機關檔案信息化建設策略分析

摘 要：現階段，信息技術已成為人們工作和生活中不可或缺的一部分，信息化建設也得到了迅猛發展。當前，信息技術已在機關單位中得到了廣泛運用，為機關單位檔案管理工作提供了諸多便利，而隨之出現的問題也應引起高度重視，這些問題阻礙了信息化建設的順利開展，需要結合實際情況運用有效措施解決。信息化時代的發展已成為當今社會的大勢所趨，傳統的紙質檔案管理工作已經很難和時代發展相適應，必須積極開展數字化檔案管理工作，文章主要探討了機關檔案信息化建設的相關策略。

關鍵詞：機關檔案；信息化建設；意義

在機關檔案管理工作中，因為涉及諸多檔案，管理工作復雜性很強，傳統的人工管理方式很難使現代化的機關檔案管理要求得到滿足，因此，加大信息化建設力度，促進網絡信息化管理模式效率提升，是新時代機關檔案管理必須滿足的要求。此外，借助網絡信息化管理模式管理機關檔案，可以縮短查詢時間，查詢方式豐富多樣，滿足檔案使用者的要求。信息化的管理模式可以完整保存檔案，共享檔案信息，確保能夠第一時間提供給檔案使用者所需檔案信息。由此可以看出，加大機關檔案信息化建設力度，既能為檔案管理提供諸多便利，還能更好地應用檔案，促進機關檔案服務質量顯著提升，以推動社會發展。

一、機關檔案信息化建設的內涵和意義

1.機關檔案信息化建設內涵

機關檔案信息化建設的內涵主要包括下述兩個方面：第一，在機關檔案管理中，利用現代信息技術開發和應用機關檔案資料，建立完善的機關檔案網絡信息平臺，制定管理、查詢和分類的統一標準，構建科學、合理的機關檔案管理模式，使機關檔案利用效率得到保證；第二，借助現代信息技術，高效調取與客觀記錄機關檔案信息，進而做到綠色管理機關檔案。

2.機關檔案信息化建設的意義

（1）可以提升檔案利用效率

加大機關檔案信息化建設力度，可以有效提高檔案利用效率，以往的檔案部門只能保存紙質檔案，在查找檔案信息的過程中，要先翻閱目錄，之后在紙質檔案中查找。因為紙質檔案卷數多，占用較大空間，需要花費諸多查詢時間，具有較大的難度，而利用計算機系統開展數字檔案管理工作，則可以有效解決上述問題，只需要在計算機系統中輸入所查詢的關鍵詞，便能借助搜索引擎，迅速查找到所需檔案信息，顯著加快了查詢速度，還能保證查詢的準確性和完整性。

（2）減少泄密事件發生

紙質檔案的歸檔裝訂均以卷為單位，若是需要查詢相關內容，需要整卷查詢，很可能泄露檔案信息，而運用計算機方式管理檔案，則可以針對不同的借閱對象展開分類查詢，只需要提供所需檔案信息，便可以有效防止泄密問題的發生。

（3）電子檔案保存更持久

自然條件帶給紙質檔案的影響較大，如紙質檔案一旦受潮，便會發霉甚至無法使用，而頻繁地翻閱與使用，也會造成紙質檔案破損，使檔案信息的完整性受到影響。電子檔案則能有效解決這些問題，可以反復利用，如此便解決了紙質檔案存在的不足，從而延長了紙質檔案的使用壽命，確保了其安全性。

（4）實現檔案信息資源共享

一般來說，紙質檔案只存在于原立檔單位中，若是檔案利用人員需要檔案，需要到原立檔單位檔案部門展開調卷查詢，會花費諸多時間和費用，而借助計算機系統共享檔案資源后，檔案利用人員只需借助網絡便可以查找所需檔案信息。共享檔案信息資源后，各相關部門在網絡系統中便可以提取到所需信息，節省了工作時間，促進了工作效率大幅提升。

二、機關檔案信息化建設原則

在優化機關檔案管理模式時，檔案管理人員要注重完善現有的檔案管理機制，并立足于相關原則，不斷促進機關檔案工作有效性提升。在開展機關檔案信息化建設中，需要秉承下述原則。

1.整合檔案信息資源

開展機關檔案信息化建設，可以為高效開展機關單位各項工作提供保障。針對機關單位建設來說，檔案真實、詳細記錄了機關單位的整個發展歷程，還涉及人事、財務與教育等諸多信息。新形勢下，開展機關檔案信息化建設，需要圍繞檔案信息資源的整合展開，重視在日常工作中細化檔案信息，整合不同的信息資源，確保各部門之間可以共享檔案資源信息，確保檔案管理工作更加有效。

2.以電子文件管理為基礎

新時代背景下，在開展機關檔案信息化建設的過程中，電子文件檔案信息化是尤為重要的一部分，主要包括各種電子表格、影音資料等文件。因此，機關檔案信息化建設需要以電子文件管理為基礎全面優化。

3.實現檔案信息的安全同步

以往，機關單位在開展檔案管理時，大部分檔案信息不能第一時間共享，工作效率不高。在傳統的紙質檔案管理中，損壞和丟失的問題發生率較高，極大地影響了后期的檔案應用。現階段，人們對機關單位檔案信息化的安全問題重視較高。為進一步提高信息管理的安全性、有效性，要求檔案管理人員合理優化技術，并將檔案信息工作、機關部門工作聯系起來。同時，機關單位還應努力實現檔案信息的安全同步，即將檔案信息共享于各個部門的同時，安全性較高，最大化地控制檔案丟失、損壞的問題。

三、機關檔案信息化建設策略

1.健全檔案工作機制，完善管理制度

建立健全檔案管理工作機制與制度，可以讓各部門切實做好本職工作，構建有機的運行機制，從而形成協調參與檔案工作的格局。綜合檔案室的職能在于收集、保管本單位的所有檔案資料，并提供給各部門各種數據，根據規定將檔案工作移交給上級檔案館。為了有序開展檔案信息化建設，各機關事業單位應加大綜合檔案室的建設力度。機關事業單位應明確檔案管理工作量，與工作的實際需要相結合，配備工作人員。在各科室中配備兼職或專職檔案工作人員，負責收集和整理檔案材料。除此之外，機關事業單位應構建完善的檔案管理制度，讓相關人員充分認識到自身的工作職責。現階段，檔案信息化事業發展速度日益加快，部分機關單位在開展檔案管理工作中仍存在諸多問題，如信息技術缺乏可操作性、工作職責模糊、檔案制度不完善等。因此，當前急需對各種管理機制予以構建和完善。在開展工作的過程中，可以借助檔案統計制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案保管制度、檔案歸檔立卷制度、檔案數字化管理制度等，構建各種具有可操作性和實用性的規章制度，確保檔案管理各項工作的規范性。

2.迅速構建和創新檔案信息數據庫建設

在信息化時代背景下，機關單位更應注重積極構建信息管理系統。數據信息的處理主要是立足于數據庫展開的。構建數據庫，不僅可以為檔案信息的整理工作、檔案模塊的分類設置提供方便，還可以運用設置權限加密管理重要信息，第一時間補充有效信息，檔案管理人員可以以機關單位人員的變動為基礎，展開動態化管理，保證檔案完整性和真實性。同時，還能為工作人員提供幫助，讓其能夠迅速查找、提取信息，設置身份管理功能，以便于信息使用人員能夠在線瀏覽。并且，檔案管理人員要確保可以第一時間開展更新工作，確保數據庫信息的時效性，嚴格把控管理流程，以免不法分子盜竊網絡信息。為了促使信息化檔案管理要求順利實現，機關單位的檔案管理部門可以加大和單位部門、紀律監察部門以及勞動部門等的合作力度，統一開發和管理單位內部檔案。

3.落實檔案文件電子化創建與管理工作

首先，合理規劃、創建檔案管理電子系統。在檔案信息化建設中，最重要的一個步驟就是對檔案管理電子系統做出設計、規劃，廣大檔案管理人員必須以相應的技術規范為基礎，在固定的時間檢測電子化檔案系統。同時，基于目前機關行政管理的專業性開展設計工作，確保檔案信息化建設得以順利開展，有效提升檔案人員管理、操作檔案系統的水平，以便于在今后的工作中能夠熟練管理、檢索和利用檔案，促使檔案信息管理目的與功能順利實現。

其次，規范電子文件歸檔管理流程。在登記電子文件方面，要實施“一條龍”式的出入檔記錄。即嚴格按照《電子文件歸檔與管理規范》的相關要求完成對各類資料的整理、鑒定、接收與移交，規范、標準地處理電子文件。為保證電子文件的安全，應通過多種加密方式開展管理工作，包括文件、設備設施和網絡等，詳細記錄檔案的查閱和瀏覽記錄，最大限度地規避各類問題出現在檔案信息化建設過程中。

最后，以“雙軌制”來管理檔案。所謂檔案信息化并不就是將紙質檔案完全摒棄，而是將“無紙化辦公，有紙化歸檔”有效落實。在檔案管理中應秉承此原則，使用傳統方法開展資料歸檔工作，借助“雙軌制”模式管理電子信息。通過把傳統檔案管理與現代檔案管理充分聯系起來，增強檔案信息的包容性，最大化地發揮數字檔案和紙質檔案的優勢。

4.不斷加大基礎設施的建設力度

在機關檔案信息化建設中，基礎設備設施硬件建設工作是尤為關鍵的一環，也是開展信息化建設的重要保障。在機關工作中需要由專業的機構或相關部門負責管理電子文件資源，既要具有備份、遷移、檢測和存儲電子文件的技術能力和基礎設備設施以及完整歸檔保管等條件，還必須不斷加大技術創新力度，提高電子檔案信息管理領域中的各種應用和系統技術建設水平。還要與時俱進，與新時代社會的現實需求相貼合，在機關辦公自動化系統中納入信息化檔案管理系統，才能為順利開展檔案信息化建設工作提供保障。與此同時，還要不斷加大對檔案資源建設的優化和豐富力度，積極借助各種途徑和渠道收集檔案信息資源，從資源上支持檔案信息化建設，是基礎設備設施建設必不可少的一部分。堅持優化和加強基礎設施建設是新形勢下對機關檔案信息化工作的客觀要求，也是為機關辦公和檔案工作自動化、信息化同步發展提供保障。

5．加強檔案信息化安全管控

現階段，信息技術發展速度日益加快，社會各行各業紛紛開展了信息化建設，雖然促進了單位工作質量與效率的提升，但隨之也引發了諸多安全問題，對單位信息數據的安全造成了極大威脅。機關單位內部檔案資源較為私密，和國家發展戰略與方針以及政策息息相關，若是信息被泄露，后果不堪設想。對此，機關單位必須重視檔案管理信息化的安全，建立健全網絡安全體系，采用現代化安全防范手段，確保檔案信息的安全性。具體而言，要想防止不法分子盜用單位內部電子檔案的信息，應積極優化現有防火墻，不斷加強現代化加密監控技術，確保電子檔案信息資料更加安全。同時，機關單位還應立足于實際情況構建安全體系。第一，確保硬件設備設施的安全性，盡量排除檔案管理信息化發展路線、設備設施和環境等方面存在的安全隱患，按時開展全面維護與排查工作，保證其他因素不會影響檔案信息化管理體系中的各項數據信息；第二，做好網絡安全保護，在固定的時間全面掃描檔案信息化管理體系中的檔案資源，防止單位重要信息被病毒、黑客盜取，確保機關單位檔案信息化管理建設更加安全和可靠。

6.增強機關檔案管理人員信息化意識和能力

要想將機關檔案信息化建設工作真正落到實處，一定要提升檔案管理人員的信息化意識，增強其工作能力。機關檔案管理人員不能找任何理由拒絕接受檔案信息技術培訓，而應該根據相關要求，竭盡全力學習相關業務知識，以符合機關檔案信息化建設的要求。首先，機關單位可積極引入專業技術人員，并在技術方面為其提供科學指導，幫助檔案管理人員掌握相關工作技能，以便能夠及時解決檔案信息化設備設施出現的問題；其次，在學習培訓過程中，應將重點放在備份、掃描以及檔案信息錄入等技能上，確保檔案信息化建設工作有序開展；最后，通過培訓增強檔案管理人員的信息化管理能力，使之能夠高效工作，讓機關檔案信息資源得到充分利用，最大程度體現檔案信息資源的社會服務效能。

四、結語

總而言之，計算機網絡技術取得了迅猛發展，在此形勢下，機關檔案管理工作面臨著良好的發展機遇，但從現階段的實際情況展開分析可知，仍有一些機關單位并未重視檔案管理信息化建設，還有一些機關事業單位未配備充足的人才、資金與軟件，加大了檔案管理信息化建設難度。今后，機關單位可以借助健全檔案工作機制、完善管理制度、迅速構建和創新檔案信息數據庫建設、落實檔案文件電子化創建與管理工作、不斷加大基礎設施的建設力度、加強檔案信息化安全管控以及增強機關檔案管理人員信息化意識和能力等措施，促進機關檔案管理信息化建設水平的提高，在高效利用檔案資源的基礎上，減輕檔案管理人員的工作壓力，為落實機關單位各項決策提供保障。

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作者單位：中共陜西省委黨校（陜西行政學院）

作者簡介：張萍（1976—），女，漢族，陜西寶雞人，在職研究生，館員，研究方向：檔案管理。