“互聯網+”視域下事業單位檔案管理信息化建設路徑研究

摘 要：檔案管理是事業單位綜合管理工作的重要組成部分，可以幫助單位管理者全面掌握單位實際運行狀態，為其決策管理工作提供資料參考與數據支撐，對于推進事業單位穩定、持續發展具有積極意義。近幾年，隨著事業單位業務覆蓋范疇持續拓展，所產生的檔案類型及總量日漸豐富，傳統檔案管理模式已經無法發揮最大效用。對此，事業單位應當與時俱進，順應“互聯網＋”時代發展趨勢，主動探索檔案管理信息化建設路徑。當前，在事業單位檔案管理信息化建設中仍存在重視度不足、管理制度不完善、專業人才匱乏以及信息技術利用率低的問題。文章基于“互聯網＋”視域下對事業單位檔案管理信息化建設策略著重分析，以供相關事業單位參考借鑒。

關鍵詞：“互聯網＋”；事業單位；檔案管理信息化建設

中圖分類號：D630.1；G270.7 文獻標識碼：A

引言

事業單位檔案資料包含了單位歷史發展經歷信息、當下各項目或經濟活動的進度及工作經驗、未來發展戰略或決策信息等，不僅可以如實反映當下事業單位的運行狀態，為單位管理者開展科學決策提供數據支持，還可以結合歷史資料為事業單位未來發展指明方向。但是，從現階段各事業單位檔案管理情況來看，仍然存在諸多問題尚未解決。因此，隨著信息技術的創新發展及自動化辦公的普及，如何有效推進檔案信息化建設工作已經成為事業單位所面臨的主要工作內容。相關事業單位應當在認清檔案管理信息化建設必要性的基礎上，針對現存問題制定建設策略，以此不斷提高檔案管理質量與效率，為事業單位穩定發展奠定堅實基礎。

一、“互聯網＋”時代事業單位檔案管理信息化建設的必要性

1.有利于提高事業單位檔案管理效率

所謂“互聯網＋”時代，主要是指基于各類現代化信息技術及先進設備設施基礎上由互聯網發展而來的新業態。簡而言之，就是互聯網技術＋傳統行業，傳統行業可以利用互聯網技術創新運行模式，最大限度上發揮自身的優勢與價值，以此更好地適應新時代發展趨勢?；凇盎ヂ摼W＋”時代事業單位推進檔案管理信息化建設工作，可以利用互聯網技術及平臺快速處理龐大的檔案資料，如自動化檔案收集與分類管理、利用大數據技術對特定檔案分析、利用互聯網平臺儲存和檢索所需要的檔案等。由此可見，“互聯網＋”視域下，事業單位推進檔案管理信息化建設，可以提高事業單位檔案管理的效率。

2.有利于提升事業單位檔案管理規范度

事業單位使用的傳統檔案管理模式，主要是以人工管理為主體，檔案資料的收集、整理、保存和調取利用等都需要手工完成。但是，由于不同檔案管理人員的工作思維與專業能力存在一定差異，因此，在實際檔案管理過程中較易出現檔案資料填寫內容、格式和字體差異，在一定程度上降低了事業單位檔案管理工作的規范性?！盎ヂ摼W＋”視域下事業單位推進檔案管理信息化建設，可以利用檔案管理信息化平臺實現自動化內容填寫，明確規范檔案收集、分類和錄入等環節，從而提升事業單位檔案管理的規范性。

3.有利于增強事業單位檔案管理安全性

傳統檔案管理模式下，事業單位檔案管理的對象為紙質檔案資料。近幾年，隨著事業單位業務范疇的持續拓展，所產生的檔案資料數量不斷增加，檔案管理工作出現了紙質檔案儲存空間不足、查閱調取困難的問題。同時，紙質檔案資料經過多次查閱后會出現不同程度受損的情況，影響閱讀流暢性，降低紙質檔案資料的可利用價值。

“互聯網＋”視域下事業單位推進檔案管理信息化建設工作，可以逐步將紙質檔案轉變為電子檔案，并將其儲存于電腦云端。此外，事業單位檔案管理人員還可以定期對電子檔案統一備份，以此避免數據信息丟失。由此可見，“互聯網＋”視域下事業單位推進檔案管理信息化建設，不僅可以增強檔案資料的安全性，還降低了檔案管理的成本。

二、“互聯網＋”視域下事業單位檔案管理信息化建設問題

1.檔案管理信息化工作未得到充分重視

我國科技領域在社會經濟高速發展帶動下取得了顯著成就，現如今各類信息技術及科技設備設施已經被廣泛應用于社會生產生活的方方面面，給人們的實際生活帶來了諸多便利，為我國現代化建設與可持續發展提供了支撐。面對這一全新發展趨勢，各事業單位也紛紛對內推進了信息化建設工作，但從實際情況來看，多數事業單位將信息化建設重點放在了業務辦公自動化上，并未對檔案管理工作與信息技術的利用給予高度重視。甚至當前一些事業單位認為檔案管理工作僅是檔案資料的收集與整理，無須信息化建設。再加上部分事業單位可利用財政資金有限，給檔案管理信息化建設工作帶來了嚴重阻礙。具體表現為：（1）仍然使用傳統人工檔案管理模式展開檔案資料收集、整理和錄入調取；（2）部分事業單位雖然推進了檔案管理信息化建設工作，但僅是將人工管理轉變為計算機管理，本質上并未發生改變。人為操作規范性及專業性仍然是影響事業單位檔案管理成效的主要因素。

2.缺乏完善的管理制度

“互聯網＋”視域下事業單位檔案管理信息化建設工作離不開科學可行的管理制度作為基礎支撐。完善的管理制度可以為事業單位檔案管理信息化建設工作指明方向，可以規范事業單位檔案管理工作對信息技術的使用行為，從而確保信息技術及先進的軟硬件在檔案管理工作中充分發揮作用。然而，從當前各事業單位檔案管理信息化建設情況來看，很多事業單位尚未在檔案管理過程中融合發揮好“互聯網＋”優勢，也沒有結合實際檔案管理工作情況及管理需求制定相應的管理制度，最終導致檔案管理信息化建設缺乏理論支持。究其原因，一方面，由于事業單位尚未意識到檔案管理信息化建設的重要意義，再加上檔案管理工作枯燥乏味，相關人員參與積極性不高，限制了檔案管理信息化建設進程；另一方面，事業單位由于長期受到傳統管理思維的影響，未將檔案管理納入綜合管理制度中，并未設計精細化的管理條例，影響了檔案管理信息化建設與發展。

3.檔案管理人員專業素養提升空間較大

“互聯網＋”視域下事業單位檔案管理信息化建設的重要影響因素就是人。檔案管理人員的專業能力及信息素養的高低會對檔案管理信息化建設質量產生直接影響。但是，現階段很少有檔案專業畢業生選擇在事業單位從事檔案管理工作，受工資水平、福利待遇及個人發展前景等因素影響，多數檔案專業畢業生更傾向于到企業就業，導致事業單位檔案管理信息化建設工作中存在專業性人才不足的情況，無法提高事業單位檔案管理信息化建設速度，無法確保信息化建設質量。除此之外，隨著網絡信息技術的持續創新與發展，事業單位檔案管理工作對相關工作人員提出了更高要求，不僅要求檔案管理人員具備扎實的理論基礎、專業管理能力，還要求其熟練操作各類信息技術軟件開展工作。但是，一些事業單位的檔案管理人員并非科班出身，再加上事業單位對檔案管理人員缺乏長期、系統培訓，給事業單位檔案管理信息化建設帶來了嚴重阻礙。

4.檔案信息化水平有待提高

“互聯網＋”視域下，事業單位檔案管理信息化建設工作的重點是提高檔案管理工作的信息化水平，充分發揮各類現代化信息技術的應用優勢，不斷提高單位檔案管理水平與質量。當前，部分事業單位檔案管理信息化建設進程中存在對信息技術應用不足的情況。例如，應用的檔案管理信息化軟件并不具備檔案資料共享與傳遞功能、信息化管理系統與其他管理系統無法兼容等，導致事業單位檔案管理信息化水平較低，影響檔案管理工作效率與質量。究其原因，主要是由于事業單位檔案管理流程過于煩瑣、技術及設備設施不完善等因素所引起的。

三、“互聯網＋”視域下事業單位檔案管理信息化建設策略

1.提高檔案管理信息化建設重視度

正確的意識是實踐行動的科學指南，“互聯網＋”視域下事業單位只有對檔案管理信息化建設形成正確認知，方可積極主動地利用好先進技術和設備設施推進信息化建設工作，以此不斷提高檔案管理信息化建設效率與質量。由此可見，“互聯網＋”視域下事業單位檔案管理信息化建設的首要任務就是提高全員對檔案管理工作與信息技術的重視度。

第一，事業單位領導者及檔案管理部門主要負責人應當在日常管理工作中做好表率，主動學習檔案管理信息化理論知識及相關技術等，從而結合本單位實際情況制定針對性信息化建設方案，為后續檔案信息化管理工作奠定堅實基礎；第二，檔案管理部門應當在實際工作中更新工作思維，在深化服務意識的基礎上逐步形成檔案管理創新意識、信息化建設意識等。檔案管理人員應當樹立工作意識，主動學習專業管理知識及信息化技能，從而在最大限度上提高檔案管理信息化建設效率與質量，提升檔案管理工作的綜合服務水平。

2.建立檔案信息化管理制度

在“互聯網＋”視域下，針對現階段各事業單位普遍存在的檔案管理制度不健全問題，單位管理層應當從實際出發，遵照本單位檔案管理特點、創新需求等進一步建立健全檔案信息化管理制度。

第一，建立檔案管理問責機制。相關事業單位應當優化、簡化當前檔案管理工作流程，明確相關工作人員的檔案管理職責，將檔案管理任務落實到每一個部門及職工身上，以此形成全員、全過程以及全方面檔案管理新局面，充分調動單位職工對檔案管理信息化建設工作的參與熱情，加快事業單位檔案管理信息化建設效率。同時，還可以在檔案管理信息化建設出現問題的第一時間責任追溯，以此規范單位檔案管理信息化建設行為；第二，建立檔案資料查詢制度，只有經過身份驗證的人方可借閱檔案資料，以此確保事業單位檔案完整性與安全性；第三，建立信息化監管機制，充分利用好信息技術定期開展檔案安全審計、管理系統風險評估、管理流程規范性等檢查工作，確保事業單位檔案管理信息化建設質量。

3.加強信息化檔案管理隊伍建設

“互聯網＋”視域下事業單位檔案管理信息化建設工作需要專業化人才提供支持與助力。基于此，事業單位應主動思考和探索檔案管理人才培養與引進策略，借助高質量的檔案管理隊伍加速檔案管理信息化建設進程。

第一，事業單位應定期組織開展專業化培訓工作，鼓勵在崗檔案管理人員主動接受新理念、學習新知識、新技術，從而提高檔案管理人員的專業能力及信息素養。培訓內容應當包含專業檔案管理知識、檔案管理技能培訓、信息技術及軟件設備設施操作培訓等。培訓方式可以為系統教育教學活動、交流實踐活動以及邀請行業專家開展培訓講座等。此外，事業單位可以搭建線上學習平臺，供各單位檔案管理人員自主學習與互相交流，全面提升事業單位檔案管理隊伍質量；第二，加強專業人才引進。事業單位可以利用當地政府制定的人才引進政策、大學生就業幫扶政策等合理優化本單位的人才福利待遇，并通過加強與專業院校的定向人才培養、拓展外省人才招聘渠道等方式，吸引更多專業人才投身于事業單位檔案管理信息化建設工作中，不斷提升事業單位檔案管理質量。

4.完善硬件及軟件配置

軟硬件基礎設備設施是“互聯網＋”視域下事業單位檔案管理信息化建設的重要前提與基礎保障。對此，事業單位管理層及上級主管部門應當加大政策與資金支持力度。

一方面，在硬件設備設施引進與應用環節，事業單位應當合理劃撥資金用于先進設備設施的采購、更新與維護。在設備設施購買過程中應當擇優選擇資質過硬的生產商。同時，還應當定期對硬件設備設施做好維修養護工作，延長其使用壽命，降低事業單位檔案管理信息化建設成本；另一方面，在軟件系統建設環節，事業單位應當結合實際情況構建檔案數據庫，嚴格規范檔案資料的收集、共享、交換行為，按照檔案內容分門別類地儲存。針對單位機密文件加密管理，設置數據庫訪問權限。利用網絡病毒查殺軟件、監控系統等動態化檢查是否存在安全風險或技術風險，確保事業單位檔案管理信息化建設工作順利開展。

四、結束語

綜上所述，“互聯網＋”視域下事業單位推進檔案管理信息化建設工作，是順應時代發展的重要表現，也是創新事業單位檔案管理模式、提高檔案管理水平及質量的必然舉措。對此，事業單位應當緊跟時代發展步伐，與時俱進，充分認清推進檔案管理信息化建設的必要性，并深刻分析現階段檔案管理信息化建設中存在的問題。通過提高檔案管理信息化建設重視度、建立檔案信息化管理制度、加強信息化檔案管理隊伍建設、完善硬件及軟件配置和構建檔案管理數據庫等措施，進一步提高檔案管理信息化水平，充分利用“互聯網+”技術及平臺優勢，提升事業單位檔案管理效率與質量，為事業單位長遠發展提供有力支持。

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（作者單位：菏澤市老年大學）

作者簡介：彭媛媛（1982—），女，漢族，山東棗莊人，碩士研究生，館員，研究方向：事業單位檔案管理、檔案信息化。