推動施工企業會議效率的策略與方法

摘要：本文旨在探討如何推動施工企業會議效率的策略與方法。會議效率對企業運營至關重要，然而，施工企業在會議過程中普遍存在諸多問題，如會議時間過長、會議目的不明確、參會人員準備不足以及信息傳遞不暢等。為提高會議效率，本文提出了一系列策略與方法，包括明確會議目標、合理安排會議時間和參與人員、利用科技手段以及加強會前準備與會后跟蹤。此外，文章還展望了未來施工企業會議效率提升的趨勢，包括信息技術的應用、遠程會議的發展和組織文化建設。通過實施這些策略與方法，施工企業可以更高效地組織和進行會議，提升決策和協作能力，從而推動企業的可持續發展。

關鍵詞：施工企業；會議效率；策略；方法

引言

會議是施工企業管理和決策的重要環節，它承載著信息傳遞、決策制定和團隊協作的功能。然而，許多施工企業經常陷入會議效率低下的困境，導致時間和資源的浪費，影響了企業的運營和競爭力。因此，如何提高施工企業的會議效率成為了一個緊迫的問題。本文旨在深入探討推動施工企業會議效率的策略與方法，以應對當前存在的問題。通過本文的研究，有望為施工企業提供更加高效的會議環境，推動企業決策的快速實施，從而在競爭激烈的市場中脫穎而出，實現可持續發展。

一、會議效率對企業運營的影響

會議效率對企業運營具有重要影響。首先，高效會議有助于及時決策和問題解決，減少了決策滯后導致的機會成本，特別是在施工企業這種需要快速響應市場變化和工程問題的環境中。其次，有效的會議可以提高溝通和信息共享，有助于團隊協作，減少了信息不對稱帶來的風險。它還有助于資源的有效分配和時間的合理利用，從而提高了生產效率和成本控制。再次，高效的會議有助于員工參與感和士氣的提升，因為他們感到自己的時間得到了尊重，能夠為決策和解決問題做出貢獻。最后，通過精心策劃和執行高效會議，企業可以樹立良好的管理和組織形象，吸引更多的人才和投資，進一步促進了可持續發展［1］。因此，會議效率不僅是企業運營的一項關鍵因素，還可以直接影響企業的競爭力和長期成功。

二、施工企業會議現狀與問題分析

（一）會議時間過長

施工企業的會議常常因時間過長而引發問題。這種現象可能是由于冗長的討論、不明確的議程、缺乏時間管理以及缺乏議程控制等原因造成的。長時間的會議會占用項目相關人員寶貴的工作時間，可能導致工程進度的延誤，影響工作效率，并且可能降低與會者的專注度和參與度。

（二）會議目的不明確

在施工企業中，會議的目的經常沒有明確定義或者定義模糊不清。這種情況可能導致與會者不清楚會議的預期結果和議題，讓會議變得混亂、不集中、無效甚至毫無價值。缺乏明確的會議目的也可能導致決策制定的困難，因為沒有共識的議程或目標。

（三）參會人員準備不足

在施工企業的會議中，有些與會者可能出席會議時沒有做足夠的準備。這可能包括未提前閱讀相關文件、未準備好需要的信息或材料，以及未對會議議題進行思考或準備問題。這種情況可能導致會議的效率下降，因為討論變得不充分或無法達成決策。

（四）信息傳遞不暢

信息傳遞不暢是施工企業會議中的另一個常見問題。這可能是由于信息傳遞渠道不合適、信息傳遞時間不及時或信息傳遞方式不清晰等原因引起的。信息傳遞不暢可能導致誤解、信息缺失、不準確的決策以及項目問題的出現［2］。

三、提高會議效率的策略與方法

（一）明確會議目標

1.制定會議議程

制定會議議程是確保會議高效進行的基礎性工作。會議議程是一份詳盡的

計劃，其包括了會議的開始和結束時間、每個議題的詳細說明、每個議題的討論時間分配、負責主持會議的人員、所需的會議材料以及與會者名單等。這些細致的安排有助于引導會議的進行，確保每個議題都得到適度的關注和深入討論。此外，明確的議程還能夠有效減少會議偏離主題和無謂的討論，從而提高會議的效率。通過制定清晰的議程，會議組織者能夠在會議開始之前提前規劃和組織會議的流程。這有助于確保會議的高效性，每個議題按計劃順序進行，與會者不會在會議中感到混亂或不知所措。議程還能夠在會議結束后作為會議紀要的基礎，用于回顧和跟蹤會議的討論和決策。

2.確定會議主題和目標

明確定義會議的主題和目標是確保會議成功的關鍵因素。主題代表了會議的核心議題，應該具體、明確且與企業的重要議題相關。目標則應當是可量化和可測量的，以便在會議結束后能夠評估會議的成果。這兩者的明確定義對于會議的成功至關重要。通過明確的主題和目標，會議組織者可以為與會者提供明確的方向和目標，確保會議的討論不偏離軌道。這有助于提高討論的效率，避免與會者在無關議題上浪費時間。同時，目標的設定也有助于評估會議的成功程度，確定是否達到了預期的成果。在施工企業中，這可能意味著確保會議主題涵蓋了項目進展、安全管理、質量控制等關鍵領域，同時目標可能包括制

定具體的工程決策、解決現場問題或提高工程質量，這將有助于確保會議的高效和實際價值［3］。

（二）合理安排會議時間和參與人員

1.避免非必要的會議

在施工企業的日常運營中，會議被視為資源密集型活動，因此必須謹慎安排，以最大程度地充分利用寶貴的時間和資源。避免召開非必要的會議成為提高會議效率的關鍵一步。非必要的會議可能導致資源的浪費、工作流程的中斷，以及與會者的不滿。在決定召開會議之前，必須進行仔細的評估，考慮是否可以通過其他更有效的方式，如電子郵件、項目管理工具或小組討論來解決問題。此外，定期審查已安排的會議日程表是非常重要的，以識別和消除冗余或不必要的會議。這可以確保會議的數量和頻率得到合理控制，減輕員工的工作負擔，從而提高工作效率。

2.確保與會人員是決策相關者

為了提高會議效率，必須確保與會人員都是與會議主題和目標相關的決策相關者。決策相關者是能夠對會議議題做出決策或為決策提供重要信息的人員。邀請不相關的人員參加會議可能會導致會議的混亂和不必要的討論，降低了決策的效率。在施工企業中，決策相關者可能包括項目經理、工程師、質量控制專員等與工程項目相關的關鍵人員。通過明確確定與會人員的角色和職責，可以確保會議的參與者都能夠有效地為會議目標的實現做出貢獻，從而提高了決策質量和會議效率。這確保了會議的重點始終保持在與項目和業務相關的議題上，減少了不相關的討論，提高了決策的速度和質量［4］。這種精心策劃的會議參與者選擇有助于確保與會者的時間和資源得到最佳利用，從而推動施工企業的運營和項目成功。

（三）利用科技手段

1.采用視頻會議

視頻會議是一項重要的遠程會議技術，通過互聯網連接與會者，使他們能夠以視覺和聲音的方式進行實時溝通。在施工企業中，視頻會議具有廣泛的應用價值。首先，它允許分布在不同地理位置的項目團隊成員或相關方進行高效的溝通，減少了因地理距離而導致的時間和成本浪費。其次，視頻會議提供了多種功能，如屏幕共享和虛擬白板，支持工程圖紙的共享和實時標注，有助于項目討論和決策制定。此外，視頻會議記錄了會議的實時討論，為后續跟蹤和總結提供了便利。通過采用視頻會議技術，施工企業可以實現全球范圍內的協作，無需員工頻繁出差，從而節省了時間和旅行成本。這有助于提高項目的執行效率，加速決策的制定，并促進團隊之間的密切合作。

2.利用會議軟件進行信息共享

會議軟件是一種強大的工具，用于會議管理和信息共享。這些軟件通常包括會議議程的制定、材料的上傳、在線投票、討論記錄、行動項跟蹤等功能。在施工企業中，會議軟件具有多方面的應用。首先，它們可以用于提前分享會議議程和相關材料，使與會者能夠提前準備并深入了解議題。其次，會議軟件能夠記錄會議的討論和決策，確保會后的反饋和行動項得到有效跟蹤和執行。最后，這些軟件還提供了即時通信和通知功能，使與會者能夠在會議前后進行實時溝通，提高了信息共享的效率。通過利用會議軟件，施工企業可以更好地組織和管理會議，確保每個議題都得到妥善處理，并跟蹤決策的實施情況。這有助于提高會議效率，減少了會議中的信息傳遞時間，促進了決策的快速制定［5］。

（四）加強會前準備與會后跟蹤

1.提前發送會議材料

在施工企業中，提前發送會議材料是確保會議高效進行的關鍵步驟之一。會前準備包括收集、準備和分發與會議議題相關的文件、數據、報告和其他材料。這些材料應在會議之前足夠的時間內發送給與會者，以便他們有充分的時間閱讀和準備。提前發送會議材料，與會者可以提前研究材料，理解議題和問題，準備有針對性的問題和討論，減少了會議中的信息傳遞時間，使會議更加緊湊和高效，幫助確保與會者在會議中更深入地參與，提出有建設性的意見和建議，增加了會議的信息共享和透明度，確保所有與會者都具備相同的信息基礎。

2.會后總結與反饋

會后總結與反饋是確保會議效率和決策質量的重要環節。會議結束后，應迅速編制會議紀要，其中包括會議的主要議題、討論要點、決策結果、行動項和責任人等信息。這些紀要應及時分發給與會者，以便他們能夠清晰地了解會議的結果和下一步的行動計劃。會后反饋也包括與會者對會議的評估和反饋。通過收集與會者的意見和建議，可以不斷改進會議的組織和執行，提高下次會議的效率。此外，需要建立機制來跟蹤和執行會議中確定的行動項，確保決策得以實施。

四、對施工企業未來會議效率提升的展望

（一）信息技術的應用

未來，施工企業將更廣泛地應用信息技術來提升會議效率。這包括更先進的會議管理軟件、虛擬協作工具、大數據分析以及人工智能等技術的應用。信息技術將幫助企業更好地管理和優化會議流程，包括議程制定、與會者通知、材料共享、在線投票、實時翻譯、自動記錄和決策支持。例如，AI可以自動識別會議中的關鍵信息，生成摘要和決策建議，從而加速決策過程。虛擬現實和增強現實技術還可以支持遠程會議和虛擬工程項目審查，提高效率和互動性。

（二）遠程會議的發展

未來，遠程會議將成為施工企業提高效率的核心方式之一。隨著通信技術的不斷進步，遠程會議的質量和可靠性將大幅提升。高速互聯網連接、5G網絡和云計算將支持更高質量的視頻和音頻通信，使遠程會議更加流暢和清晰。虛擬會議室和云協作工具將改善遠程團隊之間的協作體驗，促進實時文檔共享和協同編輯。遠程會議還將減少員工的出差需求，降低了時間和成本開支，有助于提高項目的執行效率。

（三）組織文化建設

未來，施工企業將重視組織文化建設，以支持會議效率的提升。積極的會議文化將鼓勵員工參與和貢獻，增加會議的生產力。組織可以培養一種文化，鼓勵員工提出問題、分享見解和接受反饋。同時，時間管理和資源管理將成為文化的一部分，員工將學會尊重彼此的時間，避免不必要的會議和討論。領導層的示范和支持將對文化建設起到關鍵作用，他們應該展示出高效的會議管理和積極的會議參與。

五、結束語

本文探討了施工企業提高會議效率的策略與方法，從明確會議目標、合理安排會議時間和參與人員、利用科技手段、加強會前準備與會后跟蹤等方面進行了詳細論述。提高會議效率對于施工企業的運營和項目管理至關重要。有效的會議管理可以減少時間浪費、促進信息共享、提高決策效率，從而提高企業的績效和競爭力。未來，隨著信息技術的不斷發展、遠程會議的普及和組織文化的建設，施工企業有望進一步提高會議效率。信息技術的應用將帶來更智能化的會議管理，遠程會議的發展將加強協作和降低成本，而積極的組織文化將鼓勵員工更積極地參與會議和貢獻意見。

參考文獻：

［1］Olga Ezzheva. 如何使用人工智能提升在線會議 在虛擬活動中，人工智能可以通過四種方式提高工作效率和簡化協作［J］. 中國會展（中國會議），2023（06）：76.

［2］陳華，施院生. 會議上“云端” 權利不“掉線”［N］. 工人日報，2022-08-10（002）.

［3］劉寧寧，劉敏，苗吉軍，等. 基于信息論的施工會議效率提升策略［J］. 青島理工大學學報，2022，43（03）：10-16.

［4］李旭瑛. B企業會議項目管理研究［D］.南京郵電大學，2021.

［5］劉寧寧. 提高施工計劃會議有效性［D］.青島理工大學，2021.

作者簡介：賈茹，女，1987年6月生，漢族，貴州遵義人，本科，政工師，研究方向：行政管理。