探析信息化時代殘聯會計檔案工作的創新

摘要：隨著我國全面進入信息化時代，信息技術為各行業帶來了全新的發展與變革。殘聯的會計檔案工作在信息技術輔助下也發生了全新的改變，力求實現會計檔案管理信息化轉型。但在實際信息化轉型過程中仍舊存在著不足，需充分進行會計檔案工作的創新，方能構建現代化的殘聯會計檔案管理體系，推動殘疾人事業的高質量發展。本文將基于信息化時代背景，對殘聯會計檔案工作進行深入研究，闡述當前殘聯會計檔案工作的新變化，并結合其發展現狀，進行創新舉措的研究。

關鍵詞：信息化時代；殘聯；會計檔案；信息技術

DOI：10.12433/zgkjtz.20243525

會計檔案管理主要是對會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算資料和證據進行管理，為組織機構節約運營成本，保證各項活動經費的規范化使用。因此，作為重要的財務工作內容，要不斷加強殘聯會計檔案工作的創新，建立完善有效的會計檔案管理制度，并強化會計檔案信息化管理機制，進一步提升殘聯的會計檔案管理水平和效率，幫助殘聯會計檔案資料的高效利用，發揮檔案數據的共享價值。

一、信息化時代殘聯會計檔案工作的轉變

（一）全面應用電子發票

電子發票作為信息化時代的產物，已經憑借其統一發放的編碼形式，在全國范圍內形成了推廣。因此，針對新時期的殘聯會計檔案管理工作，可與稅務機關電子發票平臺形成對接，讓稅務局根據單位的實際情況分配發票號段，殘聯能夠具備隨時開具電子發票的資格，并形成對電子發票的系統自動化存儲，促進我國電子發票的普及和應用。例如，漳州市殘疾人康復教育中心在進行信息化轉型過程中，已經逐漸用電子發票取代了紙質發票，可通過網絡遠程提供電子發票憑證，有效消除了紙質發票應用中易丟失、缺乏便捷性等方面的不足。同時，電子發票的應用能夠增加會計管理中票據管理的便捷性，極大地降低財務任務的工作量，實現實時入賬，是有效響應新時期下科學發展觀的重要佐證。

（二）紙質檔案資料電子化

隨著我國新《會計檔案管理辦法》的出臺，對會計檔案進行了全新的定義，即單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。由此看出現階段電子會計檔案已經成為會計檔案的主要存儲方式，強調了電子會計檔案的重要性。殘聯以往的會計檔案多受到傳統工作條件約束，以紙質檔案的形成存在，不僅具有風化、損耗的存放風險，還會隨著檔案數據的增加，逐漸加大存放和管理難度，造成大量資源的浪費。而信息化時代形成的電子會計檔案，能夠借助信息技術，對紙質檔案進行電子化轉變，不僅可以實現無紙化綠色辦公，還能夠對會計檔案信息進行全生命周期的管理，從分類、關聯、保存、查閱等方面，保證會計檔案工作的高效性，切實提升會計檔案資料管理水平。

（三）信息化會計檔案系統

信息時代背景下會計檔案管理工作需進行信息化變革，并逐漸加強信息技術在會計管理中的應用。筆者單位建立的信息化會計檔案管理系統，功能優勢能夠全面顛覆傳統的會計檔案管理模式，可充分滿足現階段殘聯會計檔案管理的現實需求。其中，系統的電算化能夠有效拓展會計檔案的存儲范圍，形成對會計檔案信息更加全面化的管理。系統中提供的各項智能化功能，如數據采集、資料查詢、多終端服務等，均可幫助會計檔案工作提升管理效率，并借助人工智能及大數據技術的應用，讓會計檔案系統在預決算、經濟分析、效益評估等方面展現前所未有的應用效果。另外，系統針對會計檔案中的各種數據核對資料，能夠形成自動化的糾錯，幫助相關人員更加精準地開展會計檔案管理[1]。

二、信息化時代會計檔案工作的不足

（一）會計檔案管理信息化水平有待提升

針對現階段的會計檔案管理信息化，能夠切實提升檔案管理質量和效率，更好地為殘聯提供財務會計檔案管理服務。但結合會計檔案工作中的現狀，可發現各地區的會計檔案信息化程度存在著會計檔案管理信息化水平不均衡的情況。部分單位對于會計檔案管理信息化缺乏認知，未能認識到其重要性，慣于沿用傳統的管理方法開展會計檔案工作。還有部分地區未能建立專門的制度機制保證會計檔案管理的信息化建設，導致基礎設施建設不足，軟件缺乏更新，難以真正彰顯電子會計檔案的優點。

（二）電子會計檔案信息建設缺乏系統性

信息化背景下，不斷加強對會計檔案的信息化建設，能夠為會計檔案工作提供更加標準化、規范化、具體化的管理效果，建立信息化會計檔案管理系統，并提供電子檢索的服務功能，提高單位的辦事效率。然而對比全國范圍內電子會計檔案工作情況，可發現部分單位的會計檔案缺乏頂層設計，未能形成統一的會計檔案標準，各單位的會計檔案各自為政，未能設立統一的格式和標準，導致與其他機構合作或資源共享過程中，難以發揮會計檔案的價值。

（三）會計檔案管理人員綜合素質不足

在會計檔案工作信息化轉型過程中，需要相關人員合理運用信息化手段進行科學的管控，進一步提升會計檔案的利用效率，亦可避免會計檔案的丟失。但實際工作中，部分人員的工作水平有待提升，主要體現為缺乏與時俱進的工作創新性，對于會計檔案的信息化建設能力不足，相關人員只具備專業知識，但未能掌握信息化技術，導致會計檔案管理信息化受阻。還有部分人員缺乏主動進行信息化轉型的意識，仍舊在工作中沿用傳統的管理手段，嚴重影響會計檔案管理效率。另外，在轉型的過程中，勢必會造成部分管理人員配置及工作職能上的變化，這也讓部分會計檔案管理人員存在抵觸情緒。

（四）缺乏會計檔案管理制度及安全防護

新時期進行的會計檔案工作，需根據國家的法律法規及社會需求進行管理信息化轉型，過程中需制定相對完備的會計檔案工作管理制度，促進單位會計檔案工作的順利開展。但部分單位未能結合自身的實際情況，進行系統化、差異化的會計檔案信息化管理制度體系建設，且設定的管理制度缺乏科學、合理的依據，極大地影響著會計檔案工作的有序開展。另外，部分單位的會計檔案信息還缺乏安全性。信息化時代的開放性網絡環境，增加了會計檔案信息化建設中的安全風險，加之部分管理人員缺乏數據收集、儲存和整理過程中的安全防護意識，將留下不同程度的安全隱患，影響會計檔案工作的順利開展。其中，由于某些單位會計檔案資料的特殊性和保密性，會成為黑客或病毒攻擊的對象；計算機系統故障或斷電事故等突發事件，亦會引發安全問題，造成會計檔案數據的丟失。

三、信息時代殘聯會計檔案工作的創新舉措

（一）加強會計檔案工作的信息化程度

殘聯會計檔案工作的創新，需不斷提升會計檔案管理的信息化水平，全面提高殘聯的會計檔案工作信息化程度。其中，要形成自上而下的信息化管理理念，讓殘聯的管理者和全體職工都能認識到會計檔案管理信息化建設的重要性和必要性，并結合現階段殘聯會計檔案工作的實際需求，進行信息化建設。可制定會計檔案信息化建設機制，保證殘聯會計檔案工作的信息化轉型與推進。機制中要包含內控制度的建設，借助定人定崗、權責一致的設計，保證會計檔案管理工作的順利開展。同時，要組織其他相關部門，輔助會計檔案工作信息化的開展，并在實際應用中及時地發現和反饋問題。另外，殘聯還要加大對會計檔案信息化建設的投入，加強財力和人力的投入，切實保障會計檔案系統的先進性，并增強相關儀器設備的投入和引進，為會計檔案管理信息化建設提供有效助力[2]。

此外，機制建設要保證殘聯會計檔案管理理念的創新性，用以加強會計檔案工作的信息化程度。一方面，殘聯的會計檔案管理理念要發生本質上的轉變，由于以往的會計檔案多重視保管而輕視開發，現階段的管理要保證檔案資料的保管和開發利用同等重要，充分挖掘殘聯會計檔案信息的價值，讓其在各種決策中充分發揮作用；另一方面，殘聯會計檔案管理要充分借助信息技術的優勢特點，形成簡便化、簡約化的轉變。要保證會計檔案資料能夠滿足現階段工作的實際需求，實現會計檔案的現代化開發利用。同時，要保證會計檔案管理的開放性，增強會計檔案信息共享。

（二）規范會計檔案信息化管理流程

新時代信息技術的不斷成熟化發展，為殘聯的會計檔案工作提供了較大的發展機遇。殘聯要積極地開展會計檔案的信息化轉型，并利用信息技術進行管理創新，進一步提升會計檔案管理信息化水平。其中，要規范會計檔案信息化管理流程，將其作為現階段的創新工作要點，更好地滿足會計檔案管理訴求。具體的流程規范要點如下：

一是根據殘聯會計檔案特征，完善會計檔案信息收集規范，要保證檔案信息收集的完整性和準確性，并設立相對明確的收集范圍及步驟，利用會計檔案管理系統，進行會計檔案數據的收集，便于后續會計檔案資料數據的利用。

二是設定規范化的會計檔案信息化管理工作內容，要針對會計檔案各工作環節進行細致設定，并注重細節的管控。確保各工作流程均按照規范化的制度要求，保證工作的有序進行[3]。

三是要設定明確的殘聯會計檔案資料的格式，針對會計檔案中的會計業務原始憑證、會計記賬、會計賬簿、會計報表等資料，要進行電子化的保存，便于后續進行綜合性的對比和分析，發揮出會計檔案的實用性價值。

（三）提高會計檔案信息化管理安全性

信息化時代，殘聯需將會計檔案管理信息化建設的安全性作為重點，切實避免信息化建設中存在的各種安全問題，充分發揮會計檔案信息化的優勢作用。其中，提高會計檔案信息化管理安全性的舉措如下：

一是加強對計算機網絡安全及信息化轉型建設安全的重視，由于現階段網絡環境相對開放，在各種信息技術的運用中，常會造成一系列不必要的資料安全問題。若缺乏對會計檔案管理信息化中安全性的重視，將極有可能造成殘聯會計檔案數據信息的泄露或丟失，嚴重影響工作的順利開展，或造成殘聯財產或名譽上的損失。因此，要保證殘聯對會計檔案管理信息化的重視，確保會計檔案資料數據的完整性。

二是積極引入先進的保障措施，保證殘聯會計檔案的安全。計算機設備是會計檔案的主要載體，需提升計算機硬件設備的性能，并優化計算機的軟件系統，進行有效的更新和升級，方能為會計檔案管理信息化提供良好的系統環境，杜絕各種系統安全風險的產生。為增加殘聯會計檔案管理的保密性，可對設備進行多層加密，提升存儲設備的安全等級，并對殘聯內部系統設備進行訪問權限設置，避免造成會計檔案信息安全問題。

三是要加強會計檔案管理工作環境的管理，保證會計檔案服務器存放在溫濕適宜、干凈整潔的環境中，避免環境對會計檔案設備產生不良影響。要著重加強對會計檔案的儲存和備份，可采用磁盤備份和云備份的雙重備份方式，避免由于設備問題造成檔案數據遺失。

四是要建立良好的安全工作意識，嚴格落實殘聯制定的會計檔案信息安全管理相關條例，并保證人員操作的規范性和合規性，避免出現由于人為因素引發的安全問題。

五是加強對殘聯內部計算機系統的病毒查殺工作。可在結構組織內部計算機上進行防火墻和殺毒軟件的安裝，切實提升會計檔案系統訪問、查閱、存儲等設備的安全性，避免病毒或木馬等對會計檔案信息的盜取或篡改[4]。

（四）提升會計檔案工作人員的綜合素質

信息時代殘聯的會計檔案工作需要進行信息化轉型，需不斷提升會計檔案工作人員的綜合素質，讓其能夠利用信息技術，提升會計檔案工作效率，強化檔案管理質量，構建高質量的會計檔案管理體系。其中，對會計檔案工作人員的管理要求如下：

一是全面加強會計檔案人員的信息化認知。讓其能夠了解現階段殘聯會計檔案的需求，并能夠積極地響應國家關于《會計檔案管理辦法》中的相關規范要求，進行針對性的創新管理。

二是要加強工作人員的思想建設，對人員進行思政教育引導，全面開展參觀學習和警示教育等，有效提升會計檔案工作人員的職業素養，讓其能夠在會計檔案管理崗位上盡職盡責、廉潔奉公。

三是加強工作人員的信息技能培訓。讓其能夠具備專業化的從業水平，學習和掌握與時俱進的信息化技能。例如，可開展電算化、會計信息化、財務知識等方面的專業知識培養，強化會計檔案及財務數據等方面知識掌握的同時，還能夠提升其信息技術水平，在實際工作中科學的使用信息技術，熟練地運用會計檔案管理系統[5]。

四是為企業不斷引進高質量的復合型人才，使其能夠運用自身專業技能，推動會計檔案信息化建設。

四、結語

綜上所述，新時代背景下殘聯會計檔案工作創新，要依賴于會計檔案信息化管理系統的建立，用以提升現階段的會計檔案工作效率和質量。要充分借助信息技術進行會計檔案轉型，轉換會計檔案工作模式，發揮會計檔案的最大效能。其中，要不斷加強信息化機制的建設，加強人才的培育和引進，規范電子會計檔案的管理流程，提升會計檔案的安全性，進一步推動殘聯會計檔案現代化發展進程。

參考文獻：

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[4]皮曉宇.新時期事業單位會計檔案管理現狀與改進探討[J].齊魯珠壇，2023（02）：9-11.

[5]段衛.事業單位會計檔案管理信息化及發展趨勢研究[J].蘭臺內外，2022（21）：51-53.

（作者單位：漳州市殘疾人康復教育中心 ）