財務共享服務在企業成本控制中的應用研究

時歆姝

摘要：在當今市場競爭激烈的背景下，成本控制成為企業持續健康發展的關鍵因素之一。為了在競爭中脫穎而出，企業需要不斷尋求提高效率、降低運營成本的方法。財務共享服務是一種將財務和會計職能集中管理并共享的業務模式。它的核心理念是將企業內部的財務流程、服務和資源整合到一個中心化的共享服務中心，以提高效率、減少重復工作和優化資源利用率。這一模式的應用不僅在企業內部創造了顯著的變革，還對整個組織的成本結構和競爭力產生了深遠的影響。文章回顧了財務共享服務的發展歷程，分析其在企業中的應用情況，并探討了財務共享服務對企業成本控制的具體影響。對于企業實施財務共享服務時認為需要考慮領導支持、技術基礎和人才培養三個關鍵因素。在企業成本控制過程中應用財務共享服務時，提出定期評估績效、加強員工培訓和素質培養、利用技術創新、持續優化改進流程和重視客戶反饋的優化建議。旨在為企業應用財務共享服務獲得效益和競爭優勢，以便更好地應對未來的商業挑戰。

關鍵詞：財務共享服務；財務管理；成本控制

一、引言

當今的商業環境充滿了不確定性和變革。全球市場的快速發展和國際貿易的復雜性使企業面臨更多的機會和挑戰。企業必須不斷適應新的市場趨勢和消費者需求，以保持競爭力。數字化技術的迅猛發展正在改變商業模式和運營方式，迫使企業加速數字化轉型以保持競爭優勢。全球化使市場競爭更加激烈，企業必須在全球范圍內尋求市場份額，并與國際競爭對手競爭。這意味著不僅需要降低成本，提高效率，還需要更加靈活和創新。為了在市場中脫穎而出，企業必須精確掌握成本控制，并確保其產品和服務的質量和競爭力。

二、財務共享服務的發展歷程

（一）早期階段（20世紀90年代初期）

財務共享服務的概念最早在20世紀90年代初期出現。當時，一些跨國公司開始嘗試將其財務和會計職能整合到一個共享服務中心，以消除冗余、提高效率和降低成本。這些早期的財務共享服務中心主要集中在核算、賬務處理和支付等基本財務任務上。

（二）發展階段（20世紀90年代中期至2000年左右）

在20世紀90年代中期到2000年左右，財務共享服務的概念逐漸得到認可和接受，越來越多的企業開始建立自己的共享服務中心。財務共享服務中心的職能范圍逐步擴大，包括財務核算、報告、應收賬款、應付賬款、薪酬和人力資源等多個領域。

（三）多功能化和全球化（2000左右年至今）

隨著全球化的加劇和企業規模的擴大，財務共享服務中心逐漸演變為多功能的綜合性中心，承擔更多財務和非財務職能。許多企業開始將全球的財務活動整合到一個全球共享服務中心，以實現更高的效率和一致性。技術的不斷進步，尤其是信息技術和數字化工具的發展，使財務共享服務中心能夠更好地支持全球企業的決策制定和業務運營。

（四）數字化和智能化（近年）

近年來，財務共享服務中心正逐漸向數字化和智能化方向發展。自動化流程、數據分析和人工智能等技術的應用正在提高財務共享服務的效率和準確性。財務共享服務中心不僅提供傳統的財務支持，還可以為企業提供高級分析、預測和戰略咨詢等服務，成為業務決策的重要合作伙伴。

三、財務共享服務在企業中的應用情況

許多企業使用財務共享服務來處理核算和報告任務。這包括會計憑證的錄入、財務報表的生成、資產負債表和利潤表的準備等。財務共享服務中心可以確保財務數據的準確性和一致性，同時提高了處理速度。財務共享服務可以處理應收賬款和應付賬款的管理。它可以協助企業追蹤客戶付款和供應商付款，確保及時的款項流動，同時提供賬齡分析和風險管理支持。一些企業將薪酬和人力資源管理外包給財務共享服務中心，這包括員工工資計算、社會保險和稅務報告等。財務共享服務中心可以確保遵守勞動法規，并提供員工福利管理支持。企業可以將采購流程外包給財務共享服務中心，包括采購訂單的生成、供應商協商和采購數據分析，優化采購成本和提高供應鏈效率。財務共享服務通常也涵蓋稅務合規和報告，它可以協助企業制定稅務策略、報告稅務申報、處理稅務審計和合規性監管。財務共享服務中心可以支持企業的風險管理和內部控制活動，能夠監測財務風險、制定內部控制政策，并定期進行審計和合規性檢查。一些財務共享服務中心還提供高級分析和決策支持，可以幫助企業管理預算、進行財務建模和業務分析，以支持戰略決策。

四、財務共享服務對成本控制的影響

（一）財務共享服務降低企業的財務運營成本

1. 標準化和流程優化

財務共享服務通過標準化和優化財務流程，將企業內部的不同部門和業務單元的財務活動整合到一個中心，消除了重復工作和低效率的問題。這種標準化和流程優化能夠大大減少處理財務任務所需的時間和資源。例如，財務共享服務可以使用通用的財務流程來處理采購訂單、付款、報銷等，確保這些流程在整個組織中一致運作。這不僅提高了效率，還降低了操作錯誤的風險，降低了成本。

2. 人力資源優化

財務共享服務中心通常集中了財務專業人員，他們可以專注于處理各種財務任務。這意味著企業可以更好地管理和優化人力資源，避免了在不同部門之間重復雇傭財務人員的需要。共享服務中心通常在成本較低的地區設立，因此可以降低薪酬和勞動力成本。這種人力資源優化有助于降低企業的總體財務運營成本。

3. 采購和供應鏈效率提升

通過財務共享服務，企業可以更好地管理采購和供應鏈流程，實現成本控制。共享服務中心可以協助企業協商合同、跟蹤采購訂單、管理供應商關系以及分析采購數據，以確保采購活動的高效率和低成本。降低原材料采購成本和供應鏈管理成本。

4. 技術和自動化的應用

財務共享服務通常利用先進的信息技術和自動化工具來處理財務任務。例如，自動化會計軟件可以處理賬務記錄、報表生成和賬目核對等任務，減少了手動操作和錯誤。這些技術和自動化工具不僅提高了財務流程的速度，還降低了運營成本，因為它們減少了人力資源的需求。

5. 資源共享和集中采購

財務共享服務中心可以幫助企業更好地管理和優化資源，包括辦公設備、技術工具和供應商關系。通過資源共享和集中采購，企業可以獲得更有競爭力的價格和更好的服務條件，降低了采購和設備成本。

6. 數據分析和決策支持

財務共享服務中心還可以提供高級數據分析和決策支持，幫助企業更好地管理財務風險、預測支出、優化預算分配等。企業更加智能地管理財務資源，降低不必要的開支。

（二）財務共享服務在效率提高和資源優化方面的作用

1. 效率提高

財務共享服務通過引入標準化的財務流程，將企業內部的不同部門和業務單元的財務活動整合到一個中心，消除了重復工作和低效率的問題。這種標準化確保了財務任務的一致性和高效率執行。財務共享服務通常采用先進的信息技術和自動化工具，如自動化會計軟件、數據分析工具等，以加速財務流程。這些工具可以處理大量數據和復雜的計算，減少了手動操作的需求，提高了工作效率。共享服務中心通常匯集了專業的財務人員，他們具有高度的專業知識和經驗。這使得財務任務可以由經驗豐富的專業團隊處理，提高了任務處理的速度和質量。

2. 資源優化

財務共享服務中心的建立使企業能夠更好地管理和優化人力資源。它可以避免在不同部門之間重復雇傭財務人員的需要，降低了員工薪酬和福利成本。共享服務中心通常在成本較低的地區設立，進一步降低了勞動力成本。財務共享服務中心可以幫助企業更好地管理和優化資源，實現資源共享和集中采購，在采購中以更低的價格獲得更好的產品和服務條件，降低成本。財務共享服務中心也提供了一個中心化的平臺，用于決策制定和資源管理。企業能夠更好地協調決策、優化資源分配和管理預算，避免浪費。

（三）財務共享服務對決策制定和風險管理的積極影響

1. 決策制定

財務共享服務通過標準化流程和自動化工具，使企業能夠更快速地生成財務報表和數據分析結果。這意味著管理層可以獲得更及時的財務信息，有助于更快地做出決策。例如，在了解銷售數據、成本信息和利潤情況的基礎上，管理層可以更快速地調整定價策略、調整預算分配或制定市場擴張計劃。財務共享服務中心通常集聚了專業的財務專家，他們可以提供高質量的財務分析和業務建議。這些專業意見有助于管理層更好地理解財務數據背后的含義，并支持戰略決策。例如，通過對財務指標的深入分析，管理層可以識別業務中的增長機會和成本節約潛力。財務共享服務確保了財務數據的一致性和準確性。這意味著不同部門和業務單元使用相同的數據源和方法進行決策制定，避免了因數據不一致而導致的決策錯誤，提高決策的可靠性和一致性。

2. 風險管理

財務共享服務可以幫助企業更好地監控財務風險。財務共享服務中心可以實施內部控制政策、進行審計和合規性檢查，確保企業在財務運營中遵守法規和規范，減少財務欺詐和錯誤的風險。財務共享服務提供了更好的財務規劃和預測工具。通過對歷史數據的分析和模型建立，企業可以更好地預測未來的財務表現。提前識別潛在的財務風險，制定相應的風險管理策略。財務共享服務中心可以提供有關風險評估的數據和信息，這包括市場風險、供應鏈風險、匯率風險等各種風險因素的分析。管理層可以根據這些信息制定風險管理策略，減輕潛在風險對企業的影響。

五、實施財務共享服務的關鍵因素

（一）領導支持

高級管理層需要清楚地認識到財務共享服務與組織的戰略目標相一致，能夠提高效率、降低成本，并提供更好的決策支持。高層領導需要為財務共享服務提供足夠的資源，包括預算、技術支持和人力資源，這確保了財務共享服務的順利運作。高層領導需要塑造一種積極支持財務共享服務的組織文化，鼓勵員工積極參與并支持變革。高級管理層需要積極參與財務共享服務的決策制定過程，包括選擇技術工具、流程設計和變革管理策略。領導層需要明確和傳達變革的愿景，告訴員工為什么變革是必要的，并激發他們的參與和支持。開展全面溝通計劃，確保員工了解變革的進展和目標。溝通應該是開放、透明和定期的。鼓勵員工參與變革過程，聽取他們的反饋和建議，這可以通過工作組、研討會等反饋渠道來實現。提供員工所需的培訓和支持，以幫助他們適應新的工作流程和技術工具。員工需要感到他們有能力成功應對變化。持續監測變革的影響，根據員工的反饋作出調整。變革管理是一個動態過程，應該根據需要進行修正。

（二）技術基礎

組織需要投資于適當的硬件和軟件資源，以支持財務共享服務的運作。這包括服務器、數據庫系統、財務軟件和協作工具等。穩定的網絡和連接性是確保財務數據能夠在不同部門和位置之間安全傳輸的關鍵。高速互聯網連接和虛擬專用網絡（VPN）等技術應得到考慮。考慮使用云計算服務，以擴展和靈活地擴大技術基礎設施。云計算可以提供彈性、可擴展性和成本效益。確保只有授權人員能夠訪問財務數據。實施強大的訪問控制措施，包括密碼策略、多因素身份驗證和權限管理。在數據傳輸和存儲過程中使用強加密技術，以確保數據不被未經授權的人讀取，包括SSL/TLS加密和端到端加密。建立數據備份和恢復策略，以應對數據丟失或損壞的情況。定期測試備份和恢復過程，確保其有效性。遵守適用的法規和合規性標準，如GDPR、HIPAA等，以確保對客戶和員工數據的隱私和合法處理。培訓員工關于數據安全的最佳實踐，增強他們對潛在風險的意識，并教授如何避免安全漏洞。

（三）人才培養

根據財務共享服務的具體需求和員工的技能水平制定定制的培訓計劃。不同崗位需要不同類型和級別的培訓。選擇合適的培訓方法，包括面對面培訓、在線培訓、研討會、模擬訓練等，以滿足員工的學習偏好和需求。提供培訓資源，包括培訓材料、教程、視頻教育和在線學習平臺。這些資源應該易于訪問和使用。招聘具有財務專業背景和技能的員工，以填補團隊的需求。選用過程應考察候選人的財務知識和技能。提供員工繼續教育和專業發展機會，以確保他們跟隨行業和技術的發展，定期組織財務課程、認證培訓和研討會。鼓勵員工分享他們的專業知識和經驗，以促進團隊內部的知識共享和合作，通過建立知識庫和內部培訓計劃幫助實現這一目標。提供跨職能培訓，以幫助員工開發領導力、溝通和問題解決等軟技能，這對于財務共享服務中心的團隊合作至關重要。培訓和教育以及專業知識和技能是確保財務共享服務成功運作的關鍵因素。員工需要獲得適當的培訓和發展機會，以適應新的工作要求，并確保他們具備所需的財務專業知識和技能。

六、財務共享服務在成本控制中的應用優化

（一）定期評估績效

首先，跟蹤財務任務的處理時間，確保任務能夠在規定的時間內完成，定期衡量工作流程的效率和響應速度。其次，測量錯誤發生的頻率，包括數據輸入錯誤、財務報表錯誤等。目標是將錯誤率降至最低，以確保數據的準確性。再次，通過定期的客戶滿意度調查或反饋收集客戶的意見和建議。客戶滿意度是一個重要的KPI，因為它反映了服務質量和用戶體驗。還要跟蹤財務共享服務的成本，并與效益進行比較。評估財務共享服務的價值，確保成本控制在合理范圍內。跟蹤員工的工作負荷以及資源的利用情況，以確保合適的資源分配和工作平衡。最后，建立一個定期的審查機制，以監測和評估KPIs的表現。這可以是每月、每季度或每年進行的評估，根據業務需要而定。與內部客戶和利益相關者進行定期對話，了解他們的需求和反饋。識別改進的機會，并根據反饋進行調整。每次評估后，識別財務共享服務中的最佳實踐，將它們分享給團隊成員，以便學習和應用。基于評估結果，制定具體的改進計劃，包括設定新的KPIs、優化流程、提供培訓等，這些計劃中應該明確規劃改進的時間表和責任人。

（二）加強員工培訓和素質培養

財務共享服務通常需要使用各種財務軟件和工具，這就要求企業持續提供技術培訓，確保員工能夠熟練掌握這些工具的使用方法，以提高效率。財務領域的法規和合規性要求不斷變化，員工需要定期接受培訓，了解最新的法規變化，并確保財務操作的合規性。如果財務共享服務中的工作流程發生變化，員工需要相應的培訓來適應新的流程，包括流程優化、自動化工具的使用等方面的培訓。不僅要培養員工的技術能力，還要培養他們的領導力和問題解決能力。員工應更好地應對挑戰，成為卓越的貢獻者。建立內部培訓計劃，以鼓勵員工分享他們的專業知識和經驗。這可以通過定期的培訓會議、工作坊或內部研討會來實現。建立一個知識庫或在線平臺，員工可以在其中分享文檔、最佳實踐、解決方案等。這使得知識共享更便捷和可持續。鼓勵員工積極分享知識，可以通過獎勵和認可來激勵，例如員工表彰、獎金或其他激勵機制。促進財務共享服務與其他部門的合作，以便知識和經驗能夠在整個組織內流動。打破信息孤島，提高團隊的整體績效。

（三）利用技術創新

建立一個團隊或機制，負責持續跟蹤最新的財務技術趨勢和工具。這包括參加行業會議、研究新軟件、關注技術新聞等。評估新技術工具是否適用于財務共享服務的特定需求。這需要仔細地分析和比較不同工具的功能。基于技術工具的潛在收益和成本效益，制定投資決策。確保新技術的投資與財務共享服務的戰略目標一致。一旦選擇了新技術工具，確保其成功實施并為員工提供培訓，以確保他們能夠充分利用這些工具。確保有效整合財務數據源，以建立全面的數據集。這可以包括內部和外部數據源的整合，以獲取更全面的信息。探索并投資于高級數據分析工具，如數據挖掘、機器學習和人工智能。這些工具可以幫助發現隱藏在數據中的趨勢和洞察力。建立數據倉庫，使得數據存儲和檢索更加高效，快速訪問和分析大規模數據。利用數據可視化工具來呈現數據，以便決策者能夠更容易理解數據趨勢和模式。建立預測模型，用于預測未來的財務趨勢、支出、收入和風險，這些模型可以用于預算規劃和戰略決策。

（四）持續優化改進流程

定期審查財務流程，識別潛在的瓶頸和低效環節。這可以通過流程映射、流程分析和員工反饋來實現。簡化流程是提高效率的關鍵，去除不必要的步驟和重復性工作，以縮短處理時間并減少錯誤的機會。探索自動化和數字化工具，以取代手動工作。自動化可以包括自動數據輸入、電子審批和電子支付等。如果財務流程需要根本性改變，考慮流程重組。這需要更多的時間和資源，但帶來更大的效益。在變更開始之前，明確和溝通變更的目標和理由，員工需要明白變更是為了提高效率和服務質量。鼓勵員工參與變更過程，收集他們的反饋和建議。為員工提供必要的培訓和教育，以幫助他們掌握新流程和工具。員工需要感到他們有能力成功應對變化。溝通是變更成功的關鍵。確保與員工之間有開放、及時和透明的溝通，以回應疑慮和提供更新。持續監測變更的影響，并收集員工的反饋。如果需要，根據反饋作出調整，以確保變更的順利實施。

（五）重視客戶反饋

設立有效的反饋渠道，讓內部客戶能夠輕松提供反饋意見。可以使用電子郵件、在線表單、反饋會議等方式。定期與內部客戶舉行會議，了解他們的需求和關切，這些會議可以是一對一的討論或團隊會議。使用專門的反饋收集工具來記錄和分析客戶反饋，整理和處理大量的反饋數據，確保對客戶的反饋及時作出響應，讓客戶知道他們的反饋得到了關注和處理。設計包括相關問題的調查問卷，以測量客戶滿意度和對服務的評價，問題應該涵蓋服務質量、響應時間、準確性等方面。定期進行客戶滿意度調查，以便跟蹤服務質量的變化趨勢。這可以是每季度、半年度或年度調查。允許客戶提供匿名反饋，以便他們能夠自由表達意見，不受壓力或擔憂。分析客戶滿意度調查的結果，識別改進的領域，并制定改進計劃，確保客戶看到他們的反饋導致了實際的改變。向內部客戶分享客戶滿意度調查的結果和改進計劃，以建立透明度和信任。

七、結語

財務共享服務模式的引入可以幫助企業更好地管理財務風險，提高財務決策的速度和準確性，在成本控制方面產生積極影響。財務共享服務中心的建立能夠降低企業的財務運營成本，在效率提高和資源優化方面起到積極作用，并且對決策制定和風險管理都具有積極影響。在企業實施財務共享服務時需要考慮領導支持、技術基礎和人才培養三個關鍵因素。在企業成本控制過程中應用財務共享服務時，要注重定期評估績效、加強員工培訓和素質培養、利用技術創新、持續優化改進流程和重視客戶反饋五個方面。只有不斷實踐、不斷創新、不斷改進，才能提高企業財務共享服務應用效果，為企業的可持續發展提供有力支持。

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（作者單位：中鐵十九局集團有限公司）