新媒體時代高校檔案管理服務優化研究

［摘 要］隨著社會和信息技術的不斷發展，人們獲取、傳遞和利用信息的方式發生很大的變化。新媒體技術的興起使得信息傳播更加迅速，高校檔案管理服務需要適應這一變化，采用先進的信息技術手段，提高檔案管理的效率和精準度。在此情況下，高校檔案管理服務也需要不斷創新，提高服務質量，以更好地滿足教育需求。基于此，文章首先分析高校檔案管理的服務特性，然后分析新媒體時代高校檔案管理服務的困境，包括法律法規不夠健全、檔案人員服務意識淡薄、服務過程煩瑣等，最后提出新媒體時代高校檔案管理服務優化策略，以期提高高校檔案管理服務質量。

［關鍵詞］新媒體時代；高校；檔案管理；服務優化

0" " "引 言

檔案管理包括實體檔案的管理和相關活動的開展，如檔案的教育、科研和編研出版工作等，它是為社會各方面提供服務的關鍵工作。有效的檔案管理服務有助于推進我國政治、文化、科技、教育等全面發展，為社會創造更多的物質和精神財富，作出更大的貢獻。在新媒體時代，社會對高校的關注度不斷提高，高校檔案管理服務需要更好地滿足社會的需求，發揮檔案資源在社會服務中的作用。無論是中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《加快推進教育現代化實施方案（2018—2022年）》，還是教育部在天津啟動的“六卓越一拔尖”計劃2.0，都對高等教育提出了新的要求［1］。高校檔案管理服務優化需要緊密結合這些要求，以更好地支持高等教育的發展。教育部要求開展高等教育質量革命，這表明國家對高校的各個方面都提出了更高的標準和要求，包括檔案管理。隨著新技術和新理念在檔案管理領域的應用，高校急需優化檔案管理，以適應時代發展要求，更好地為高校和社會服務。新媒體時代，高校檔案管理服務優化有助于實現信息的便捷獲取、服務傳播效果的提高、個性化服務水平的提升，能進一步推動高校檔案管理服務朝著更加現代化、智能化的方向發展，這對于高校提升服務品質、加強師生互動、適應時代發展潮流都具有重要的意義。

1" " "高校檔案管理的服務特性

1.1" "公共服務突顯檔案的雙重價值

“檔案的雙重價值說”源自美國著名檔案學家謝倫伯格的“文件雙重價值論”，強調檔案具有雙重價值。第一價值是指檔案對其形成者的重要性，而第二價值則強調檔案對社會其他利用者的價值，主要面向非檔案形成者。實際上，檔案對于形成單位的第一價值會隨時間推移逐漸減弱。高校檔案管理的公共服務正是“檔案雙重價值說”的真實體現。在高校檔案管理中，通過管理教學和行政檔案，高校能夠為自身提供支持，保留并傳承重要的歷史、管理和決策信息，從而服務于高校的內部需求。然而，高校檔案管理的服務對象還涵蓋了師生、其他群眾和其他組織機構等，突顯了其第二價值。高校檔案管理通過向形成者之外的利用者提供公共服務，使他們能夠更好地了解和利用檔案的內在價值［2］。

1.2" "高校檔案管理的服務性

高校檔案管理的服務性主要體現在提供全面、有針對性的服務上，以滿足不同用戶需求。通過維護和管理教學與行政檔案，包括保存和整理學生檔案、教職工檔案以及各類行政文件，高校可以為自身提供服務，以支持高校內部的教學、管理和決策。同時，高校檔案管理以公共服務的方式向外部利用者拓展服務范圍，師生、其他群眾等是主要服務對象。此外，其他組織機構如合作伙伴、用人單位等，也可以借助高校檔案獲取有關研究合作歷史、人才培養情況等的信息。高校通過檔案管理可以為學生提供檔案查詢服務，包括學籍、成績單、獎勵記錄、畢業證書、學位證書等；同時，可以為教職工提供檔案查詢服務，包括聘用合同、培訓記錄、工作履歷等；還可以為行政人員提供檔案查詢服務，包括決策文件、規章制度、會議記錄等。總之，高校檔案管理的服務性不僅有助于高校內部運轉和決策，也能為外部用戶提供獲取信息的便捷途徑，真正實現高校檔案信息的利用價值。

2" " "新媒體時代高校檔案管理服務的困境

2.1" "法律法規不夠健全，影響實際操作性

在新媒體時代，高校檔案管理服務面臨法律法規不夠健全的困境，影響了實際操作性。第一，法規更新滯后。我國高校檔案管理的主要法規《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《高校檔案管理辦法》的發布和修訂時間距今已有多年，法規更新滯后，未能及時順應新媒體時代的變革。這導致法規中的相關條款未能充分考慮數字化、網絡化等新媒體技術的應用，影響高校檔案管理服務的現代化發展。第二，開放利用規定滯后。相關法規中關于檔案開放利用的時限、解密制度等規定相對滯后或定義模糊。在新媒體時代，及時和便捷利用信息是用戶的重要需求，然而相關檔案管理法規未明確檔案的開放時限和解密制度，使得高校檔案管理在檔案開放利用方面缺乏靈活性，難以適應用戶的實時需求。第三，電子檔案的法律認可度不足。盡管檔案管理服務采用了數字化和電子化手段，但法律法規未充分確認和規范電子檔案的法律地位，從而降低了電子檔案的法律認可度，這使得電子檔案在一些法律事務中的效力受到質疑［3］。

2.2" "工作人員服務意識淡薄，服務能力有限

由于傳統觀念的影響，高校檔案管理人員普遍被認為是從事保密工作的人，檔案館被視為“機關重地”，這導致檔案管理人員對于公共服務的理念淡薄，更傾向于被動等待用戶，而非主動參與社會服務。第一，服務定位和意識模糊。高校檔案管理人員未能充分認識到檔案的廣泛應用場景，服務理念較為保守，忽略了檔案對社會大眾、研究者、企業等多方面的服務價值。第二，對數字化服務認知不足。部分高校檔案管理人員對于數字化服務的認知較為淡薄，導致他們在數字化檔案處理、在線服務等方面的能力有限，難以提供滿足用戶需求的高效服務。第三，服務能力不足。高校檔案管理人員服務能力的不足表現為缺乏高素質的復合型檔案人才［4］。

2.3" "檔案服務過程煩瑣，服務環節有待完善

在新媒體時代，高校檔案管理服務的困境中，檔案服務過程相對煩瑣的問題非常突出。第一，信息獲取難度大。用戶在檔案服務過程中面臨信息獲取的難題。傳統檔案服務依賴紙質檔案或過時的電子系統，用戶需要花費較多時間和精力才能獲取所需信息，服務流程相對煩瑣。用戶仍然需要到檔案館親自查詢或書面申請，缺乏更靈活、便捷的在線查詢方式，導致服務環節煩瑣。第二，查閱手續繁復。高校檔案館的檢索系統通常僅面向學校內部，社會公眾無法通過提前檢索確認所需信息是否存在于檔案館，導致檔案服務缺乏足夠的透明度。高校檔案館對于社會公眾的檔案查閱要求通常包括提供單位介紹信、身份證明、填寫查閱登記表，并需要獲得相關部門或檔案館領導的批準，這增加了查閱的門檻，限制了普通用戶的檔案查閱體驗。第三，服務響應時間長。由于服務流程相對煩瑣，檔案服務響應時間較長。用戶提交申請后，需要等待較長時間才能得到檔案管理人員的反饋，影響了服務的時效性。傳統的檔案服務依賴于特定的服務窗口，用戶只能在規定的時間和地點辦理相關服務事項，缺乏靈活性和7×24 h的服務特性。高校檔案館提供證書翻譯認證服務的時限較長，一般需要等待3天，且不能當天獲得，這導致用戶需要多次往返檔案館，影響了服務的效率和便捷性［5］。

3" " "新媒體時代高校檔案管理服務優化的策略

3.1" "完善檔案法律法規，健全檔案管理制度

完善檔案法律法規有助于確保高校檔案管理服務的合法合規性。法律法規可以幫助高校明確檔案管理的法定職責和義務，確保學校在檔案處理過程中不違反相關法律法規，提高檔案服務的合法性［6］。

第一，制定透明開放的檔案管理法規。我國應當制定明確的檔案管理法規，明確哪些信息屬于不予公開的范圍，并提供公開信息獲取的詳細規定。同時，我國法律法規應當強調檔案管理的透明性，鼓勵高校檔案館通過在線平臺等方式主動公開非敏感信息，以滿足公眾需求。第二，建立健全的檔案管理制度。檔案管理制度應該明確檔案管理的責任和流程，確保檔案信息的完整性和安全性。檔案管理制度還應包括保障檔案保密性的措施，以防止未經授權的訪問和使用。第三，完善檔案保密與隱私保護機制。我國高校應當制定明確的檔案保密政策，確保處于保密期的信息得到妥善保護。為了強調隱私保護，我國高校可以制定檔案使用規定，明確公共服務中對個人隱私信息的處理方式，以加強公眾對檔案館的信任。

3.2" "增強工作人員服務意識，提高檔案服務能力

檔案服務直接關系到用戶的需求。高校通過提高檔案管理人員的服務意識和服務能力，可以更好地滿足用戶的需求，提高用戶滿意度，保持良好的聲譽。增強服務態度和提高服務能力可以加速服務流程優化，減少工作中的煩瑣環節，這不僅有助于提高工作效率，還有助于及時準確地處理檔案服務請求。增強工作人員的服務意識和提高檔案服務能力是高校能夠提供高效、安全服務的關鍵環節，對于實現高校可持續發展至關重要。

第一，加強工作人員的培訓和教育。高校應當提供系統的培訓和教育計劃，確保工作人員了解檔案服務的重要性、工作流程以及最佳實踐方法。培訓可以涵蓋檔案管理技能、客戶服務技巧、溝通技能等方面，以提升工作人員的綜合素養和服務意識。第二，建立激勵機制。高校應當建立激勵機制，通過獎勵和認可來鼓勵工作人員提供優質的檔案服務，包括表彰優秀員工、提供獎金或晉升機會等，以激發員工的積極性和責任心，從而提高服務質量。第三，引入技術支持。高校應當利用現代技術工具，如檔案管理系統、自動化流程等，支持工作人員提供檔案服務，這不僅可以提高服務效率、減少人為錯誤，還能為工作人員提供更好的工作體驗，從而增強其服務能力［7］。

3.3" "簡化檔案服務過程，完善檔案服務環節

簡化檔案服務流程可以減少煩瑣的步驟和冗余的操作，從而提高服務效率。檔案管理人員能夠更快速、更輕松地處理檔案服務請求，提升工作效能。完善檔案服務環節可以為用戶提供更好的服務體驗。用戶更容易理解和操作服務流程，減少因復雜操作而導致的不便，提高用戶滿意度。總之，高校簡化檔案服務過程可以減少冗余步驟和手續，提高處理速度，這有助于高校更迅速地滿足學生、教職工的檔案需求，減輕行政負擔，提高整體教務管理效率。

第一，開展數字化檔案管理。檔案從傳統的紙質形式轉變為數字化，建立電子檔案管理系統。這樣可以提高信息存取的速度，減少物理檢索和存儲的時間，降低紙質檔案管理的復雜性，同時有助于信息的快速檢索和更新。第二，制定清晰的服務流程和標準化操作規范，確保每個環節都清晰可行。標準化操作有助于減少人為錯誤，提高服務的準確性。此外，通過培訓和持續監測，確保檔案管理人員都能夠了解并遵循這些流程規范。第三，實施信息安全和隱私保護措施。在數字化檔案服務環節中，重要的是要實施強有力的信息安全和隱私保護措施。高校可以采用加密技術、權限管理、安全審計等手段，確保檔案信息不受未經授權的訪問，這有助于避免信息泄露風險，增強用戶信任感［8］。

4" " "結束語

在公共服務中，檔案的雙重價值被突顯，同時高校檔案管理的服務性也得到關注。然而，在新媒體時代，高校檔案管理服務面臨一些困境，包括法律法規不夠健全、工作人員服務意識淡薄以及檔案服務過程煩瑣等［9］。為了適應時代發展的需求，高校需要不斷優化檔案管理服務，提升服務水平，以更好地滿足用戶的需求。因此，本文提出了一些高校檔案管理服務優化策略，包括完善檔案法律法規、增強工作人員的服務意識、簡化檔案服務過程等［10］。

主要參考文獻

［1］蘇全艷.“穩就業”背景下高校畢業生檔案管理服務優化路徑與策略分析［J］.蘭臺內外，2023（25）：73-75.

［2］王英利.新媒體時代中學圖書館檔案管理服務的優化思考［J］.文化月刊，2023（8）：125-127.

［3］周峰.高校檔案管理過程中公共服務質量優化問題研究

［J］.辦公室業務，2022（2）：143-144.

［4］王瑞.新公共服務視域下高校檔案管理的創新與優化［J］.山西大同大學學報（社會科學版），2021（5）：27-30.

［5］周峰.高校項目管理中檔案管理的公共服務質量優化研究［J］.文化創新比較研究，2021（26）：154-157.

［6］張麗萍.基于電子協議系統的高校對外服務協議檔案管理優化研究［J］.蘭臺世界，2021（6）：67-69.

［7］王金晶.高校檔案管理的公共服務質量優化問題研究［D］.上海：上海師范大學，2016.

［8］史曉紅.高校檔案管理與服務模式的創新及優化［J］.青海教育，2016（9）：52-53.

［9］李高平.淺析新媒體時代高校檔案管理工作的問題與對策［J］.山東檔案，2021（4）：59-60.

［10］劉存強. 革新高校檔案管理體制面臨的問題、方法及路徑［J］. 辦公室業務，2020（11）：132，134.

［收稿日期］2023-10-21