醫院檔案管理中精細化管理模式的應用探究

摘 要：醫院檔案作為醫院發展的重要憑證和原始記錄，記錄了醫院的各類信息，是醫院決策的重要依據，是保證醫院各項工作正常運轉的基礎。醫院中的許多工作與檔案管理密切相關，規范的檔案管理可以滿足醫院各項工作開展的需求，有利于保證其他工作的質量。醫院在檔案管理中應用精細化管理模式，能夠通過業務端收集、匯總、分析各項檔案信息，是一種實現醫院現代化的檔案管理方法。從醫院檔案管理工作的現狀來看，這一管理模式在應用中還存在著不少問題，文章分析了檔案管理中存在的問題，并結合檔案管理精細化的工作要求，提出了合理的建議。

關鍵詞：醫院檔案管理；精細化管理模式；應用分析

在新醫改背景下，醫院需要全方位審視各類工作中存在的不足，并采取優化與調整措施，以滿足新醫改的要求。對于醫院檔案管理的優化調整工作來說，醫院必須更新管理理念、制定規范可行的實施方案，應用精細化管理模式與信息化檔案管理技術，提高醫院檔案管理工作的綜合水平。因此，醫院要根據檔案管理工作的基本內容與需求，結合檔案管理的經驗，建立完善的精細化管理工作制度和流程，重視精細化檔案管理工作的實施、檢查和整改，真正提高醫院檔案管理的工作水平。

一、精細化管理的概念

精細化管理是現代管理中應用廣泛的一種工作理念。精細化管理模式被廣泛運用在單位管理中，展現出非常大的作用和價值。精細化管理理念可以理解為分解和細化檔案管理中每個環節，以達到管理效果最優的一種管理理念。精細化管理工作的實施，需要在檔案規范化管理的基礎上開展。所以，在應用精細化管理時，單位領導需要把重心放在管理責任制度的落實上，結合實際需求，將責任細化落實到人，使管理者與管理對象都能明確自身的工作職責，并根據職責的要求開展工作。與此同時，在精細化管理模式的構建過程中，單位領導應重視時間周期的管理，做好每日的工作檢查，并解決當日問題。單位領導還應重視制度、技術以及人員的優化與調整。制度的優化可以幫助相關人員樹立管理工作意識，管理技術的調整能夠為精細化管理模式提供技術保障，管理人員的調整與優化可以讓每個人自覺落實工作制度的要求，完成相應的工作任務。

二、醫院檔案管理中應用精細化管理模式的意義

醫院檔案管理是醫療機構運行中不可或缺的一環，關乎著患者的隱私安全、醫療質量的提高以及醫療資源的合理分配。在信息爆炸的時代，精細化管理模式在醫院檔案管理中的應用意義愈發凸顯。首先，精細化管理模式的應用可以加強醫院檔案的隱私保護。患者的個人隱私是醫療工作中需要重視的一項內容。醫院應用精細化管理，分類、分級整理患者檔案，設置不同的權限和訪問控制，確保只有經過授權的人員才能獲取特定的檔案信息，有效防止患者隱私信息被濫用、被泄露，維護好患者的合法權益；其次，精細化管理模式的應用有助于提高醫療質量和安全水平。醫療檔案是醫生制定診療方案、跟蹤治療效果的重要依據，精細化管理能夠確保醫療檔案的準確性和完整性，從而給醫務人員提供更有力的支持，幫助他們做出更明智的醫療決策。此外，醫院通過數據分析和挖掘，還可以發現患者的健康趨勢，提前干預病情，降低并發癥風險，提高治療成功率；最后，精細化管理模式的應用還可以促進醫療資源的合理配置。醫院統計和分析檔案數據，可以更準確地了解不同科室的病種分布、就診人次等情況，從而更好地制訂資源調配計劃，避免資源浪費和不足的問題。

三、醫院檔案管理的現狀

1.管理模式不夠合理，有待完善

醫院檔案管理作為醫療服務的重要組成部分，在當前的醫療體系中存在著一些管理方面的問題，需要進一步完善與調整。這些問題的存在不僅影響了醫療機構的運營效率，也影響患者的醫療體驗。醫院在檔案的分類、整理以及存儲方面缺乏統一的標準，導致檔案信息的查找和獲取變得困難。與此同時，醫院缺乏明確的權限控制，出現未經授權的人員訪問患者隱私信息的情況，存在信息被泄露的風險。到目前為止，仍有部分醫院在電子檔案管理上相對滯后，從而使得信息無法及時共享和調取，影響了醫療信息的流通和利用。此外，醫療檔案中涵蓋了大量敏感信息，如患者個人身體狀況、病史等，醫院在數據安全保護方面存在不足，信息被非法獲取、篡改或泄露，損害了患者隱私和醫療機構的聲譽。

2.醫院管理層對檔案管理工作的重視度不高

首先，醫院管理層對檔案管理工作的重視度不高，給醫院檔案管理帶來了一系列問題和挑戰。醫院是一個信息密集的地方，大量的患者檔案需要及時、準確地管理和歸檔。因為管理層缺乏足夠的關注和投入，檔案管理人員缺乏足夠的培訓和指導，所以導致檔案管理流程存在缺失，檔案整理、存儲和檢索等環節出現混亂情況，影響了醫療工作的正常開展；其次，醫療檔案涵蓋了患者的個人隱私和敏感信息，如果管理層未能給予足夠的關注，檔案管理人員極有可能會在操作中不采取隱私保護措施，出現信息被泄露的風險，對患者隱私構成威脅。此外，醫療檔案是醫生制定診療方案、評估治療效果的重要依據，如果檔案信息的準確性和完整性無法得到保障，將會導致醫療決策失誤，影響患者的治療效果。同時，醫院管理層缺乏對檔案管理工作的重視也會影響醫院內部的協調和溝通。醫院各個部門之間需要共享患者信息和病歷資料，檔案管理工作如果不得當，信息就無法及時傳遞，醫療團隊的協同工作就會受到很大的阻礙。

3.醫院檔案管理工作團隊不健全，人員專業素質不高

在檔案管理工作實際開展中，部分醫院存在工作團隊不健全、人員專業素質不高和專業水準較低的情況。首先，部分醫院中存在檔案管理人員數量不足的問題，容易導致檔案管理人員的工作壓力過大，影響日常工作；其次，從醫院檔案工作實際情況來看，部分醫院在檔案管理工作中，管理層對工作人員缺乏足夠的關心，檔案管理人員缺乏足夠的專業能力。部分醫院在選擇檔案管理人員過程中，管理層未能嚴格遵循相關的工作要求，檔案管理人員缺乏專業的檔案管理理論知識與能力，檔案管理工作的水平不高。部分管理人員在日常工作開展中缺乏對管理流程的有效把控，導致在開展檔案管理工作時出現了各類問題，管理質量較差；最后，部分醫院未重視檔案管理人員的繼續教育及專業素質的培養，沒有采取相應措施，進一步增強檔案管理人員的管理能力。

四、醫院檔案管理中精細化管理模式的應用對策

1.強化醫院檔案管理人員精細化管理的意識

在醫院檔案管理領域，精細化管理模式的應用旨在提高檔案管理的效率、準確性和安全性，為病人提供更優質的醫療服務。首先，醫院檔案管理人員需要充分認識到精細化管理在提高醫院檔案管理質量方面的價值。精細化管理強調對每一個細節的把控，從而確保檔案信息的完整性、準確性和有效性。醫療領域的檔案涵蓋了患者的病歷、治療方案和檢查報告等重要信息，任何一處的疏忽都會影響患者的診療效果和醫院的聲譽；其次，醫院檔案管理人員需要具備精細化管理的專業知識和技能。精細化管理要求檔案管理人員理解和掌握檔案管理流程、規范和技術。醫院檔案管理人員應不斷學習相關知識，了解最新的管理方法和技術手段，應具備分析、整理和歸類檔案信息的能力，確保檔案信息的有序存儲和高效檢索。同時，他們還需要熟悉相關法律法規，確保檔案管理的合規性和安全性；最后，由于醫療檔案涉及多個醫療環節，需要不同部門之間的協同配合。醫院檔案管理人員應與臨床醫生、護士、檢驗科等緊密合作，確保檔案信息的準確性和完整性，可以通過定期的溝通和培訓，使各個環節的工作人員能夠更好地理解檔案管理的重要性，從而共同推動精細化管理模式的有效運行。

2.應用信息技術

在醫院檔案管理中，應用信息技術已經成為推動精細化管理模式發展的重要動力。信息技術的應用，不僅能夠提高醫院檔案管理的效率，還能夠改善信息流動、保障數據安全，并為臨床決策和醫療質量提高提供有力支持。由于醫院積累了大量的病歷信息，涉及患者的臨床數據、檢驗結果和醫囑等。傳統的紙質病歷管理容易出現文件遺失、信息不準確等問題。而通過電子病歷系統，這些信息可以以數字化形式存儲在服務器中，大大減少了文件的空間占用和遺失風險。同時，電子病歷的存儲形式也更有利于長期保存和備份，確保了病歷信息的完整性和可靠性。電子病歷系統通過高效的檢索功能，能夠迅速找到所需的病歷信息，為醫生的臨床決策提供支持。該系統還支持信息的遠程共享，不同科室、醫院之間能夠方便地獲取和傳輸患者的病歷信息，促進醫療資源的優化利用。

此外，人工智能技術以其強大的數據處理和分析能力，能夠為醫院提供更智能、更高效的檔案管理解決方案，從而在提高醫療服務質量、優化資源利用方面發揮重要作用。通過訓練模型，人工智能可以從海量的檔案數據中抽取有價值的信息，找出其中的規律和趨勢，通過分析歷史病歷數據可以識別出某種疾病的高發季節，有助于醫院制定相應的防控策略。人工智能還能夠挖掘不同疾病之間的關聯性，為臨床醫生提供更準確的診療建議。通過智能分析檔案信息，人工智能可以為醫院提供各項指標的實時數據和趨勢分析，幫助管理人員及時了解醫院的工作狀態和業務情況。例如，人工智能可以分析患者就診流程的時間分布，顯示繁忙時段和空閑時段，從而幫助醫院優化資源分配和排班計劃。醫院在優化檔案管理的過程中要建立完善的電子檔案管理安全策略和制度，制定嚴格的訪問權限管理制度，確保只有被授權人員才可以訪問特定的檔案信息，并記錄所有數據的訪問和修改操作痕跡，以便追溯數據的使用情況。同時，建立數據備份和恢復機制，以應對意外情況下的數據丟失或損壞，保證數據的可靠性和完整性。此外，為了建立安全的網絡環境，防止被黑客入侵和網絡攻擊，醫院還需要建立防火墻、入侵檢測系統和數據包過濾等手段，提高網絡的安全性，保障檔案數據在網絡傳輸過程中不受到惡意攻擊。要想保證醫院信息化安全系統的持續有效，醫院需要引入第三方專業機構開展安全審計和風險評估，定期安全審計電子檔案系統，及時發現和修復安全漏洞和風險，保證電子檔案系統的穩定和安全運行。

3.提高管理人員的綜合素養

醫院檔案管理逐漸向電子化和智能化方向發展，要求管理人員應掌握相關信息技術知識，熟悉電子病歷系統、醫院信息系統等技術工具的操作，了解數據存儲、隱私保護和信息安全等方面的知識。醫院要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們更好地理解和應用信息技術，更有效地管理檔案信息。醫院檔案涉及患者隱私和醫療安全等敏感信息，管理人員還需要了解相關法律法規，如《中華人民共和國個人信息保護法》等，應深入理解信息采集、使用、存儲和共享等方面的合規要求，確保檔案管理的合法合規性。只有在法律法規的指引下，管理人員才能更好地保護患者隱私和醫療信息。此外，醫院檔案管理需要與多個部門和人員緊密合作，增強管理人員的溝通和合作能力，可以保證信息流動暢通，促進各部門間的協作，共同推動檔案管理工作順利開展。

4.完善檔案管理工作制度

檔案管理工作制度作為規范和指導檔案管理工作的重要依據，對于保障醫院檔案信息的準確、安全和高效管理具有重要作用。醫院檔案涉及多個環節，包括檔案采集、整理、存儲和檢索等，應制定詳細的工作制度，明確每個環節的責任人和具體操作流程，有助于防止工作流程中的失誤，明確的工作制度能夠讓管理人員清楚自己的職責范圍，促進其更加高效地履行職責。與此同時，醫院檔案管理中涉及患者隱私和醫療安全等敏感信息，需要在合規的框架下使用和共享。通過制定明確的工作制度，可以規定信息訪問權限、數據共享原則，保障檔案信息的安全性和合法性，有助于避免信息被濫用和泄露等問題。此外，醫院檔案管理需要遵循一定的標準和規范，以確保檔案信息的一致性和可比性。通過制定相關工作制度，可以引導管理人員按照標準操作，提高檔案管理的規范性和準確性，標準化的工作流程也有助于減少人為失誤，提高檔案信息的質量和可靠性。

5.合理劃分檔案管理范圍

醫院產生的檔案信息種類繁多，包括患者病歷、醫學影像、實驗室數據、行政管理文件等，合理劃分檔案管理范圍能夠更有效地開展信息管理，在提高檔案工作的效率和質量的同時，也有助于保護患者隱私和信息安全。構建檔案管理系統，可以分類管理不同類型的檔案信息，可以避免不同檔案信息混雜在一起，降低信息檢索的難度，提高檔案管理的效率。此外，在檔案管理過程中還可以結合分級管理的方式，將檔案信息劃分為核心和非核心內容。核心檔案是與患者診療直接相關、對醫療決策有重要影響的信息，如診斷結果、用藥方案等。而非核心檔案包括一些行政管理信息等。通過分級管理，醫院能夠更加重視核心檔案的管理，確保其安全和完整。

五、結語

為提高醫院檔案管理水平，滿足醫院高標準、高質量發展的要求，必須注重精細化管理模式的應用。這一管理模式的構建，可以使傳統、粗放式的管理模式得到轉變，可以拓展檔案管理以及檔案服務工作的覆蓋范圍，推動醫院的可持續健康發展。在醫院檔案精細化管理模式的構建、實施過程中，檔案管理人員應進一步強化精細化管理意識、應用信息技術、提高自身綜合素養和技術水平、完善相關檔案管理制度、優化檔案管理工作流程等，持續提高醫院檔案管理工作的精細化管理水平。

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（作者單位：單縣婦幼保健院）

作者簡介：董秦（1978—），女，漢族，山東單縣人，本科，副高，研究方向：檔案管理。