ERP 系統中委外加工業務實例處理過程剖析

在全社會人工智能的應用、競爭日益加劇的背景下，生產制造企業業要生存、要創收、要發展，企業管理必須走向科學化，更多的融入現代IT技術。ERP管理系統是眾多企業的選擇。ERP管理系統中的委外管理功能，能有效幫助企業實現對委外加工訂單的跟蹤、管理和控制，確保加工效率、質量和交貨期的達成。同時，也能夠使企業更好地把握供應鏈的信息，提高采購計劃的準確性和靈活性。

一、引言

隨著全社會人工智能化的極速推進，企業管理中信息技術的應用自然是當務之急。其中，ERP管理軟件的實施更是首當其沖。企業資源計劃 （ERP）是指組織用于管理日常業務活動的一套軟件，這些活動包括財務會計、供應鏈運營（采購、銷售、庫存、成本）、人力資源管理、項目管理、決策支持、風險管理和合規性等等。完整的ERP 套件還包括企業績效管理軟件，用于幫助企業針對財務結果制定計劃和編制預算，以及預測和報告財務結果。

委外加工（Outsourcing）是生產企業管理流程中十分常見的一項業務，也是ERP管理系統中的一個重要功能。它可以有效地減少因公司產能不足、不具備加工能力或交付時間委托而造成的收益下降。它涉及到訂單的按期交付、生產計劃的執行和公司的資產流動，對企業來說至關重要。

ERP管理軟件中委外加工業務的處理與一般采購業務不盡相同。它不僅涉及到委外訂單下達、委外材料出庫、委外到貨、委外入庫、委外材料核銷、委外開票、委外結算等完整委外業務流程的管理，其中委外材料出庫、委外入庫業務在“庫存管理”系統中進行。還涉及到委外件的BOM信息維護，即針對委外件建立其對應的物料清單或產品結構；以及母件的管理和子件的管理等。那么，如何在ERP管理軟件中實施委外加工管理呢？本文將介紹用友ERP管理軟件U8V15系統平臺下委外業務管理的實施過程。

二、委外管理業務處理流程

委外管理業務開展，首先從請購開始，由請購單生成委外訂單、有委外訂單生成材料出庫單、到貨單、委外發票、采購入庫單等，根據發票、入庫單進行結算，根據入庫委外件核銷出庫處理。

簡要業務流程：填制“請購單”→參照“請購單”生成“委外訂單”→參照“委外訂單”生成“材料出庫單”→參照“委外訂單”生成“委外到貨單”→參照“委外訂單”生成“采購入庫單”→參照“委外訂單”生成“委外發票”→委外結算→委外核銷。

三、委外管理業務詳細處理過程

委外管理業務涉及到委外管理、采購管理、庫存管理、存貨核算、應付款管理等功能模塊。

業務資料假設：某生產制造公司A，發出原材料，委托加工商生產委外加工件。已啟用“財務會計”、“供應鏈”系統，未啟用“生產制造”系統。

（一）初始設置

1.在存貨檔案中委外加工件必須同時勾選“采購”與“委外”二種屬性。

2.在基礎檔案中采購類型增加“委外加工”類型。

3.在基礎檔案中設置“產品結構”。

產品結構指產品的組成成分及其數量，又稱為物料清單（Bill of Material），簡稱BOM，即企業生產的產品由哪些材料組成。

系統操作路徑：未啟用“生產制造”系統時，功能路徑為：

【初始設置－基礎檔案－業務－產品結構】。

已啟用“生產制造”系統時，功能路徑為：【生產制造－基礎檔案－物料清單維護－物料清單資料維護】。

主要項目說明。①BOM類別：系統默認為主BOM，不可修改；②母件編碼：可參照存貨檔案輸入且必輸，輸入母件編碼后可自動帶出該母件名稱、規格型號及主計量單位。輸入的母件編碼必須在存貨檔案中允許BOM母件設為是；③母件損耗率：輸入母件的耗損率，預設值為零，輸入值不可大于等于100；④基本用量與基礎數量：每基礎數量所對應的子件需求數量，如在某一母件下該子件的基本用量為2，則可以基本用量為0.5而基礎數量為1來表達；⑤固定用量：表示在母件制造過程中，該子件的使用數量是否隨母件的制造數量而改變。

（二）委外請購

企業內部各部門向采購部門提出委外產品采購申請，或委外采購部門匯總企業內部采購需求列出采購清單。委外請購是采購業務處理的起點。用于描述和生成采購的需求，如采購什么貨物、采購多少、何時使用、誰用等內容；同時，也可為采購訂單提供建議內容，如建議供應商、建議訂貨日期等。

發生委外業務時，“委外訂單”可以根據已審核的請購單參照生成，也可以通過“請購單：訂貨”直接錄入。

系統操作路徑：【企業應用平臺→供應鏈→委外管理→請購→請購單】

1.單據業務類型、采購類型需選擇“委外加工”，請購存貨為委外加工件。

2.請購單需“審核”生效。

（三）委外訂單

委外訂單又稱委外加工單。委外訂單是企業與委外供應商之間簽訂的委外加工合同、協議，作為倉庫收貨和發料的依據，也作為委外供應商領料及加工的依據。委外訂單的信息包括兩部分，即反映在訂單中的委外加工母件信息以及反映在訂單用料表中的加工用料子件信息。母件信息包括委托供應商加工什么貨物、加工多少、什么時間加工完成等收貨數據信息，作為倉庫收貨的依據；子件信息包括需要提供給委外供應商的子件種類、用量、需求日期、批次、發料倉庫、供應類型等發料數據信息，作為倉庫發料的依據。

系統操作路徑：【企業應用平臺→供應鏈→委外管理→委外訂貨→委外訂單】

訂單的管理主要分為兩個部分進行：表頭為母件的管理和表體為子件的管理。

1.委外訂單可以手工新增，也可參照已經存在的請購單生成，還可以參照MPS/MRP計劃（需啟用相關模塊）、委外計劃、生成。

2.單據業務類型、采購類型需選擇“委外加工”。

3.BOM類型：按照母件的存貨編碼、結構性自由項以及計劃下達日期、委外商進行BOM檢索匹配，并相應帶出物料清單的【BOM類型】。用戶可修改。

4.BOM版本號：自動帶入相應BOM的版本號，用戶可修改，選擇一個相應的BOM版本。版本號與替代標識兩個字段互斥。

（四）委外發料

委外訂單下達并審核后，系統根據產品結構及委外訂單的數量自動計算出委外訂單需要發出委外材料數量。如果子件在存貨檔案控制頁簽中設定出庫超額上限及委外模塊系統參數設定－業務及權限控制中設定了允許超訂單發料，系統將根據設定的比例進行超額發料。

系統操作路徑：【企業應用平臺→供應鏈→庫存管理→材料出庫→材料出庫單】

1.材料出庫單可以參照委外訂單自動產生。

2.委外發料的數量由委外訂單帶出，如果發出的材料有批號管理時要選擇批號（需要設定相關參數）。

（五）委外到貨

委外到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環節，通常由企業采購人員根據供應商通知或送貨單填寫，確認對方所送貨物、數量、價格等信息，以入庫通知單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據。質檢存貨通過到貨單進行報檢。如果委外件在存貨檔案控制頁簽中設定入庫超額上限及委外模塊系統參數設定－業務及權限控制中設定了允許超訂單到貨及入庫，系統將根據設定的比例進行超額發料。

系統操作路徑：【企業應用平臺→供應鏈→委外管理→委外到貨→到貨單】

1.委外到貨單參照委外訂單產生，也可以手工新增。

2.如果委外加工品需要檢驗，要直接根據委外到貨單產生委外來料檢驗單。

3.業務類型、采購類型為“委外加工”。

（六）委外檢驗

在存貨檔案中設定為質檢的存貨即中進入檢驗環節，檢驗的目的是防止不合格進入倉庫，從而影響生產質量，檢驗的方式通常分全檢、抽檢、免檢。

1.檢驗單可以參照報檢單產生，可以手工直接增加。

2.檢驗單“審核”后生效，合格品可以入庫，不合格品方可作不良品處理。

（七）委外入庫

委外產品經過質檢部門檢驗合格后或讓步接受的委外品或免檢的委外品方可進行委外入庫工作。委外入庫與普通采購一樣，在庫存管理系統中進行處理。

系統操作路徑：【企業應用平臺→供應鏈→庫存管理→采購入庫→采購入庫單】

1.委外入庫單可以根據委外訂單、委外到貨單、檢驗單（需檢驗的存貨）不良品處理單（需檢驗的存貨）產生，也可手工新增。

2.委外入庫單“審核”生效。

（八）委外核銷

根據委外產品的入庫數量與委外材料出庫二者之間的數量進行核銷（根本依據是產品結構）。注意：核銷時委外入庫單要找到對應的委外材料出庫單。只有根據委外訂單產生的材料出庫單才能進行核銷。

系統操作路徑：【企業應用平臺→供應鏈→委外管理→委外核銷→手工核銷】

1.委外核銷方式－額定用料信息來源：委外用料單、物料清單、手工指定。

2.委外核銷方式－材料歸集方式：委外訂單、委外供應商。

（九）委外開票

當委外產品檢驗合格入庫后，委外商需向企業收取委外加工費，以開立發票的形式來表現，系統中需要錄入委外商開立的發票。

系統操作路徑：【企業應用平臺→供應鏈→委外管理→委外發票→專用委外發票】

1.委外開票的類型有二種，即專用發票與普通發票，在開立發票時可以參照委外訂單或委外入庫單.注意在開立發票時的單價由委外管理模塊中參數決定（手工錄入或參照供應商存貨價格表或最新價格）關鍵的信息有：幣種、稅率、委外訂單號或委外入庫單號、發票類型。

2.委外發票“復核”后生效。

（十）委外結算

委外品入庫后，同時也開立了發票，這時需要對入庫單與發票之間進行結算（也就是說入庫單與發票之間建立一種關聯），從而得出委外加工成本。委外結算的結果是產生委外結算。

系統操作路徑：【企業應用平臺→供應鏈→委外管理→委外結算→手工結算】

（十一）賬務處理

發票審核后，需要生成憑證，并將憑證傳遞至總賬記賬。

系統操作路徑：【企業應用平臺→財務會計→應付款管理→采購發票→采購發票審核】

【企業應用平臺→財務會計→應付款管理→憑證處理→生成憑證】

生成憑證如下：

借：委外加工物資

應交稅費—應交增值稅—進項稅額

貸：銀行存款

（十二）出、入庫成本核算

單據記賬用于將用戶所輸入的單據登記存貨明細賬、差異明細賬/差價明細賬、受托代銷商品明細賬、受托代銷商品差價賬。

系統操作路徑：

【企業應用平臺→供應鏈→存貨核算→記賬→正常單據記賬】

【企業應用平臺→供應鏈→存貨核算→憑證處理→生成憑證】

生成憑證如下：

四、結語

委外加工管理可以幫助企業實現對委外加工訂單的跟蹤、管理和控制，確保加工效率、質量和交貨期的達成。同時，也能夠使企業更好地把握供應鏈的信息，提高采購計劃的準確性和靈活性。

在物料管理方面，委外加工管理系統可以根據需求自動對庫存量和生產進度進行預測和分析，更好地調節庫存數量和生產進度，提高了物料管理效率。這種自動化的管理方式極大地減少了企業的人力成本，提升了企業的管理效率。

（作者單位：深圳職業技術大學）