強化醫院檔案管理，提升檔案資源利用率的策略研究

張杰

摘 要：近年來，伴隨著我國醫療衛生體制的深化改革，社會對醫院檔案資源提出了更高的需求。要求醫院在日常管理過程中進一步強化檔案管理，更新檔案管理理念，推進檔案管理信息化建設，加快檔案管理隊伍建設，全面提升醫院檔案管理規范化、智能化、高效化水平。基于此，文章主要分析研究了強化醫院檔案管理、提升檔案資源利用率的策略，以供醫院檔案管理工作者參考借鑒。

關鍵詞：醫院檔案管理；檔案資源利用率；提升策略

中圖分類號：R197.32；G271 文獻標識碼：A

引言

醫院檔案不僅詳細記錄了醫院歷史發展進程，還是所有文獻資料的集合。醫院檔案資源涉及患者病案、職工檔案、技術檔案和醫學研究資料等多個領域。如果不重視檔案資源管理并科學、合理地加以利用，勢必會給醫院決策帶來不利影響，甚至給醫院及患者造成經濟損失。由此可見，在新時代背景下，醫院進一步做好檔案管理工作，強化檔案管理水平，提高檔案資源利用率是十分必要且關鍵的。這就要求醫院管理者及檔案管理人員主動探索一條切實可行的檔案管理路徑。

一、新時代背景下醫院檔案管理的新變化

1.管理內容多元化

醫院檔案管理涉及面非常廣，包含醫療檔案、人事檔案、行政檔案、財務會計檔案和藥械設備設施檔案等眾多門類，醫院檔案是醫院十分重要的資源，在醫療質控、科研教學、基建管理、設備管理、財務管理和醫院發展等各個方面都發揮著不可替代的歷史作用和法律憑證作用。當前，隨著醫療體制改革及醫院產業規模不斷拓展，醫院檔案的種類及數量呈現出多元化特點，檔案數量更多、產生更快、種類更豐富。因此，必須加強醫院檔案管理，才能更好地促進醫院發展和我國醫療衛生事業的進步，更好地滿足人們日益增長的醫療需求和衛生服務需求。

2.檔案管理工作規范化、信息化

近幾年來，我國科技領域在社會經濟飛速發展的支持下取得了顯著進步，互聯網技術、云計算技術、大數據技術和人工智能技術等日趨成熟，并被廣泛應用于社會生產生活的方方面面。基于這一全新的發展趨勢，醫院以往所使用的傳統檔案管理模式已經無法再發揮好應用價值，無法滿足醫院檔案管理工作的創新需求。在新時代背景下，醫院在患者健康管理、疾病預防、人力資源調配和質量監督等工作環節中都應用了現代化信息技術及設備軟件，形成了醫院電子檔案。此外，醫院還對現存的檔案管理技術推進合理改進工作，并制定了與之相適配的檔案管理制度，在極大程度上提高了醫院檔案管理的規范性與信息化程度。

3.檔案管理工作與醫院文化建設工作聯系更為緊密

第一，醫院所組織開展的文化建設工作需要參考醫院發展歷程等檔案資料。進一步做好醫院檔案管理工作可以優化醫院文化建設內容，并參照歷史檔案資料及最新的檔案資料同步推進醫院文化建設工作，在醫院內部形成良好的文化氛圍。可以在一定程度上提高醫務人員的工作責任感、歸屬感和使命感。

第二，醫院文化合理創新也與檔案管理工作有著密切關聯性。醫院發展到一定規模，醫院文化在醫院管理中發揮著重要的導向作用，醫院檔案資料轉化為宣傳推廣醫院文化的依據，能夠將醫院文化理念和良好作風滲透在醫院發展建設之中，確保醫院文化發揮最大化管理效用。

第三，醫院檔案管理工作可以為醫院文化建設提供更多優質的后備資源，還可以記錄和傳承醫院文化發展歷史。

二、制約醫院檔案利用率的因素分析

1.醫院管理者對于檔案管理的重視度不高

所謂正確的意識是實踐行動的科學指南。醫院要想在實際運營發展過程中不斷提高檔案利用效率，就應該對醫院檔案管理工作的必要性與重要性形成正確認識。但是，當前由于部分醫院受到了醫療體制改革及日趨激烈的醫療市場競爭影響，在日常經營管理工作中發展重點放在了醫療技術水平與服務質量提高方面，尚未充分認識到做好醫院檔案管理工作的必要性，在一定程度上降低了各部門、各項業務工作對于醫院檔案的利用率。

現階段，部分醫院管理者對于檔案存在認知誤區，片面地認為檔案管理工作無法為醫院帶來直接的經濟利益，因此，無須投入過多的人力、物力和財力，最終導致醫院檔案管理過程中出現檔案資料收集不及時、不全面和儲存管理不到位等問題，影響醫院檔案的利用率。此外，正是由于醫院管理者尚未形成正確的檔案管理與利用意識，部分醫院的檔案信息化建設進程緩慢，也會影響檔案管理人員的工作熱情，醫院檔案管理質量與效果無法得到保障。

2.檔案管理開發意識不充分

醫院在運營管理過程中開展檔案管理工作的主要目的是為了增加醫院的間接性經濟效益。因此，部分醫院在推進醫院檔案管理工作中更多關注各類檔案資料的收集、整理和保存環節，而不愿意開發檔案管理的基本應用。由此可見，檔案管理開發意識不充分也會影響醫院檔案的利用率。尤其是在信息時代背景下，雖然很多醫院都在檔案管理中引進了新技術、新設備，但多表現為將傳統檔案管理模式轉移到計算機上開展，并未及時組織開展檔案分類歸檔、資料整理與共享等活動，不僅降低了醫院檔案的利用率，還給醫院檔案管理工作順利開展帶來了不利影響。

3.醫院檔案管理缺少專業人員參與

現階段，多數醫院都將檔案管理工作劃分給各部門業務人員兼職，由于兼職人員未接受過檔案專業化教育與系統化實踐培訓，因此，整體專業素養較低。在醫院檔案管理工作中無法認清自身所承擔的工作職責，一旦發生突發問題也無法采取有效的應對措施，導致醫院檔案管理工作一直處于一種較為松懈的狀態，檔案利用率無法提高。除此之外，由于醫院與其他企事業單位在業務屬性、發展方向上存在明顯差異，如果檔案管理人員不夠專業勢必會降低醫院檔案管理水平與質量，無法為相關人員提供其所需的檔案資料，進而降低醫院檔案的利用率。

4.安全漏洞頻繁出現

為了進一步提高檔案管理效率與質量，當前多數醫院已經對內推進了檔案管理信息化建設工作，檔案網絡化管理雖然帶來了工作便利，但也為各種病毒、違法網絡攻擊行為創造了機會。一旦出現安全漏洞醫院無法及時利用技術修復或者無法定期更新后臺管理系統，勢必會導致檔案管理信息化平臺混亂，出現檔案信息被盜、損毀和隨意篡改等安全風險問題。部分有價值的醫學研究檔案被泄露，還會對醫院科研數據信息的真實性、我國醫療科技創新發展等帶來不利影響。基于此，醫院在加強檔案管理、提高檔案資源利用率過程中，應當做好檔案信息安全保障工作，為各類檔案資料發揮好應有價值提供基礎保障。

三、強化醫院檔案管理，提高檔案資源利用率的策略

1.增強醫院全員檔案管理意識

檔案管理工作是醫院綜合管理工作的重要組成部分，要想真正提高醫院檔案管理水平以及醫院檔案資源的利用率，需要對內做好科學化檔案管理意識宣傳推廣工作，以促使醫院各部門工作人員形成良好的檔案管理意識、創新意識等，進而為醫院檔案管理工作的順利開展與檔案資源的高效利用奠定良好的思想基礎。

醫院檔案管理人員是檔案管理工作的主要參與者。對此，醫院應該鼓勵檔案管理人員主動學習和參考典型事例的相關宣傳模式與手段，進而在實際工作中對醫院檔案管理的重要性開展宣傳推廣；第二，醫院管理者應該在日常管理工作中為檔案管理部門提供更多的政策與資金支持。結合醫院經濟水平、檔案管理工作創新需求等，及時引進各類現代化設備設施及信息軟件等。同時，還應該注重深化檔案管理人員的服務意識，提高醫院檔案管理水平以及檔案資源利用率。

2.開發檔案管理應用

伴隨著我國科技領域的創新進步，各類現代化信息技術被廣泛應用于社會各領域之中，給人們的實際生活帶來了諸多便利。基于此，各大醫院也應當順應信息時代發展趨勢，在檔案管理工作中加快信息化建設進程，從而提高醫院檔案管理效率與管理質量，推動醫院朝著智能化、信息化和現代化方向轉型升級。

第一，加強對醫院檔案管理的信息化建設力度。及時在檔案管理工作中引進信息管理系統、數字化信息設備設施，并發揮計算機、網絡技術的應用優勢，對檔案收集、整理、借閱和銷毀全過程加強監督；第二，借助信息技術來推進醫院檔案管理工作。可以快速對各類檔案資料編碼，相關人員可以在檔案管理信息化系統中利用關鍵詞檢索，提高檔案資源利用率；第三，在醫院檔案管理中引進信息化系統，打破傳統紙質檔案管理與利用模式。搭建患者身體健康信息共享平臺，并利用該平臺加強醫院與醫院、醫院與醫療機構之間的科研合作力度；第四，面向患者個人開放電子健康檔案，以便群眾在看病就醫過程中加強個人健康管理；第五，經濟條件允許的醫院還可以購置功能強大的數據處理系統，對檔案信息深度分析，從而為醫療業務、科研工作和醫院發展戰略制定等提供數據支持。

3.提升檔案管理人員的綜合素養

檔案管理人員的專業能力與綜合素養的高低直接影響著醫院檔案管理水平與檔案資源的利用率。基于此，醫院應該結合實際情況設置專門的檔案管理部門及管理崗位，并對檔案管理人員開展專業化培訓，以此確保醫院檔案管理工作順利開展。

第一，醫院檔案管理人員應該在檔案管理工作中投入更多精力，積極主動地適應醫院內部變革及外部環境變化等。加強對各類專業知識的學習，不斷豐富自身的知識結構，強化創新思維，最終轉變為適應新時代醫院檔案管理工作需求的復合型人才；第二，醫院應該結合整體發展規劃、檔案管理工作創新需求等，為在崗檔案管理人員制訂切實可行的年度學習計劃，分層次、分崗位、分對象地制定學習目標。同時，還可以派遣檔案管理人員進修學習，及時更新知識體系。醫院在開展年終考核過程中，除了應該考核檔案管理人員對理論知識的掌握度，還應注重考核其管理水平，提高醫院檔案資源的利用率。

4.貫徹落實保密工作，提高檔案利用安全性

醫院檔案的安全規范使用大致分為檔案資料所有權與共享權、檔案信息公開性與保密性幾個層面。基于此，醫院在組織開展檔案管理工作中應當處理好共享、公開與保密之間的關系，切實提升醫院檔案的安全性與完整性。

在發送機密文件過程中，醫院檔案管理人員應當仔細填寫檔案移交表格，并提交給上級領導簽字確認后方可推進檔案移交工作。在機密檔案查閱過程中，使用者需要特別注意檔案安全，事前向檔案管理部門提交查閱申請，并只能在自身查閱權限內查看相關資料。如果涉及機密文件，檔案管理部門可以在做好登記的情況下為使用者提供檔案副本，既可以避免檔案在借閱過程中出現損壞問題，還可以降低檔案丟失的風險。在機密檔案退回過程中，醫院檔案管理部門應當按照相關規定仔細檢查檔案是否存在被篡改、損毀問題。如果存在上述問題，應當及時通知研究人員檢查并將情況記錄下來。此外，醫院檔案管理過程中醫務人員需增強自身的安全意識和隱私意識，利用信息技術構建數據信息管理保護體系，規范檔案借閱與利用行為，保障醫院檔案的安全與完整。

5.制訂數據備份與災難恢復計劃

要想切實做好醫院檔案管理工作，提高各類檔案資源的利用率，還應當制訂數據備份與災難恢復計劃。在面對數據信息丟失、系統故障和自然災害等問題時，醫院仍然可以保障檔案資源完整，可以有效利用檔案。醫院檔案中所包含的數據信息，如患者病歷、檢查結果和治療計劃等對患者而言十分重要。一旦出現數據信息丟失或者無法正常使用的情況，將會影響治療效果，甚至威脅患者的生命安全。由此可見，醫院制訂數據備份與災害恢復計劃具有較強的現實意義。

第一，在制訂數據備份與災難恢復計劃過程中，醫院應當結合實際情況制定多層次的數據備份戰略。例如，本地計算機備份計劃與網盤備份計劃等，從而有效應對各類系統故障或者數據被泄露的風險；第二，醫院在開展檔案管理工作時還應該制訂災難恢復計劃，主要用于應對自然災害、電力故障和火災等災害情況。災難恢復計劃包含了數據信息快速恢復、設備設施替換和備份數據中心建設等，以便醫院在遭受突發災害后能夠快速恢復檔案信息。此外，醫院還應該定期組織災害演練，不斷檢驗災害恢復計劃的可行性與實效性，以此確保該計劃在實際工作中能夠順利實施。

四、結語

綜上所述，在醫院實際運營與發展過程中所產生的各類檔案資料不僅可以總結和歸納以往的工作信息，還可以為醫院決策工作、發展規劃制定工作等提供數據支持，對于推動醫院高質量升級轉型與可持續發展具有重要意義。基于此，為了進一步提高醫院檔案管理水平以及檔案資源利用率，醫院需要在全面掌握新時代檔案管理新變化及影響檔案資源利用率各類因素的基礎上，及時采取針對性措施對檔案管理模式改革優化，真正提高醫院檔案管理的水平。

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（作者單位：煙臺市萊陽中心醫院）