關于人工智能背景下檔案數字化管理路徑

摘 要：人工智能時代，檔案管理具有了更高的準確性、實效性和可靠性。本文首先分析了人工智能技術在檔案數字化管理中的應用場景，如智能分類、智能檢索、數據挖掘等。在此基礎上，提出了一種基于人工智能的檔案數字化管理框架，包括基礎設施層、檔案資源層、技術處理層、應用服務層等環(huán)節(jié)，以及人工智能背景下檔案數字化管理的創(chuàng)新路徑，為做好新時代檔案數字化管理提供理論指導和實踐參考，具有積極的現實意義。

關鍵詞：人工智能；檔案數字化管理；管理框架；創(chuàng)新路徑

前言

在人類社會步入信息化、智能化時代的今天，檔案管理作為信息管理的重要組成部分，面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機遇。人工智能技術的迅速發(fā)展為檔案管理帶來了廣闊的發(fā)展空間，帶來了更高效、更智能、更安全的檔案數字化管理。然而，人工智能技術在檔案數字化管理中的應用也面臨著諸多挑戰(zhàn)，如數據質量、算法偏見、倫理問題等[1]。為了解決這些問題，需要進一步研究人工智能技術在檔案管理領域的應用，制定相應的標準和規(guī)范，以推動檔案數字化管理的創(chuàng)新發(fā)展。

1 人工智能簡述

人工智能是一種科學技術，是通過研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴展人的智能的理論、方法、技術及應用系統(tǒng)的一門新的技術科學。其背景源于對智能行為的模擬，涉及計算機科學、心理學、哲學等多個領域。而近年來，隨著計算機硬件、大數據和深度學習等技術的發(fā)展，人工智能技術取得了顯著進展。目前，人工智能主要分為弱人工智能和強人工智能兩類。弱人工智能指的是專門針對某個特定任務的人工智能系統(tǒng)，如語音識別、圖像識別等。而強人工智能，也稱為通用人工智能，則指具有自主意識和自主決策能力的人工智能系統(tǒng)[2]。人工智能應用于圖像識別、圖像處理、語音合成和機器翻譯等場景[3]。

2 人工智能技術在檔案管理中的應用場景

2.1 智能語音識別技術實現檔案資源的文本化

智能語音識別技術是一種通過語音信號處理和模式識別等技術將語音信號轉換為文本的技術。在檔案數字化管理中，智能語音識別技術可以用于將音頻或者視頻檔案中的語音信息轉換為文本，方便對檔案進行整理、檢索和利用。在歷史檔案管理中，許多珍貴的音像檔案需要轉化為文本形式以便于保存和傳播。通過智能語音識別技術，可以將這些檔案中的語音信息自動轉換為文本，大大減少了人工轉錄的工作量，提高了檔案管理的效率。同時，通過將音頻和視頻檔案轉換為文本，還可以實現全文檢索，使得用戶能夠更加方便地獲取所需要的信息。

1.2 光學識別技術實現檔案資料的數字化

光學識別（OCR）技術是一種通過掃描和圖像處理技術將紙質文件轉換為數字化文本的技術。在檔案數字化管理中，光學識別技術可以用于將紙質檔案掃描成數字化圖像，并識別其中的文本信息，從而實現檔案資料的數字化。在圖書檔案管理中，通過使用光學識別技術，可以將圖書一頁一頁地掃描成數字化圖像，并識別其中的文本。這樣，不僅可以方便地對圖書進行數字化管理，還可以實現圖書的全文檢索，使用戶能夠快速找到所需要的內容。

1.3 人臉識別技術實現檔案識別的高效化

人臉識別技術是一種通過圖像處理和模式識別技術識別出人臉特征的技術。在檔案數字化管理中，人臉識別技術可以用于快速識別檔案中的人物信息，提高檔案檢索的效率。在人事檔案的管理中，通過使用人臉識別技術，可以將檔案中的照片與系統(tǒng)中存儲的人臉信息進行比對，自動識別出人物信息。這樣，當用戶需要查找某個人的檔案時，可以通過人臉識別快速定位到相關的檔案，大大提高了檔案檢索的效率。

1.4 智能推薦技術實現檔案服務的個性化

在檔案數字化管理中，利用智能推薦技術可以根據用戶的檢索習慣和歷史記錄為用戶推薦相關的檔案資料，提高檔案服務的個性化程度。智能推薦技術是通過機器學習算法，分析用戶的檔案檢索記錄、瀏覽記錄等數據，挖掘用戶的興趣愛好和需求，從而為用戶推薦其可能感興趣的檔案資料[4]。在科研檔案的管理中，智能推薦技術可以根據科研人員的研究方向、研究領域等為其推薦相關的論文、研究報告等檔案資料，幫助科研人員更高效地獲取有價值的信息。同時，智能推薦技術還可以根據用戶的評價信息，不斷學習和優(yōu)化推薦結果，不斷提高推薦的準確度和用戶滿意度。

2 人工智能背景下檔案數字化管理體系構建框架

2.1 基礎設施層

基礎設施層是檔案數字化管理體系的基礎，其關注點是硬件設施和網絡設施的建設，為數字化管理提供相應的基礎條件。一方面，在基礎設施層，需要選擇性能良好、可擴展性強、可靠性高的服務器、存儲設備和網絡設備。這些設備需要具備足夠的存儲容量和處理能力，以應對海量檔案數據的存儲和處理需求。另一方面，也需要建立穩(wěn)定和高速的網絡環(huán)境，以實現檔案資源的遠程訪問和共享。對于重要的檔案數據，還需要進行數據備份和災備，以保障數據的安全性和可用性。

2.2 檔案資源層

檔案資源層是指數字化檔案資源的組織和管理。首先，在這一層面，需要對原始檔案進行整理、分類和編目。這樣可以建立清晰的檔案分類體系和標準，使得檔案能夠被高效地檢索和利用。其次，需要進行數字化處理，包括數字化掃描、圖像處理和文本識別等技術。通過數字化處理，將原始檔案轉化為數字化格式，便于存儲、傳輸和搜索。在數字化過程中，應注重保護檔案的完整性和可信度，確保數字化檔案能夠有效地代替原始檔案。最后，在檔案資源層，需要建立統(tǒng)一的檔案元數據管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)包括對檔案的描述、分類和索引等信息，用于記錄檔案的相關屬性，以便后續(xù)的檢索和利用。

2.3 技術處理層

技術處理層是實現檔案數字化管理的核心環(huán)節(jié)，包括檔案信息的提取、分析、挖掘和應用等。在這一層面，需要采用先進的人工智能技術，以實現對檔案信息的高效處理和智能應用[5]。檔案信息提取方面，為了提高提取效率和準確性，可以采用光學字符識別（OCR）技術，通過掃描紙質檔案并識別其中的文字，將其轉化為可編輯的數字文本。還可以采用語音識別技術，將紙質檔案中的語音信息轉化為文字信息。這些技術的應用，可以大大提高檔案信息的提取效率，減少人工操作的工作量。

檔案信息的分析方面，可以采用大數據分析技術，如數據挖掘、關聯分析等。通過對檔案信息進行挖掘，可以發(fā)現檔案之間的關聯關系，為檔案管理和服務提供有價值的參考。

檔案信息的挖掘方面，可以采用深度學習、神經網絡等人工智能技術。通過對大量檔案信息進行訓練和學習，可以構建知識圖譜、推薦系統(tǒng)等智能應用，為檔案管理和服務提供智能化支持。

檔案信息的應用方面，可以采用知識圖譜、推薦系統(tǒng)等人工智能技術。通過構建知識圖譜，可以將檔案信息進行結構化表示，方便用戶快速查詢和獲取所需信息。通過構建推薦系統(tǒng)，可以根據用戶的需求和興趣，為用戶推薦相關的檔案信息，提高用戶的使用體驗。

2.4 應用服務層

應用服務層是將檔案數字化管理應用于實際工作中的層次，其關注點是為用戶提供便捷、高效的服務。在應用服務層，可以建立方便快捷的檔案檢索系統(tǒng)，實現對檔案的精確檢索和快速訪問。通過用戶界面友好的檢索系統(tǒng)，用戶可以通過關鍵詞、分類、時間等多種方式進行檢索，快速找到所需的檔案。同時，也可以通過云平臺等技術手段，實現遠程共享和協(xié)同創(chuàng)作。例如，可以通過云平臺，實現不同機構之間檔案資源的共享和合作，提高檔案資源的利用效率。還可以通過建立數字檔案展示平臺，將檔案資源向公眾開放，加強檔案的宣傳和應用推廣。用戶可以通過在線平臺瀏覽和下載數字檔案，加深對歷史和文化的認知。不僅如此，檔案數據的安全保護也是非常重要的，應采取措施防止檔案數據的泄露、篡改和丟失。例如，可以建立權限管理系統(tǒng)，對用戶進行身份驗證和訪問權限控制，確保檔案的完整性和可信度。

3 人工智能背景下檔案數字化管理的創(chuàng)新路徑

檔案數字化涉及電子檔案數字采集和整理，將人工智能技術運用于引入檔案數字化，可以提升檔案數字化質量和效果。這就需要及時轉變檔案管理理念、做好檔案信息保密，統(tǒng)一制度標準體系。

3.1 調整檔案管理理念

在當前信息化時代，檔案管理部門需要積極轉變服務理念，從以往以行政為主導的思維模式向更加開放、以人為本的方向轉變。一方面，在檔案管理過程中，要注重技術創(chuàng)新，明確技術應用的目標是發(fā)掘檔案資源的價值，滿足社會公眾的文化需求，而非局限于行政命令。另一方面，檔案管理部門需具備包容性，加強與其他部門之間的合作與交流，將人工智能技術融入檔案資源的開發(fā)，深入挖掘潛在用戶的需求，為檔案利用提供更加個性化和人性化的服務[6]。

3.2 用戶信息加密

隨著科技的發(fā)展，大量的個人和機構信息被數字化存儲，需要妥善保護以防止信息泄露和濫用。用戶信息加密是一種安全的措施，通過對數據進行加密和解密，可以保護用戶隱私和數據安全。

3.2.1采用先進的加密算法，將用戶的個人信息轉換為一串亂碼，使得未經授權的人無法理解其中的意義。這種加密技術的應用，可以有效防止黑客和惡意攻擊者通過竊取數據進行不法行為。不僅如此，在數字化管理中，數據往往需要多次傳輸和存儲，因此存在被篡改的風險。通過加密算法，還可以在數據傳輸和存儲過程中附加校驗碼，以驗證數據是否完整和準確。這樣可以有效防止數據被篡改或損壞，保持數據的可信性。

3.2.2可以采用訪問控制技術。通過訪問控制機制，可以對用戶進行身份認證和權限控制，確保只有經過授權的用戶能夠訪問和使用加密的用戶數據。例如，可以使用身份驗證機制如用戶名和密碼、指紋或面部識別等，結合加密算法來實現訪問控制。而需要注意的是，加密算法和訪問控制機制應根據具體的情況選擇合適的，并不斷更新和升級加密措施，才能適應不斷出現的安全威脅。

3.3 統(tǒng)一數據標準體系

通過統(tǒng)一數據標準，可以實現檔案數據資源的開放與共享，解決數據壁壘和數據孤島問題，同時避免因數據標準不統(tǒng)一而引起的一系列問題，并提高檔案資源的利用效率[7]。通過建立統(tǒng)一的數據標準，不同機構和部門的檔案數據可以進行有效地交互和共享，避免了數據壁壘的存在。這將促進檔案管理的協(xié)同發(fā)展，提高數據資源的利用率。而且，還可以規(guī)范檔案管理業(yè)務流程和數據錄入規(guī)則，確保數據的準確性和一致性。這有助于提高檔案數據的可信度和可用性，為用戶提供高質量的服務。而當不同機構和部門遵循統(tǒng)一的數據標準時，可以減少數據轉換和數據清洗的工作量，提高數據流程的自動化程度。這將降低人力資源的需求，節(jié)約數據管理和維護的成本。

3.4 強化倫理制度建設

3.4.1建立隱私保護和數據安全的倫理準則。這些準則規(guī)定了檔案數字化管理中個人隱私的保護原則和措施，明確了數據收集、存儲和處理的合法性和安全性要求。準則還應包括使用和共享檔案數據的限制，確保數據在合法、透明和明確的范圍內進行使用。

3.4.2建立透明度和可解釋性的倫理原則。人工智能技術在檔案數字化管理中常常使用復雜的算法和模型，需要確保所使用的技術和算法具有可解釋性，以便用戶和相關利益方能夠理解和評估數據處理過程和結果。同時，也需要明確展示和告知數據處理目的、方法和風險，保證數據處理過程的透明度。

3.4.3建立監(jiān)督和問責的倫理機制。為了確保倫理準則的有效執(zhí)行，需要建立監(jiān)督和問責機制，監(jiān)測和評估數據處理的合規(guī)性。相關的機構和部門應負有責任，對違反倫理原則的行為進行調查和糾正，并且對相關責任人采取相應的糾正和懲罰措施。

結論

綜上所述，在人工智能背景下，檔案數字化管理得到了極大的發(fā)展。智能檔案管理系統(tǒng)具有高度自主性和智能化特點，可以大大提高檔案管理效率，降低管理成本，提高檔案利用的便捷性和安全性。而伴隨著科技的發(fā)展，檔案數字化管理應當繼續(xù)向智能化、高效化和安全化方向發(fā)展。

參考文獻

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[7]董鴻.信息化背景下建設工程檔案數字化管理的策略創(chuàng)新[J].蘭臺內外，2023（06）：28-30.

作者簡介：杜麗（1970— ），大學學歷，臨沂市蘭山區(qū)檔案館副研究館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理，數字化檔案管理方向。