醫(yī)院綜合檔案管理新模式研究

摘 要：近年來，我國社會經(jīng)濟在不斷發(fā)展和進步，國家相關(guān)部門對于醫(yī)療事業(yè)的關(guān)注也在提高。目前，醫(yī)院的改革在不斷深入，需要重視檔案管理工作，不斷完善醫(yī)院綜合檔案管理工作，提高工作的質(zhì)量和效率。文章分析了醫(yī)院在改革發(fā)展過程中采用的各種措施，全面提升了綜合檔案管理質(zhì)量，符合醫(yī)院具體的發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理模式；管理改革

綜合檔案管理工作是我國醫(yī)院實施管理過程中較為重要的內(nèi)容之一。伴隨我國醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展和完善，醫(yī)院綜合檔案管理工作也迎來了全新的挑戰(zhàn)。目前，在醫(yī)院綜合檔案管理工作當中，需要結(jié)合全新的醫(yī)療理念，進一步提升綜合檔案管理的效率和效果，滿足實際的綜合檔案管理要求，并對全新的綜合檔案管理模式實施改革，保證符合時代發(fā)展需求。

一、綜合檔案管理模式改革的原則

1.符合時代發(fā)展

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)走進了千家萬戶，不僅企事業(yè)單位在結(jié)合信息技術(shù)尋求發(fā)展路徑，人們的生活也已離不開信息技術(shù)。醫(yī)院的綜合檔案管理模式改革也要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作管理思想、應(yīng)用技術(shù)手段，以數(shù)字化的形式完成綜合檔案歸檔，建立患者病歷檔案等，以數(shù)字化的綜合檔案管理提升工作效率和準確性，實現(xiàn)綜合檔案管理的質(zhì)效提升。

2.符合醫(yī)院發(fā)展需求

綜合檔案管理模式改革并不是毫無目的，必須結(jié)合自身的發(fā)展需求以及工作中存在的問題完成改革和發(fā)展。醫(yī)療事業(yè)關(guān)系到民生，因此，醫(yī)療事業(yè)一直是改革中的重點項目，國家及各地政府也結(jié)合當?shù)匕l(fā)展需求，為醫(yī)院的發(fā)展提供了政策支持，這也足以證明醫(yī)院改革發(fā)展的重要性，為了確保醫(yī)院的有效改革，綜合檔案管理部門必須結(jié)合醫(yī)院發(fā)展需求調(diào)整自身管理要求，有規(guī)劃地完成改革工作。

二、綜合檔案管理在醫(yī)院管理中發(fā)揮的重要作用

1.綜合檔案能夠推動醫(yī)院管理工作再上一個新臺階

醫(yī)院的綜合檔案主要是醫(yī)院在工作、活動中的留痕和存檔，由于醫(yī)院作為公共事業(yè)單位，具有知識密集型的特點，所以，對于醫(yī)務(wù)人員專業(yè)資質(zhì)的要求非常高，而對各類醫(yī)務(wù)人員的個人檔案實施集中有效的管理，能夠直接了解各位醫(yī)務(wù)人員的學歷水平和實踐經(jīng)驗，從而為醫(yī)院在人才考察方面提供相關(guān)依據(jù)。同時，也為醫(yī)院建設(shè)高水平的醫(yī)療團隊提供強大的助力。

2.高質(zhì)量的綜合檔案管理能推動醫(yī)院各項改革工作落到實處

醫(yī)院的綜合檔案管理工作與醫(yī)院各項制度的改革有著密切的關(guān)聯(lián)，尤其是對于職工的薪資水平改革方面，檔案更是提供了更加全面的參考資料。醫(yī)院在開展職工工資核算時，需要參考單位職工的工齡、學歷等相關(guān)信息，還要借助財務(wù)相關(guān)的統(tǒng)計報表和相應(yīng)的檔案信息，從而實現(xiàn)工資水平增減的公平性，也為激勵職工發(fā)揮自身主觀能動性創(chuàng)造了條件。

3.綜合檔案管理能夠使醫(yī)院各項資源的統(tǒng)一調(diào)度分配更加合理

目前，許多醫(yī)院的綜合檔案管理都在穩(wěn)步提高，尤其是對于信息化水平的應(yīng)用，建設(shè)信息化的綜合檔案管理平臺能夠幫助醫(yī)院系統(tǒng)了解職工的各類情況，并提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)展開分析。所以，在醫(yī)院的人力資源分配上綜合檔案管理發(fā)揮了重要的作用。對于醫(yī)院的其他資源，如資金、設(shè)備設(shè)施等，同樣也能夠通過較為科學的綜合檔案管理實施統(tǒng)一的調(diào)度和分配，進而實現(xiàn)醫(yī)院有限資源的最大化利用，提高醫(yī)院管理的工作效率。

三、醫(yī)院綜合檔案管理模式存在的問題

1.綜合檔案管理體制不健全

由于大部分醫(yī)療機構(gòu)對綜合檔案管理工作重視程度不夠，醫(yī)療機構(gòu)管理人員對檔案管理工作較為忽視，所以，在醫(yī)療機構(gòu)中綜合檔案管理的體系制度不夠完善。此外，大部分醫(yī)院將工作重點放在科研工作中，在一定程度上忽略了對綜合檔案工作的管理，并在一定程度上加重了綜合檔案管理工作的制度缺失，導致綜合檔案管理工作模式模糊、責任粗略、結(jié)構(gòu)不全、內(nèi)容空洞等問題，使綜合檔案管理工作隨意性強，綜合檔案管理人員形同虛設(shè)，這些都是由于綜合檔案管理工作制度不健全所造成的。所以，要在一定程度上加強對綜合檔案管理工作制度的建設(shè)，提升綜合檔案管理工作的規(guī)范性，調(diào)動管理人員的積極性，全面減少醫(yī)療機構(gòu)的資源消耗，提升對綜合檔案管理工作的重視程度，加強綜合檔案管理體系的建設(shè)。

2.綜合檔案管理人員專業(yè)能力良莠不齊

綜合檔案管理工作中人員分布也存在一定問題，且專業(yè)人員的能力同樣有待提高，所以，要重視醫(yī)院綜合檔案管理人員的培養(yǎng)，從不同的渠道吸收綜合檔案管理的優(yōu)秀人才。一方面，可以從各類高校中吸收綜合檔案管理優(yōu)秀人才，并對其開展定向培養(yǎng)，使其能夠研發(fā)各種檔案科研項目，并對醫(yī)療機構(gòu)的綜合檔案管理工作提供創(chuàng)新性的建設(shè)意見，分析醫(yī)療機構(gòu)的檔案資源管理規(guī)劃，提升醫(yī)院的醫(yī)療競爭水平；另一方面，可以從人才市場吸收優(yōu)秀人才，考察其專業(yè)工作能力和職業(yè)道德，要保證綜合檔案管理人員具備一定程度的醫(yī)療業(yè)務(wù)知識和專業(yè)管理素養(yǎng)，使綜合檔案管理更加規(guī)范，并保證其具有較強的責任意識和工作道德。從不同方面吸收優(yōu)秀的檔案管理人員，不斷完善綜合檔案管理人員的分布情況，全面提升綜合檔案管理人員的專業(yè)能力，提高管理檔案的技術(shù)水平，解決檔案管理工作人員素質(zhì)良莠不齊的問題。

3.綜合檔案管理意識薄弱，管理項目不規(guī)范

目前，有些醫(yī)療機構(gòu)存在綜合檔案管理意識薄弱的問題。醫(yī)院大部分人員對綜合檔案管理工作不夠熟悉，對綜合檔案管理工作形成長久的忽視態(tài)度，導致綜合檔案管理意識比較薄弱，這種思想意識也逐漸對醫(yī)院的綜合檔案管理機制產(chǎn)生了較大的影響，綜合檔案管理工作開展受到阻礙，并對管理人員形成較大的工作壓力，管理人員在繁多的工作中找不到工作重點，不能主動提升自己的能力，只會在日復一日的工作中喪失工作興趣，使綜合檔案管理工作頻頻出現(xiàn)失誤。在這種情況下，綜合檔案管理工作容易形成一種“空頭支票”。

4.綜合檔案管理品類多，管理不符合要求

在科學技術(shù)快速發(fā)展的今天，逐步拓寬了醫(yī)院日常管理范圍，增加了醫(yī)院綜合檔案管理種類，這就意味著當前的綜合檔案管理模式已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代綜合檔案管理的需要。一方面，我國社會醫(yī)療行業(yè)綜合檔案的類型不斷增加，比較常見的類型有財務(wù)檔案、文書檔案、招標檔案以及各科室檔案等；另一方面，當前社會醫(yī)院檔案形式發(fā)生了較大變化，傳統(tǒng)的檔案保存方法滿足不了現(xiàn)代聲像綜合檔案管理的需要，且檔案數(shù)量越來越多，增加了綜合檔案管理工作的壓力。

5.不注重保存病歷，弱化病案管理價值

醫(yī)院醫(yī)療活動探索性與風險性較強，且現(xiàn)代社會經(jīng)濟水平不斷提高，人們可以接觸較多的事物，醫(yī)療活動風險不斷增加，這就意味著醫(yī)院病歷檔案具有客觀證明的作用。然而，醫(yī)療活動中綜合檔案管理人員對病歷管理的重要性認識不足，病歷檔案不精準、不及時以及連貫性不足，甚至還會出現(xiàn)病歷管理流程操作不嚴格或漏記的問題，病案管理的價值被弱化。

四、綜合檔案管理模式改革在醫(yī)院綜合檔案管理中的具體應(yīng)用

1.提高綜合檔案管理的安全性

醫(yī)院應(yīng)加強綜合檔案信息管理，保障醫(yī)院各類檔案的安全，防止因信息被泄露而發(fā)生不良事件。首先，要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，規(guī)范綜合檔案管理模式和制度。醫(yī)院應(yīng)設(shè)置綜合檔案庫房，負責檔案資料的保管與存放。檔案庫房應(yīng)加強防潮、防火等基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，以避免受到環(huán)境和其他物理因素的干擾；其次，充分利用信息技術(shù)對各類綜合檔案實施整理和歸檔。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，綜合檔案的內(nèi)容、形式越來越復雜，僅靠人工處理已不能滿足現(xiàn)有工作的需求，不僅耗費人力、物力，還增加了檔案管理人員的工作量。為了避免這種情況的發(fā)生，醫(yī)院應(yīng)積極運用信息技術(shù)開展檔案管理，以減輕相關(guān)人員的工作壓力，提高檔案管理的質(zhì)量和效果。此外，利用信息技術(shù)能快速完成檔案的歸納總結(jié)和門類劃分等工作，有利于充分發(fā)揮綜合檔案的功能價值；最后，應(yīng)重視紙質(zhì)檔案和電子檔案的保護。為了更好地保存綜合檔案的信息內(nèi)容，相關(guān)人員應(yīng)盡快將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案。而在電子檔案保護過程中，要做好資源信息備份，加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，確保檔案質(zhì)量。

2.提升綜合檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力直接影響綜合檔案管理的質(zhì)量和效果，甚至關(guān)系醫(yī)院整體的發(fā)展。現(xiàn)階段，醫(yī)院綜合檔案管理人員存在專業(yè)匹配度不高、工作能力較弱和職業(yè)素養(yǎng)較低等問題，嚴重制約了檔案管理工作質(zhì)量的提高。針對這種情況，醫(yī)院應(yīng)注重引進專業(yè)人才，確保其所學專業(yè)與工作內(nèi)容相匹配，優(yōu)化人才引進制度，鼓勵檔案工作人員定期參加線上線下各類檔案專業(yè)技術(shù)培訓活動，不斷提高自身工作能力和專業(yè)技術(shù)水平。同時，醫(yī)院還要重視對相關(guān)人員信息素養(yǎng)的培養(yǎng)，為今后綜合檔案管理信息化建設(shè)提供支持。

3.創(chuàng)建綜合檔案信息化管理平臺

部分醫(yī)院忽視了綜合檔案信息化管理平臺，導致平臺建設(shè)進展緩慢，無法充分發(fā)揮綜合檔案管理信息化平臺的作用。還有一些醫(yī)院在建立綜合檔案管理平臺的過程中，沒有考慮醫(yī)院的實際情況和發(fā)展方向，導致綜合檔案管理平臺不適應(yīng)實際情況。為此，醫(yī)院應(yīng)加大資金投入，設(shè)立專項資金，加強設(shè)備設(shè)施引進，重視信息化人才培養(yǎng)，積極嘗試建立綜合檔案信息化管理平臺，從而加強管理平臺的適用性，提高綜合檔案管理質(zhì)量，保障檔案查閱、檢索等相關(guān)工作能夠順利、高效地開展。

4.完善綜合檔案管理制度

完善的檔案管理制度是保障檔案工作順利開展的基礎(chǔ)，是醫(yī)院發(fā)展的重要保證，有利于加強綜合檔案管理工作的系統(tǒng)性。醫(yī)院在完善綜合檔案管理制度的同時，也要考慮現(xiàn)行醫(yī)療體制、科室設(shè)置、人員配備以及醫(yī)院發(fā)展方向等多方面的問題。醫(yī)院還要重視完善綜合檔案管理制度，使綜合檔案管理模式符合實際情況，明確檔案資料的收集、整理、歸檔和查借閱等工作流程，嚴格控制檔案資料的審核。此外，還應(yīng)優(yōu)化綜合檔案的保密與查借閱制度，規(guī)范綜合檔案管理模式，提高檔案的利用效率。

5.建設(shè)信息化綜合檔案管理模式

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，各行業(yè)都在積極將信息技術(shù)與日常檔案工作相結(jié)合，創(chuàng)造出適合自己的工作模式和方法，以適應(yīng)時代的發(fā)展，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，以提高工作質(zhì)量和效果。現(xiàn)階段，醫(yī)院在發(fā)展過程中涉及的工作內(nèi)容越來越多，需要記錄和收集的數(shù)據(jù)也越來越多，如果按照以往的管理模式，不僅無法有效提高工作質(zhì)量，而且會對醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生一定的制約作用。為了適應(yīng)時代的發(fā)展，提高醫(yī)院綜合檔案管理模式的有效性，必須重視建立信息化的綜合檔案管理模式，在日常管理中融入網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)、集成管理系統(tǒng)和資源開發(fā)系統(tǒng)等。在信息錄入過程中，相關(guān)人員要借助計算機等設(shè)備設(shè)施提高信息的準確性，提高工作效率，減輕工作壓力。醫(yī)院也可以嘗試將視頻、圖片和音頻等文件轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，進一步提高檔案的完整性。

五、思考與展望

針對以上的現(xiàn)況和問題，筆者認為，在醫(yī)院綜合檔案管理的實施中，需要不斷解決和完善存在的問題。

首先，在檔案室建設(shè)發(fā)展體系方面，需要持續(xù)對管理方案實施細化。同時，要進一步細化各項建設(shè)標準，減少差異，促進兄弟單位之間的交流學習、共同發(fā)展和共同進步，最大限度地保障醫(yī)院綜合檔案管理的質(zhì)量和效率得以提高。

其次，在人才培養(yǎng)方面需要更加引起重視，人才是負責綜合檔案管理的主體。目前，檔案工作人員存在著發(fā)展前景不夠明朗、薪資待遇相對較低下，使得綜合檔案管理的人才隊伍建設(shè)存在一定的難度以及相對嚴重的人才流失問題，要提高綜合檔案管理的效果，更好地推動醫(yī)院發(fā)展，就必須解決人才流失問題。關(guān)于人才流失的問題，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗提出了以下建議：加大政策扶持及專項資金投入力度，以此充分滿足醫(yī)院建設(shè)發(fā)展人才隊伍的實際需求，讓每一位投身于綜合檔案管理的工作人員在生活待遇和工作待遇上得到充分保障，不斷擴大、充實人才隊伍。

21世紀是信息技術(shù)的時代，任何工作的開展都需要充分利用互聯(lián)網(wǎng)的力量，特別是工作量巨大、信息煩瑣的檔案資料管理工作，更需要借助互聯(lián)網(wǎng)平臺和現(xiàn)代化技術(shù)開展資源整合。目前，在綜合檔案查閱利用過程中，基本上是以電子軟件搜索的查閱方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)目錄的查閱方式，還會應(yīng)用音頻、錄像等方式，對于珍貴的檔案資料，更需要很好地保存，為我國醫(yī)療檔案事業(yè)的發(fā)展和進步打下更加堅實的基礎(chǔ)。

六、結(jié)束語

隨著現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)改革的深入，各大醫(yī)院綜合檔案管理由單一模式的發(fā)展逐步轉(zhuǎn)化為綜合管理模式。多數(shù)醫(yī)院存在綜合檔案管理內(nèi)部改革的需求，在改革實施中需要循序漸進，防止因速度過快導致日常工作無法正常運行。同時，需要把握好改革的方向，選擇正確的方式方法。綜合檔案管理作為醫(yī)院運行的重要組成部分，與其持續(xù)發(fā)展和正常運轉(zhuǎn)緊密相連，著重綜合檔案管理工作的同時，全面分析所存在的弊端，并研究解決措施，進一步完善管理工作的方法。相關(guān)工作人員應(yīng)該自我提升和培養(yǎng)專業(yè)能力，并不斷提高綜合檔案管理水平，建設(shè)安全、科學的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)綜合檔案的價值。因此，醫(yī)院需要建立完善的管理制度，使用數(shù)字化的信息技術(shù)，積極培養(yǎng)復合型人才，從而全面發(fā)揮綜合檔案管理的作用，以此提高工作效率。

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（作者單位：濰坊醫(yī)學院附屬醫(yī)院）

作者簡介：張蕾（1982—），女，漢族，山東章丘人，本科，館員，研究方向：檔案。