循。微觀上，組織督導組，定期對人事檔案管理效果進行檢查和指導，在具體管理環節中及時發現問題、解決問題。宏觀上，在組織結構上完善人事檔案管理的配合協調機制，加強檔案管理中心與監察部門、人事部門、財務部門等其他行政部門的聯動合作。例如建立信息共享平臺，人事部門負責上傳內部人員的詳細入職信息、工作履歷，建立基礎檔案。財務部門上傳該工作人員的收入和社保支出。檢查部門上傳該工作人員的紀律遵守情況和上級同事評價報告等內容。以人員檔案組建為中心，加強各部門在檔案信息采集更新上的協調合作，建立情況周期通報長效制度，保證人事檔案內容采集全面、格式規范、客觀豐富、及時更新。

其次，要充分將信息化技術新成果、管理新模式應用到檔案管理工作中，加快檔案管理信息化轉型節奏，革新檔案管理的工作內容。隨著人員評價方式越來越復雜、信息時代的飛速發展，傳統的管理模式已很難達到新時代檔案應用的新要求。因此，檔案部門必須引進更先進的硬件設備和相應的管理新技術。將紙質檔案數字化管理，推動檔案管理的現代化發展。檔案內容向信息化發展需要建立基于先進技術、合理分工和跨部門協作的信息溝通平臺。例如利用高速處理器和無線通信設備，提高人事檔案信息采集、處理、傳送的效率、利用信息存儲新型載體擴展和豐富人事檔案內容，如聲像檔案、視頻檔案、網絡檔案等。同時利用格式轉碼技術提高信息查閱效率，方便搜索者查詢調閱。革新管理模式，將人事信息資源規范保存、統一管理，并挖掘其中價值，拓展檔案管理功能。

２．２" "加強檔案部門組織管理

社會信息化的新形勢下，人事檔案管理部門要重視工作人員的組織管理。為了防止檔案管理出現疏漏，在組織體系上實施分級負責制、集體決策制。檔案信息的更新需要三個以上工作人員聯名簽署，檢索權限需要相互牽制、分級監督，尤其是管理珍貴檔案和銷毀陳舊檔案，都需要部門主要管理者集體決策。

為了調動工作人員的工作積極性，檔案管理部門應建立科學公平的績效考核體系。按照具體工作職責，制定和落實管理章程，通過定期考核和不定期巡檢提高檔案管理的工作成效。完善的績效考核制度既要考慮管理的公正性也要顧及管理人員的實際利益。對評選出的成績優秀者給予精神鼓勵、經濟獎勵和職位提升，同時對工作不認真造成信息丟失、錯誤、泄露的工作者進行嚴肅批評和懲罰。獎懲分明，才能讓每一個工作者重視每日的管理工作。

提高工作人員的管理能力和專業技術素養，通過換崗和末位淘汰優化組織結構，使更多技術骨干走上核心崗位，打造年輕化的工作隊伍。加強管理人員的專業技術和業務能力，提供充分的業務培訓機會。大膽培養年輕工作者，通過“新老傳幫帶”的業務技能傳承，為檔案人力資源的可持續發展提供源源不絕的人才后備力量。舉辦講座和公開課堂，邀請檔案管理領域的專家學者到企業來進行指導，聘請高校研究者加入管理部門，提升檔案管理的組織合理性和整體業務水平。［８］培訓內容要緊跟技術前沿，尤其是計算機技術和網絡技術的教學課程要及時更新，不斷拓寬工作人員的知識面。重視工作者的檔案綜合管理能力，培養出既精通檔案管理基礎知識，又能熟練掌握現代化數據管理技術的復合型人才。

２．３" "建立多渠道信息采集平臺

通過建立數字化檔案信息平臺，加強信息采集力度，增強人事檔案內容的全面性。人事檔案信息需要詳細記錄企業員工的基本情況、工作履歷、社會關系等。檔案管理人員必須樹立檔案信息數字化管理理念，重視人事檔案的信息化管理技術，充分應用“大數據”“云計算”等現代化技術，多渠道、多角度采集檔案信息，增強信息的全面性。合理分配信息存儲資源，將檔案信息進行科學分類與嚴謹歸檔，便于其他行政部門對信息的調閱，提升檔案管理的工作價值，增強人事檔案管理信息的實際應用效率。［９－１０］為了進一步完善人事檔案信息管理系統，將其與其他部門的信息采集終端進行連接，從財務部門、運營部門、行政部門自動采集和挖掘職工薪資、績效、社保等各個方面的真實信息。為了推動人事紙質檔案的數字化管理，可以利用掃描設備等采集終端融合員工的所有人事信息。擴展信息的外部獲取渠道，在信息管理系統建立互聯網云信息采集平臺，收集社交關系、工作習慣、信用情況、性格愛好等反映本人工作外形象的網絡大數據信息，有利于立體呈現員工全貌，為人力資源利用和能力考核提供豐富的決策依據，實現人力資源的量化管理。

實現全面性的信息采集需要提前制定人事檔案信息采集目標和計劃。從管理目標上提高檔案數字化的普及程度，在人事檔案的采集、接收、審核、立檔、分類、保存、統計、轉送、保密、更新、備份、銷毀等流程中全面實施數字化、電子化。利用數字編碼加密技術，將專職管理人員和每一份檔案建立唯一性聯系，文件秘鑰由多人共同管理，電子檔案統一接收但分類管理，提高管理專業化水平，推動人事檔案規范化。建立企業內部檔案信息云數據庫，提高檔案信息利用率。其他部門通過云數據庫的共享查閱平臺可以便捷地獲取員工信息。設立數據庫信息訪問權限，搭建檔案信息共享局域網，將檔案資源云存儲。這種數據庫共享方式使企業其他科室部門在人力資源決策中不受時空所限，及時獲取員工全面信息，為企業行政工作的高效運轉提供了更為優質高效的服務。

２．４" "提升檔案管理的安全性

檔案管理應利用信息技術高速發展的歷史機遇，檢查檔案管理漏洞，提高數據管理的安全性。檔案的重復錄入以及多部門交叉存檔容易使檔案管理出現混亂，職工的日常工作信息與人事檔案記錄沒有緊密關聯，如：考勤系統數據、績效考核系統數據、工作職能系統數據、獎懲執行系統數據無法有效融合，容易造成信息疏漏，降低信息管理的安全性，阻礙人力資源的有效利用。因此，應整合工作人員的綜合信息，完善信息管理和存儲體系，不斷提升檔案運行和管理流程的安全性。對人事檔案保存和上傳設備進行升級，高效利用大數據管理技術對信息進行合理分類，挖掘信息關聯性，擴大存儲空間。

管理系統的安全性是保障檔案管理安全性的基礎。應對系統訪問用戶的查詢或調用權限進行嚴格分級設定。根據各部門、各層級管理者的實際工作需求，建立規范嚴謹的身份識別程序，設定專屬綁定密碼，嚴格的認證和審核登錄用戶權限。在信息訪問過程中，為了防止檔案信息被惡意刪除或篡改，可以利用版權保護技術對檔案信息添加來源專屬水印和解密時限。下載的檔案信息超過時限自動加密或刪除，為電子檔案增加多級安全保護。為了及時檢測系統運行安全漏洞，對非法操作行為實時預警，可以建立檔案日志管理記錄，對每份檔案信息的訪問用戶、讀寫操作、下載訪問時間、存取內容等進行分析，以發現異常操作。定期舉辦培訓課程和交流會議，加強檔案管理部門與其他部門的合作聯系，讓檔案管理人員了解其他部門的工作流程，以判定檔案信息對其他部門的應用價值。

提高檔案信息系統軟件的安全性，保障局域網運行穩定，防止系統遭到病毒侵襲。為了有效防御網絡病毒入侵，在購買和安裝系統運行軟件時，要嚴格審核軟件開發企業是否依法依規進行設計，杜絕軟件出現后門漏洞。在運行檔案系統軟件時應多軟件綜合排查軟件漏洞，如果檢測結果存在安全風險，需要及時升級更換軟件，為檔案數據系統筑牢“防火墻”。在容易造成信息安全風險的信息采集、傳輸、存儲等關鍵性環節，建立更加完善的安全防范制度，擴大檢測范圍和深度。加強檔案數字化外包的管控力度，尤其是企業涉密信息的安全保管，防止檔案信息在企業外傳輸過程中出現泄露丟失。利用信息監控技術阻止檔案信息系統被非法侵入，提高局域網防御病毒的能力，從而保障人事相關檔案信息管理的安全性。

２．５" "提高檔案信息處理能力

提高人事檔案信息的處理效率和準確性是檔案信息化發展的重要方向。檔案管理部門應不斷提高檔案信息處理水平，增強信息處理能力。與數據開發企業展開長期戰略合作，充分利用最先進的大數據分析技術完成檔案資源的挖掘、處理和應用，使人事決策更加客觀、準確。開發和應用信息錄入、編碼、融合、修復、加密程序，建立企業各數據系統連接接口，將已有檔案信息與自動實時采集的企業其他職能部門信息進行融合。例如通過考勤系統和辦公系統的數據，分析職工在所屬部門的工作內容，可以預測和評價職工的工作績效，為所屬部門對該名職工的任務安排提供數據參考。另外，為了保證人力資源價值定量評估結果的準確性，在檔案信息中增加互聯網數據維度，利用大數據分析軟件采集職工的醫療數據、社交數據、資金信用記錄等，豐富數據類型，拓寬數據來源。按照數據內在規律，通過歸類簡約、聚類挖掘、關聯屬性深度分析檔案系統采集海量大數據，有效挖掘潛在信息，預測人力資源價值上升空間，為人事管理決策提供數據參考。

明確信息處理目標，研究數據未來應用價值和方向。在人事檔案創建過程中完善人力資源評估體系，為員工的未來發展定位。建立準確的檔案評估指標需要對企業人事信息的來源、結構和應用方向進行深度分析和解讀，推動評估指標在企業內部管理中的統一化。例如針對激勵職工的績效考核指標，應根據檔案信息設定統一標準，規范職工信息錄入程序，通過分析職工信息的更新變化情況，掌握員工的工作態勢。加強信息處理能力，必須加大檔案信息管理的資源投入，加強信息管理設施和軟硬件平臺建設。向人事管理部門投入資金，明確經費使用方向，配置更先進的操作系統、服務器、掃描錄入設備，提高檔案信息的云計算效率，提高管理服務器的運行速度，為人事檔案信息處理能力的提升奠定堅實的物質基礎。

３" " " 結束語

為了順應信息化時代發展，提高企業人事檔案管理效率，文章分析企業人事檔案管理現狀，從信息化角度分析檔案信息管理中存在的問題，并提出企業人事檔案管理策略，有利于企業人事檔案管理順利向信息化轉型。

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