摘 要：隨著我國教育事業的不斷改革與發展，學校數量增加，相關建設基礎設施逐步走向完善化、多樣化，同時也產生了較多基建、管理、確權等檔案信息，對于維護學校權益，查勘維修房屋，合理使用校舍，反映學校建設歷史具有重要意義。本文從校舍檔案管理工作現狀及優化策略出發，詳細闡述了校舍檔案的重要性及提高管理水平的緊迫性，圍繞當前整體工作存在的問題提出可行性較強的優化策略，以實現對各類校舍檔案的規范、動態管理，為促進學校檔案工作效能及管理水平的全面提升提供決策參考。

關鍵詞：校舍檔案；優化策略；動態管理

校舍檔案一般分為確權、基建、管理三類，是記錄和反映學校校舍各項建造、管理活動的重要信息，其中確權檔案包括房屋、土地的確權、證書及證明權屬來源的一切報告、批文、協議合同，基建檔案包括房屋的建設、維修、查勘、改造的一切文書、財務、技術資料，管理檔案包括房屋、場地的使用、維修及權屬變更等情況的一切記錄，具有較強的法律效力及參考價值。同時，校舍檔案的管理是校園文化傳承與發揚的重要載體，記載著學校校舍建設的全過程，具有重要的歷史價值、文化價值，是較為重要的歷史文化遺產，對于營造良好文化氛圍，實現學校可持續發展具有較為關鍵的作用。

1 校舍檔案的主要特征及管理工作優化的必要性

1.1 學校校舍檔案管理的主要特征

校舍檔案是一種綜合性檔案，涉及多方信息，具有較強的專業性和復雜多變性。例如，校舍建設工程檔案，其特有的連續性使得工程管理與各個管理部門有著直接聯系，包括項目立項、資金流水、人員變更等多種類信息，涵蓋眾多學科知識，在宏觀層面需要專業領域人才全面管理。校舍檔案具有獨立成套性，多項檔案資料的有機聯系及高度整合才形成校舍檔案，在校舍建設過程中各項工程信息材料單獨歸檔、獨立整理，在后期完工驗收過程總才會將各類項目材料進行收集、分類、整理、歸檔，進而生成連續且完善的一套校舍檔案。再就是變更靈活性，校舍的建成不是一勞永逸的，后期需要多次的維修、完善、改造、更新，期間隨時會產生大量的檔案數據信息，需要管理人員及時維護、充實校舍檔案，確保校舍檔案可記錄全過程建設修繕的動態運動，保證其完整性和真實性[1]。

1.2 校舍檔案優化管理的重要作用

1.2.1提高管理效率。將校舍檔案管理人員從過去復雜單一的工作模式中徹底解脫出來，利用計算機技術使得檔案文件得以在線歸檔、集中整理、電子化應用，并且能夠及時過濾掉垃圾信息和重復數據，推進科學化、精細化管理，也在一定程度上簡化了原始紙質文件的管理，在增強干部職工工作積極性的同時也為后期工作流程的進一步創新預留了較多時間與空間。

1.2.2保護原始文件。由于大多校舍檔案最初以紙質文件為主要介質保存，受潮濕、蟲蛀、風化等自然因素，容易出現紙張被腐蝕、字跡模糊等情況，同時在利用過程中，也會因為管理人員頻繁翻閱文件導致出現丟失、撕裂、被泄露等安全問題。校舍檔案實現數字化轉型后，檔案的收集整理、存放利用等全流程完全可實現線上辦理，可充分避免上述問題，同時也大大節約了管理成本。校舍檔案作為學校歷史文化遺產的重要組成部分，也是服務學校各項管理的重要基礎，對其管理流程進行全面優化可幫助學校在基建方面制定更加科學合理的發展戰略及規劃，為學校未來的發展提供重要歷史參考和決策依據，同時也可通過開發研究、宣傳推廣來提高學校的文化軟實力及社會影響力，吸引更多人關注支持學校的發展[2]。

2 校舍檔案管理工作現存問題及面臨挑戰

隨著我國教育事業的不斷完善，學校基礎設施建設得以進一步加強，隨之產生的信息量越來越大。并且相關工作信息需求也在逐步提升，但是部分學校的校舍檔案信息無法得以規范化整理，積壓的問題越來越多，壓力也在逐步增大，即使應用現代化科學技術，也因思想、制度、組織建設等問題難以發揮其優勢。

2.1 檔案意識不強，管理體系不完善

一是對于學校而言，大多領導者與老師把工作重點放在如何提升教育水平，優化教學方案上，認為檔案工作僅僅是將分布在各個業務科室的資料文件收集起來即可，無需進一步的投入，導致領導層沒有對相關工作進行制度、政策、資金、人力資源上的支持與幫助，使得檔案工作長期處于較為邊緣的位置，對于校舍建設也僅僅停留在當前任務，沒有考慮長遠發展，對于檔案資料的收集整理不充分、不規范，甚至出現丟失、損毀等不可逆損失。二是缺乏相應的制度約束和規范。相當數量的學校將檔案工作分配給辦公室人員處理，沒有設置專門的檔案管理內設科室，沒有根據上級部門的法律法規生成適合自身發展的制度規范，使得各項業務存在很多漏洞，容易出現存檔不規范、管理不科學、利用不安全、存儲較分散等問題，不僅影響了校舍檔案管理的效率，還使得檔案原始文件與電子文件的安全性難以得到保障。

2.2 業務流程混亂，管理效果不明顯

一是檔案收集不完整。在過去校舍建造過程中，由于受重視程度與管理專業度不夠，使得有關檔案資料收集不完整，出現大量遺漏和疏漏的情況，甚至部分校舍受歷史原因和社會變遷等因素，相關材料已丟失、遺失，無法補齊。同時對于文件的收集沒有與政府、歷史專家、建筑公司協同開展，在流程上沒有達到校舍歷史文化和建筑資料的收集、整理和保護標準，以至于對校舍檔案的真實性、完整性造成了不可逆的損害。二是管理利用不規范。校舍檔案數量龐大，對于庫房管理、機房管理、利用管理沒有生成行之有效的管理制度，使得相關工作流程僅憑過往經驗開展，先進性、創新性、科學性程度不夠，極易造成檔案管理混亂、利用不安全、存放不合理、開發不全面、監管不到位等現象，為學校帶來較多麻煩和損失。三是檔案利用率低。由于缺乏科學化的管理制度與標準化的工作開展標準，使得檔案信息整理歸檔、查詢檢索等方面存在較多問題，加之數字化技術利用不夠充分，所需校舍檔案信息無法快速精準定位，影響了檔案信息的利用率[3]。

2.3 技術應用不足，轉型升級不到位

一是在學校沒有建立完善的檔案管理利用系統平臺。尚未配置專項信息化資金去采購專業的服務器、存儲器、安全設備、網絡設備、計算機終端、掃描儀，使得相關工作仍然在傳統紙質檔案庫房存放、人工手動翻閱查詢檔案文件的模式下運行，在如今信息化發展的背景下難以實現校舍檔案數字化轉型，管理效率嚴重滯后。二是沒有充分調研市場。對于互聯網時代涌現的大數據、云計算、區塊鏈、人工智能等技術了解與應用不充分，融合不完全，使得即使建立管理系統也僅僅是停留在存儲介質與文件形式的轉變，沒有做到深層次下的開發利用，使得校舍檔案管理在新時期沒有利用現代科學技術優勢，嚴重制約了未來發展。三是數字檔案資源建設不充分。學校對于校舍檔案開展的數字化加工工作較少或者大多數由本校非專業人員負責，數字化成果不夠標準，校舍檔案數據庫建設不規范。例如，在數字化加工過程中，紙質文件向電子文件的轉換沒有引入現代化智慧辦公及數字化技術，高速掃描儀及文件格式轉換器配置不足，使得轉換過程的時效性、安全性和保密性比較差，掃描出來的文件不夠清晰，返工問題嚴重。

2.4 人員結構零散，人才建設不全面

對于學校而言，大多人力資源集中在教師或者行政管理方面。在檔案管理方面沒有安排專門的業務科室，基本由辦公室即將退休的干部或者新上崗人員開展檔案管理工作，年齡結構不完整、檔案業務不專業、工作流程不熟練，并且沒有經歷過崗前業務培訓便直接上崗，在源頭上無法推動相關工作順利開展。與此同時，學校針對檔案管理開展理論學習、專題講座等日常培訓活動，對于校舍檔案管理人才的培養長期處于“不管不顧、無人問津”的狀態，使得整體干部隊伍綜合水平停滯不前，加上人員穩定性較差、流動較為頻繁、人才引進力度較小，給校舍檔案信息化、精細化管理進程的穩步推進造成了一定阻礙。

3 校舍檔案管理工作優化策略

在中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確提出“檔案信息化強基工程”；教育部出臺的第27號令《高等學校檔案管理辦法》對于有效地保護和利用檔案，維護學校歷史真實面貌也指明了發展方向。因而雖然校舍檔案在管理層面上存在較多問題，但是在整體上為校舍檔案工作模式的優化提供了良好的政策環境與發展氛圍，這就需要學校領導者及一線管理人員要轉變思維意識，積極開展行業調研，不斷探索解決問題的措施辦法，尋求適合自身發展的校舍檔案管理路徑，進而充分發揮其潛在價值。

3.1 牢固樹立檔案意識，持續優化管理體系

一是加強對檔案工作的重視力度。將校舍檔案管理納入年度重點工作，在思想上徹底根除“檔案工作邊緣化”的思維，破除傳統管理模式的禁錮，全校工作人員要始終牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務”的職責使命，充分發揮校舍檔案的社會價值、經濟效益、文化內涵。同時要提高對大數據、人工智能、區塊鏈等現代科學技術的使用度，在實際工作中逐步適應數字化轉型、信息化管理、自動化應用的檔案管理新模式，并在此基礎上加以創新，改革優化新模式新手段新路徑，進而推動校舍檔案工作健康發展。二是成立校舍檔案管理領導小組辦公室。由檔案工作分管校長為主任，各業務科室主要負責人為副主任，進一步明確檔案工作職責，細化具體管理措施，整體上形成一級抓一級，層層有人管的管理機制[4]。三是構建完整的管理體系及制度。根據《中華人民共和國檔案法》《建設工程文件歸檔整理規范》《學校檔案管理辦法》《機關檔案管理條例》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等法律法規和工作規范，結合自身工作需求及未來發展方向和重點，有計劃有目的地制定適合本校校舍檔案管理的制度標準體系。例如，《校舍檔案電子文件歸檔與管理暫行辦法》《校舍檔案基建信息利用規范》《檔案管理保密制度》等，著力優化業務流程，不斷提升歸檔質量，進而為各項工作流程實現科學化、系統化、規范化提供制度保障。

3.2 深度融合先進技術，推動實現科學管理

隨著檔案數量的增加與復雜度的提升，利用現代科學技術手段實現校舍檔案信息化管理已成為行業的主流趨勢，為此，各個學校要高度重視檔案數字化轉型與信息化工作，進一步優化檔案管理的效率和質量。一要采購專業信息化設備。例如，服務器、存儲器、計算機終端等系統硬件以及漏洞掃描、安全審計等安全設備，同時做好機房建設，配置精密空調、加濕器、UPS電源、七氟丙烷滅火器等，為后期系統平臺搭建提供設備保障。二是應用人工智能、數據挖掘、模式識別、深度學習等技術。大力開發檔案信息系統檢索平臺，充分發揮科技優勢，不斷完善搜索查詢、對外利用功能，真正實現集中歸檔、電子化傳輸、安全保存、高效檢索的建設目標，為深入挖掘檔案價值、提供優質人性化服務打好基礎。三是加強協同管理力度。利用大數據共享優勢，基于計算機網絡，加強校內各部門人員聯系，推動檔案管理平臺與學校財務系統、業務系統、項目系統之間的互聯互通，將校舍檔案工作與學校日常管理相結合，在學校范圍內實現檔案信息共建共享，從而為學校未來管理工作提供助力[5]。

3.3 全面構建專業人員隊伍，建立健全培養方案

校舍檔案管理人員綜合水平與專業素質的高低，直接影響檔案工作的效率及質量，為此，作為學校一要優化干部隊伍結構，積極爭取政策扶持，開展人才引進工作。面向社會、人力資源中心、企業院校招聘既懂得現代檔案管理技能，又知曉新興科學技術、責任心強的“復合型”人才，不斷為校舍檔案管理工作注入新鮮血液的同時，也為今后實現創新性發展提供新思路、新創意。二是成立《檔案人員繼續教育培養方案》，注重提升一線工作者的職業素養。可通過“引進來”加“走出去”的方式，定期開展理論研討、教授講學、實操比賽等校內活動，也可由領導小組帶領業務骨干前往先進地區的學校開展校舍檔案管理業務交流活動，取長補短、拓寬工作視野、完善業務流程、優化檔案服務，使其能夠熟練知悉并掌握現代化檔案管理手段，真正意義上提高檔案管理工作人員的技能水平和工作意識。三是健全評價體系。領導小組要定期開展校舍檔案日常工作監督，將檔案業務開展效果、能力評價、創新點評價、產生價值評價納入考核重點，不斷激發人才隊伍內生動力，推動科學有效的檔案人才隊伍現代化建設評價體系的形成。

網絡技術、信息化技術、數據庫技術水平的飛速發展，為學校的校舍檔案管理模式的優化提供了良好的平臺和空間，也實實在在地推動著檔案事業由紙質保管為主的傳統模式轉變為以電子檔案服務為中心的信息化模式。檔案載體的多元化、管理的科學化、利用的安全化，為彰顯校舍檔案的文化價值、參考價值、法律價值提供了強大動力。為此，學校領導及檔案工作者要牢牢把握時代紅利，充分運用信息社會數據管理的方法和手段，加快校舍檔案的儲存、整理、歸類、分析、查詢、服務的數據化、網絡化，提高校舍檔案利用率，進而為學校未來高質量發展貢獻“檔案力量”。

參考文獻

[1]孫學代.中小學校舍檔案的管理及運用[J].教學與管理，2006（31）：8-9.

[2]運用信息技術全面提高中小學校舍檔案管理水平[J].行政事業資產與財務，2016（22）：86-87+92.

[3]孫晴.校舍基建檔案管理工作的現狀及對策分析[J].智庫時代，2018（26）：60-61.

[4]祁尊民.加強校舍檔案管理工作[J].蘭臺內外，2012（01）：37.

[5]王紅艷.學校校舍檔案管理存在的問題與解決措施[J].牡丹江教育學院學報，2023（04）：116-118.

作者簡介：都潔（1981—），大學學歷，青島市市南區教育保障中心館員。研究方向：校舍檔案管理，檔案信息化。