國有施工企業(yè)數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策研究

摘 要：伴隨著信息技術不斷進步，數(shù)字檔案管理在國有企業(yè)施工領域得到廣泛應用。文章深入剖析了當前我國國有施工單位數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀，針對其中存在的問題展開探討，并提出了相應優(yōu)化策略。研究結果顯示，提升數(shù)字化管理意識、健全數(shù)字化管理體系以及提高數(shù)字化技術能力是改善國有施工單位數(shù)字檔案管理的關鍵。通過落實這些優(yōu)化措施，有助于推動企業(yè)檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化轉型，提高管理效率及資源應用價值，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供堅實保障。

關鍵詞：國企；施工企業(yè)；數(shù)字檔案管理；優(yōu)化對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著信息技術的飛速發(fā)展，數(shù)字檔案管理已逐漸成為企業(yè)現(xiàn)代化管理的核心環(huán)節(jié)。在國有企業(yè)施工領域，數(shù)字檔案管理不僅關乎企業(yè)日常運營，還對發(fā)展戰(zhàn)略具有深遠影響。在施工過程中，各類工程文檔、合同、財務報表等數(shù)據(jù)的整理和歸檔工作量巨大，通過實施數(shù)字檔案管理，可以實現(xiàn)對這些數(shù)據(jù)的快速整理、查詢和分析，從而為企業(yè)決策提供有力支持，提高企業(yè)運營效率。同時，數(shù)字檔案系統(tǒng)可以對企業(yè)各類文檔統(tǒng)一管理，確保文檔的完整性、準確性和及時性，這也有助于防范風險，提高企業(yè)管理水平，促進企業(yè)內部協(xié)同。雖然通過加強數(shù)字檔案管理，國有企業(yè)可以進一步提升管理水平，然而，當前我國國有施工企業(yè)在數(shù)字檔案管理方面仍面臨諸多挑戰(zhàn)，如數(shù)字化管理意識薄弱、管理制度不健全、技術水平有待提高等。這些因素制約了數(shù)字檔案管理效能的發(fā)揮，對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了不利影響。因此，研究國有施工企業(yè)數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化策略，具有極其重要的現(xiàn)實意義。

一、國有施工企業(yè)數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀分析

國有施工企業(yè)的眾多施工項目遍布國內外，積累了大量的檔案資料，項目檔案資料的積累也呈現(xiàn)海量態(tài)勢。然而，在數(shù)字檔案管理方面，許多企業(yè)面臨諸多挑戰(zhàn)。由于對數(shù)字檔案管理的重視程度不足，盡管近年來國有施工企業(yè)逐漸認識到數(shù)字化轉型的重要性，但在實際操作中，部分傳統(tǒng)的管理思維和習慣仍然存在，導致數(shù)字檔案管理的推進力度不夠，例如，某國有施工企業(yè)在國內外擁有多個大型項目，每個項目都涉及大量的施工文檔、合同、圖紙等資料，然而，由于企業(yè)高層對數(shù)字檔案管理的重視程度不夠，導致項目團隊在檔案數(shù)字化過程中缺乏統(tǒng)一的指導和標準，使得數(shù)字檔案管理混亂，難以有效利用。同時，數(shù)字檔案管理制度不完善，國有施工企業(yè)在施工項目中的檔案管理流程不夠規(guī)范，權責不明確，在一定程度上影響檔案管理的效率和質量。例如，某國有施工企業(yè)在推進數(shù)字檔案管理時，仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，如紙質檔案的分類、存儲和檢索方式，這種傳統(tǒng)的管理思維導致數(shù)字檔案管理的效率低下，不能滿足企業(yè)快速發(fā)展的需求。在技術方面，國有施工企業(yè)數(shù)字檔案管理手段相對落后。雖然部分企業(yè)已經(jīng)采用數(shù)字化設備設施和管理軟件，但整體技術水平仍有待提高。例如，在數(shù)據(jù)存儲、備份、恢復等方面，國有施工企業(yè)需加強技術投入，提高數(shù)字檔案管理的安全性和可靠性。此外，隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案信息安全問題日益凸顯，病毒、網(wǎng)絡攻擊等安全威脅不僅可能導致國有施工企業(yè)重要信息被泄露，還可能對企業(yè)的正常運營造成嚴重影響。

二、國有施工企業(yè)數(shù)字檔案管理的問題探討

1.數(shù)字化管理意識滯后

在當前信息化浪潮中，數(shù)字檔案管理正逐漸成為企業(yè)發(fā)展的重要支柱，不僅有助于提高企業(yè)內部管理的效率和質量，還能為企業(yè)創(chuàng)造更多的商業(yè)價值。然而，在我國部分國有施工企業(yè)中，數(shù)字化管理的意識卻并未得到充分普及和重視，尤其在管理層和員工，這個問題顯得尤為突出。以某大型國有施工企業(yè)為例，盡管該企業(yè)已引進先進的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，但對新技術的接受程度較低，導致系統(tǒng)的實際使用率遠低于預期，在日常工作中，企業(yè)員工仍然習慣于使用傳統(tǒng)的紙質檔案，對于數(shù)字檔案的錄入、檢索和維護等操作則顯得陌生和不適應，不僅造成企業(yè)資源的浪費，還嚴重影響了企業(yè)檔案管理的效率和準確性。尤其是在項目合作和資料共享的過程中，由于數(shù)字檔案管理的不完善，信息傳遞出現(xiàn)延誤，資料完整性也無法得到保障，制約了企業(yè)的業(yè)務拓展和合作伙伴關系的建立。

2.數(shù)字化管理制度不完善

在我國國有企業(yè)施工領域，數(shù)字檔案管理制度的完善性問題顯得尤為突出。以某國有施工企業(yè)為例，其數(shù)字檔案管理制度存在諸多不足，如檔案存儲方式分散，缺乏統(tǒng)一的管理標準和規(guī)范，各部門根據(jù)自身需求與習慣開展數(shù)字檔案管理，導致檔案格式、分類及存儲方式各異；再如，工程部門采用電子文檔存儲在本地電腦，而財務部門則將檔案存放于服務器，從而使檔案檢索變得困難，且丟失風險增大。此外，管理體制不健全以及權責劃分模糊，出現(xiàn)問題后各部門容易相互推諉，導致問題無法及時解決，進一步加劇了檔案管理的混亂局面，這種狀況不僅給檔案整理與檢索帶來極大困難，還大幅提高了檔案丟失和損壞的風險。由于檔案管理體制不健全以及權責劃分模糊，在檔案管理過程中出現(xiàn)問題之時，各部門之間往往容易出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，使問題得不到及時解決，從而加劇了國有施工企業(yè)檔案管理的混亂局面。因此，這種混亂的管理狀況不僅影響企業(yè)檔案管理的效率和質量，還可能對企業(yè)的正常運營和長期發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

3.數(shù)字化管理技術應用不到位

在我國國有施工企業(yè)的數(shù)字檔案管理中，落后的技術手段已逐漸成為一個顯著問題，以某大型國有施工企業(yè)為例，雖然已引入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)功能的不足導致實際應用中無法有效滿足各項需求，不僅限制數(shù)字檔案的存儲、備份、檢索和利用，還使員工在利用檔案資源時面臨諸多困擾。更為嚴重的是，企業(yè)缺乏專業(yè)的技術人才，導致在面對日益復雜的網(wǎng)絡安全威脅時，無法及時采取應對措施，在網(wǎng)絡攻擊日益猖獗的背景下，如果企業(yè)的數(shù)字檔案系統(tǒng)遭受黑客攻擊，將不可避免地導致檔案信息被泄露，不僅會給企業(yè)聲譽造成重創(chuàng)，還會影響企業(yè)的業(yè)務開展，甚至可能對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生深遠影響。這些問題充分暴露了我國國有施工企業(yè)在數(shù)字檔案管理技術方面的短板，技術手段的落后和專業(yè)技術人才的匱乏，已成為制約國有施工企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作開展的瓶頸。

三、國有施工企業(yè)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化對策

1.增強數(shù)字化管理意識

隨著數(shù)字化管理觀念深入人心，其獨特的優(yōu)勢給國有施工企業(yè)帶來前所未有的變革。然而，在我國國有施工企業(yè)中，數(shù)字化管理的認知和實踐仍顯滯后，這是一個亟待解決的問題。為了適應時代的發(fā)展，國有施工企業(yè)需要認識到提高數(shù)字化管理能力已成為企業(yè)發(fā)展的迫切需求。

首先，在強化數(shù)字化管理意識的培訓方面，企業(yè)應將其作為一項長期且持續(xù)的工作來抓。這包括但不限于定期為管理層和員工提供相關課程，課程應涵蓋數(shù)字化管理的各方面，以提升他們對數(shù)字化管理的理解和適應。

其次，國有施工企業(yè)在開展數(shù)字化管理流程的優(yōu)化時，應充分考慮自身的業(yè)務特點。具體來說，就是根據(jù)業(yè)務需求，利用數(shù)字化技術對管理流程展開重構和優(yōu)化，使之更加高效。在此基礎上，企業(yè)還需制定完善的規(guī)章制度，以規(guī)范數(shù)字化管理的實施。同時，加強對流程的監(jiān)督與檢查，確保各項措施得以有效執(zhí)行。

最后，強化數(shù)字化管理團隊建設是國有施工企業(yè)數(shù)字化管理的關鍵。企業(yè)應選拔具備數(shù)字化管理意識和能力的優(yōu)秀人才，組建專業(yè)團隊，負責實施和推廣數(shù)字化管理。在團隊建設過程中，企業(yè)還需注重團隊成員之間的協(xié)作與溝通，提高團隊執(zhí)行力。

針對國有施工企業(yè)數(shù)字化管理意識滯后的問題，企業(yè)應積極采取措施，加強培訓，優(yōu)化管理流程，強化團隊建設，通過提高數(shù)字化管理水平，提高企業(yè)的管理效率，降低成本，增強核心競爭力，為國有施工企業(yè)長遠發(fā)展奠定堅實基礎。同時，政府部門也應加大對數(shù)字化管理的宣傳力度，鼓勵企業(yè)積極探索和實踐，為我國施工企業(yè)的轉型升級提供有力支持。

2.完善數(shù)字化管理制度

數(shù)字化管理制度的完善是國有施工企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，不僅能夠提高企業(yè)的運營效率，還可以降低成本，優(yōu)化資源配置，推動國有施工企業(yè)實現(xiàn)高質量發(fā)展。在我國，隨著數(shù)字技術的迅速發(fā)展和政策的積極推動，國有施工企業(yè)數(shù)字化管理取得顯著成果，但同時也面臨著一些挑戰(zhàn)。為了進一步推動國有施工企業(yè)數(shù)字化管理制度的完善，需要從以下幾方面入手。

首先，應建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理標準和規(guī)范，國有施工企業(yè)應高度重視數(shù)字化管理制度的建設和完善，將其納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和總體規(guī)劃，明確目標和任務，強化組織領導和責任落實，確保各部門在數(shù)字檔案管理過程中有據(jù)可依。這需要國家相關部門出臺明確的數(shù)字檔案管理規(guī)范，指導企業(yè)開展檔案存儲、分類、檢索等工作，以實現(xiàn)檔案管理的標準化和規(guī)范化。

其次，加強數(shù)字檔案管理的體系建設，明確國有施工企業(yè)各部門的權責劃分。在數(shù)字檔案管理過程中，各部門應明確自己的職責和權限，確保檔案管理工作順利開展。當出現(xiàn)問題時，能夠迅速找到責任人，推動問題的解決，降低檔案丟失和損壞的風險。同時，利用先進的信息技術，如大數(shù)據(jù)、云計算等，集中存儲、管理和檢索企業(yè)數(shù)字檔案，提高檔案利用效率。

最后，建立健全數(shù)字檔案管理的監(jiān)督與評價機制。國有施工企業(yè)應制定完善的監(jiān)督與評價體系，監(jiān)控數(shù)字檔案管理工作的全過程，確保各項工作落到實處。同時，通過定期評估檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，調整和完善數(shù)字化管理策略，推動數(shù)字檔案管理工作的持續(xù)改進，以提高企業(yè)的核心競爭力。

完善國有企業(yè)施工領域的數(shù)字檔案管理制度，需要從標準規(guī)范、信息化體系建設和監(jiān)督評價等多方面入手，全面提高數(shù)字檔案管理水平。只有這樣，才能確保國有施工企業(yè)檔案的安全、完整和高效利用，為企業(yè)的發(fā)展提供有力保障。

3.提高數(shù)字化技術水平

國有施工企業(yè)在數(shù)字檔案管理方面存在諸多亟待解決的問題，為提升數(shù)字檔案管理工作的水平，國有施工企業(yè)需要從以下幾方面展開改進和優(yōu)化。

首先，對于優(yōu)化現(xiàn)有的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，國有施工企業(yè)需要從以下幾方面深入研究和改進。一是提升系統(tǒng)功能，以滿足不斷變化的業(yè)務需求。包括增強數(shù)字檔案的存儲、備份、檢索和利用效率，減輕員工在利用檔案資源時的負擔；二是注重用戶體驗，簡化操作流程，讓員工在使用系統(tǒng)時能感受到便捷性；三是強化系統(tǒng)安全性，防止未經(jīng)授權的訪問，保護國有施工企業(yè)的重要信息。

其次，在加強網(wǎng)絡安全防護方面，國有施工企業(yè)需要做好以下幾點。一是定期安全檢查和更新數(shù)字檔案系統(tǒng)，確保在面對網(wǎng)絡攻擊時能有效防御；二是建立健全網(wǎng)絡安全管理制度，規(guī)范員工操作，降低因人為因素導致的網(wǎng)絡安全風險；三是開展網(wǎng)絡安全培訓，增強員工的安全意識，使他們能在日常工作中自覺遵守網(wǎng)絡安全規(guī)定。

最后，國有施工企業(yè)在積極探索新的數(shù)字檔案管理技術和方法時，應關注以下幾方面。一是緊跟時代發(fā)展趨勢，引入大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等先進技術，實現(xiàn)數(shù)字檔案的智能化管理，提高工作效率；二是積極借鑒國內外先進的管理經(jīng)驗，不斷優(yōu)化數(shù)字檔案管理流程，提升服務質量；三是注重技術創(chuàng)新與實際業(yè)務的結合，確保新技術的落地應用能夠真正為國有施工企業(yè)帶來效益。國有施工企業(yè)應抓住機遇，加大投入，提高技術水平，積極探索新的管理技術和方法，優(yōu)化數(shù)字檔案管理流程。通過這些措施，有望突破瓶頸，實現(xiàn)數(shù)字檔案管理工作的轉型升級，為我國國有施工企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎。同時，也有助于提升國有施工企業(yè)核心競爭力，適應新時代的發(fā)展需求。

四、結束語

通過深入分析國有施工企業(yè)數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，提出一系列優(yōu)化對策。針對數(shù)字化管理意識滯后的問題，強調了增強數(shù)字化管理意識的重要性，通過加強培訓和宣傳，提高員工對數(shù)字檔案管理的重視程度。針對數(shù)字化管理制度不完善的問題，建議完善相關管理制度和規(guī)范，確保數(shù)字檔案管理的規(guī)范性和有效性。針對數(shù)字化管理技術不到位的問題，提出加強技術投入和人才培養(yǎng)的措施，提高數(shù)字化管理技術水平。通過本文的研究，認識到數(shù)字檔案管理對國有施工企業(yè)的重要性，也意識到存在的問題和挑戰(zhàn)。只有通過增強數(shù)字化管理意識、健全數(shù)字化管理體系以及提高數(shù)字化技術能力，國有施工單位才能更好地實現(xiàn)數(shù)字檔案管理的轉型，提高管理效率和資源應用價值，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供堅實保障。

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（作者單位：中交第四航務工程局有限公司）

作者簡介：鐘小梅（1983—），女，漢族，廣東廣州人，本科，館員，研究方向：企業(yè)檔案管理、施工企業(yè)數(shù)字檔案管理。