數字化治理背景下檔案的保護、開發、利用研究

穆亮雷 等

王璐璐? 馬進? 鄭美云

摘 要：新時代，檔案已從傳統管理向數字化治理轉變，要主動融入并服務于數字中國戰略，要積極做好檔案數字化治理下的保護、開發與利用工作。本文從保護、開發和利用三個方面，提出了檔案數字化治理背景下檔案管理面臨的現狀和存在的問題，并針對存在的問題提出了相應的對策。

關鍵詞：檔案數字化；治理；保護；開發；利用

基金項目：本文系國家檔案局科技項目“基于圖像識別的人事檔案智能審核系統研究與實現”（編號：2021-X-02）的研究成果之一。

黨的二十大報告指出，要加快建設網絡強國、數字中國。數字中國是數字時代推進中國式現代化重要引擎，也是構筑國家競爭優勢的有力支撐。檔案是國家治理和社會治理的重要組成部分，也是數字中國建設的歷史見證。國家數字化轉型發展理念和具體措施，直接影響著檔案工作發展。目前，檔案資源形態已經從傳統模式向數字化、數據化轉變，但由于檔案數據治理滯后、失衡、缺失，檔案存在“不可知、不可控、不可取、不可用”的現象[1]，影響檔案保護、開發和利用的質量和效率。

1 檔案數字化治理下的檔案數據保護

數字化（Digitization）是指利用信息技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。檔案數字化，則是利用拍攝、掃描等方式對檔案進行數字化加工，并將其轉化為存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字文件，并按照檔案的內在聯系，建立目錄數據與數字文件關聯關系的處理過程。檔案數字化治理，是指利用多元協作方式，通過運用數字治理技術，在符合相關法規基礎上，為確保檔案數字信息真實、完整、安全、增值而全面實施檔案數字信息全生命周期治理。隨著檔案資源的數據化轉型、數字技術的廣泛應用[2]，檔案數字化治理面臨著檔案數據信息復雜化、信息泄露的不確定性與刪除的風險性、分布式存儲與數據備份的安全風險和數據傳輸風險等問題[3]，需要做好檔案數字化治理下的檔案數據信息安全保護工作。

檔案數據安全是指通過采取必要措施，確保檔案數據在收集、存儲、使用、加工、傳輸、提供、公開等數據處理過程中處于有效保護和合法利用的狀態，以及具備保障持續安全狀態的能力[4]。檔案數據安全是大數據時代檔案數字化治理的先決條件，只有檔案數據安全，才能有效推動檔案數字化治理，確保治理取得預期成效。一旦檔案數據出現安全風險，就會引起檔案數據損失、價值實現受限及其他不確定問題[5]。

因此，要高度重視檔案數字化治理下的檔案數據安全，做好檔案數據保護工作。一要提升檔案數據安全保護意識。要做好《檔案法》《保密法》《數據安全法》等法規的宣傳教育，提高全社會檔案數據安全保護意識。針對檔案從業者、學生及普通群眾，采取形式多樣、有針對性的宣傳活動。可通過舉辦檔案數據安全知識專題講座、課堂教育教學、送法進校園等形式，全方位開展檔案數據安全保護知識的宣傳，提高安全保護意識。二要健全檔案數據安全保護制度。檔案數字化治理下，將檔案數據信息作為評判治理的重要依據。強調多元主體協同共治，動員社會組織與群眾積極與檔案部門合作，暢通合作渠道，建立信息反饋機制。要完善檔案數據分類分級保護機制，根據檔案數據重要程度及保密要求，將館藏的檔案數據分為一般數據、重要數據和核心數據，針對不同數據采取不同保護措施。此外，還要積極開展檔案數據安全風險評估預警報告、應急處置及審查機制，做好檔案數據安全風險防范。三要完善檔案數據安全保護標準。目前，《國家安全法》《檔案法》《保密法》《數據安全法》等是檔案數據安全保護的重要法規，具體到教育、團體、企業及科研等行業領域，還需要進一步細化檔案數據安全標準建設。

2 檔案數字化治理下的檔案數據開發

檔案數據應是“具備檔案屬性的數據”[6]。大數據時代，檔案管理部門要對優質的檔案信息資源進行系統整合和開發，充分發揮檔案信息資源價值和作用[7]。但一直以來，檔案管理存在著“重管理、輕開發”現象，檔案數據開發質量不高，如檔案數據形式不規范、不完整，檔案數據內容不準確、不安全，檔案數據效用時效性、可用性不強等，影響了檔案數字化治理質效。

2.1 強化檔案數據開發質量

按照《信息技術數據質量評價指標》（GB/T36344-2018）規定的數據質量評價標準，從檔案數據形式、檔案數據內容和檔案數據效用三個方面嚴把好檔案數據開發質量關（見表1）。首先是檔案數據開發的形式要符合規范性和完整性，重點是檔案數據語義要遵循一定語法形式化語言表達，使檔案數據內容、背景及結構完整。其次是檔案數據開發內容要符合準確性和安全性。所謂準確性，就是要保證檔案數據收集、創建原始檔案數據的準確性，以及檔案數據存儲、傳輸和運行處理的準確性。安全性，就是指檔案數據內容要采取必要措施，使內容處于有效保護、合法利用狀態。再次是檔案數據開發效用要滿足時效性和可用性。時效性，就是指檔案數據開發要在時段、時間點、時序上要使檔案數據記錄符合業務需求，檔案數據元素之間呈現相應時序關系。可用性，則是要求開發的檔案數據滿足獲取并被理解。

2.2 優化檔案數據開發內容

首先是加大原創性檔案數據開發。所謂原創性內容，就是要求把尚未數字化的檔案資源進行數字化，并注重開發品質。如校史檔案資源開發，應重點圍繞學校辦學歷史，結合地方歷史檔案，將文獻資料、實物檔案、口述檔案、影像檔案進行整合、分類，利用先進的信息技術將這些寶貴的檔案資源進行數字化，打造優質原創檔案數據開發產品。其次是要注重檔案數據持續開發。所謂持續開發，就是指圍繞重點檔案數據資源，根據經濟社會發展、教育事業改革需要，進行檔案數據二次甚至是三次開發，形成新的檔案數據產品，輸出優質檔案數據內容，實現檔案數據信息利用價值的最大化。

2.3 拓寬檔案數據開發手段

檔案數字化治理下的檔案數據開發手段要始終圍繞數字、信息、智能技術應用。首先是要完善檔案信息管理系統。檔案數據開發成果需要借助先進的檔案數據資源平臺展示，其中數據庫又是整個平臺建設的重要載體和內容，是檔案數據開發的重要途徑、物質基礎。其次要推進檔案數字化建設步伐。利用大數據、云計算、人工智能技術，加快推進存量檔案數字化、增量檔案信息化，做好檔案數據開發。再次是做好檔案信息資源深度挖掘。以系統中的檔案數據信息為依托，運用知識圖譜、數據深度挖掘等技術，在海量檔案數據中進行數據分析，打造檔案數據開發精品成果。

2.4 轉變檔案數據開發理念

找準檔案數據服務黨和國家工作大局、服務中心工作的切入點、著力點，圍繞國家大事、重要時間節點，以及行業系統改革重大事件，深度做好檔案數據開發，以檔案數據信息開發呈現出波瀾壯闊的改革發展歷史。要牢固樹立“以人民為中心”的檔案數據開發理念，利用大數據、云計算等先進技術進行檔案數據甄別、篩選，為用戶提供精準、全面、真實的檔案數據信息服務。利用大數據技術進行檔案資源整合，升級檔案資源編研系統及工具，使檔案數據存儲界面更加人性化，便于檔案數據資源深層次查詢、檢索和挖掘。要嚴格落實“公眾參與”檔案數據開發理念。《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》鼓勵公眾作為社會力量參與檔案體制建設[10]，具體到某個行業、系統或者單位檔案數據開發，就是要調動行業、系統或單位員工的積極性，積極參與到檔案數據開發。為此，要打通公眾參與檔案數據開發通道，提供制度保障；布局檔案數字工具應用，搭建信息網絡平臺，開設互動交流、信息反饋等功能，為公眾參與檔案數據開發虛擬空間。

3 檔案數字化治理下的檔案數據利用

3.1 建立檔案數據關聯關系

通過信息技術、在線數據技術建立檔案信息關聯關系，打破數據壁壘，為檔案數據信息利用奠定基礎。如，利用OCR技術將檔案檢索工具、檔案資源不可讀取JPEG格式轉化為可讀取的或雙層PDF格式；利用B/S分布式開發技術，將檔案數據高效存儲。探索利用VR、AR、MR先進技術，構建館藏檔案數據信息知識圖譜及可視化展示，利用算法技術將檔案數據有效關聯，基于檔案智能問答等利用統計分析，實現檔案數據精準推送。

3.2 完善檔案數據內控機制

所謂內控機制，就是通過風險管控，筑牢檔案數據利用安全防線。要始終堅持依法治檔、依法管檔，進一步完善檔案數據利用行為規范。具體來說，就是推動檔案數據利用標準化，從檔案數據利用原則、方式、范圍、權限及要求等方面不斷細化。實行機構職責分工明確化，針對高校檔案管理主體、利用主體等，明確不同機構及人員在檔案數據利用方面的權責。做好考核規范化，要針對檔案數據利用情況進行雙向考核，即以檔案利用效果考核檔案管理部門及人員業績，并根據考核結果給予激勵，強化檔案數據利用質量。

3.3 建立檔案數據利用平臺

要把服務群眾落實到檔案數據利用的每個環節，通過“一站式”檔案利用平臺搭建，簡化利用手續和流程，提升檔案數據利用獲得感、幸福感。例如，賦予不同檔案數據利用者的不同檢索、查詢利用權限，只需登錄平臺，即可實現在線查檔申請和檔案歸還。為此，就是要打破檔案數據利用流程壁壘，重點是要突破檔案數據行業、區域利用壁壘，細化檔案數據分類存儲，為檔案數字化治理提供渠道。還要注重用戶體驗。通過平臺“用戶反饋”等渠道，收集檔案數據利用信息，并將其反饋到平臺建設及檔案管理部門，以用戶體驗為視角，不斷改善檔案數據利用環境，提升檔案利用效果。

3.4 鼓勵檔案數據主體利用

一方面，要完善一元主導。檔案管理部門作為檔案數據利用的主導，要主動承擔起檔案數據利用職責，發揮其應有職能，想方設法為用戶提供優質高效檔案數據利用服務。另一方面，要積極完善多元主體參與，發揮檔案數據應有價值。可通過館藏檔案數據信息的宣傳，檔案編研成果的展示等，讓廣大師生知曉館藏檔案數據內容，吸引其主動走進檔案館、走近檔案數據信息。此外，還要勇于打破高校檔案數據利用橫向壁壘，協調高校檔案機構之間開展檔案數據信息互認共享，促進高校檔案館際之間合作。

結語

近年來，隨著數字技術的應用和發展，檔案資源形態已從傳統紙質模式向數字化、數據化轉變，檔案數字化治理下還存在檔案數據滯后、失衡、缺失等問題，影響檔案數據可知、可控、可取、可用。為此，需要從檔案保護、開發和利用等全過程、全環節做好工作，切實提升檔案管理質量和效率，為高校教育事業發展提供信息支撐，助力教育事業發展。

參考文獻

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第一作者簡介：穆亮雷（1982— ），研究生學歷，山東大學館員，研究方向：檔案管理。