融媒信息檔案的集中管理與共享利用研究

摘要：依托現(xiàn)代媒介技術(shù)，構(gòu)建符合融媒信息化發(fā)展的檔案信息資源管理系統(tǒng)，是適應(yīng)融媒體發(fā)展實(shí)際和檔案管理工作的需要。融媒信息檔案的集中管理和共享利用有助于不同領(lǐng)域、不同行業(yè)間傳播信息與知識，推動知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為政府、行業(yè)、個人等提供智力支持，為歷史研究提供可靠的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。文章對融媒信息檔案的集中管理與共享利用展開研究，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前融媒信息檔案管理面臨法律法規(guī)及政策引領(lǐng)不夠、檔案管理工作觀念落后等問題。研究認(rèn)為，加強(qiáng)融媒信息檔案集中管理，核心在于建立集中統(tǒng)一的管理體制與規(guī)范制度；關(guān)鍵在于加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提升人員專業(yè)素質(zhì)；前提在于推動檔案管理信息化建設(shè)，提升管理效率。只有多措并舉，才能取得事半功倍的效果。

關(guān)鍵詞：融媒信息檔案；集中管理；共享利用；重要性；特征；對策

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-8883（2024）01-0116-03

融媒信息檔案，是通過各種媒體資源，將信息進(jìn)行分類、歸檔、儲存和管理的一種綜合信息庫，其中包括各種形式的信息，如文字、圖片、音頻、視頻等，旨在提供全面、準(zhǔn)確、及時的信息服務(wù)。

在媒體行業(yè)中，融媒信息檔案是一種不可或缺的檔案資源，記載著新聞事業(yè)歷史變遷，承載著文化發(fā)展的使命任務(wù)。融媒體時代，檔案管理部門及從業(yè)人員必須順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)驅(qū)動融媒信息檔案的集中管理和共享利用[1]。

一、融媒信息檔案的特點(diǎn)

融媒信息檔案具有很強(qiáng)的嚴(yán)謹(jǐn)性、客觀性和真實(shí)性，對歷史文化傳承和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展具有重要的研究價值及實(shí)用價值[2]。

（一）歷史研究價值

融媒信息檔案真實(shí)、客觀地記錄了媒體的各項(xiàng)工作。而媒體報道所產(chǎn)生的文字、圖像、聲像資料等，記錄了人類歷史活動中的各種經(jīng)驗(yàn)和事件，直接反映了國內(nèi)國際發(fā)展形勢及經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展進(jìn)程。在信息技術(shù)的加持下建立融媒信息檔案，能夠打破時間和空間的限制，使跨部門、跨地區(qū)合作成為可能。

融媒信息檔案是歷史發(fā)展的客觀憑證，是人類文明的寶貴財(cái)富。通過建立融媒信息檔案，可以更好地了解歷史事件，為歷史研究提供可靠的現(xiàn)實(shí)依據(jù)[3]。

（二）高效性

融媒體時代，通過整合多種媒體資源，實(shí)現(xiàn)了媒體行業(yè)內(nèi)部資源共享。一方面，利用融媒體技術(shù)，能在短時間內(nèi)收集并整合大量信息，高效歸類檔案與成果轉(zhuǎn)化利用；另一方面，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，融媒信息檔案所占空間小，不用擔(dān)心蟲蛀、潮濕，查閱方便、快速，能很大程度節(jié)省人力、物力。

（三）可持續(xù)性

融媒體時代，只有創(chuàng)新檔案管理方式，才能更好地挖掘、整合和利用媒體資源。依托數(shù)字化手段，能夠長期保存檔案信息，避免因時間推移而造成信息丟失或損壞；能夠?qū)崿F(xiàn)信息的實(shí)時補(bǔ)充與更新，使檔案信息不斷完善，保證信息的準(zhǔn)確性和完整性；能夠確保檔案信息的安全性和穩(wěn)定性，避免因意外情況而造成信息損失。

（四）教育性

融媒信息檔案具有教育屬性，可以多種形式為人們提供多元化的學(xué)習(xí)資源和研究成果，不僅能增強(qiáng)人們的學(xué)習(xí)興趣，還能更好地幫助其學(xué)習(xí)和記憶。

完善的融媒信息檔案管理體制不僅便于在需要調(diào)用時快捷查詢，而且便于進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和成果轉(zhuǎn)化利用，讓人們可以隨時隨地獲取所需信息和資源，從而促進(jìn)自主學(xué)習(xí)。

二、融媒信息檔案的集中管理

（一）融媒信息檔案管理形式

實(shí)現(xiàn)融媒信息檔案共享管理的信息化、電子化，不僅能滿足時代變革的需要，還能滿足人們對檔案共享利用的多元化發(fā)展需求[4]。

融媒信息檔案管理的形式分紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種，兩者互為補(bǔ)充，共同組成全面、準(zhǔn)確的檔案記錄。目前，大多數(shù)行業(yè)選擇兩種形式兼用[5]。

紙質(zhì)檔案包括報紙、雜志、期刊等新聞出版物，文件、通知、信函、調(diào)研報告等文書材料，照片、圖表等圖像材料，書籍、報告、論文等文獻(xiàn)材料，以及廣告、宣傳冊、錄音帶等其他紙質(zhì)材料。紙質(zhì)檔案以紙張為載體記錄信息，不易被修改或篡改，在傳輸中不易被黑客攻擊，具有很好的穩(wěn)定性、安全性、保密性、可追溯性。電子檔案除把紙質(zhì)檔案以電子形式存檔外，還包括文本、圖片、音頻、視頻、動畫、數(shù)據(jù)等文件。電子檔案管理一般借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，將各種形式的融媒信息檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并實(shí)現(xiàn)檔案的存儲、管理、檢索、備份、共享等一體化管理，具有直觀性、靈活性、實(shí)時性、互動性、共享性和專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)。

（二）融媒信息檔案管理面臨的問題

由于電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，融媒信息檔案在采集、存儲、管理等各個環(huán)節(jié)面臨諸多挑戰(zhàn)[6]。

1.法律法規(guī)及政策引領(lǐng)不夠。檔案信息服務(wù)涉及檔案信息收集與轉(zhuǎn)化、信息存儲與釋放等多重因素。目前，融媒信息檔案在分層組織及實(shí)施維護(hù)檔案信息服務(wù)安全性、規(guī)范性等問題上缺乏統(tǒng)一管理與協(xié)調(diào)，對檔案信息服務(wù)面臨的問題沒有明確的解決方案，對豐富檔案信息服務(wù)數(shù)據(jù)庫內(nèi)容、拓寬檔案信息服務(wù)領(lǐng)域缺乏統(tǒng)籌與規(guī)劃，對強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺等方面的法律法規(guī)制度保障不健全[7]。

2.管理水平參差不齊。部分媒體單位對信息檔案管理不夠重視，對改進(jìn)檔案管理工作的觀念落后，同時缺乏對檔案管理的長期規(guī)劃，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案管理力度小，管理部門職責(zé)不明晰，管理人員少，專業(yè)化水平較低等，導(dǎo)致檔案管理效率低下、安全性不足、檔案管理不規(guī)范等問題。即便檔案管理部門和管理人員已經(jīng)意識到數(shù)據(jù)電子化的重要性，但在實(shí)踐操作和轉(zhuǎn)型過程中，仍難以將理念付諸行動，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全方位革新。并且，由于部門人員固定、企業(yè)管理系統(tǒng)滯后，使得檔案管理實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級更為困難。

3.檔案資料開發(fā)利用存在一定難度。目前，一些融媒信息檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏對檔案信息進(jìn)行深度挖掘、分析、利用的能力和方法，無法充分發(fā)揮融媒信息檔案的價值。

一是對融媒信息檔案的利用程度不足。建立融媒信息檔案是為了更好地服務(wù)新聞的采、編、校、發(fā)，但有些單位沒有專人管理儲存，或者是只保存不利用，沒有與實(shí)際工作相結(jié)合，導(dǎo)致信息檔案資料分散，許多有價值的檔案信息沒有被充分挖掘和利用。二是融媒信息檔案開發(fā)利用的標(biāo)準(zhǔn)化程度低。不同部門之間的信息共享和整合程度低，導(dǎo)致信息冗余和重復(fù)。并且，由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不同部門的信息系統(tǒng)難以兼容，這給信息查詢和使用帶來不便。

4.設(shè)施設(shè)備條件薄弱，技術(shù)支撐不足。由于經(jīng)費(fèi)投入不足等原因，融媒信息檔案管理信息化建設(shè)不足。具體表現(xiàn)為，缺少專業(yè)儲存設(shè)備和專業(yè)管理人才，人才沒有平臺或機(jī)會提升自身專業(yè)技能，導(dǎo)致對融媒信息檔案管理系統(tǒng)不熟悉。設(shè)施設(shè)備條件薄弱，技術(shù)支撐不足，制約了檔案利用效率的提升，影響了檔案發(fā)揮應(yīng)有的功能價值。

（三）加強(qiáng)融媒信息檔案集中管理的路徑

融媒信息檔案集中管理，是將不同媒體形式的信息檔案統(tǒng)一管理并進(jìn)行分類整理的過程。通過集中管理，可以更好地保護(hù)和保存這些信息檔案，減少信息丟失和損壞的風(fēng)險，同時可以提高檢索和利用效率，便于人們查找所需信息，避免資源浪費(fèi)。

1.建立集中統(tǒng)一的管理體制與規(guī)范制度。媒體單位應(yīng)充分認(rèn)識到融媒信息檔案集中管理的重要性，從全局出發(fā)，統(tǒng)籌推進(jìn)，齊抓共管。最首要的是，要結(jié)合本單位實(shí)際，建立一套集中統(tǒng)一的管理體制與制度規(guī)范，明確各級管理人員的職責(zé)，細(xì)化各項(xiàng)管理任務(wù)，建立工作臺賬，確保各類信息檔案的收集、分類、歸檔、整理、保管和利用都符合規(guī)范。同時，要完善和落實(shí)相關(guān)管理制度，明確檔案管理的各個環(huán)節(jié)和程序。此外，還要建立健全監(jiān)督機(jī)制，把融媒信息檔案管理工作納入個人年度績效考核，明晰工作責(zé)任，明確工作任務(wù)，強(qiáng)化督促檢查，對工作滯后、問題突出的員工開展督查問責(zé)，全力推進(jìn)融媒信息檔案管理工作落地見效[8]。

2.加強(qiáng)人才管理培訓(xùn)，提高專業(yè)人員管理水平。信息檔案管理工作是媒體單位重要的工作內(nèi)容，具有重要的價值和意義。媒體單位及從業(yè)人員需不斷更新管理理念、創(chuàng)新管理思路、優(yōu)化管理方法、節(jié)約管理成本，以提高信息檔案管理工作水平。媒體單位需加強(qiáng)對從業(yè)人員的管理和專業(yè)技能培訓(xùn)，多開展專業(yè)講座，派員工外出學(xué)習(xí)，鼓勵員工參加管理業(yè)務(wù)相關(guān)比賽等，幫助其提升專業(yè)技能，從而提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。從業(yè)人員則需結(jié)合最新的管理制度和辦法，不斷學(xué)習(xí)并嘗試?yán)每茖W(xué)的、先進(jìn)的管理技術(shù)，更新管理理念并將之運(yùn)用于實(shí)際工作中。

3.配齊檔案管理專業(yè)設(shè)備，提高管理效率。融媒體信息檔案建設(shè)是未來檔案管理的發(fā)展趨勢，齊全的軟硬件設(shè)施設(shè)備可以提供有力支持。媒體單位應(yīng)及時添置SCSI硬盤陣列、固態(tài)硬盤存儲器、云存儲服務(wù)器等儲存設(shè)施設(shè)備，建立可靠性高的檔案級備份系統(tǒng)；運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，優(yōu)化檔案管理軟件；突破檔案管理系統(tǒng)和采編系統(tǒng)之間的技術(shù)壁壘，實(shí)現(xiàn)端口互通、信息資源共享，按時自動將檔案資料固化成卷，進(jìn)一步提高新媒體數(shù)字化檔案收集、整理、歸檔效率，如通過掃描、拍照等形式，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字檔案庫；利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，把各類信息分類、歸檔，建立一套完整的檔案檢索系統(tǒng)，系統(tǒng)包括手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索方式，提供關(guān)鍵詞或關(guān)鍵信息等，以提高檔案的利用率和開發(fā)價值，提高檔案管理的智能化水平。

三、融媒信息檔案的共享利用

隨著信息化社會的不斷發(fā)展，融媒信息檔案逐漸成為不同部門、機(jī)構(gòu)共同使用和交流信息檔案的重要工具。融媒信息檔案的共享利用具有多重優(yōu)勢：通過信息共享，不同部門、機(jī)構(gòu)之間可以避免重復(fù)建設(shè)，減少資源浪費(fèi)，提高信息利用效率，促進(jìn)信息互通有無；有助于不同領(lǐng)域、不同行業(yè)之間傳播信息和知識，推動知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展；可以提升信息服務(wù)的質(zhì)量和水平，滿足社會各界對多元化、綜合性信息的需求；四是可以促進(jìn)部門或機(jī)構(gòu)之間的合作與交流。

但需注意的是，融媒信息檔案的開發(fā)利用在為檔案管理工作帶來全新機(jī)遇的同時，也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。在融媒信息檔案的共享利用中，可能會涉及個人隱私、商業(yè)機(jī)密、國家機(jī)密等信息，造成信息泄露和濫用。并且，融媒信息檔案中的圖片、音頻等存在大量的版權(quán)信息，使得版權(quán)信息得不到很好的保護(hù)。此外，融媒信息檔案共享利用需要依靠先進(jìn)的技術(shù)，如何保障技術(shù)的穩(wěn)定性和安全性，如何應(yīng)對不斷變化的技術(shù)環(huán)境，也是共享利用中亟須解決的問題。

開發(fā)利用融媒信息檔案資源，是檔案信息化建設(shè)中的戰(zhàn)略性步驟，也是信息化時代發(fā)展的必然選擇[9]。從技術(shù)層面看，亟須建立一個完整的信息共享管理系統(tǒng)，提高融媒信息檔案的共享效率和質(zhì)量[10]；需制定融媒信息檔案共享規(guī)定，包括共享計(jì)劃、共享實(shí)施、共享評估等環(huán)節(jié)，明確共享的范圍、方式、權(quán)限等，規(guī)范共享行為，確保共享的合法性和規(guī)范性。此外，從業(yè)人員需積極參與培訓(xùn)、交流活動，強(qiáng)化共享意識和專業(yè)技能，深刻認(rèn)識到融媒信息檔案共享的重要性，從而提高共享利用的效率和效果。

四、結(jié)語

融媒信息檔案的集中管理和共享利用對提高檔案管理工作效率和資源利用效率具有重要意義。在媒體深度融合發(fā)展的時代背景下，傳統(tǒng)的融媒信息檔案管理和利用已經(jīng)無法滿足新形勢新需求，改變勢在必行。加大專項(xiàng)資金投入、完善基礎(chǔ)設(shè)施、利用現(xiàn)代媒介技術(shù)、轉(zhuǎn)變管理理念、加強(qiáng)管理人員的管理水平等，可以更好地管理、開發(fā)、利用融媒信息檔案的價值，為政府、行業(yè)、個人等提供智力支持。

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作者簡介 蔡朝暉，副研究館員，研究方向：信息檔案的管理及運(yùn)用。