云內控背景下中小企業經營收支管理內控信息化建設探索

陳秋紅

【摘要】云內控模式是一種通過網絡系統有效地實施內控信息化建設的應用模式。在內部控制信息化環境下，中小企業想要更好地提升財務管理能力，必須要針對經營收支管理活動和財務活動的各方面實施精細化管理。文章以中小企業為例，從職能建設、績效考核、業務能力、信息技術等方面分析了中小企業內部控制信息化的建設限制，發現中小企業云內控模式下內部控制信息化應用中的問題，并提出相應的改進對策。以期幫助更多的中小企業建立完善的云內控信息化模式，并為中小企業全面發展提供良好的內部環境。

【關鍵詞】云內控；中小企業；內部控制信息化

【中圖分類號】F275

引言

目前中國的整體經濟形勢并不樂觀。雖然近期經濟仍呈增長趨勢，但增長率一直比較緩慢。在這種情況下，同一行業企業之間的競爭愈演愈烈。目前，隨著經濟全球化和市場經濟的進一步發展，中國市場環境的競爭日益激烈，中小企業在經營過程中面臨的風險也隨之出現，尤其是缺乏內部控制，導致企業面臨金融風險或巨大損失甚至瀕臨破產。傳統的內部控制與新的經濟環境是脫節的，要求中小企業在內部控制過程中不斷改進和創新。在當前中小企業經營過程中，各種不確定因素造成的實際收入與預期收入存在較大偏差，加重了中小企業的財務風險。因此，可以通過不同層次的內部控制來細化財務風險，從而為提高中小企業的質量和效率提供了可能性。

一、中小企業加強收支管理內控信息化建設的必要性

內控信息化建設可以從信息技術領域擴展到管理領域，促進中小企業資源的高效綜合管理。它不僅可以優化中小企業的管理流程，還可以降低成本，簡化冗余的組織結構，幫助中小企業創造更大的價值。目前，云內控經營管理的關鍵要素主要是根據中小企業經營的實際情況，解決中小企業經營和發展中的矛盾，促進中小企業的可持續發展和良性循環。

二、云內控背景下中小企業實施內控信息化建設存在的問題

（一）企業組織架構存在職責不清現象

目前，很多中小企業缺乏對內控內容的重視，表現在日常工作方面，沒有對云內控模式下的財務人員進行內控的培訓，財務人員對內部控制存在認識偏差，導致了實施內部控制的困難。云內控模式中，財務人員發揮了重要作用，特別是當前中小企業的內部控制沒有建立獨立的組織結構，單純依托于財務人員和管理人員，在內控過程中，如果沒有預算管理、預算執行等部門協同的情況下，中小企業難以建立完善的內控環境。沒有明確的設置云內控中心應該具備的組織結構，包括：經營控制部門、財務服務部門、財務管理部以及科技部。從上述中小企業云內控中心的建設中可以看出：對經營管理、財務信息收集和處理、分析企業財務狀況以及提供財務咨詢服務、財務管理系統研發這四個方面均存在欠缺，沒有對其進行明確的組織結構劃分，造成了財務服務共享中心的重點單一化。

（二）內控信息化系統中缺乏財務分析模型

中小企業在運用了生產管理模塊后，對成本計算停留在標準成本管理上，許多產品產生的費用歸集到一起統一分配，因此中小企業的云內控信息化系統不能實現精確計算各環節費用，由于成本信息整合不精準，影響中小企業管理層決策。云內控模式下的經濟業務發生變化，需重新識別風險控制節點，制定風險應急預案，建立風險建模以及風險預警機制。但在實際內部控制過程中，中小企業沒有建立相應的風險評估模型，只是根據現金流、投入產出、損益分析、財務預算進行風險評估，主要關注財務數據，忽略了中小企業的戰略和管理內容，難以保證風險評估工作的科學性和準確性。由于外部市場競爭壓力較大，中小企業利用外部融資來維持業務活動，造成流動負債大幅增加，自身營運風險加劇。這些情況的發生，都是過度追求財務數據的體現。

（三）內控信息化系統中缺乏績效考核的配合

目前，中小企業將精力放在提升自身的服務質量上，忽視了對于財務數據化人才的績效考核，造成中小企業內部缺乏具有高素質財務數據管理能力的人才。由于人工智能在中小企業財務管理中的應用時間較短，財務人員受傳統工作習慣的影響，短期不能對人工智能財務系統與設備進行熟練操作。部分財務人員認為，人工智能在財務系統中的應用削弱了自身的權利，缺乏積極應用人工智能的動力。財務人員在進行財務數據處理過程中，依然沿用傳統方式，不能將人工智能有效、靈活地應用到財務處理工作中去，對人工智能與財務數據的有效融合產生一定影響。而中小企業的財務人員，對于財務軟件人工智能的依賴度高，影響自身對財務業務的判斷能力的提升，使自身財務分析能力下降，對中小企業人工智能與財務數據的融合也產生了不利的影響。因此，智能化時代，中小企業人工智能在財務數據間的融合過程，存在數據處理能力不足的情況，同時兩者的融合也提高對財務人員技能及設備的操作要求。從考核的范圍分析，考核的維度并不全面，缺乏對運營流程和客戶指標的內容權衡，導致了中小企業的考核體系合理性和科學性降低。同時，從個人層面分析，個人財務績效考核需要從全局的角度進行彈性考核。但是當前個人績效考核主要集中在財務指標層面上，這種情況不僅很難對員工進行綜合考核，甚至還會導致員工產生不滿情緒。

（四）經營收支管理層面的信息共享性差

很多中小企業要想更好地將云內控應用于財務管理的轉型，必須依靠信息技術。從應付賬款視角來看，采購渠道上應付賬款增加，雖然占用的是上游資本和供應商資金，但應付賬款作為流動負債，其增加將擴大財務風險，這主要是因為云內控系統中，應付賬款的金額變動及明細沒有及時反饋。說明中小企業的內部信息共享狀況相對較差，不能滿足云內控的需要。因此，云內控并不能真正幫助中小企業更好地實現財務管理轉型。這對中小企業的綜合管理能力的提高也會產生不利的影響。此外，中小企業在實施云內控的過程中沒有將經營收支管理的業務數據與財務數據完全貫徹共享業務。由于財務數據是基于業務活動數據，但許多數據并沒有充分反映在中小企業的財務信息平臺上，在經營過程中業務信息不能及時傳遞到中小企業的財務系統，會影響信息處理效果。

三、云內控的內控信息化模式在中小企業財務工作的實施策略

（一）推進組織結構完善，實施責任追究制度

中小企業應積極推進組織結構完善，實施責任制。中小企業以財務云內控制度下的內部控制信息化實施目標為重點，對中小企業組織結構實施改進，中小企業可以為實現內部控制信息化目標所需要涉及的類別、模式，來設立相應的預算管理委員會，由中小企業總經理領導，財務部門和業務部門領導配合。通過組織結構的完善，確保內部控制信息化體系的功能效果真正發揮作用，從而為云內控工作提供有效的支持。中小企業應優化企業內部組織結構，主要是指對各個崗位設置進行調整，在建立云內控體系的同時，將其作為基礎，結合員工的發展需求進行考慮，對共享中心的功能進行完善，加入管理職能，強化實施責任制，提高內部控制管理水平。

（二）完善內控信息系統，引入財務分析模型

為保證中小企業的財務機器人可以正常有序地運轉，財務人員應當在財務機器人信息系統中建立操作跟蹤記錄數據庫，并相應制定應用解決方案，對業務操作流程進行細節優化，為中小企業拓寬金融機器人的應用場景。此外，數據庫的追蹤與記錄還應結合財務機器人系統的運行情況，確保自動化安全持續運行，加強完善異常問題處理機制，保證數字化財務的順利轉型。例如通過云內控服務中心應用人工智能時，中小企業應充分評估人工智能對業務流程帶來的潛在風險，重點關注財務機器人與人工操作的流程節點，進一步完善自動化流程管理制度。通過完善風險預警機制，提高中小企業自身的風險防范能力和風險控制能力，可以讓中小企業管理者實時關注內控實施情況，根據風險評估水平，在中小企業運營過程中調整內部控制、戰略部署，確保公司在短時間內提高風險響應能力。

（三）強化內控信息系統，完善績效考核制度

將財務數據分析、財務專業技能和信息工具應用等內容與現行財務人員考核指標相結合，設置定量與定性雙重指標，并列入對企業財務人員的考核范圍，與相應的獎勵辦法相結合，采用績效考核的方式，促進財務人員轉型的積極性。在日常工作中，中小企業還要通過績效考核鼓勵財務人員積極學習更廣泛的財務知識，從管理會計的角度深入了解財務數據，把管理思維融入財務管理工作中，實現中小企業財務管理綜合能力的提升。加強績效考核、優化考核指標體系，從而提高員工工作積極性，重視績效評價反饋機制的完善，通過績效反饋機制，及時分析績效考核中存在的問題，深度剖析問題產生的原因，制定應對策略，解決云內控服務中心運作過程中考核問題。并通過績效考核與內部控制的整合，積極實施員工激勵政策，特別是在云內控模式下對內部控制過程做出積極貢獻的員工，通過員工晉升及相關激勵政策不斷完善內部控制的發展。

（四）保障內控信息系統，搭建統一云內控平臺

為保障云內控平臺充分應用于中小企業運營收支管理，結合云內控系統架構層次的模塊特點和收支管理系統的功能，繪制出中小企業經營收支管理云內控系統架構（如圖1所示）。

中小企業經營收支管理云內控系統架構中的基礎層主要是通過將收支管理內控制度嵌入云內控系統，為使用者提供了詳細的操作指南，使內部控制工作在云內控系統中更加規范和可靠。云內控系統進一步升級了收支業務流程，整個流程越來越趨向于網絡化、規范化和可視化。使用者可結合本企業管理制度和經營收支業務的特點，自定義設置業務流程，同時可設置風險預警，對業務流程中的各個關鍵環節進行風險提示。如員工借款可以限制報銷期限、個人報銷、中小企業支付必須鏈接合同支付計劃等，都可以通過在線和透明的過程實現。中小企業運營收支管理云內控系統是在財務云平臺的基礎上進行嵌入式開發而建設，兩個平臺實質上同屬一個云端。使用者在沒有安裝專用服務器的系統中同樣可以進行操作，使用者可以在任何終端登錄到云內控系統中進行完成，從而提升內控工作效率。業務層根據單位財務管理和內部控制的需要，針對收支業務模塊的特點，云內控系統向收支管理各系統配置相應的內控功能，系統之間能夠實時傳輸和共享數據，實現業務活動整個過程的內部控制。例如，云內控收支管理系統按照收入歸口管理、票據保管規范制度等要求，針對中小企業中收入的不同類型進行劃分管理，對款項資金進行分析并統一監管。對電子發票、定額票據進行登記把關，防止票據重復報銷風險，防止大額定額票據出現連號現象。而控管層則打破傳統的內控信息化思維，在權限管理、規范控制的基礎上加入了數據查詢、風險提示、統計分析等功能，提升了內控的有效性和科學性。管控層系統支持各種方法進行數據的綜合查詢。使用者可以根據不同的權限查詢企業經營收支業務方面的數據，例如，個人差旅費用、借款還款等。統計分析功能中可以將系統中產生的各類收支數據進行多維統計分析，結合各類評價指標，從不同維度進行對比分析，分析數據自動生成形象圖，如柱狀圖、折線圖等，起到輔助單位領導管理決策的作用。中小企業經營收支管理云內控系統架構管控層中的風險預警設置，可以對流程中存在的未完成事項和風險的控制節點進行提示風險，同時可以配合短信和APP進行推送提醒，防止因企業人員疏于內控風險，事項處理不及時而使內控效果下降。

四、結論

對于中小企業而言，云內控體系下內部控制信息化的運營管理難度較大。這主要是因為中小企業在發展的過程中面臨的發展環境會越來越復雜，并且行業之間的競爭嚴峻性會逐漸加劇，這種情況下，想要進一步完善云內控體系的相關內容，還需要從內部和外部兩個方面入手，才能因地制宜、實事求是，尋求最佳的途徑促進中小企業云內控體系下內部控制信息化的運營管理能力的提升。本文以中小企業為基本研究對象，分析當前中小企業云內控體系下內部控制信息化的運營管理中存在的問題，針對這些問題提出了優化的策略，對于中小企業云內控體系下內部控制信息化的運營管理提供借鑒。

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責編：吳迪