新時期國有企業人事檔案信息化實現路徑分析

王鵬

摘要：人事檔案是國有企業人力資源管理的核心內容。國有企業在全面推進數字化轉型，加強企業信息化建設的大背景下，闡明推進人事檔案信息化的重要意義，分析當前人事檔案信息化相對滯后的現象背后的主要原因，提出推進人事檔案信息化管理的實現路徑，為實現國有企業組織人事工作高質量發展，進一步提升國有企業軟實力提供了理論參考。

關鍵詞：國有企業；人事檔案；信息化

引言

當今國家高度重視數字化轉型，提出推進網絡強國建設，加快建設數字經濟、數字社會、數字政府，以數字化轉型整體驅動生產方式、生活方式和治理方式變革。當前，我國數字經濟和實體經濟加速融合，數字產業化穩步發展、產業數字化進程提速、數據價值化加速推進，數字化對經濟發展的放大、疊加、倍增作用持續釋放，正成為推動我國經濟社會高質量發展的新動能和新引擎。隨著科學技術不斷進步，大數據及人工智能技術在推進檔案管理信息化當中發揮的作用越發凸顯，檔案管理模式從傳統實體保管向現代數字化管理方式轉變勢在必行。2018年11月，在中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》中，新增加了對檔案信息化建設和信息資源綜合開發相關工作的要求，明確了對干部人事數字檔案的界定，并要求各級人事檔案工作部門要積極將大數據等信息技術運用到檔案工作中^[1]。在這樣的大背景下，國有企業如何結合自身發展需求，推動人事檔案管理向信息化邁進，充分彰顯信息化管理模式的作用顯得尤為重要。

一、國有企業人事檔案信息化的意義

新經濟、新技術和新要求推動著人力資源管理進入新時代。檔案管理作為人力資源管理重要的服務支撐系統之一，急需構建與組織戰略匹配的數據化、智能化體系架構，適應人力資源管理數字化變革趨勢。人事檔案作為檔案管理的核心業務，關系每名干部職工的切身利益，是干部管理、審查監督、人才引進、培養評價等工作的重要基礎，也是維護干部人才合法權益的重要依據^[2]。人事檔案信息化，即通過現代信息化手段為人事檔案的收集、整理、保管、統計、利用和傳遞活動提供便利的管理過程。推進人事檔案信息化建設，是做好人事工作的現實需要，也是推進組織人事工作向科學化、現代化轉變，提高管理效能的必然趨勢。

（一）有利于推進規范化管理

對人事檔案進行科學的日常管理是實現檔案材料高效利用的前提。國有企業大多采取垂直管理的模式，管理層級較多，對人事檔案的管理基本停留在傳統的紙質填報的方式，在這當中不可避免地會出現由于個人書寫習慣的差異，導致相關信息的錄入存在字體、顏色、格式、大小和填寫內容的千差萬別，從而會對后期查閱、檢索、讀取等環節造成不同程度的影響^[3]。對人事檔案信息化后，可以統一人事檔案管理工作標準、管理流程，通過對錄入內容、字體、顏色、大小、格式進行規范化設置，可以有效地避免此類問題，實現檔案規范化管理。

（二）有利于實現便捷化應用

運用新一代信息技術改造人事檔案管理信息系統，實現人事工作在管理上更加規范、服務上更加高效、決策更加精準，將有力地保障高質量發展。人事檔案通過實現數字化管理，可以為日常工作提供更方便快捷的信息管理平臺，實現數據資源快速定位、一鍵查詢、多維查驗、動態管理，能夠極大地提高人事檔案信息利用的檢索效率，充分發揮在干部監督、隊伍建設、選拔任用、人員調配、考核評價等具體工作中的支撐作用^[4]。例如，通過建立人事檔案電子數據標簽，可以對錄入的信息進行快速定位、快速歸檔、自由組合，破解個性化需求中需要重新設定篩選規則等繁瑣流程，使檔案信息利用更加高效。

（三）有利于實現安全化存儲

人事檔案材料的有效利用必須建立在安全存儲的基礎上。在現行的人事管理模式下，各種檔案承載的主體仍然是紙質材料，在歸檔時需要進行詳細記錄，在封存時需要進行細致的分類，在日常管理環節也需要進行定期地檢查，對存儲環境要求較高，受火災與水災等潛在隱患的威脅也較大。傳統的紙質檔案不可避免地會在多次傳遞、翻閱后存在一定程度的磨損、褪色、老化等現象，不利于材料的完整性保存。人事檔案信息化管理手段將檔案材料數字化后，存儲于計算機硬盤或者專用數據庫后，通過適當的信息保密措施，既可以讓檔案的完整性得到最大的保障，又可以提升檔案存儲的安全性，能夠做到人事檔案資料保存的永久性。

二、國有企業人事檔案信息化建設面臨的形勢

人事檔案作為企業人事管理的重要載體，一直受到各級國有企業高度重視。近年來，在檔案資源建設質量、檔案利用服務水平、檔案治理效能和管理現代化程度上均取得了長足的進步，但是面對當前數字化轉型的需要，仍然暴露出了諸多亟待解決的問題。

（一）數字化改革理解和認識不足

推動數字化轉型，形成數字化思維是基礎。借助新一代信息技術建設新發展格局下人事檔案資源管理，有助于實現人力資源價值共享，有助于提升人力資源管理深度和決策效能，是助力高素質隊伍建設的應有之義和內在要求。當前許多大中型國有企業已經在公文辦理、合同管理、資金監管、生產管理、銷售業務等領域廣泛應用各類信息系統，但是在人事檔案領域仍然停留在傳統的紙質載體，很大因素還是對相關工作急迫性、必須性的理解與認識不足。

（二）業務領域專業人才支撐不足

企業各級人事部門中，缺少專職檔案管理人員，檔案員兼職的情況非常普遍，由于相關人員兼任部門其他工作，很難在信息化管理上投入更多的時間與精力。人事檔案數字化后，對檔案管理人員的業務與信息化能力提出了更高的要求。兼職檔案管理員沒有經過系統的培訓和專業的學習，整體專業素養不高，已經成為推行信息化管理的制約因素。

（三）管理模式與制度明顯滯后

當前國有企業各級人事部門需要花費大量的時間進行重復性日常事務處理，存在工作效率低、人力成本高、存放保管風險大的問題。人事檔案需要參照涉密檔案進行管理，現有檔案相關的法律法規和政策標準仍然是建立在傳統的紙質管理模式下^[5]。轉換為數據化管理后首要需要解決的問題就是如何建立一套完善檔案信息安全管理制度，防止檔案信息外泄。而當前大部分國有企業相關管理模式與制度建設中并未充分考慮到信息化后面臨的風險點，信息化環境尚不能滿足當前的需要，信息化基礎設施配備較為薄弱，檔案軟硬件基礎設施和內外網絡建設等諸多方面都需要重新進行考量。

三、國有企業人事檔案信息化實現路徑

（一）融入數字化轉型整體規劃

“十四五”以來，國家明確了建設數字中國的發展戰略并加快了建設步伐。國內不少國有企業更是身先士卒，紛紛提出了以數字化轉型推動企業高質量發展的轉型目標，強調全員由傳統的信息化思維向數字化思維轉變^[6]。普遍的共識是希望通過提升大數據等現代技術手段輔助治理能力，推動互聯網、智能化、數字化、新技術與企業生產經營管理不斷融合。在這樣的開發背景下，有必要把人事檔案信息化管理納入一體化平臺的建設，在疏通業務流的同時，貫通人事流模塊，將人員角色、專業能力、履職經歷對應具體業務崗位，從而拓展人力資源應用，推進人崗匹配，為組織人事工作決策提供參考，為業務工作賦能。

（二）健全信息化管理機制流程

通過對傳統人事檔案管理規章制度進行重新梳理，重點對管理人員崗位職責、場地建設、設備管理、安全保密、應急預案等方面的現行制度進行對照，發現傳統模式與信息化管理模式之間存在的問題，將新的規章制度落實到現實情景中，充分發揮信息化管理的優勢，建立與信息化建設相適應的管理制度，杜絕涂改、偽造和丟失等問題。要按照國家人事檔案相關技術標準及規范操作流程，嚴格規范實現信息化管理應用后，進一步完善在檔案建檔、檔案掃描、數據錄入、數據交換、數據存儲、數據備份等業務環節的操作流程，確保數字檔案能夠完整地還原原始檔案的原貌，保證檔案信息的真實、完整、可用。

（三）拓展人事檔案應用場景

人事檔案最重要的應用體現在干部人才選拔任用的過程中。現有人事檔案僅涵蓋人員靜態基本信息，對干部人才工作業績、重大表現、考核情況、獎懲情況、考勤信息、培訓情況等動態信息記錄不夠全面完整，沒有把干部人才的“一時”與“一貫”“正向”與“反向”等綜合表現結合起來形成干部人才全景畫像，不能為干部人才選用提供有效的數據支持。目前在開展干部人才選用時，需由人事部門開展大量的現場考察和檔案查閱等工作，缺乏系統性、日常性、長期性的干部人才管理“大數據”支持。同時，常規記錄僅對人事信息進行記錄，缺乏對數據內在關系的關聯性分析。如記錄干部員工的親屬、學歷、任職信息，但缺乏對該干部員工系統內的地緣關系、血緣關系、職緣關系等關聯分析，未能發揮系統數據在任職回避、人員招聘等識人用人風險方面的作用。因此，建立一套自動化的數據統計分析系統，可以輔助實現各級單位干部人事檔案審核和日常管理的線上運行，建立統一的人事檔案庫，并與干部選拔、人員信息維護等相關工作流程實現聯動。通過直觀可視的數字化干部人才畫像系統，提供對人員各類信息（包括人員基本情況、工作記錄、兼職記錄、流動情況、履歷信息等）的記錄與維護、查詢、分析、表格輸出，實現從員工入職到離職、再到員工返聘/再聘的整個生命周期管理，可以為干部人才隊伍的分析、管理、使用、決策等提供準確、有效、全面的信息支持。

（四）提高人員信息化管理能力

隨著企業管理的復雜度日益提升，人事管理工作量越來越大，管理者駕馭企業經營管理的難度越來越高，傳統人事做好“服務”、做好“管控”已經無法滿足管理者的需求。當前信息化事業的飛速發展，提高工作效率的要求，改善服務質量的驅動，對人力檔案的數據完整性、一致性、安全性提出了新的要求。在新時期信息化應用背景下，從事人事檔案管理的工作人員更需要提升電子信息化管理技術，熟悉檔案查詢及管理系統的日常操作。在實現全生命周期人力資源管理體系的過程中，管理者要不斷對事前的預警、事中的監控管理和事后的分析做出決策。這就需要企業加大對相關人員的業務培訓、繼續教育及業務交流平臺建設，讓工作人員通過培訓和再學習，建立復合型多層次的技術人才隊伍，推進人事檔案管理工作與信息化管理技術進行有效結合，充分發揮信息技術的便捷性，提升人事檔案管理的效率水平。

（五）構筑檔案信息化安全體系

在人事檔案信息化建設、應用、維護的全過程都可能存在著各種各樣的風險。

1.環境安全方面。主要涉及信息化設施及設備、數據的集中存儲、內外網絡建設等；

2.建設過程方面。主要涉及檔案材料編目、數據錄入、圖像掃描、數據庫建模、數據流轉等環節；

3.運行及維護方面。主要涉及系統賬號管理、權限設定、網絡調閱等安全重點環節。

通過建立覆蓋基礎設施、網絡、技術、人員、制度全要素的人事檔案信息化安全體系，維護信息化系統中數字檔案的安全穩定，借助報表分析工具和各種決策分析模型，能夠將真實的海量數據日常匯總起來，幫助領導實現及時、準確、科學的決策，有效化解各類潛在的安全風險，充分保障人事檔案信息化價值。

（六）完善檔案信息化監管機制

在監管的具體內容上，對建設過程中的記錄憑證及系統利用日志要建立審查回溯機制，對設備設施、信息系統的定期巡查形成的過程記錄要建立永久留存機制。同時，也要探索建立人事檔案安全風險防控體系，重點對可能發生的安全風險點逐一進行排查，建立應急預案與具體防控措施，階段性地開展應急安全演練，定期進行風險檢查，提高檔案管理人員的風險防范意識。

結語

伴隨著信息技術手段的不斷革新、升級和優化，人事檔案管理也必將走上信息化的道路，管理模式將發生根本性變革，管理效率將邁上新的臺階，檔案管理信息化的優勢也將愈發突顯。國有企業要進一步樹立數字化的理念，結合各行業現有的人力資源管理模式及特點，以信息化為手段，以業務流程管理為核心，對各個業務環節進行梳理與整合，系統提供全生命周期的人力資源閉環管理，為決策管理提供數據支撐，推進人事檔案治理體系、利用體系、安全體系建設，深化人事檔案信息化戰略轉型，為推動企業實現高質量發展，提升企業軟實力做出更大的貢獻。

參考文獻：

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[5]田然煜.煙草企業檔案管理信息化實施路徑研究[J].產業與科技論壇，2021，20（19）：204-206.

[6]劉林花.淺析人事檔案信息化建設[J].廣播電視信息，2021，28（02）：61-62.DOI：10.16045/j.cnki.rti.2021.02.015.

（作者單位：福建省煙草專賣局）

（責任編輯：豆瑞超）