探討檔案管理信息化的安全與保密

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，檔案管理信息化已經成為現代社會不可或缺的一部分。檔案管理信息化是指通過計算機技術、網絡技術和現代通信技術等手段，對檔案信息展開采集、處理、存儲、檢索和傳播的一種管理模式。然而，在檔案管理信息化的過程中，安全和保密問題日益凸顯，給檔案管理工作帶來了新的挑戰。因此，對檔案管理信息化的安全與保密研究具有重要的現實意義。基于此，文章在檔案管理信息化的安全與保密研究背景的基礎上，從多維度提出檔案管理信息化的安全與保密方案，以期促進檔案管理信息化工作順利開展。

關鍵詞：信息化；檔案管理；安全與保密方案

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、檔案管理信息化的安全與保密研究背景

1.社會研究背景

首先，是檔案管理信息化的普及和發展。隨著計算機技術的普及和應用，越來越多的企事業單位、政府部門和社會組織開始采用信息化檔案管理系統，以提高工作效率和服務質量。信息化檔案管理系統可實現檔案數字化、網絡化和智能化管理，方便用戶隨時隨地查詢和使用檔案信息。然而，隨著信息化檔案管理系統的廣泛應用，檔案安全與保密問題日益突出；其次，是信息安全威脅的增加。在信息化時代，信息安全威脅呈現出多樣化、復雜化和隱蔽性的特點。黑客攻擊、病毒傳播、惡意軟件以及數據泄露等信息安全事件層出不窮，給檔案管理信息化帶來了嚴重的安全隱患。特別是對于涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案信息，一旦被泄露，將造成無法挽回的損失；最后，是法律法規要求。為保障國家機密、商業秘密和個人隱私的安全，各國政府都制定了一系列關于信息安全和保密的法律法規。例如，我國實施了《中華人民共和國網絡安全法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規，對信息安全和保密工作提出了明確的要求。因此，檔案管理信息化必須嚴格遵守相關法律法規，確保檔案的安全與保密。

2.問題研究背景

首先，系統安全問題。信息化檔案管理系統本身可能存在安全漏洞，容易受到黑客攻擊和病毒感染。此外，系統管理員的技術水平和安全意識也直接影響到系統的安全性。因此，加強系統安全防護，增強系統管理員的安全意識和技術水平是確保檔案安全與保密的重要措施；其次，數據安全問題。數據是檔案管理信息化的核心資源，數據安全直接關系到檔案的安全與保密。數據安全問題主要包括數據泄露、數據篡改和數據丟失等。為了確保數據安全，需要采取有效的數據加密、備份和恢復等技術手段，并加強對數據的訪問控制和管理；最后，用戶安全問題。用戶是信息化檔案管理系統的主要使用者，用戶的安全意識和操作行為直接影響到檔案的安全與保密。因此，加強用戶安全教育和培訓，增強用戶的安全意識和操作技能是確保檔案管理信息化安全與保密的重要途徑。

二、檔案管理信息化的安全與保密方案

1.高效性方案

檔案管理信息化安全與保密的高效性方案為企業提供了一種全新的檔案管理方式，有助于提高企業的工作效率和管理水平，降低檔案管理成本，提升企業競爭力。隨著信息技術的不斷發展和創新，檔案管理信息化將在企業管理中發揮越來越重要的作用。

（1）提高檔案信息的采集效率。檔案管理信息化通過采用先進的數據采集技術，如掃描、識別等，可以快速、準確地將紙質檔案轉化為電子檔案，大幅提高了檔案信息的采集效率。同時，信息化檔案管理系統還可以實現多種數據格式的轉換，方便企業開展數據的整合和共享。

（2）優化檔案信息的存儲結構。信息化檔案管理系統采用數據庫技術，可以實現檔案信息的結構化、標準化存儲，有利于提高檔案信息的檢索速度和準確性。此外，系統還可以實現檔案信息的自動分類、歸檔和索引，方便用戶快速找到所需信息。

（3）提高檔案信息的檢索效率。信息化檔案管理系統采用全文檢索技術，可以實現對檔案信息的高效檢索。用戶只需輸入關鍵詞，系統即可快速返回相關結果，大幅縮短了檢索時間。同時，系統還支持多條件組合檢索，滿足用戶多樣化的檢索需求。

（4）促進檔案信息的共享與利用。信息化檔案管理系統可以實現檔案信息的遠程訪問和共享，方便企業內部各部門之間的信息交流和協作。此外，系統還可以實現檔案信息的多層次、多角度展示，幫助用戶全面了解檔案信息的價值。

2.準確性方案

（1）數據采集的準確性。在檔案管理信息化中數據采集是基礎環節。準確、完整、規范的數據采集是保證檔案信息質量的關鍵。通過采用先進的數據采集設備設施和技術，如掃描儀、數碼照相機等，可以有效提高數據采集的準確性。同時，通過對數據采集人員的培訓和管理，確保數據采集過程中的操作規范和準確性。

（2）數據整理的準確性。數據整理是檔案管理信息化的重要環節，包括對采集到的數據開展分類、編碼和歸檔等工作。在數據整理過程中，需要遵循一定的規范和標準，如《檔案分類法》《檔案編碼規則》等，以確保數據整理的準確性。此外，通過采用先進的數據整理軟件，如電子檔案管理系統，可以提高數據整理的效率和準確性。

（3）數據存儲的準確性。數據存儲是檔案管理信息化的核心環節，涉及數據的保存和備份。在數據存儲過程中，需要選擇合適的存儲介質和存儲方式，如硬盤、光盤和云存儲等，以確保數據的安全性和可靠性。同時，需要定期檢查和維護存儲的數據，確保數據的完整性和準確性。

（4）數據檢索的準確性。數據檢索是信息化檔案管理的重要功能，涉及用戶對檔案信息的查詢和利用。在數據檢索過程中，需要建立完善的檢索系統和檢索策略，如關鍵詞檢索、分類檢索和全文檢索等，以提高數據檢索的準確性和效率。此外，通過對檢索結果的分析和評價，可以不斷優化檢索系統和檢索策略，進一步提高數據檢索的準確性。

3.安全性

隨著信息技術的飛速發展，檔案管理信息化已經成為現代企事業單位、政府部門和各類社會組織不可或缺的重要組成部分。檔案管理信息化是指通過計算機技術、網絡技術和數據庫技術等現代信息技術手段，對檔案信息開展采集、處理、存儲、檢索、利用和傳播的一種管理模式。在這種模式下，檔案管理工作的效率和質量得到了極大提高，同時，也帶來了一系列的安全性問題。檔案管理信息化的安全性主要表現在明確信息安全責任、運用信息安全技術、培養信息安全意識和開展信息安全審計等方面。在檔案管理信息化工作中，各級檔案管理部門和檔案管理人員要充分認識到信息安全的重要性，切實加強信息安全管理，確保檔案信息的安全。

（1）信息安全風險的分類。檔案管理信息化過程中，檔案信息的存儲、傳輸和處理都是基于計算機和網絡技術，使得檔案信息面臨著來自網絡的各種安全威脅。例如，黑客攻擊、病毒感染、數據泄露和系統崩潰等，都可能導致檔案信息的丟失、被篡改或者破壞，給檔案管理工作帶來嚴重的損失。因此，必須讓各級檔案管理部門和檔案管理人員充分了解具體的信息安全風險，確保檔案管理信息化的安全性與保密性。

（2）明確信息安全責任。在檔案管理信息化中，信息安全責任是非常明確的。各級檔案管理部門和管理人員都要嚴格遵守國家有關信息安全的法律法規，切實履行好信息安全管理的職責。同時，檔案管理部門還要建立健全信息安全管理制度，加強對檔案信息安全工作的監督和檢查，確保檔案信息的安全。

（3）運用信息安全技術。為保障檔案管理信息化的安全性，現代信息技術在檔案管理中的運用是必不可少的。例如，通過加密技術對檔案信息加密存儲，可以有效防止未經授權的訪問和篡改；通過防火墻技術對檔案管理系統展開防護，可以有效抵御外部網絡攻擊；通過備份技術對檔案信息定期備份，可以有效防止因系統故障等原因導致的數據丟失。

（4）培養信息安全意識。在檔案管理信息化中，檔案管理人員的信息安全意識是非常重要的。只有具備高度的信息安全意識，才能在日常工作中時刻保持警惕，及時發現和防范各種信息安全風險。因此，檔案管理部門要加強對檔案管理人員的信息安全培訓，增強他們的信息安全意識和技能水平。

4.便捷性方案

檔案管理信息化是現代企業管理的重要組成部分，通過運用現代信息技術手段，對企業的各類檔案展開采集、整理、存儲、檢索、利用和保護，從而實現檔案管理的高效、便捷和安全。

（1）提高檔案管理效率。信息化檔案管理系統可以實現對檔案的快速檢索和查詢，大幅提高了檔案管理的效率。傳統的檔案管理方式需要人工開展檔案的分類、編號和歸檔等工作，耗時耗力，且容易出現遺漏和錯誤。而信息化檔案管理系統可以自動完成這些工作，節省了大量的人力和時間成本。

（2）實現檔案資源共享。信息化檔案管理系統可以實現檔案資源的數字化存儲和網絡化共享，使得企業內外部人員可以隨時隨地訪問和使用檔案資源，不僅可以提高工作效率，還可以避免因檔案資源的重復建設和浪費而產生的經濟損失。

（3）保障檔案信息安全。信息化檔案管理系統采用先進的加密技術和安全防護措施，確保檔案信息的安全。傳統的檔案管理方式容易受到火災、水災等自然災害的影響，同時，也容易遭受人為破壞和盜竊。而信息化檔案管理系統可以通過備份、恢復等功能，確保檔案信息的安全和完整。

（4）便于檔案的長期保存和利用。信息化檔案管理系統可以實現對檔案的長期保存和有效利用。傳統的紙質檔案容易受到褪色、破損和潮濕等因素的影響，導致檔案的保存期限有限。而信息化檔案管理系統可以數字化處理檔案，實現對檔案的長期保存和無損利用。

5.可追溯性方案

在信息化檔案管理安全與保密系統中，可追溯性是其核心作用之一，它對于提高檔案管理效率、保障檔案信息安全以及維護企業利益具有重要意義。

（1）數據來源可追溯。信息化檔案管理安全與保密系統可以記錄檔案信息的采集、整理、歸檔等全過程，確保檔案信息的來源可靠、準確無誤。通過對檔案信息的全流程管理，可以追溯到檔案的原始狀態，為檔案的真實性和完整性提供有力保障。

（2）數據流轉可追溯。信息化檔案管理安全與保密系統可以實現檔案信息的快速傳遞和共享，確保檔案信息在企業各部門之間的順暢流轉。同時，系統可以記錄檔案信息的流轉過程，包括流轉時間、流轉人員以及流轉目的等信息，實現檔案信息的全程追溯。

（3）數據操作可追溯。信息化檔案管理安全與保密系統可以實現對檔案信息的操作權限控制，確保只有授權人員才能對檔案信息展開查看、修改和刪除等操作。系統會記錄操作人員的基本信息和操作行為，以便在出現問題時追溯和追責。

（4）數據安全可追溯。信息化檔案管理安全與保密系統可以實現對檔案信息的安全保護，防止未經授權的人員對檔案信息展開非法訪問、篡改和泄露等行為。系統會記錄安全事件的發生時間、發生地點和涉及人員等信息，以便安全事件的追溯和處理。

6.可持續性方案

檔案管理信息化是指通過運用現代信息技術手段，對檔案數字化、網絡化和智能化的管理，以提高檔案管理的效率和質量。企業要實現檔案管理信息化順利開展，需要關注信息資源的可持續利用、信息技術創新的可持續推動、信息安全的可持續保障、信息資源共享的可持續推進和信息服務的可持續優化等方面，不斷優化和完善檔案管理工作。

（1）信息資源的可持續利用。信息化檔案管理安全與保密的核心是實現檔案信息的數字化，將紙質檔案轉化為電子檔案，從而使得檔案信息能夠長期保存、易于檢索和共享。這種數字化的檔案信息資源具有很高的可持續利用價值，可以為企業提供持續的知識支持和決策依據。同時，數字化的檔案信息還可以通過網絡展開遠程訪問，方便企業員工隨時隨地獲取所需信息，提高工作效率。

（2）信息技術創新的可持續推動。信息化檔案安全與保密管理的發展離不開信息技術的不斷創新。隨著信息技術的不斷進步，新的技術手段和方法不斷涌現，為檔案管理信息化提供了更多的可能性。例如，云計算、大數據以及人工智能等新興技術的應用，可以為檔案管理安全與保密工作帶來更高的效率和更好的服務質量。因此，企業需要關注信息技術的發展動態，及時引入新技術，以保持檔案管理信息化建設的持續創新。

（3）信息安全的可持續保障。信息安全與保密是檔案管理信息化的重要保障。隨著網絡技術的發展，信息安全問題日益突出，企業需要建立健全信息安全管理體系，確保檔案信息的安全，包括加強信息安全意識培訓，增強員工的信息安全防范意識；建立完善的信息安全制度，規范信息操作行為；采用先進的信息安全技術，提高信息安全防護能力等。

三、結論

綜上所述，隨著信息技術的飛速發展，信息化已經成為現代社會的重要特征。在各個領域，信息技術的應用都取得了顯著的成果，為人們的生活和工作帶來了極大的便利。然而，信息化的發展也帶來了一系列的問題，尤其是在檔案安全與保密管理方面。檔案是國家機關、企事業單位和個人在工作、生產和生活中形成的具有保存價值的各種文字、圖表和圖像等資料的總稱。檔案安全與保密管理是保障國家安全、社會穩定和公民權益的重要手段。因此，研究信息化檔案安全與保密管理具有重要的現實意義。

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（作者單位：商丘醫學高等專科學校）

作者簡介：張楠（1989—）女，漢族，河南永城人，碩士研究生，講師，研究方向：檔案管理。