關于合并重組高校檔案管理工作的思考

摘 要：隨著高校教育事業發展及體制改革的深入，我國高等教育步入了新的歷史發展機遇期，高校之間合并重組，實現學科優勢互補、辦學強強聯合。高等學校合并重組過程中需要同步處理好高校檔案管理，明確合并重組高校前檔案的歸屬，本著集中保管、方便利用的原則，由一校或合并后的高等學校檔案部門統一保存。本文簡要分析了合并重組高校檔案管理特點、現實問題，以及影響合并重組高校檔案管理因素，以湖南財經工業職業技術學院為例，提出了做好合并重組高校檔案工作的具體措施，為合并重組高校檔案管理工作提供借鑒參考。

關鍵詞：合并重組；檔案管理；高校

概述

隨著高校教育事業發展及體制改革的深入，我國高等教育步入了新的歷史發展機遇期。部分高校合并重組，實現學科優勢互補、辦學強強聯合，通過實質性合并重組融合，發揮了“1+1＞2”的效應[1]。湖南財經工業職業技術學院位于湖南省衡陽市，學院前身是衡陽技術學院和衡陽市財政會計學校。2004年衡陽市財政會計學校與衡陽技術學院合并升格為衡陽財經工業職業技術學院。2015年1月更名為湖南財經工業職業技術學院。目前全院共設6個教學院系，22個專業方向，在校教職工661人，在校學生12000余人。在學校合并重組中需要做好檔案資料的收集、管理機制的整合和人員崗位的調整。根據《普通高等學校檔案管理辦法》規定：高等學校分立或合并前檔案的歸屬，應本著集中保管、方便利用的原則，由一校或合并后的高等學校檔案部門統一保存。兩個或兩個以上學校合并組建新的高校，原有學校檔案應由新組建的學校單列全宗保存、保管，并根據合并學校的多少編排全宗號；新組建的高校從組建時起建立新的全宗。如合并為一個學校為主，其他學校并入該校，可不建新全宗[2]。

1 合并重組高校檔案管理主要特點

1.1 新舊校區兼具，檔案內容豐富

合并重組前的舊校區擁有悠久建校歷史。湖南財經工業職業技術學院的前身——衡陽技術學院始建于1958年，衡陽市財政會計學校始建于1980年，都擁有很悠久的辦學歷史，館藏的檔案資源史料十分豐富。此外，湖南財經工業職業技術學院是由2004年合并升格，并于2015年更為現名。新校區也投入了大量資金用于基礎設施建設和試驗耗材添置等，由此也產生了大量的基建檔案、設備檔案。可見，合并重組后的檔案管理內容更為豐富多樣。

1.2 檔案來源廣泛，歸檔主體眾多

合并重組后的高校職能更多，歸檔責任主體更加多元。以合并重組高校基建檔案為例，高校新校區基建項目從項目立項、可研報告、設計、施工、竣工驗收、管理等過程中，參與建設的單位有高校、設計方、建設方、施工方、監理方等眾多參與主體，歸檔責任主體眾多，且檔案資源來院十分廣泛[3]，對檔案管理人員提出了新的更高要求。

1.3 時間周期較長，歸檔時間跨度大

合并重組高校的周期較長，從合并重組動議到實施，以及合并重組正式完成，歷時較久。尤其涉及到校區基礎建設的更新，從建設項目立項申請到正式投入使用，短則一二年，長則三五年。這些檔案資料分散于高校基建部門或其他相關管理部門。較長的時間周期，以及較大的歸檔時間跨度，其間或因人員流動或因歸檔范圍變化等，導致歸檔資料交接不及時、不到位，存在安全風險隱患。

2 合并重組高校檔案管理現實問題

2.1 檔案移交過程結果的安全隱患

合并重組高校后，合并重組前的高校館藏的檔案資源需要整體移交至合并重組后新組建的高校及其檔案管理部門。如湖南財經工業職業技術學院的館藏檔案資源，主要都是來自衡陽技術學院和衡陽市財政會計學校兩所學校的館藏檔案。在合并重組過程中移交了大量的黨政、基建、財會、實物等檔案資料，合并重組周期短、事務多、任務重，除了做好檔案移交工作，還涉及到人員管理、專業設置、校園建設等大量事務性工作。在原校檔案向新校檔案移交過程中極易產生各種問題，例如，檔案移交不完整，重要資料移交不及時，甚至是檔案資料在移交過程中出現損毀、滅失現象，影響了新組建高校檔案管理的質量和水平。

2.2 檔案管理體制機制的兼容問題

合并重組后的高校檔案由之前的一個全宗變成了多個全宗[4]。原先的各種檔案管理體制機制，以及出臺的相應的檔案管理制度與新合并重組高校檔案管理實際不適應，存在不兼容。此外，之前不同高校的檔案管理標準、水平、能力和規范化水平均存在較大的差異性，高校所設專業不同，檔案分類、編號和排列也存在較大差異。如教職工檔案由人事處管理、畢業生檔案由學生處管理，合并重組后的高校檔案管理的相應職能機構或重組或撤并，理順合并重組前后的檔案管理體制機制關系任務艱巨。

2.3檔案管理人員的人崗相適難題

重組合并高校檔案管理面臨著人員重新劃分、崗位重新調整、業務檔案管理重新分配等。在此過程中，檔案管理人員面對著全新的檔案管理局面，在思想上、業務上和能力上還存在著不相適應的過程，不同程度上影響了重組合并后高校檔案管理的整合和創新，需要根據重組合并后的高校檔案管理現實需要及時組織相應的業務培訓，做到人崗相適。

3 合并重組高校檔案管理影響因素

合并重組高校涉及高校檔案工作的歷史發展規律、檔案管理者和工作人員的心理、文化結構等多方面問題。這些問題若處置不當就會成為阻礙高校檔案管理，致使合并后的高校檔案管理工作磨而不合[5]。

3.1 傳統習慣

合并重組高校檔案管理有其漫長的發展歷史背景、管理風格和要求，長期形成其獨特的檔案管理理念、思維模式、價值取向。來自不同高校的檔案管理者會受到各自傳統檔案管理習慣、行為規范、固有思維的支配影響，延緩或遲滯合并重組高校檔案管理的實質性融合進程。例如，有的高校人事檔案、文書檔案、科研檔案、學生檔案均由學校檔案館管理。而有的高校采取更為精細化管理模式，習慣按職能劃分檔案管理主體，將人事檔案管理歸入人事處，科研檔案歸入教務處，畢業生檔案歸入學生處管理。若這兩所高校合并或重組，檔案管理傳統習慣影響了檔案管理制度設計上的差異。

3.2 原有模式

高校檔案管理模式是長期運行形成的，也是合并重組高校檔案融合的現實表現。檔案管理模式是以一種科學規范保證檔案管理有序運轉。在未合并重組，不同高校的辦學水平、隸屬關系、學校類型、工作理念等存在較大的差異性，也由此形成了高校自身獨特的檔案管理模式，這種模式具有很強的穩定性、差異性。這種穩定性、差異性增加了不同高校檔案管理工作內在互通融合，也不利于高校檔案管理融合。如一些高校檔案習慣于傳統紙質歸檔模式，即便產生了大量的電子檔案，依然采用“雙軌制”管理，不僅耗費大量的人力、物力、財力，也占用了寶貴的庫房資源。而一些高校已經開設了數字化管理，按照“單軌制”進行電子檔案管理。若這兩種不同檔案管理模式的高校合并重組，勢必要選擇其中某一歸檔模式才能實現真正的實質性融合。

3.3 合作意識

合并重組高校檔案管理者之間的合作意識相對較弱，究其原因主要是傳統習慣和原有工作模式。高校檔案管理工作具有相對封閉性，一旦形成某種行為習慣，就會影響其檔案管理的行為方式，進而長期堅持其思想觀念、行為方式。此外，合并重組高校檔案管理制度機制差異，思想交流渠道少，業務溝通平臺不足，都在一定程度上影響了合并后高校檔案管理者之間思想融合和行為的實質性合作。

4 合并重組高校檔案管理對策建議

高校合并重組應包括檔案在內的全方位的合并[6]。作為高校檔案管理部門要秉持全方位融合理念，抓住合并重組重大戰略機遇，制定合并重組后高校檔案事業發展規劃，統一管理標準要求，不斷開創新時代高校檔案管理新局面。

4.1 做好合并前的檔案移交

（1）制定方案。為了保證合并重組檔案資料移交的安全、完整，在合并重組前，充分調研論證，專門制定合并重組高校檔案移交工作方案。方案明確合并重組后檔案歸屬，采取全宗管理，將原高校館藏檔案由原單位檔案管理部門按照新的全宗，做好移交存檔。（2）及時歸檔。高校合并重組周期較長，隨著合并重組工作的推動，檔案管理人員及辦公場所均發生了變化，在合并前召開動員會，要求在規定時間里將部門或科室檔案及時移交至高校檔案部門，由檔案管理部門按照高校檔案管理規定做好立卷歸檔。（3）檔案鑒定。利用高校合并重組為契機，提前做好館藏檔案鑒定，銷毀部分沒有繼續保存價值的檔案資料，減少后期檔案移交工作量。首先是核對檔案實體。按照檔案館案卷目錄、全引目錄逐一做好實體檔案核對，防止漏登或遺失[7]。其次是做好檔案鑒定。將館藏檔案資源進行逐一鑒定整理編目，清理銷毀沒有保存價值的檔案資料。再次是完善檢索工具。經鑒定后，需要移交至合并重組后的高校檔案，應完善檢索工具，尤其是信息技術的應用，要建立電子檔案檢索工具，提升合并重組后高校檔案管理利用水平。（4）精準移交。合并重組高校檔案數量大、種類多，移交時間緊，為了避免遺漏，確保做到應移交盡移交，需要認真做好檔案移交清點工作。首先是做好檔案實體移交。逐卷核對案卷目錄中的檔案，按照檔案排列先后順序逐一清點。其次是移交檢索工具。移交檔案檢索工具、編研材料、登記清冊。再次是特殊形式的檔案要單獨做好編目，清點無誤移交。

4.2 注重合并后的管理利用

隨著原衡陽市財政會計學校與原衡陽技術學院合并為衡陽財經工業職業技術學院（現更名為湖南財經工業職業技術學院）。原來的兩所高校正式合并重組融為一體，為了保持原高校館藏檔案工作歷史傳承性，兼顧合并重組后檔案工作的一致性，要重點做好合并重組后高校檔案管理利用。（1）全員管理。原衡陽市財政會計學校與原衡陽技術學院合并后，檔案管理人員有所增加，館藏的檔案資源也顯著增加。及時組建合并后的檔案工作領導小組及檔案館，優化檔案館職能，注重檔案業務指導、管理利用和信息化。同時做好檔案管理人員優化重組，根據專業特長、征求個人意愿調配至相應崗位，做到定人、定崗、定責。為了保證檔案數字化，還適當引進專業型人才。此外，還加強檔案管理人員績效考核工作，明確檔案崗位職責任務，引入競爭激勵機制，將檔案考核結果作為個人職級晉升、福利待遇的重要依據，切實調動合并重組后檔案工作者的積極性、主動性。（2）全宗管理。原高校重組合并為新的高校，只有堅持全宗管理，才能確保同一來源檔案保持有機聯系，維護合并重組后的高校檔案完整性。新合并重組的高校檔案管理要堅持全宗管理理念，將合并重組后高校形成的全部檔案集中統一管理，建立功能先進的檔案館，并根據《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案工作規范》及國家有關檔案管理工作標準化要求制定檔案管理統一標準，為新合并重組高校檔案門類劃分提供依據[8-9]。根據《普通高等學校檔案管理辦法》，制定符合合并重組后高校自身實際的立卷歸檔制度，明確檔案劃分種類及依據、保管期限等等，為高校檔案收集、立卷、歸檔提供根本指導。（3）全程管理。合并重組后高校檔案要從收集、整理、整編、著錄、查詢、借閱、利用、統計、鑒定、銷毀等全流程做好管理，確保每一個環節、每一個流程都做到規范化、標準化。歸納起來，就是要建立立卷歸檔、檔案管理、開發利用全程管理制度體系。按照全過程質量管理理念，不斷提升高校檔案管理軟硬件質量。既要做好檔案實體全程質量管理，也要做好檔案數據信息質量管理，還要打造高質量的檔案管理庫房，為高校檔案全程管理提供有力保障[10]。（4）全新管理。所謂全新管理，就是要求合并重組后的高校檔案管理要與時俱進，利用先進的管理技術和管理理念，不斷提升檔案管理整體水平。例如，運用云計算技術實現電子檔案云存儲；利用電子密鑰、數據備份、區塊鏈筑牢檔案安全防線；利用數字修復、圖像修復技術做好照片等檔案修復[11]。要不斷提升高校檔案管理的信息化、現代化水平。

結語

綜上所述，隨著我國高校教育事業改革發展，越來越多的高校之間進行合并重組，實現不同高校在學科、管理之間的優勢互補、強強聯合。在此過程中要高度重視合并重組前后的檔案移交和管理利用工作，從體制機制和理念等方面真正實現檔案管理的深度融合，為合并重組后的高校教育教學和管理提供有益參考，為經濟社會發展培育更多有用之才。

參考文獻

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作者簡介：顏麗瓊（1985— ） 大學學歷，湖南財經工業職業技術學院檔案館員，主要從事檔案管理及編研研究。