人工智能視角下開放教育學籍檔案的創(chuàng)新性管理利用分析

蔣周凌，劉淑嶸，葉菲菲

（廣西開放大學 廣西 南寧 530021）

學籍檔案具有較強的憑據(jù)性和權威性，對于學生學歷認證、學業(yè)深造、社會就業(yè)有著巨大作用，也是高校檔案館（室）重點管理的檔案資源類型。近年來，隨著《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等政策規(guī)章制度的出臺，教育行業(yè)的檔案工作逐漸被社會公眾所重視。這就需要相關責任部門轉變思想觀念、順應時代潮流、創(chuàng)新工作模式，充分利用現(xiàn)代科學技術的優(yōu)勢，將信息化、自動化、智能化作為新時代改革的基礎，確保學籍檔案管理工作取得新成效，實現(xiàn)新改變，進而為廣大學子提供優(yōu)質服務。

1 人工智能視角下開放教育學籍檔案的特征和創(chuàng)新性管理優(yōu)勢

學生學籍檔案信息復雜多樣，分布廣泛。隨著現(xiàn)代教育水平的提升以及學生人數(shù)的遞增，傳統(tǒng)紙質文件管理、人工查詢利用的模式已無法適應時代發(fā)展的需求。新時代，通過人工智能、大數(shù)據(jù)等技術，使學籍檔案管理工作告別紙質文件，對學生信息實現(xiàn)快速集成、數(shù)字化在線管理、傳遞與共享，既減輕了管理人員的負擔，也提高了學籍檔案管理的服務質量。

1.1 開放教育學籍檔案的特征

一是復雜性和保密性，學生學籍檔案涵蓋個人基本信息、社會關系、獎懲情況，隨著智慧校園的普及，學生專業(yè)名稱、一卡通信息、銀行卡賬號密碼等結構化和非結構化信息也添加至學籍中，對外界而言大多都是絕密、不對外公布的信息，一定程度上加大了學籍檔案的管理難度。二是來源廣泛且數(shù)量巨大，學籍檔案信息在人員上來源于學生本人、任課老師、班主任、后勤保障人員，在地點上來源于餐廳、圖書館、學院等，是對學生在校期間日常生活和學習生活的全方位記錄，一旦出現(xiàn)偏差，就可能影響全局。隨著我國教育普及力度增大，高校擴招，學生學籍檔案數(shù)量呈幾何級增長，加重了學校檔案管理工作的負擔。三是變動性大且利用率高，對于學籍檔案，學生在報考院校、外出工作、檔案審定等人生各個階段都用得到，且學籍狀態(tài)有可能因轉學、休學、受處分、處分取消而變動，為此在檔案管理過程中要保證時效性，做到動態(tài)更新，才能夠保證精確化反映學生個人的具體情況[1]。

1.2 學籍檔案創(chuàng)新性管理的優(yōu)勢

一是順應時代潮流，隨著信息化的發(fā)展與科技進步，將學籍檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術融合，促進傳統(tǒng)管理模式優(yōu)化、轉型升級。二是提升管理效果，隨著學籍檔案數(shù)量的增多與內容逐漸復雜，傳統(tǒng)管理模式已無法對其進行高效管理，通過構建學籍檔案數(shù)字化管理平臺，可將海量的檔案信息資源集中存放，也可通過系統(tǒng)功能根據(jù)不同學生、不同專業(yè)、不同需求等指標實現(xiàn)精細化分類，降低高校檔案管理成本。利用計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)接口等手段，實現(xiàn)學籍檔案信息內部共建共享，使管理方式更加多元化，提供更快捷便利的檔案信息服務，管理效果更加高效[2]。

2 學籍檔案創(chuàng)新性管理利用存在的問題

2.1 檔案重視程度有待提升

長期以來，大多院校存在“重教育、輕檔案”的管理思想，領導者及檔案管理員認為，學籍檔案是學生個人資料的簡單收集與整理，對學校未來發(fā)展與效益無關，其對檔案的責任意識不夠，只停留在保存階段，在實際工作中易出現(xiàn)采集不完整、分類不規(guī)范、管理不準確等問題，對學籍檔案審查不嚴密，使學生的個人信息不健全、不完善、不清晰。同時存在信息化意識不夠的問題，很少有學校做到將學籍檔案管理工作與信息技術有效融合，尚未意識到新時代技術手段為檔案管理工作帶來的優(yōu)勢，在整體規(guī)劃、任務實施等方面使學籍檔案管理信息化建設進程難以推進。

2.2 管理利用體系不夠健全

學籍檔案的高效管理是一項極為重要的工作，對于學生未來的人生走向和學校未來的發(fā)展有著較大的作用及價值，這就對各個學校實現(xiàn)檔案規(guī)范化、科學化管理提出了更高的要求。但實際上各院校嚴重缺乏學籍檔案制度體系建設，僅是引用國家政策，未考慮其針對性與實用性，大多是在宏觀角度對學生資料的收集、歸檔流程進行寬泛規(guī)定，對檔案整理、存放、利用、共享等具體工作細節(jié)閉口不提，沒有針對現(xiàn)實工作中存在的問題進行制度標準上的查漏補缺，使得相關工作無章可循。

2.3 管理人員業(yè)務能力欠缺

一是在業(yè)務素質方面，學籍檔案管理人員長期受傳統(tǒng)管理模式影響，其創(chuàng)新能力較低，缺乏鉆研和自我學習的能力，難以在短時間內接受并熟練應用信息技術，無法緊跟時代發(fā)展形勢，難以實現(xiàn)學籍檔案管理的科學化、信息化。二是工作責任心方面，部分管理人員責任意識不夠，使命感不強，加之學校日常監(jiān)管不夠，在實際工作中敷衍了事、推諉扯皮，造成學生學籍檔案收集不齊全、管理不規(guī)范、應用不深入，對檔案的管理造成了不利影響。

2.4 新興技術的利用亟待加強

檔案的信息化建設動態(tài)性、持續(xù)性較強，并不是一勞永逸的工作，尤其隨著近年來各類院校學科發(fā)展和招生規(guī)模的不斷擴大，學籍檔案館（室）藏量爆發(fā)式增長，更是需要不斷優(yōu)化、升級、改造信息化工作。但是目前大多院校尚未實現(xiàn)信息化管理利用模式的轉變，主要是管理設備落后，學校高層信息化管理的積極性不高，沒有劃撥專項資金升級信息化管理系統(tǒng)平臺功能及計算機終端等硬件設備，沒有構建順暢的網(wǎng)絡系統(tǒng)，尚未合理運用現(xiàn)有資源，人工智能、區(qū)塊鏈等技術與實際工作貼合度不夠，信息數(shù)據(jù)缺乏及時共享，利用服務水平?jīng)]有借助技術優(yōu)勢得以提升，嚴重阻礙了學籍檔案信息化管理工作的進程。

3 人工智能視角下開放教育學籍檔案創(chuàng)新性管理的優(yōu)化策略

3.1 提升檔案意識，增強使命責任

紙質檔案管理的局限性及滯后性，嚴重影響了學籍檔案的完整性和管理的有效性，所以學籍檔案信息化建設是未來發(fā)展的大勢所趨。提升學籍檔案管理質量，思維意識是第一位。為此，學校領導者及管理人員要充分認識到檔案工作的重要性，樹立“管好檔案、服務好學生”的服務意識，以“守土有責、守土負責、守土盡責”的使命感，高標準、嚴要求完成好學籍檔案管理的每一項流程，切實保障學籍檔案全面反映學生個人的完整信息。同時要牢固樹立信息化轉型思維，搶抓時代優(yōu)勢及機遇，將更多的關注度放在流程優(yōu)化、模式升級、技術應用等相關工作上，定期前往先進地區(qū)院校及科技企業(yè)，在行業(yè)內外多視角、多層級、多渠道調研檔案信息化工作，結合自身發(fā)展實際取長補短，篩選針對性較強的工作手段及先進經(jīng)驗應用到本校學籍檔案管理中，從而給予學生更為全面、精準的檔案服務[3]。

3.2 構建組織體系，完善管理制度

一是要落實檔案工作主體責任，將學籍檔案的管理利用納入學校年度工作計劃及任務，明確工作職責，細化工作措施，安排專門業(yè)務科室負責具體工作，要求相關負責同志積極參與學籍檔案管理及信息化轉型工作的規(guī)劃、方案制訂、制度設立和組織落實等各項任務，在工作開展過程中，領導者與管理者要上下聯(lián)動、協(xié)同發(fā)力，化解一個個新挑戰(zhàn)，破解一個個新難題，確保一件一件任務抓落實，一項一項指標促提升，積極履職盡責，強化責任落實，確保各項工作落到實處。二是加強檔案管理制度建設，堅持“掛圖作戰(zhàn)”，定期開展檔案工作專題會議，研究學習國家與當?shù)仡C布的檔案管理制度條例，進而完成對學籍檔案的征集、整合、分類、存放、利用、共享等流程配套設置合理的規(guī)章制度，并定期對制度中的細化內容進行調整、優(yōu)化，構建完善的學籍檔案數(shù)字化管理制度體系，做到職責明確，操作性強，提高落實質效。

3.3 引進優(yōu)秀人才，擴大培訓力度

隨著學籍檔案管理重要性的提升與檔案管理系統(tǒng)平臺功能的日益豐富，檔案資源整理開發(fā)利用成為當代“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的主要任務，新時代的檔案管理人員要樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，深度挖掘檔案價值，不斷提升個人本領，進而更好地為學生服務。一是學校要定期不定期開展檔案業(yè)務培訓，幫助管理人員實現(xiàn)信息化理論知識的增長，遵循標準化、智能化、自動化管理原則，逐漸將其從傳統(tǒng)管理模式中解脫出來，同時要根據(jù)崗位責任分配情況，全面優(yōu)化人員配置，推動干部年輕化，在對外招聘中側重于既懂得檔案管理業(yè)務，又對軟硬件設備使用嫻熟的復合型人才。二是開展職業(yè)道德培訓，幫助學籍檔案管理人員提升服務意識、責任意識、安全意識，通過完善考核制度與人力資源評估體系，定期對學籍檔案管理工作進行日常調度、抽查監(jiān)督，提升對檔案管理人員的約束力，推動各項工作規(guī)劃、規(guī)章制度的落實，確保獎懲分明，調動其工作積極性及創(chuàng)造力，進一步完善標準化管理的工作環(huán)境，形成良性循環(huán)。

3.4 轉變管理模式，拓寬利用范圍

一是各學校要明確檔案信息化管理的重要性，全面落實國家及當?shù)仃P于建設數(shù)字檔案館（室）的要求，進一步加強信息化基礎設施建設，借助有關政策積極向上級部門申請學籍檔案信息化建設專項資金，進而為后期軟硬件設備、安全設備、計算機終端的采購提供良好的財政保障。二是在系統(tǒng)平臺建設過程中根據(jù)自身工作需求，加大人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、機器學習等技術與檔案管理工作的融合度，進而提升學籍檔案的對外服務水平。例如：利用人工智能中深度神經(jīng)網(wǎng)絡技術以及語義分析技術，篩選學籍檔案中有價值的信息，將多余無效數(shù)據(jù)剔出，進行深度數(shù)據(jù)清洗，進而提升學籍檔案的存儲質量；將人工智能技術與云計算技術相結合，將交叉關聯(lián)的檔案資料在智能化手段的整理下實現(xiàn)快速歸類合并，大幅降低管理人員的工作量，優(yōu)化檔案分類效果，從而提升學籍檔案管理的精細度；利用人工智能中的知識圖譜技術、自動識別技術和代理Agent 等技術，自動關聯(lián)匹配教務、財務、圖書館等系統(tǒng)的所有信息，并提供最精準、最具個性化的檢索推薦方案，為學生查詢利用個人信息提供便利，也充分發(fā)揮學籍檔案的價值[4]；利用人工智能中的生物信息識別技術、虹膜識別技術以及人臉識別技術，構建多模態(tài)安全防護機制，提升學籍檔案存儲的安全性。

4 結語

綜上所述，各類高校在人工智能視角下，應進一步樹立檔案意識及信息化意識，健全智慧化、標準化、規(guī)范化管理體系，全面優(yōu)化干部隊伍結構，在大數(shù)據(jù)、云計算、計算機網(wǎng)絡的配合下，將人工智能技術引進各環(huán)節(jié)工作流程，將新時代管理環(huán)境發(fā)展的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，進而為學籍檔案創(chuàng)新性管理利用水平的提升奠定堅實基礎。