科研電子檔案管理標準體系研究

康茵

關(guān)鍵詞：電子檔案，管理，標準

0 引言

做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作，是檔案管理面臨的重要課題。目前中石化石油化工科學(xué)研究院有限公司（以下簡稱石科院）科研電子檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度還不明確和完善，檔案數(shù)據(jù)信息還不齊全規(guī)范等，制約了科研電子檔案的檢索、利用及管理。本文從科研電子檔案制度建設(shè)、科研電子檔案的歸檔范圍、科研電子檔案管理機制等方面探討科研電子檔案管理模式，提出未來石科院電子檔案制度建設(shè)框架及科研電子檔案歸檔和管理模式。

1 石科院電子檔案管理工作現(xiàn)狀

目前石科院檔案信息化標準規(guī)范相對滯后，電子檔案全文的收集、保管和提供利用等方面工作尚處于起步階段。石科院科研檔案數(shù)據(jù)是以課題制形式進行收集和管理，數(shù)據(jù)分散于“科研課題”“科研綜合”“成果檔案”等數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)管理還不能做到系統(tǒng)、完整、規(guī)范，從而影響檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘和利用價值。隨著信息化的發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子文件，石科院面臨著如何管理好電子文件的挑戰(zhàn)。

1.1 電子檔案標準規(guī)范

要實現(xiàn)電子檔案新型管理模式，需要有統(tǒng)一的管理體制、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一要求，使之管理流程程序化、標準化、制度化[1]。近年來，國家和地方相繼出臺了不少電子文件管理方面的政策文件，對檔案工作體制機制完善、單位內(nèi)部管理制度、信息化建設(shè)、電子文件歸檔流程、電子檔案管理等多個方面都作出了規(guī)定和要求[2]。目前石科院對于電子檔案的移交、接收與管理缺乏經(jīng)驗，尚未形成一套成熟的接收標準和管理機制。接收標準和管理機制不成熟完善，后續(xù)的電子檔案接收和管理會出現(xiàn)接收錯誤、管理混亂、無據(jù)可依的情況，影響電子檔案的收集收全[3]。

1.2 電子檔案歸檔范圍

（1）S-Zorb科研電子檔案歸檔內(nèi)容

中國石化于2007年引進美國康菲公司的S-Zorb成套技術(shù)，接收了S-Zorb專項技術(shù)電子檔案。從整體看康菲公司S-Zorb技術(shù)檔案顯現(xiàn)出成套技術(shù)檔案的特點，全部以電子文件形式構(gòu)成S-Zorb技術(shù)項目檔案數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)了系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范化管理，所有技術(shù)數(shù)據(jù)實行分類多級管理，在內(nèi)容上包括由Z-Sorb向S-Zorb轉(zhuǎn)變的研發(fā)思路，小型、中型裝置的各項試驗，工業(yè)裝置的工藝、設(shè)備的設(shè)計、開工運轉(zhuǎn)和維修，各類商務(wù)文件、技術(shù)培訓(xùn)文件等。在形式上包括試驗記錄和試驗數(shù)據(jù)匯總、會議記錄和聯(lián)系通知、研究報告、研究成果、專利、公開發(fā)表的文章報告、工作匯報函件及技術(shù)備忘報告等。文件分類中還特別設(shè)置了“個人研究成果”，整理收集了個人研究工作中產(chǎn)生的技術(shù)文件，即科研報告、技術(shù)開發(fā)中的信函文件等。

（2）石科院科研電子檔案歸檔范圍

通過和康菲公司科研文件歸檔內(nèi)容對比可知，石科院科研文件歸檔內(nèi)容缺少相應(yīng)記述研發(fā)過程背景的文件材料，如準備階段的項目研究，包括市場調(diào)研、檔案查閱、研發(fā)思路等；在項目的研究階段，缺少個人技術(shù)研究結(jié)果與信函、技術(shù)備忘報告、對外演講、信息交流、專利和公開發(fā)表文章、會議記錄等反映研發(fā)整體過程的文件材料，造成前人或過去的所有經(jīng)驗或教訓(xùn)沒有完整保存下來，導(dǎo)致很多新開展的項目中很大部分工作還要從頭做起。石科院歸檔材料中雖然包含專利和公開發(fā)表文章清單，但缺少原文內(nèi)容，使項目數(shù)據(jù)不系統(tǒng)、不完整，不利于日后的查閱利用。試驗記錄冊缺少原始數(shù)據(jù)材料，也缺少小試階段的試驗記錄文件；項目后續(xù)階段，缺少總結(jié)鑒定、成果申報獎勵和成果推廣等材料。雖然近幾年已開始重視科研課題管理后續(xù)材料的歸檔工作，但是由于后續(xù)材料的完成節(jié)點是在科研課題結(jié)題之后，后續(xù)材料的歸檔并沒有在石科院科研課題歸檔材料范圍中明確規(guī)定，致使科研項目的后續(xù)材料歸檔不能做到應(yīng)歸盡歸。

1.3 科研電子檔案管理機制

目前石科院對科研檔案的管理是科研課題制，以某項科研課題為核心進行檔案的收集整理利用等。科研課題電子檔案數(shù)據(jù)分散于“科研課題”“科研綜合”“科研成果檔案”“專利檔案”等不同數(shù)據(jù)庫中。以科研課題為核心進行管理，會出現(xiàn)一個大科研項目從研發(fā)到工業(yè)應(yīng)用整個過程中多次立項、簽署多份合同、多次鑒定、形成多個課題的現(xiàn)象，造成科研材料分散、檢索困難，或數(shù)據(jù)不全等問題。

2 新型電子檔案管理模式

2.1 標準規(guī)范

為了做好電子檔案移交接收及后續(xù)管理工作，石科院參考《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》，編制了《科研電子文件歸檔和電子檔案管理要求》（簡稱《要求》），以國家前期已出臺若干規(guī)章制度和規(guī)范性文件為依據(jù)，以電子文件歸檔和電子檔案管理流程為主線，內(nèi)容包括總則、管理體制、電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表、電子文件歸檔管理的前端控制、電子文件收集、鑒定與整理，電子檔案存儲、保管、利用、處置等要求。

此外，石科院修改采用GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，編制了石科院的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》），規(guī)定了在石科院科研活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的具體方法。《規(guī)范》根據(jù)石科院檔案工作的實際情況，編寫了石科院電子文件歸檔清單、電子檔案分類細目表、電子文件歸檔登記表、電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表、電子檔案銷毀登記表、電子檔案借（查）閱密級審批權(quán)限要求等。

《要求》和《規(guī)范》二者相互銜接，針對電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案管理三個環(huán)節(jié)，對業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)存儲標準等進行了規(guī)范。

建立電子文件管理制度，進一步理順電子文件管理體制。在制度框架內(nèi)明確基本的管理內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上才能提升電子檔案的管理質(zhì)量。

2.2 歸檔范圍

對比康菲公司S-Zorb科研電子文件歸檔內(nèi)容，提出未來石科院科研項目電子文件歸檔內(nèi)容建議，見表1。

歸檔建議在原有歸檔范圍的基礎(chǔ)上，補充完善了研發(fā)過程背景材料的歸檔，如增加市場調(diào)研、檔案查閱、研發(fā)思路等內(nèi)容；增加個人技術(shù)研究結(jié)果與信函、技術(shù)備忘報告、對外演講、信息交流、會議記錄等研發(fā)過程材料，增加歸檔專利和公開發(fā)表文章原文；試驗記錄冊強調(diào)原始試驗數(shù)據(jù)歸檔；明確項目后續(xù)階段的總結(jié)鑒定、成果申報獎勵和成果推廣等材料的歸檔，歸檔內(nèi)容覆蓋科研項目全生命周期管理。

2.3 管理機制

按照S-Zorb專項數(shù)據(jù)庫的管理模式，科研項目包括該項目研究專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)反映全過程的各類文件，如各工作階段研究課題的提出、研發(fā)思路、目標、方法，各課題的試驗研發(fā)過程，成果的應(yīng)用和推廣、工作過程記錄、會議講稿、發(fā)表論文、信息交流、研發(fā)報告、專利、關(guān)鍵設(shè)備開發(fā)過程記錄等。此外，S-Zorb項目檔案中包含“個人技術(shù)研究成果”。個人技術(shù)研究成果是過程數(shù)據(jù)的一種表現(xiàn)形式，既便于對個人工作業(yè)績進行評價，也有利于公司隨時了解掌握科研項目的工作狀況。康菲公司也非常重視該公司成果推廣的技術(shù)內(nèi)容。成果推廣數(shù)據(jù)文件完整、詳細。在整個S-Zorb專項技術(shù)電子檔案數(shù)據(jù)中，成果推廣信息數(shù)據(jù)占據(jù)了大約30%。康菲公司的成果推廣信息數(shù)據(jù)最能體現(xiàn)該公司以超前的技術(shù)儲備和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)所形成的全球化的業(yè)務(wù)體系特點。石科院電子檔案管理應(yīng)對科研項目全生命周期的各類文件進行分類管理，特別應(yīng)該重視科研項目成果推廣數(shù)據(jù)的收集和管理。

康菲公司S-Zorb專項數(shù)據(jù)庫的管理是以科研項目為核心，實現(xiàn)對成套技術(shù)檔案的分類多級管理，數(shù)據(jù)管理更加集中、系統(tǒng)、完整和規(guī)范，避免重復(fù)立項、重復(fù)鑒定、課題交叉重疊、材料分散等現(xiàn)象。S-Zorb專項數(shù)據(jù)采用樹型管理結(jié)構(gòu)，一級管理目錄按業(yè)務(wù)管理分類，所有文件管理按業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)范圍逐級進行分類。采用樹型管理結(jié)構(gòu)，有利于管理系統(tǒng)應(yīng)用的規(guī)范、有序、高效，對石科院成套技術(shù)檔案分類多級管理具有很大的參考意義。

3 結(jié)語

科研檔案管理系統(tǒng)需要逐步完善系統(tǒng)建設(shè)方案，特別是加強和完善科研電子檔案制度建設(shè)。石科院的《科研電子文件歸檔和電子檔案管理要求》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》兩項制度明確了電子檔案管理的基本內(nèi)容，二者在內(nèi)容上相互銜接，互為補充，為做好電子檔案移交接收及后續(xù)管理工作奠定了基礎(chǔ)。

對比美國康菲公司S-Zorb專項科研電子檔案管理，提出未來石科院科研項目電子文件歸檔內(nèi)容補充完善建議，使歸檔內(nèi)容能夠較全面反映科研項目全生命周期過程。應(yīng)重視研發(fā)背景材料、過程數(shù)據(jù)，特別是個人工作研究過程中產(chǎn)生的文件材料及科研項目后續(xù)階段形成的總結(jié)、成果推廣等材料的收集和歸檔。個人技術(shù)研究成果，其涉及的經(jīng)驗和教訓(xùn)對后續(xù)工作的開展意義重大。評議、鑒定、成果推廣和獎勵申報等科研項目后續(xù)階段數(shù)據(jù)是科研項目轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力、創(chuàng)造社會效益的重要體現(xiàn)。

科研電子檔案的管理模式建議建立科研項目制管理機制，形成一個完整、系統(tǒng)、動態(tài)的數(shù)據(jù)庫全生命周期管理模式，覆蓋個人技術(shù)研究成果，加大成果推廣數(shù)據(jù)信息的占比。按照業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)領(lǐng)域，對檔案逐級進行分類管理，有利于管理系統(tǒng)應(yīng)用的規(guī)范、有序、高效。

探索適合石科院現(xiàn)狀的科研電子檔案歸檔和管理模式，確立電子檔案管理制度框架、補充完善科研電子檔案歸檔范圍、建立以科研項目為核心的多級分類管理機制，可以有效提高石科院科研檔案質(zhì)量，促進檔案工作效率與管理水平的進一步提高。