文書檔案精細化管理理論與實踐研究

摘 要：本文基于影響文書檔案精細化管理的任務、標準、制度和流程四個要素方面，以醫院文書檔案為例，從細化文書檔案管理任務、明晰文書檔案管理標準、健全文書檔案管理制度、規范文書檔案管理流程、強化文書檔案管理考核、建設文書檔案管理平臺六個方面提出了文書檔案精細化管理相關理論及具體實踐探索，對推動文書檔案精細化管理具有參考價值。

關鍵詞：文書檔案；精細化管理；理論；實踐

概述

文書檔案是指反映黨務、行政管理等活動的檔案。通常是在黨務、行政管理事務活動中產生，由通用文書轉化而來，一般包括指示、決定、請示、通知、批復、計劃、總結等。精細化管理是一種管理理念，旨在為適應社會分工精細化、服務質量精細化而建立目標、標準、流程、任務細分，做到計劃、決策、控制和考核精確。文書檔案精細化管理是在遵守文書檔案管理制度化、標準化、規范化、科學化基礎上，注重精準細致的管理規定，對文書檔案全環節、全生命周期把控，從而實現文書檔案管理效率、效益最佳。

精細化管理是建立在科學管理思想基礎上，經實踐驗證、符合高質量發展特點和規律的先進理念和方法。從檔案視角分析，文書檔案精細化管理的本質就是引入流程化的“標準、精細、規范”、信息化的“網絡、數字、智能”等特征，結合文書檔案管理性質和特點，明確管理規范、細化管理制度、優化管理流程，將文書檔案管理落實到部門、環節、個人，實現文書檔案管理優質高效。隨著計算機信息網絡技術的應用，辦公自動化系統在黨務、行政管理中得到了普遍應用。在辦公自動化背景下文書檔案與辦公自動化之間的聯系更為緊密[1]，文檔一體化管理水平顯著提升，文書檔案建檔、歸檔及利用更便捷高效，同時，也面臨著諸多非傳統安全因素威脅，需要從理論與實踐中予以管理流程、細節重構，從影響文書檔案精細化管理的任務、標準、制度、流程四大要素入手，推動文書檔案精細化管理目標實現。

1 細化文書檔案管理任務

管理任務細化的明確，能夠確定文書檔案精細化管理范圍、具體管理事項，減少在具體管理過程中發生任務重疊、多頭管理。文書檔案管理是一項涉及眾多因素的系統工程，可借鑒霍爾三維結構法[2]，從邏輯維（文書檔案管理步驟）、時間維（文書檔案形成時間順序）、知識維（涉及文書檔案管理專業知識）三方面系統描述文書檔案管理任務。以寧德市閩東醫院為例，該院始建于1937年，設有內科、兒科、耳鼻喉科、超聲醫學科等12個國家級住院醫師規范化培訓基地，骨科、泌尿外科等2個省級臨床重點專科，是集醫、教、研、預防保健于一體的三級甲等綜合性優撫醫院。其中文書檔案主要由辦公室、檔案室負責。

1.1 從邏輯維看

主要是：（1）明確問題。就是明確建立文書檔案管理體系需要解決的問題，以及問題的歷史沿革。就文書檔案而言，主要存在著管理規范化及電子文書檔案管理精細化問題。（2）系統指標設計。文書檔案管理要實現的目標，并擬定評價目標實現與否的評價標準。即，提高文書檔案管理整體水平，并為行政管理提供信息支持。評價指標包括時效性、完整性、歸檔率、合格率、利用率。（3）系統方案綜合。按照當前文書檔案管理問題的性質及預期目標，擬定可行方案供選擇，如醫院辦公室文書歸檔情況、業務科室文件歸檔情況、具體經辦人歸檔落實情況。（4）系統分析。根據文書檔案系統指標設計及方案，從費用成本、效益分析、風險度等分析比較備選方案，并進一步細化、精簡文書檔案管理業務流程，在此基礎上做出文書檔案管理任務。（5）系統優化。在一定限制條件下選擇最佳方案，或將方案進行優劣排列。由于影響文書檔案管理質量的因素較多，既有文書檔案自身質量，也有文書檔案管理效率，還有利用與安全保密之間的矛盾性，因此，需要將若干指標協調，達到管理目標最優化。（6）決策分析。由文書檔案管理決策者決定選用具體方案。（7）實施計劃。將方案付諸實施。

1.2 從時間維看

文書檔案管理業務流程具有一定的時序性，即文件收集—分類整理—目錄編制—存儲保管—利用服務—安全管理—評估鑒定—銷毀處理。而電子文書檔案管理則包括4個環節（收集、整理、移交、接收）和12個步驟（捕獲、錄入、轉換、組件、編號、封裝、移交檢測、移交登記、提交、接收檢測、接收登記、接收確認）。從時間維來看，這些環節、步驟邏輯是相互影響的。文書檔案管理是一個全生命周期過程，前一階段管理質量直接影響到后一環節，因此，要把文書檔案管理看作是一個系統、整體，不能任意割裂。

1.3 從知識維看

要將具有憑證、查考和保存價值的文書檔案納入歸檔范疇。

2 明晰文書檔案管理標準

2.1 制定詳細且明確的文書檔案管理標準，是確保文書檔案管理目標任務順利完成的前提和基礎

要建立完備的文書檔案管理標準體系，在落實國家、醫療行業、檔案系統標準規范基礎上，還需要結合醫院自身實際。既要注重制定文書檔案管理結果的標準，也要重視文書檔案管理行為、過程的標準規范。要從文書檔案管理環節、流程等各個方面，全面、系統地細化、量化標準體系，以標準指導文書檔案管理、規范管理行為、衡量管理效果。針對文書檔案管理全過程，其中：（1）收集環節。制定的標準有：《醫院文書檔案征集工作規范》。《醫院文書文件歸檔范圍及保管期限表》。（2）整理環節。制定的標準有《醫院文書檔案案卷格式》《醫院電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《醫院歸檔文件整理規則》。（3）移交環節。制定的標準有：《醫院文書檔案移交接收操作規程》《文書類電子文件元數據方案》《醫院紙質檔案數字化規范》；（4）接收環節。制定的標準有：《醫院文書類電子檔案檢測一般規定》《醫院文書紙質歸檔文件裝訂規范》。

2.2 醫院文書檔案標準的制定應秉承統一性、繼承性、適時性和可執行性原則[3]

所謂統一性，就是要求醫院文書檔案標準要符合國家標準（如《檔案著錄規則》）、檔案行業標準（如《全宗卷規范》《檔案裝具》），保持標準內容與技術要求的協調一致性。繼承性是要求醫院文書檔案制定在一定時空范圍內保持相對穩定性。適時性是指醫院文書檔案標準制定要與時俱進，體現文書檔案工作時代性特征和要求。如為適應OA系統應用電子文書檔案歸檔需要，制定《醫院電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。可執行性則是要求標準制定要與醫院文書檔案管理實際相適應，具有可操作性。

3 健全文書檔案管理制度

3.1 健全制度，細化管理

制度是共同遵守的辦事規程或行動準則，是技術發揮作用的保證，制度建設注重嚴肅性、嚴密性、系統性[4]。醫院文書檔案管理制度應圍繞“流程管事、制度管人”原則，通過制定健全的文書檔案管理制度來加強文書檔案管理相關部門及其人員行為約束，是精細化管理的重要抓手。從國家醫療衛生事業及檔案事業、檔案行業、醫療機構及具體文書檔案管理部門層面，構建醫院文書檔案管理精細化管理制度結構層次，從宏觀與微觀兩個層級規范醫院文書檔案管理決策、控制和操作行為。既要執行《檔案法》《檔案法實施辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《電子檔案移交與接收辦法》等相關法律法規和規章制度，還要執行《福建省檔案條例》《福建省電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等地方性規章制度，也要制定并執行部門檔案管理規章制度，如《醫院文書檔案管理辦法》《醫院檔案管理考核實施細則》《醫院文書檔案收集歸檔指引》《醫院文書檔案保密規則》《醫院文書檔案鑒定、銷毀工作要求》等。

3.2 整合功能，注重效率

醫院文書檔案制度制定要以國家治理為視角，結合醫院檔案管理現實，增強制度制定系統性、具體化，通過出臺相關制度、規范等，形成覆蓋面廣、易于操作的治理措施[5]。注重醫院文書檔案管理制度與其他制度規范之間的功能整合，提升文書檔案管理制度執行能力，形成運行有效的文書檔案管理制度。此外， 還要建立制度執行的相關保障機制，確保制度執行取得預期效果。如建立文書檔案制度執行審查、評估機制，將檔案制度、業務規范等嵌入檔案管理系統中，使制度內化為必要的流程[6]。

4 規范文書檔案管理流程

4.1 規范管理流程的目的

基于流程再造理論，將醫院文書檔案管理流程精細化為“收集—整理—利用—轉遞”閉環管理，做好收集流程、鑒別流程、整理流程、利用流程、維護流程、傳遞流程管理，打通“斷點”，消除“重疊”，確保流程化內部有機銜接、環環相扣，確保文書檔案管理高質效推進。

4.2 規范管理流程的內容

辦公OA系統在日常行政管理中深度應用，按照“來源可靠、程序規范、要素合規”標準，建立“文檔一體化”管理流程，將文書檔案管理延伸至文件形成之初。首先是規范系統流程。主要設計發文和收文兩個環節。前者經擬稿、核稿、簽發、編號、蓋章、發文，將電子文件以流式文件轉換為版式電子文件，并經“真實性、完整性、可用性、安全性”“四性”歸檔檢測，將電子檔案移交至檔案部門。將辦公自動化系統中辦結的收文，根據其歸檔標準和要求，經格式轉換、“四性”檢測后移交至檔案部門。其次是形成可信歸檔元數據。按照《黨政機關電子公文元數據規范》標準和要求，將納入文檔一體化電子公文中的基本元數據、擴展元數據進行數據捕獲、錄入、轉換、整理，并按照“四性”標準和要求進行檢測，形成可信歸檔元數據。再次是建立文檔一體化管理系統。按照單套制管理理念，將辦公自動化子系統、電子檔案管理子系統融合為文檔一體化系統，實現文檔一體化自動管理。

5 強化文書檔案管理考核

5.1 建立考核評價辦法

文書檔案考核評價應包括文書檔案精細化管理組織建設、文書檔案管理質量、文書檔案標準規范落實、信息化建設、文書檔案開發利用與管理、設施設備，以及其他加/減分項，涵蓋文書檔案精細化管理各個方面。

5.2 注重考核評價應用

每年底開展一次文書檔案精細化管理考核，由檔案部門具體負責，并邀請員工代表參加，按照統一標準、尺度，公開公平公正地開展考核，將考核結果與部門績效、個人獎懲有機結合起來，注重文書檔案考核評價結果運用。還可豐富考核評價方式方法，以評促培，將文書檔案精細化考評與文書檔案業務培訓有機結合，開展文書檔案分類、排序、編目、組卷等現場培訓演示，提升實際操作能力。

5.3 發揮考評評價功能價值。

醫院文書檔案是無形資產，蘊藏著豐富的信息資源，也是醫院管理能力和水平的重要體現。通過精細化管理，可以讓文書檔案價值更好發揮。例如，通過對醫院日常醫務管理記錄的信息挖掘，為日常人員管理、醫務活動管理提供重要信息支持和經驗參考。

6 建設文書檔案管理平臺

基于現代信息技術及文書檔案管理發展狀況，緊密結合電子文書檔案管理特點和現實需要，深入研究文書檔案管理機構、職能、管理制度規程、信息化系統等，積極搭建滿足醫院文書檔案精細化管理所需的信息化平臺，實現文書檔案信息多源采集與精細化管理。文書檔案管理平臺要以智能化系統應用為核心，使其具備流水線工作模式，設置用戶管理模塊、系統參數模塊、數據備份與恢復模塊、文書檔案借閱管理模塊和文書檔案查閱模塊。其中用戶模塊主要包括文書檔案用戶管理和權限管理兩個方面，賦予不同用戶以不同管理權限，實現自我檢索、查詢和利用。系統模塊主要包括文本表、檔案表、參數表、系統表，包括文書檔案信息編輯、保存、修改、添加、刪除等功能。數據恢復與備份主要是根據文書檔案數據類型條件進行不同管理。借閱、查閱模塊主要涉及系統的應用，通過用戶權限設置，為其利用提供便利。

結語

醫院文書檔案精細化管理是醫院現代化管理的重要內容，要在遵守文書檔案管理制度化、標準化、規范化、科學化基礎上，將精細化管理理念和要求融入文書檔案管理全環節、各方面，以期實現文書檔案管理效率、效益最佳，為醫療衛生事業發展提供信息支撐，發揮文書檔案最大化價值。

參考文獻

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作者簡介：林英華（1975— ），大學學歷，寧德市閩東醫院副研究館員，研究方向：醫院檔案管理。