醫院基建檔案管理的重要性及價值研究

摘 要：醫院基建檔案管理在提升醫療服務質量中扮演著關鍵角色。文章深入探討了醫院基建檔案管理流程中存在的問題和挑戰，如信息孤島、歷史記錄追蹤困難等。隨后，分析了高效管理基建檔案的關鍵要素，包括標準化與規范化、信息化與數字化以及跨部門協作，并進一步闡述了高效開展基建檔案管理對醫療服務質量的正面影響，如提高工程維護效率、優化資源配置、增強合規性和安全性、改善患者體驗等。文章結合案例研究，總結了成功實現基建檔案管理的醫院案例及其措施和成效，并就面臨的挑戰，如技術更新換代、人員培訓和文化變革、法規與政策適應性等提出了相應的對策建議。

關鍵詞：醫院基建檔案管理；醫療服務質量；信息化；資源優化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫院基建檔案是醫院在運營中不可或缺的重要組成部分。通過高效管理和維護基建檔案，醫院可以實現更加精準、便捷的信息檢索，提升醫療服務質量。良好的基建檔案管理不僅有助于優化資源配置和持續改進醫療設備設施，還能有效提高工作效率，確保醫院運營安全順暢。重視基建檔案管理對于提高醫院服務水平滿足患者需求至關重要。

一、醫院基建檔案管理的現狀分析

1.現行醫院基建檔案管理流程概述

目前，許多醫院的基建檔案管理流程存在諸多環節。一般情況下，醫院基建檔案管理流程包括檔案的收集、整理、存儲、檢索和利用等多個環節。在檔案收集階段，涉及不同部門或單位提供的各類文件資料；整理環節包括對檔案開展分類、歸檔等工作；存儲階段要求醫院擁有安全而合適的存放空間；檔案檢索需要能夠高效、準確地找到所需信息；檔案利用則關系到醫院運營和醫療服務的實施。

2.檔案管理過程中存在的問題和挑戰

當前，醫院基建檔案在管理流程和實踐中面臨多方面的問題和挑戰。一是信息孤島問題。不同部門或單位形成的信息孤島使得檔案數據難以共享和整合，影響了醫院信息的流通和利用效率；二是難以追蹤歷史記錄。部分醫院檔案管理沒有建立完善的追蹤機制，導致歷史記錄不全，難以準確查找和追溯；三是缺乏標準化。醫院基建檔案管理缺乏統一的標準和規范，導致檔案整理、分類混亂，降低了數據的可靠性和準確性；四是存儲安全不足。某些醫院基建檔案存儲設施不夠安全，易遭受災害或人為破壞，可能造成檔案丟失或損壞；五是檢索效率低下。檔案檢索手段和系統不完善，檢索效率低下，增加了查找所需信息的時間成本，影響了工作效率；六是保密性風險。在醫院基建檔案管理中存在信息被泄露的風險，一旦敏感信息外泄，可能對醫院名譽和患者權益造成嚴重影響。

二、高效開展基建檔案管理的關鍵要素

1.標準化與規范化

制定統一的檔案管理標準，醫院可以實現基建檔案管理的標準化和規范化。這項工作包括確定檔案命名規則、歸檔方式、保管期限等方面的規定。這些規定可以確保各部門在檔案管理中遵循相同的操作流程，提高了檔案管理的效率和準確性。當所有員工按照同一套標準化操作流程執行檔案管理任務時，工作流程更加順暢，不同部門之間的協作也更加緊密。標準化的另一個好處是幫助醫院建立清晰的檔案分類體系，確保信息的整理和存儲有序。有了明確定義的檔案分類和歸檔規則，信息檢索將變得更加便捷和高效。醫務人員可以迅速找到需要的文件資料，節省寶貴的時間，提高醫療服務的及時性和準確性。此外，標準化還可以降低信息混亂和丟失的風險，確保醫院的檔案數據完整、安全。此外，通過標準化和規范化的檔案管理工作，醫院可以提升醫療服務的質量，加強對檔案信息的管理和利用，為醫院的發展和提高服務水平提供堅實的基礎。標準化的檔案管理體系能夠幫助醫院建立穩固的管理模式，在提高工作效率的同時，還要符合法律法規要求，有效防范潛在的法律風險。

2.信息化與數字化

引入信息技術并建立相應的檔案管理系統是實現高效開展基建檔案管理的重要手段。通過數字化記錄檔案信息、建立電子數據庫、實現在線檢索等方式，可以提高檔案信息的存儲容量和安全性，實現檔案信息的可追溯性和快速檢索。與傳統紙質檔案管理相比，數字化檔案管理系統具有多樣化功能，包括全文檢索、版本管理、權限控制等，可以大幅提高檔案管理工作的便捷性和高效性。數字化檔案管理系統不僅可以節省大量的紙質文件，減少管理成本和空間浪費，還有效降低檔案信息因災害等風險而遭受的損失，提高了檔案數據的安全性和可靠性。數字化檔案管理還可以促進數據共享和資源整合，不同部門之間可以更加方便地共享信息，互通有無，提高了工作協作和效率。通過信息化、數字化的檔案管理系統，醫院可以實現檔案信息的快速存取和檢索，大幅提高了工作效率和服務質量。醫務人員可以在系統中快速查詢到所需的資料，減少了查找時間，提高了工作效率。系統能夠及時更新和備份檔案數據，確保數據的完整性和安全性，為醫院的發展提供了強有力的支持。

3.跨部門協作

促進不同部門之間的溝通與合作是確保高效開展基建檔案管理的關鍵要素。建立跨部門的溝通機制和協作機制可以有效解決信息孤島問題，確保信息共享與交流暢通無阻。通過定期的會議、交流和協調，各部門可以共享檔案信息和最新進展，及時更新和補充檔案數據，避免信息遺漏和重復錄入，提升檔案數據的準確性和可靠性。為了實現跨部門協作，醫院可以制定明確的工作流程和標準操作規程。不同部門在檔案管理過程中需要有明確的責任劃分和合作方式，確保每位員工都知道自己在檔案管理工作中的角色和職責。建立定期的工作例會和多部門協作機制，可以促進信息共享、問題溝通和解決方案的協商，增強團隊之間的協作意識，提高工作效率。另外，利用信息化工具和系統也是促進跨部門協作的重要手段。通過建立統一的檔案信息管理系統，在系統中共享檔案信息，從而促進不同部門之間的數據共享和交流。同時，系統可以設立權限控制，確保檔案數據的安全性與保密性。通過系統提供的即時通信功能以及任務分配和跟蹤功能，不同部門可以更便捷地溝通、協作和監督，提高工作效率和協同效應。

三、高效開展基建檔案管理對醫療服務質量的正面影響

1.提高工程維護和改建效率

醫院可以準確查閱設備設施的歷史維修記錄、施工圖紙、設備安裝說明等資料，有助于工程人員清晰了解設施狀況、制訂維護計劃或改建方案，不僅提高了工程維護和改建的執行效率，降低因信息不全或混亂而導致的誤操作風險，還有助于延長設備設施的使用壽命，進一步保障醫院的正常運營和服務質量。

2.優化資源配置

高效的基建檔案管理有助于醫院全面了解設備設施的情況及歷史信息，有效地利用檔案信息展開決策支持，從而實現資源的合理配置。醫院能夠根據歷史數據和檔案分析，科學規劃設備設施的維護周期、優化設施布局，明確資源投入的重點和優先級。通過基于檔案信息的資源管理，醫院可以更有效地利用有限的資源實施維護和改建，提高資源利用效率，確保醫療設施的質量和安全性，為提升醫療服務水平提供堅實支持。

3.增強合規性和安全性

規范化的檔案管理流程和標準化操作能夠幫助醫院建立完善的檔案備份、監測與管控措施，確保檔案信息的完整性、保密性和準確性，有助于醫院遵守相關法規標準，避免發生違規事件。同時，通過檔案管理系統記錄和跟蹤設備設施的維護和改建信息，醫院能夠及時發現潛在的隱患并采取相應措施，提升設備設施的安全性，保障醫療服務的安全性和可靠性。

4.改善患者體驗

高效開展基建檔案管理對醫療服務質量的正面影響還體現在改善患者體驗方面。通過精準、便捷的基建檔案管理，醫院可以快速調取患者就診記錄、醫療器械信息等，為醫務人員提供及時而全面的醫療資料支持，提高醫療決策的精準性和效率，有助于醫務人員更好地了解患者的病史及治療記錄，提供個性化、有針對性的診療方案，增強患者對醫療服務的信任感和滿意度。通過設備設施的及時更新和維護，給醫院營造舒適、安全的就醫環境，提高患者的就醫體驗和滿意度，進一步提升醫院的聲譽和競爭力。

四、案例研究

上海交通大學醫學院附屬醫院在高效開展基建檔案管理方面采取了一系列措施，取得了顯著的成效。醫院建立了文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保歸檔保存的每項重要的醫療、教學、科研和黨政管理工作都有完整、準確、系統的文件材料以及相關電子文件或聲像材料。這種制度的建立促使醫院檔案管理工作有了規范化、標準化的指導，保障了檔案信息的完整性和準確性。醫院實行了“四同步”管理，即在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，與檔案工作同步開展。這種管理方式有效地將檔案管理納入各部門工作流程和計劃中，加強了各項工作內部協作與檔案管理的結合，提高了工作效率和管理水平。另外，醫院對科研成果、基建工程、設備開箱等項目的鑒定、驗收務必有綜合檔案室人員參與，并由業務主管部門與綜合檔案室聯合驗收，確保文件完整、準確。這種嚴格的驗收機制促進了檔案管理工作與醫院日常運營工作的有機結合，增強了檔案管理的實效性。

南華大學附屬醫院憑借學校的指導，建立健全檔案工作檢查和考核與評估制度，并在定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作的過程中明確崗位職責，強化責任意識，從而提高了醫院檔案管理水平，有效規范了醫院檔案管理工作，加強了對檔案工作的監督和評估，提升了檔案管理質量和效率。

五、面臨的挑戰與對策建議

1.技術更新換代的挑戰

隨著科技的不斷進步，檔案管理系統和軟件也在不斷更新換代，可能導致醫院基建檔案管理面臨技術更新的挑戰。由于舊有的檔案管理系統可能無法適應新技術環境和需求，或者存在數據遷移、兼容性等問題，影響檔案信息的準確性和完整性。因此，醫院可以持續跟蹤科技發展動態，及時了解新技術應用于檔案管理的趨勢和最新解決方案，確保檔案管理系統始終處于技術先進水平。針對技術更新換代，醫院可以定期評估現有檔案管理系統的功能和性能，了解其優劣勢，并考慮是否需要升級系統或更換新系統。在系統升級或更換時，醫院應制訂詳細的計劃和流程，包括數據備份、遷移、培訓等環節，確保數據安全和檔案管理工作的持續性。此外，還應加強對醫務人員的培訓和技術知識普及，提高他們使用新技術和系統的能力與適應性，確保順利過渡和運行。積極與技術提供商合作，尋求定制化解決方案或技術支持，滿足醫院特定需求，確保檔案管理系統的穩定性和適用性。

2.人員培訓和文化變革

人員培訓和文化變革是面臨的另一個挑戰，醫院需要培養員工的檔案管理意識，并推動組織文化的改變以適應高效開展基建檔案管理的要求，涉及對員工的教育、培訓以及組織文化的塑造。醫院可以通過內外培訓機制，向員工提供全面系統的檔案管理知識和技能培訓。培訓內容可以包括檔案管理原理、法律法規、流程標準和信息系統使用等方面的內容，提高員工對檔案管理的認識和專業能力。

醫院應重視員工的參與和共享，鼓勵他們積極參與檔案管理活動。通過組織檔案管理交流會議、分享經驗和最佳實踐以及設立獎勵機制等方式，激發員工的積極性和主動性，增強他們的檔案管理意識和責任感。醫院還應致力于推動組織文化的變革，包括將檔案管理納入醫院工作的重要組成部分，強調檔案管理的重要性和價值。醫院領導層可以樹立榜樣，倡導并實踐先進的檔案管理理念，倡導員工尊重、保護和利用檔案資源，形成良好的檔案管理文化。醫院可以通過信息化建設，提高基建檔案管理的效率和質量。引入先進的信息系統和技術工具，優化檔案管理流程，降低人為錯誤和重復工作的風險，提高整體檔案管理水平。

3.法律法規與政策的適應性

醫院面臨的另一個挑戰是法律法規與政策的不斷變化，需要適應和滿足新的法律法規要求。隨著社會的發展，檔案管理工作也受到了越來越多的法律法規制約和監管，醫院需要及時了解、掌握和遵守相關法律法規和政策，以確保基建檔案管理工作的合規性。為了適應法律法規與政策的不斷變化，醫院可以建立法律法規與政策跟蹤機制，密切關注國家和地方有關檔案管理的法律法規和政策發布、修改情況，及時了解其中的要求和變化，并指定專人或部門負責研究和解讀相關法律法規和政策，組織內部培訓，向員工普及法律法規要求，并有效落實到實際操作中，進一步加強檔案管理團隊與法務部門的溝通與合作，及時了解有關法律法規和政策在檔案管理中的具體落實要求，確保檔案管理工作符合法律法規要求。此外，還應建立法律法規與政策適應性評估機制，根據法律法規和政策的變化，及時評估現有檔案管理制度和措施的適應性和合規性，并展開必要的調整和改進。積極參與行業協會、交流會議等，了解同行業醫院的最佳實踐和經驗，與行業內其他醫院共同面對法律法規與政策的要求，分享解決方案。通過以上對策，醫院可以更好地應對法律法規與政策的不斷變化，保持對法律法規要求的敏感性和應變能力，確保基建檔案管理工作的合規性，減少潛在的法律風險，并為醫院的發展和提高服務水平提供有力支持。

六、結論

綜上所述，醫院基建檔案管理對提升醫療服務質量具有重要意義。通過規范、高效地管理基建檔案，醫院能夠提高工作效率，優化資源配置，提升治療環境品質，增強合規性和安全性，從而為患者提供更加安全、便捷和貼心的醫療服務，實現醫院運營的可持續發展。不斷加強基建檔案管理、整合信息化技術應用，有助于醫院在競爭激烈的醫療市場中取得更大優勢，提高整體的服務水平，滿足廣大患者和社會對醫療質量的需求。

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作者單位：海口市人民醫院

（中南大學湘雅醫學院附屬海口醫院）

作者簡介：毛曉夏（1987—），女，漢族，湖南婁底人，本科，館員，研究方向：醫院檔案管理。