新形勢下國企改革中的檔案管理創新策略探究

摘 要：隨著國企改革的深入推進，檔案管理在國企改革中扮演著重要的角色。新形勢下，國企改革對檔案管理提出了新的要求和挑戰。文章旨在探究新形勢下國企改革中的檔案管理創新策略。通過分析國企改革背景和現狀，探討檔案管理創新理念與策略，研究建立適應國企改革的檔案管理機制以及解決在檔案管理創新中面臨的問題和挑戰，以期為國企在改革過程中有效管理和利用檔案資源提供參考和借鑒。

關鍵詞：國企改革；檔案管理；創新策略；信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

國企改革作為經濟發展的核心任務，對檔案管理提出了更高的要求。隨著信息技術的進一步發展和社會發展的變革，傳統的檔案管理模式已不能滿足新形勢下國企改革的需求。因此，探究檔案管理的創新策略，提高檔案管理水平和效率，對于國企改革的成功推進具有重要意義。

一、國企改革背景和現狀分析

1.國企改革的必要性和動因

自改革開放以來，中國國企改革是實現經濟發展和提高市場競爭力的關鍵一環。國企改革的必要性主要體現在以下幾個方面：首先，國企改革能夠推動資源優化配置，提高經濟效率和市場活力；其次，國企改革可以促進產權制度的完善，增強企業的市場競爭力；再次，國企改革有助于推動經濟結構升級，解決產能過剩等問題；最后，國企改革還能夠深化市場化改革，促進市場經濟的健康發展。

2.國企改革的主要方向和策略

當前，國企改革的主要方向和策略包括：混合所有制改革、市場化改革、戰略重組與重組整合、轉型升級和改善治理等。混合所有制改革允許私人資本進入國企，引導社會資本參與國企改革，提高企業的競爭力和效益。市場化改革則通過市場機制的引導和激勵，推動國企的內部改革和自主決策，提高市場競爭力。戰略重組與重組整合通過企業間的合并、分立和重組，優化資源配置，加強企業競爭力。轉型升級和改善治理側重于國企在技術創新、產品升級和業務拓展等方面的轉型和發展，并加強企業治理結構的改善，提升企業績效。

3.檔案管理在國企改革中的重要地位和作用

檔案管理在國企改革中具有重要的地位和作用。首先，檔案管理是保障國企信息透明度和合規性的基礎，能夠提供對企業經營決策的支持和依據。其次，檔案管理可以促進國企知識管理和智力資本的價值實現，提升企業的核心競爭力。再次，檔案管理有助于保護國家和企業的知識產權和商業秘密，維護企業的合法權益。此外，檔案管理還可以為國企的信息共享和交流提供基礎和平臺，促進企業內外部的有效溝通與協作。

二、檔案管理創新理念與策略

1.創新理念

在新形勢下，檔案管理需要引入信息化、數字化和智能化的創新理念。首先，信息化。通過建立信息化系統和平臺，實現對檔案管理過程的信息化監控和在線查詢，提高檔案管理的效率和準確性；其次，數字化。即將紙質檔案數字化轉換，以便更好地保護和利用檔案資源，減少空間占用和人力成本，并便于檢索和共享。最后，智能化。智能化則是指引入人工智能技術，通過自動化和智能化的處理，提高檔案管理的智能化水平，如通過自動識別和分類等技術實現高效的檔案整理和歸檔。這些創新理念的引入將推動檔案管理向數字化、自動化和智能化方向發展，提高檔案管理的效率、安全性和可持續發展能力。

2.創新策略

在國企改革中，檔案管理的創新策略包括整合、優化和共享。首先，整合是指將各個環節的檔案管理資源整合起來，實現檔案信息的集中管理和全面掌握。這意味著不同部門或單位之間的檔案資源需要整合，消除信息孤島的問題，確保檔案資源得到最大化的利用。通過整合，國企能夠避免重復建設和資源浪費，實現檔案管理工作的高效運行；其次，優化是指對檔案管理流程和機制優化，提高工作效率和質量，可以通過簡化檔案管理流程、減少冗余環節、優化檔案信息結構和分類等方式實現。同時，利用信息技術手段改進檔案管理系統，提高數據處理和檢索效率，減少人力成本和錯誤率。通過優化，國企能夠提升檔案管理的效能，提高數據準確性和可信度，為決策提供更可靠的依據；最后，共享是指推動檔案信息的共享與交流，打破部門、單位之間的壁壘，促進跨部門、跨單位的檔案資源共享與互通。這需要建立檔案管理平臺，提供便捷的信息共享渠道和標準化的數據交換方式。通過共享，國企可以實現檔案信息的互通共享，提升團隊間的合作效率，避免信息孤島造成的信息滯后和工作重復。總之，整合、優化和共享是國企在檔案管理中的創新策略。通過整合檔案管理資源、優化管理流程和機制以及共享檔案信息，國企可以提高管理效率和質量，提升信息管理能力和競爭力。這些創新策略的實施，將為國企改革提供有力支持，推動檔案管理向更加整合、協同和高效的方向發展。

3.檔案管理創新對國企改革的意義與影響

檔案管理創新對國企改革具有重要的意義和影響。首先，檔案管理創新可以提高國企的信息管理能力和競爭力。通過引入信息化、數字化和智能化的創新理念和技術手段，國企能夠更加高效地管理和利用檔案資源，提高信息處理和決策效率，有助于國企在市場競爭中占據優勢地位，并為其經營決策提供科學依據；其次，檔案管理創新能夠提升國企的運行效率和資源利用效益。通過整合、優化和共享等創新策略，國企能夠消除信息孤島，降低成本，減少工作重復，提高檔案管理的效能和質量，有助于國企實現資源的最大化利用，優化運營流程，提高生產效率，從而提升企業的整體競爭力。此外，檔案管理創新能夠加強國企的風險防控和合規管理。隨著國企規模不斷擴大和市場競爭的加劇，風險管理和合規性要求越來越重要。通過引入創新的檔案管理理念和技術，國企能夠更好地保護知識產權和商業秘密，防范信息被泄露和數據丟失等風險。同時，國企建立健全的檔案管理規范和制度，能夠確保企業的合規性，并便于監管機構檢查和審計。總之，檔案管理創新對國企改革具有重要的意義和影響。通過提高信息管理能力、優化資源利用效益和加強風險防控，檔案管理創新能夠為國企帶來更高的競爭力和效益，是國企改革中必不可少的一環，需要得到國企領導層的重視與支持，在政策制定和實施中予以推動和落實。

三、建立適應國企改革的檔案管理創新機制

1.制定檔案管理創新政策和規范

為了適應國企改革的需要，制定相應的檔案管理創新政策和規范。這些政策和規范應考慮到國企改革的特點和檔案管理的需求，旨在引導和推動檔案管理的創新發展。具體措施包括制訂檔案管理創新的行動計劃：（1）明確檔案管理創新的目標、任務和時間表以及相關責任部門和人員，推動創新進程順利開展；（2）完善檔案管理法律法規。制定、修訂相關檔案管理的法律法規，建立檔案管理的法治化機制，加強對檔案管理工作的監督和規范；（3）推動信息化建設。制訂檔案數字化轉型的政策和計劃，推動信息技術的應用，建設符合國際標準的數字檔案庫，提高檔案管理的智能化水平；（4）加強檔案管理人才培養。制訂培養高素質檔案管理人才的政策和計劃，加強對檔案管理人員的培訓和素質提升，確保其具備應對國企改革挑戰的能力；（5）鼓勵創新實踐與經驗分享。建立檔案管理創新的獎勵和宣傳機制，鼓勵國企在檔案管理方面的創新實踐和經驗分享，推廣成功的創新案例。制定檔案管理創新的政策和規范能夠為國企提供明確的指導和支持，促進檔案管理工作向現代化、科學化和專業化的方向發展。同時，也有助于構建適應國企改革需要的檔案管理創新機制，推動檔案管理創新在國企改革中的深入落地。

2.構建先進的檔案管理技術系統

為適應國企改革的需要，構建先進的檔案管理技術系統，有助于提高檔案管理的效率、準確性和安全性。（1）建立信息化檔案管理平臺。搭建全面、集中、統一的檔案管理平臺，實現檔案信息的集中存儲、管理和查詢，提高檔案管理的效率和準確性；（2）推廣數字化轉型。將紙質檔案逐步數字化轉換，建立數字檔案庫，提高檔案的保存、檢索和共享能力，減少空間占用和成本開支；（3）引入智能化技術應用。通過引入人工智能、大數據分析和自動化技術，實現檔案整理、分類和檢索等過程的自動化和智能化，提高工作效率和精確度；（4）加強信息安全保護。采用先進的網絡安全技術，保障檔案信息的安全性和完整性，防止信息被泄露和數據丟失，確保國企的商業機密和合規要求；（5）提升移動辦公能力。結合移動設備和云計算技術，實現檔案管理的移動化辦公，方便檔案管理人員隨時隨地開展工作，提高工作效率和靈活性。通過構建先進的檔案管理技術系統，國企可以提高檔案管理的效率和質量，在國企改革中發揮更加重要的作用，不僅有助于實現檔案管理工作的現代化和科學化，還可以為國企提供更高效、準確和安全的檔案管理服務，為國企改革提供有力支持。

3.加強檔案管理人才培養和創新意識

第一，建立培養計劃。制訂檔案管理人才培養計劃，根據不同級別和職責設立相應的培訓課程，提升檔案管理人員的專業知識和技能；第二，加強專業知識培訓。組織培訓、研討會和講座，提供新技術、新理念和新政策等方面的培訓，增強檔案管理人員的專業素養和服務意識；第三，激發創新意識。注重激發檔案管理人員的創新意識，鼓勵他們提出新的方法和理念，推動檔案管理工作的創新和改進；第四，設立獎勵機制。設立檔案管理創新的獎勵機制，激勵檔案管理人員在改革中積極創新，鼓勵他們在工作中提出有效的創新和改進方案；第五，促進經驗分享與合作。組織內部經驗交流會和外部合作活動，鼓勵檔案管理人員分享成功案例和實踐經驗，促進跨部門和跨單位的合作與學習。通過加強檔案管理人才培養和創新意識，國企可以建立一支高素質的檔案管理團隊，使其具備專業知識和技能，具有創新思維和團隊精神，能夠更好地適應國企改革的需求，推動檔案管理的現代化和科學化發展。同時，加強人才培養也能不斷提升檔案管理人員的綜合素質和工作能力，為國企改革提供有力的人才支持。

四、檔案管理創新中的問題與挑戰

1.技術應用與信息安全問題

在檔案管理創新中，技術應用是一個重要的方向，但也會帶來一些問題和挑戰。首先，隨著數字化轉型和信息化建設的推進，國企需要大量的技術設備設施和軟件系統來支持檔案管理工作。然而，技術的引入和應用也面臨著一些問題，如選擇合適的技術平臺、培養技術人才等；其次，信息安全是一個重要的關注點。隨著檔案數字化和網絡化的推進，相關信息的安全性和保密性成為挑戰。檔案管理部門需要采取措施保護檔案信息的安全，防止數據被泄露、篡改或丟失。包括加強信息系統的安全防護措施、確保合規性以及制定安全政策和流程等。另外，技術應用帶來的操作復雜性也會增加工作的難度。例如，對于年代久遠的紙質檔案數字化轉化，需要耗費大量時間和人力，并需解決文件的質量問題。此外，技術的更新換代也可能導致系統、軟件或設備設施的兼容性問題，對檔案管理工作產生不利影響。

2.人才培養與檔案工作轉型問題

在檔案管理創新中，人才培養和檔案工作的轉型也是一個重要的問題和挑戰。首先，隨著技術的不斷進步和檔案管理方式的變革，傳統的檔案工作需要轉型和更新，要求國企加強對檔案管理人員的培養和培訓，以適應新的工作要求和技能需求。他們需要具備信息技術、數字化處理和數據分析等方面的知識和技能，同時也需要具備跨學科的綜合素質，如信息管理、法律法規和檔案借閱服務等；其次，檔案工作轉型也對現有檔案館和機構的調整和重建提出了要求。需要重新評估現有人員配置和工作流程，重新規劃工作內容和職責劃分，確保檔案管理團隊適應新的發展要求和挑戰。此外，檔案工作的轉型還涉及組織文化和思維方式的改變。傳統的檔案管理注重保護和保存檔案，而在新時代，檔案管理創新需要更加關注信息的共享和利用，需要國企加強組織文化的培育，建立開放、合作和創新的工作氛圍，培養檔案管理人員的創新意識和團隊協作能力。

3.風險防控與法律合規問題

在檔案管理創新中，風險防控和法律合規也是一個重要的問題和挑戰。首先，隨著檔案管理數字化和網絡化，檔案信息的安全性和合規性成為一個關鍵問題。國企需要加強風險評估和防控措施，在確保檔案信息不被非法獲取、篡改或泄露的同時，還要符合相關法律法規的要求，保障國企的商業機密和合規要求；其次，檔案的長期保存和利用涉及知識產權、著作權和隱私保護等法律問題。國企需要確保檔案管理工作符合知識產權法律法規，保護原創檔案和歷史檔案的權益，并遵守有關隱私保護的法律要求，需要檔案管理人員具備相關法律知識和意識，能夠正確處理法律風險和合規問題。此外，檔案管理還需要符合相關行業標準和政策要求。國企需要了解并遵守相關行業的檔案管理標準和政策，如ISO 15489檔案管理體系標準、個人信息保護規定等，確保檔案管理工作在合規范圍內開展。

五、結論

綜上所述，新形勢下國企改革中的檔案管理創新策略至關重要。隨著國企改革的深入推進，檔案管理需要與時俱進，采取信息化、數字化和智能化手段，以提高管理效率和資源利用效益。創新理念和策略的引入能夠支撐國企在檔案管理方面實現整合、優化和共享。建立適應國企改革的檔案管理創新機制，包括制定政策規范、構建技術系統和加強人才培養，有助于提高檔案管理的水平和質量。然而，在檔案管理創新過程中仍面臨技術應用與信息安全、人才培養與工作轉型和風險防控與法律合規等問題的挑戰。因此，國企需要注重解決這些問題，并持續推進檔案管理創新，以更好地支撐國企改革的發展和進步。

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（作者單位：山西蘭花科技創業股份有限公司）

作者簡介：毋珊（1980—），女，漢族，山西晉城人，本科，館員，研究方向：檔案管理。