高校電子會計(jì)檔案建設(shè)路徑研究

摘 要：文章圍繞高校推進(jìn)電子會計(jì)檔案建設(shè)的背景、現(xiàn)狀及趨勢，以安徽醫(yī)科大學(xué)為例，分析高校會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀和問題，提出了高校電子會計(jì)檔案建設(shè)的實(shí)施路徑和建議。

關(guān)鍵詞：高校 電子會計(jì)檔案 財(cái)務(wù)信息化建設(shè)

中圖分類號：F0/F2；F23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）03-072-03

為在全國范圍內(nèi)進(jìn)一步推進(jìn)電子會計(jì)檔案建設(shè)，我國有關(guān)部門陸續(xù)出臺了一系列制度和規(guī)范。2016年1月起實(shí)施的《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部、國家檔案局第79號令），首次提出電子會計(jì)檔案的概念，讓電子會計(jì)檔案的法律效力獲得了肯定。2020年，財(cái)政部、國家檔案局在《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會〔2020〕6號）中，指出在一定條件下，會計(jì)憑證的報(bào)銷、入賬和歸檔可以完全以電子化形式進(jìn)行。2021年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，要求重點(diǎn)推進(jìn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)供給，積極推進(jìn)發(fā)票電子化歸檔工作。同年，國家檔案局等四部委共同發(fā)文《關(guān)于進(jìn)一步擴(kuò)大增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作的通知》，要求圍繞電子發(fā)票應(yīng)用路徑全面分析，扎實(shí)推進(jìn)電子發(fā)票在采集、報(bào)銷、入賬、歸檔過程中的智慧應(yīng)用。

與此同時，國家對高等教育資金投入的逐年增加，以及巡視、巡察和內(nèi)外部審計(jì)工作的全面開展，帶來了大量的會計(jì)檔案管理工作。在以紙質(zhì)檔案為載體的傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理模式已無法滿足新要求的形勢下， 高校應(yīng)積極響應(yīng)國家相關(guān)制度要求，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計(jì)檔案，推進(jìn)電子會計(jì)檔案建設(shè)。

本文圍繞高校推進(jìn)電子會計(jì)檔案建設(shè)的背景、現(xiàn)狀及趨勢，以安徽醫(yī)科大學(xué)為例，分析高校會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀和問題，提出高校電子會計(jì)檔案建設(shè)的實(shí)施路徑和建議，以期對高校電子會計(jì)檔案的推行和應(yīng)用提供一定的借鑒。

一、高校會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及問題

高校會計(jì)檔案是高校事業(yè)發(fā)展過程中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)狀況的真實(shí)記錄，為后期資金使用和管理決策奠定了基礎(chǔ)，會計(jì)檔案管理是高校財(cái)務(wù)管理工作的終端，但同時也是容易被忽視的一環(huán)。

以安徽醫(yī)科大學(xué)為例，該校目前仍延續(xù)著以紙質(zhì)檔案為載體的傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理模式。財(cái)務(wù)部門設(shè)置專人專崗，人工開展會計(jì)檔案管理工作，包括對會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表和其他會計(jì)資料等各類會計(jì)檔案的整理入冊、歸檔入庫和調(diào)閱查詢等。隨著新形勢下安徽醫(yī)科大學(xué)會計(jì)檔案管理工作的不斷開展，發(fā)現(xiàn)了許多亟待解決的問題。

（一）會計(jì)檔案管理模式落后，專業(yè)水平低

安徽醫(yī)科大學(xué)雖然已于2016年就上線了財(cái)務(wù)綜合服務(wù)平臺，將網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷、預(yù)算管理和綜合查詢等多項(xiàng)財(cái)務(wù)服務(wù)功能融于該平臺內(nèi)，但尚未涉及會計(jì)檔案管理方面，未能及時將財(cái)務(wù)信息化思路應(yīng)用于會計(jì)檔案管理。即使在接收到電子發(fā)票、銀行電子回單等電子會計(jì)資料時，也會采用將其打印成紙質(zhì)的傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理模式進(jìn)行歸檔。傳統(tǒng)會計(jì)檔案歸檔流程中還存在著大量低效且重復(fù)性高的手工環(huán)節(jié)，如原始票據(jù)及會計(jì)憑證的歸集、財(cái)政（銀行）電子回單的匹配等，不僅影響歸檔效率且容易出錯，隨著安徽醫(yī)科大學(xué)會計(jì)檔案體量的逐年增加，給會計(jì)檔案管理工作帶來了巨大的壓力，落后的會計(jì)檔案管理模式與實(shí)際需求嚴(yán)重脫鉤。

同時，部分高校對會計(jì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，從會計(jì)檔案管理人員身份情況來看，往往是由財(cái)務(wù)人員兼職負(fù)責(zé)會計(jì)檔案管理工作，由于會計(jì)檔案管理人員的能力水平直接影響會計(jì)檔案管理工作的開展，部分工作人員不具備足夠的財(cái)務(wù)專業(yè)知識、檔案管理知識和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，這也導(dǎo)致了該校會計(jì)檔案管理專業(yè)化水平較低。

（二）會計(jì)檔案數(shù)量激增，管理成本高

由于會計(jì)檔案具有原始票據(jù)實(shí)物量多和后期調(diào)閱查詢率高等特點(diǎn)，在高等教育資金規(guī)模日益擴(kuò)大和高質(zhì)量內(nèi)涵式發(fā)展的背景下，高校會計(jì)檔案庫藏?cái)?shù)量增長明顯。以安徽醫(yī)科大學(xué)為例，僅會計(jì)憑證這一類會計(jì)檔案就由2020年度的3萬余份、裝訂歸檔1500余冊，增至2023年度的6萬余份、裝訂歸檔2800余冊，2023年度會計(jì)憑證歸檔數(shù)量相比2020年度幾乎翻了一番。

會計(jì)檔案數(shù)量的激增使得傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理模式面臨巨大的挑戰(zhàn)和壓力，管理成本不斷增加：一是紙張消耗量大，從電子票據(jù)、銀行回單等原始電子憑證的紙質(zhì)打印，到會計(jì)憑證、賬薄和報(bào)表等會計(jì)資料的紙質(zhì)化管理，都在不斷消耗大量的紙張；二是人力成本高，紙質(zhì)會計(jì)檔案的歸集整理、裝訂入庫、保管調(diào)閱等都需要耗費(fèi)財(cái)務(wù)人員大量時間精力來完成，工作流程重復(fù)性強(qiáng)且極其繁瑣；三是存儲成本高。紙質(zhì)會計(jì)檔案易損壞且不易長期存儲，對儲存環(huán)境的要求較高，要時刻做好防火、防潮和防盜工作；紙質(zhì)會計(jì)檔案的反復(fù)調(diào)閱也常常導(dǎo)致原始憑證毀損、遺失、甚至人為篡改等情況的發(fā)生；同時，由于會計(jì)檔案的特殊性和保密性要求，需要定期移交至檔案管理部門單獨(dú)的存儲場所進(jìn)行保管，隨著庫存檔案數(shù)量的逐年增加，空間要求等存儲成本也越來越高。

（三）會計(jì)檔案調(diào)閱需求增加，利用率低

隨著科研項(xiàng)目結(jié)題審計(jì)、領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、巡視和巡察等工作的不斷開展，安徽醫(yī)科大學(xué)會計(jì)檔案調(diào)閱查詢的需求顯著增加，會計(jì)檔案管理的工作重點(diǎn)還增加了后期頻繁的調(diào)閱查詢、拍攝影印等。

安徽醫(yī)科大學(xué)紙質(zhì)會計(jì)檔案的人工調(diào)閱查詢工作較為繁瑣。以會計(jì)憑證查詢?yōu)槔紫刃枰?jīng)辦人填寫會計(jì)檔案查詢申請表，明確查詢時間、內(nèi)容等，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人線下簽批后，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽批同意，遞交至?xí)?jì)檔案管理人員。會計(jì)檔案管理人員需要根據(jù)查詢時間、內(nèi)容等在會計(jì)核算系統(tǒng)上搜索摘要、發(fā)生額等關(guān)鍵信息，確定相應(yīng)會計(jì)憑證的會計(jì)年度、憑證日期及憑證號碼，記錄下需要調(diào)閱的內(nèi)容，之后再與檔案館管理人員做好對接，陪同經(jīng)辦人到會計(jì)檔案的存放地點(diǎn)調(diào)閱該憑證，完成所需查詢內(nèi)容的記錄或影印。

在這樣的會計(jì)檔案查詢流程下，不僅財(cái)務(wù)人員需要全程陪同調(diào)閱，增加了財(cái)務(wù)管理工作的人工成本，同時由于同一份會計(jì)檔案不能滿足多人同時調(diào)閱的需求，無法實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案的效率性和共享性。因此，雖然安徽醫(yī)科大學(xué)歷年來存儲的會計(jì)檔案已經(jīng)積累了大量的歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，但這些有價值的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不能被合理配置和科學(xué)管理，無法及時向?qū)W校管理層等相關(guān)部門和人員提供決策依據(jù)。

二、高校電子會計(jì)檔案建設(shè)路徑探索

對于高校而言，推進(jìn)電子會計(jì)檔案建設(shè)的總目標(biāo)應(yīng)是借助新一代信息技術(shù)手段，通過改造財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)、構(gòu)建電子憑證管理系統(tǒng)等，建立電子會計(jì)檔案管理及共享平臺，最終形成從會計(jì)檔案歸集入賬、整理歸檔到保管利用、鑒定銷毀的全生命周期管理體系。

完整的高校電子會計(jì)檔案建設(shè)應(yīng)包括以下幾個步驟：

第一，改造財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)。報(bào)銷經(jīng)辦人員在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)上傳原始憑證及相關(guān)附件時，系統(tǒng)應(yīng)要求其上傳電子稅務(wù)發(fā)票、電子財(cái)政票據(jù)等原始憑證的PDF格式原件或OFD版式原件，利用OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)抓取并保存電子票據(jù)日期、號碼和金額等元數(shù)據(jù)；同時，電子票據(jù)自動對接國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺和財(cái)政部全國財(cái)政電子票據(jù)查驗(yàn)平臺進(jìn)行真?zhèn)尾轵?yàn)，并反饋查驗(yàn)結(jié)果至網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，不再需要人工查驗(yàn)。

第二，構(gòu)建電子憑證管理系統(tǒng)。電子票據(jù)等原始憑證通過查驗(yàn)后，與之對應(yīng)關(guān)聯(lián)的網(wǎng)報(bào)單據(jù)和會計(jì)憑證在通過憑證審核并支付時，電子憑證管理系統(tǒng)將自動保存各環(huán)節(jié)上傳的電子原件及元數(shù)據(jù)，并通過銀校直聯(lián)對接，回傳相應(yīng)的銀行電子回單PDF格式原件，至此，原始憑證電子原件及元數(shù)據(jù)、電子網(wǎng)報(bào)單據(jù)、電子會計(jì)憑證和電子回單等全流程電子數(shù)據(jù)均由電子憑證管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。

第三，建立電子會計(jì)檔案管理及共享平臺。電子會計(jì)檔案管理平臺應(yīng)在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和電子憑證管理系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)互聯(lián)互通的基礎(chǔ)上而建立，并覆蓋會計(jì)檔案管理活動中的各個環(huán)節(jié)，包括會計(jì)檔案的歸集整理、立卷分冊、入庫移交和調(diào)閱查詢等，以實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案的全方位和多維度管理。同時，可通過電子會計(jì)檔案用戶管理和權(quán)限設(shè)定等個性化設(shè)置，提高其在內(nèi)部控制、外部監(jiān)管和信息公開等工作中的共享率及利用率，建立電子會計(jì)檔案共享平臺。

三、高校推進(jìn)電子會計(jì)檔案建設(shè)的建議

（一）完善電子會計(jì)檔案管理配套制度

當(dāng)前形勢下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案管理制度已無法適應(yīng)電子會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，高校在推進(jìn)電子會計(jì)檔案建設(shè)過程中，首先應(yīng)完善配套的制度保障。高校應(yīng)根據(jù)國家出臺的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校電子會計(jì)檔案建設(shè)的實(shí)際情況，對會計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行修訂與完善。

首先，新制度應(yīng)對電子會計(jì)檔案管理的所有相關(guān)流程進(jìn)行明確規(guī)定，包括電子會計(jì)檔案的歸集整理、入庫歸檔、保管查詢和鑒定銷毀等各方面。其中，由于電子會計(jì)檔案的管理主要依靠于財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)，建議對數(shù)據(jù)備份、權(quán)限設(shè)置和防篡改機(jī)制等系統(tǒng)安全相關(guān)要求進(jìn)行單獨(dú)規(guī)定。

其次，新制度應(yīng)明確電子會計(jì)檔案管理相關(guān)人員的職責(zé)與權(quán)限。對電子會計(jì)檔案管理工作人員、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理工作人員、檔案部門負(fù)責(zé)人以及檔案查詢申請部門（人員）等相關(guān)人員在電子會計(jì)檔案管理過程中的職責(zé)與權(quán)限進(jìn)行清晰劃分，確保高校開展電子會計(jì)檔案管理的各項(xiàng)工作有據(jù)可依。

（二）加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，做好風(fēng)險(xiǎn)防范

高校電子會計(jì)檔案的建設(shè)是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的最終環(huán)節(jié)，是在現(xiàn)有財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的優(yōu)化和升級。一方面，通過新一代信息技術(shù)的應(yīng)用，將紙質(zhì)會計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表等會計(jì)資料數(shù)字化，或直接獲取外部電子會計(jì)資料信息，通過抓取和保存其元數(shù)據(jù)并進(jìn)行系統(tǒng)性整理和利用，最終實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)會計(jì)檔案信息的歸集。另一方面，通過對接高校財(cái)務(wù)綜合服務(wù)系統(tǒng)，構(gòu)建電子會計(jì)檔案管理和共享平臺，對歷年來會計(jì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，深度挖掘其數(shù)據(jù)價值，助力高校科學(xué)決策。

另外，在建設(shè)電子會計(jì)檔案的過程中，高校還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注防范系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)，包括：加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)，采取內(nèi)外網(wǎng)隔離、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密和數(shù)據(jù)備份等方式方法，充分保證數(shù)據(jù)安全；利用日志管理，將會計(jì)檔案的歸集入庫、調(diào)閱查詢等操作進(jìn)行完整記錄，實(shí)現(xiàn)對會計(jì)檔案管理流程的全面管控，避免人為因素或不可抗力造成的損失。以權(quán)限控制為例，電子會計(jì)檔案系統(tǒng)可設(shè)置會計(jì)檔案信息處理的不同管理層級和人員，通過系統(tǒng)控制其可查閱會計(jì)檔案內(nèi)容的范圍，對部分涉密會計(jì)檔案還可根據(jù)實(shí)際需要增加電子審批流程。

（三）采取雙軌制會計(jì)檔案管理模式

需要指出的是，高校推進(jìn)電子會計(jì)檔案建設(shè)并非徹底脫離紙質(zhì)檔案，在當(dāng)前階段，由于我國稅務(wù)發(fā)票、財(cái)政票據(jù)、火（汽）車票和購銷合同等紙質(zhì)原始憑證尚未完全實(shí)現(xiàn)電子化，因此當(dāng)前高校電子會計(jì)檔案的來源不僅包括可直接獲取的電子會計(jì)資料，還包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化。電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)通過將電子化的紙質(zhì)會計(jì)檔案信息納入平臺統(tǒng)一管理，在電子檔案和紙質(zhì)檔案間建立起一對一的檢索關(guān)系，使得紙質(zhì)會計(jì)檔案同樣便于管理和利用。

由此可見，適合目前高校會計(jì)檔案管理的模式應(yīng)為電子會計(jì)檔案和紙質(zhì)會計(jì)檔案并行的雙軌制，對于大部分高校而言，紙質(zhì)會計(jì)檔案仍然是高校財(cái)務(wù)部門進(jìn)行會計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容之一，這在一定時期內(nèi)或?qū)⒊掷m(xù)存在。高校在開展電子會計(jì)檔案建設(shè)過程中，應(yīng)處理好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子會計(jì)檔案協(xié)調(diào)并存的關(guān)系，部分高校認(rèn)為近年來國家相關(guān)制度一直強(qiáng)調(diào)電子會計(jì)檔案的建設(shè)，就可以降低對紙質(zhì)會計(jì)檔案的管理要求，這是不可取的。高校應(yīng)對紙質(zhì)會計(jì)檔案和電子會計(jì)檔案產(chǎn)生的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效分類管理，在推進(jìn)電子會計(jì)檔案建設(shè)的同時也要不斷提高傳統(tǒng)紙質(zhì)會計(jì)檔案的管理水平。

（四）提高會計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

在推進(jìn)高校電子會計(jì)檔案建設(shè)的進(jìn)程中，會計(jì)檔案管理人員的能力和素質(zhì)將直接影響高校會計(jì)檔案管理的水平，高校應(yīng)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，從人員招聘到系統(tǒng)培訓(xùn)等方面著手，要求會計(jì)檔案管理人員在工作中樹立數(shù)字化理念，掌握必要的計(jì)算機(jī)軟硬件操作技能，加快對推進(jìn)電子會計(jì)檔案建設(shè)的理解與認(rèn)可。

第一，高校管理層、財(cái)務(wù)部門和檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的重視，深刻理解推進(jìn)電子會計(jì)檔案建設(shè)的重要性和緊迫性，必要時應(yīng)給與人力物力財(cái)力等各方面的支持；第二，從會計(jì)檔案管理人員的招聘工作入手，提高專業(yè)門檻，積極吸收掌握財(cái)務(wù)專業(yè)知識、檔案管理知識與計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識的復(fù)合型人才；第三，結(jié)合高校推進(jìn)電子會計(jì)檔案建設(shè)中出現(xiàn)的實(shí)際情況，制訂完善的崗位培訓(xùn)計(jì)劃，定期和不定期地對會計(jì)檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，使參與檔案管理的財(cái)務(wù)人員能夠了解和熟練操作會計(jì)檔案管理相關(guān)軟件，能運(yùn)用各種軟件對不同來源的會計(jì)檔案信息進(jìn)行處理，生成符合國家規(guī)定的會計(jì)檔案文件，確保會計(jì)檔案管理工作達(dá)到國家相關(guān)要求。

[基金項(xiàng)目名稱：安徽醫(yī)科大學(xué)校科研基金項(xiàng)目（人文社科類）（基金項(xiàng)目編號：2022xkj281）]

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（作者單位：安徽醫(yī)科大學(xué) 安徽合肥 230001）

[作者簡介：吳冬冬，安徽醫(yī)科大學(xué)財(cái)務(wù)處會計(jì)核算科科長，中級會計(jì)師職稱，主要研究方向：高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)、內(nèi)部控制研究等。]

（責(zé)編：若佳）