數字化背景下檔案事業高質量發展策略研究

吳雪玲 趙旺

摘 要：【目的】探討數字化時代檔案工作高質量發展策略，推進檔案工作高質量發展。【方法】通過文獻分析法對國內外關于檔案事業高質量發展的相關文獻進行梳理，分析我國檔案事業的發展現狀。【結果】我國檔案事業取得了長足發展，但隨著時代的進步，檔案利用效果不夠顯著，人才隊伍建設需要加強，檔案數字化建設還需要完善。【結論】從加強檔案數字化建設、拓展開放共享路徑、提升檔案信息安全、加強檔案人才隊伍建設等方面對各主題薄弱之處提出完善思路，以期為新時期檔案工作高質量發展提供建議。

關鍵詞：數字化；檔案工作；高質量發展

中圖分類號：G270.7? ? ? 文獻標志碼：A? ? 文章編號：1003-5168（2024）07-0142-05

DOI：10.19968/j.cnki.hnkj.1003-5168.2024.07.029

Research on High Quality Development Strategy of Archival Enterprise Under the Background of Digitization

WU Xueling1 ZHAO Wang2

（1.School of Information Management， Zhengzhou University of Aeronautics， Zhengzhou 450046，China；

2.School of Management Engineering， Henan University of Engineering， Zhengzhou 451191，China）

Abstract： [Purposes] This paper aims to explore the high-quality development strategy of archival work in the digital era and promote the high-quality development of archival work. [Methods] Through the literature analysis method， the relevant literature about the high-quality development of archives at home and abroad was combed， and the development status of archives in China was explored. [Findings] China's archives industry has made great progress， but with the progress of the times， the effect of archives utilization is not significant enough， the construction of talent team needs to be strengthened， and the construction of archives digitization needs to be improved. [Conclusions] Therefore， this paper puts forward some ideas to improve the weaknesses of each theme from the aspects of strengthening the digitization construction of archives， expanding the open sharing path， improving the security of archival information， and strengthening the construction of archival talents， so as to provide exploration for the high-quality development of archival work in the new era.

Keywords： digitization; archival work; high-quality development

0 引言

當今時代，隨著大數據的廣泛應用，檔案載體的變化、電子文件的大量出現給檔案工作帶來了巨大的影響。檔案管理工作也面臨著新的內外環境，從傳統的實體管理向現在的數字管理轉變。檔案事業成為我國管理體制不可或缺的一部分，必須順應這一趨勢，積極應變。本研究旨在了解國內外檔案事業發展的狀況，借鑒其他國家檔案事業發展的經驗，促進新時期檔案事業的轉型和高質量發展。

1 國內外相關研究現狀及動態

1.1 國內研究現狀

方立霏［1］提出要普及檔案意識、建設檔案數據庫、開發檔案文化產品、開展檔案文化活動，聯合社會各界力量，全面地發展檔案文化產業。馮惠玲［2］分析了新世紀新形勢下我國檔案事業面臨的機遇和挑戰，并指出我國檔案工作應當緊跟形勢，做出積極調整改革，形成檔案工作新機制。胡燕［3］對檔案及檔案認知成果的接受活動進行了研究，認為檔案需求水平的提高是一個努力創造檔案需求環境、造就社會檔案需求的過程，在這一過程中檔案部門必須牢記自己的責任和義務，在與社會環境的互動中充分發揮自己的主觀能動性。徐擁軍［4］提出檔案事業需要在新時代背景下轉型、發展、變革，在從國家化轉向社會化的趨勢中體現出檔案學者對我國檔案事業體制改革的積極研究和探索。楊冬權［5］總結了改革開放以來我國檔案事業取得的成績，指出新時代檔案事業的發展便利了大眾的個性化檔案建設，個人檔案的建立需要集中加大整治力度，反映出檔案事業突出服務、為民所用的思想。麻新純和徐辛酉［6］認為電子文件是信息時代賦予中國檔案事業可持續發展環境的技術精靈。

丁海斌［7］認為，技術因素和社會性力量存在著巨大的發展作用。技術性因素改變的主要是檔案存在的微觀物質技術形態和具體的管理方式、方法，而社會性因素改變的是檔案工作的宏觀機制。陳研［8］認為，要將檔案開發技術與如今先進的理念相融合，主動把檔案數據傳播到開發檔案的人員或者用戶手中，讓檔案數據資源能得以充分利用。朱國康［9］認為，高質量發展是新信息時代下的新追求，區域鏈和數字化檔案的深度交融必將引起新的革命化變革，兩者的融合將會提升業務能力，實現數字檔案的高智力、可持續發展。龔建海［10］認為，群眾性檔案事業須融合創新發展，在數字化背景下加強檔案服務人員工作的轉型。實現數字資源在區域內、行業內、部門中融合發展，提升檔案服務者的工作能力、工作效率，實現數字檔案的智能發展，便利人們的生活，使檔案數字化產生切實的成果。張鳳剛［11］認為，檔案部門應以國家發展戰略與重大項目為支撐，強化檔案基礎設施設備建設，提高檔案安全管護能力，全面完善檔案館風險防范和應急預案的制定工作，推動檔案事業高效發展。

1.2 國外研究現狀

Ken［12］認為，檔案管理工作要想順應新的形勢，應創新檔案管理的模式、突破以往的檔案定義，以及認識到企業檔案的重要性。他強調在互聯網時代，在數字檔案管理工作中，紙質檔案仍然發揮著舉足輕重的作用，發展電子檔案需要科學的檔案管理。Cobbin等［13］將數字化技術應用到企業檔案管理，并探討了數字化為企業檔案管理工作帶來的機遇以及需要注意的事項。Zhan和Widen［14］談到，在大數據時代，圖書館或檔案館中的數據可以通過多種方式更好地被管理，公民也可以輕松承擔起管理者的角色，從而更有效地利用館藏資源。

綜上所述，我們可以看出技術因素與社會因素是影響檔案發展的主要因素。技術因素促進檔案事業的轉型，把新技術應用到檔案管理工作中，實現檔案資源的共建與共享、檔案利用的便捷化與智能化；社會因素促進檔案事業體制改革，使檔案工作更好地與社會協調發展，滿足大眾不斷增加的檔案利用需求。而檔案工作怎樣為社會的全面、高質量、可持續發展服務？如何構建新時期檔案事業發展新格局？正是本研究的重點。

1.3 發展趨勢

新時期，檔案事業高質量發展問題是推進檔案事業融入國家發展大局的基礎性工作，是檔案事業順應改革發展新常態的表現，是社會各項事業發展的重要組成部分。檔案事業發展綜合體現在經濟、文化、科技等方面的相互協調與融合，檔案與社會的融合與協調，有助于檔案更好地為黨和國家服務、為人民服務，有利于檔案治理效能的進一步提高，進而推動檔案工作走向現代化、走向開放，構建新時期檔案事業工作發展新格局。

2 我國檔案事業發展現狀

自新中國成立以來，我國檔案事業取得了長足進步。在檔案資源的收集、整理和利用方面，我國各級檔案部門通過多種方式積極開展檔案資源收集工作，檔案資源日益豐富，并注重規范化、標準化，加強檔案分類、編目、鑒定等基礎工作，使得檔案資源得到了更加全面、系統的保存和利用。在檔案館建設方面，檔案機構注重基礎設施建設與數字化檔案館建設，提升了檔案的管理效率和服務水平。此外，我國不斷完善檔案法律法規體系，先后制定了《檔案法》《檔案法實施辦法》等一系列法律法規，并加強檔案法規的宣傳與執行，提高全社會的檔案意識，為檔案事業的規范化和法制化提供了堅實的保障。在檔案學研究與教育方面，我國檔案學界積極推動理論創新和人才培養，為檔案事業的持續發展注入了新的活力。在國際交流與合作方面，我國檔案學者積極參與國際檔案事務，提升了我國檔案事業的國際影響力和競爭力。這些成就為經濟社會發展提供了有力支持和保障，同時也推動了檔案事業的不斷發展進步。但隨著時代的發展，我國檔案事業仍然存在一些不足之處。

2.1 檔案數字化建設還需要加強

檔案數字化是提高信息管理效率、保護文化遺產和促進信息共享的關鍵。隨著數字化時代的到來，我國各級檔案館正在積極推進檔案數字化工作。雖然我國已經在檔案數字化方面取得了一定的成果，但整體數字化程度不高、數字化范圍不廣，這些都會影響數字化檔案管理的效率、質量和可持續性［15］。某些地區和機構缺乏足夠先進的技術基礎設施來支持大規模的檔案數字化項目，而且檔案數字化項目通常需要昂貴的硬件和軟件設備，以及培訓工作人員和維護數字檔案的費用，這也會對一些機構的財政狀況造成壓力。進行檔案數字化建設，需要培訓和招募具備相關技能的工作人員，一些檔案機構因缺乏這些高素質人才，導致檔案數字化工作進展遲緩。解決這些問題需要綜合性的措施，包括投資于技術和基礎設施、制定標準和規范、培訓和招募合適的人才等。數字化檔案管理在提高信息訪問性、便捷性和可持續性方面具有巨大的潛力，但需要克服這些挑戰才能實現其最大價值。

2.2 檔案利用效果不夠顯著

要想檔案蘊含的價值得以充分發揮，就要提高檔案的管理和利用效率，更好地利用這些寶貴的資源來支持國家和社會的發展。雖然我國的檔案管理工作取得了一定的成果，但是在檔案利用方面還存在一些不足。例如，一些檔案館的檔案利用方式不夠靈活、檔案利用服務不夠完善等，這些都會影響檔案的利用效果［16］。當前檔案利用效果不高可以歸因于多種因素。許多部門和機構在管理自己的檔案時存在信息孤島和檔案分散管理的現象，這使得檔案難以互通和共享，導致檔案的整體利用效率不高。不同地區和機構之間的檔案數字化發展水平不均衡，一些地區和機構可能仍然依賴紙質檔案，也降低了檔案的利用效率。元數據是實現檔案有效管理的關鍵，但一些檔案缺乏清晰、一致和準確的元數據，這也導致檔案難以被有效地檢索和利用。也有一些機構缺乏適當的技術基礎設施和工具，難以支持高效的檔案管理和利用。某些檔案可能包含敏感信息，一些檔案機構出于對檔案的保密和隱私考慮，對檔案的利用持謹慎態度，限制了信息的共享和利用。

2.3 檔案保密工作需要進一步加強

隨著社會的發展，檔案涉及國家安全和個人隱私等敏感信息，需要進行保密處理。但是，在實際操作中，一些檔案館的保密工作還存在一定的問題，如保密措施不夠嚴密、保密人員素質不夠高等，這些都會影響檔案的保密性和安全性。某些檔案管理系統缺乏嚴格的權限控制，僅采用弱密碼和身份驗證措施，這樣容易受到未經授權的訪問或黑客攻擊，增加了數據泄露的風險。還有不規范的存儲和傳輸，導致敏感檔案在存儲和傳輸的過程中不夠安全。也有些檔案機構對工作人員的培訓力度不足，檔案工作人員不了解如何正確處理和保護敏感檔案，缺乏對信息安全的充分認識［17］。檔案保密工作是檔案管理工作的重中之重，當前我國的檔案保密工作仍存在一些不足。加強檔案保密工作需要綜合性的措施，包括技術、政策、培訓和監管等方面，防止數據泄露和濫用，維護國家和組織的安全和聲譽。

2.4 人才隊伍建設需要加強

在數字化時代，人才資源已經成為最重要的戰略資源，檔案事業的發展也需要專業的人才支撐。但是目前我國的檔案人才隊伍建設還存在一些問題和挑戰，如人才培養不夠系統、人才引進不夠到位、檔案人才隊伍的數量不足等，尤其是高級檔案人才的稀缺，導致檔案工作的質量和效率難以提升［18］。現有檔案人才培養體系不完善，教育機構相對匱乏，缺乏系統化的培訓課程和專業發展路徑。此外，檔案學科在高校的普及度不高，缺乏相關專業的學生。激勵機制不夠完善，檔案人才的薪酬待遇相對較低，沒有較好的晉升機制和職業發展空間，導致了對人才的吸引力不足，人才流失情況較為嚴重。檔案工作需要與信息技術相結合，應用新技術提升工作效率和服務能力。當前檔案人才隊伍的技術應用能力相對薄弱，對新技術的掌握和應用能力不足。

3 推動檔案工作高質量發展的策略

創新是引領發展的第一動力。習近平總書記強調，要推動檔案事業創新發展。這為新時代檔案事業實現高質量發展提出了明確要求、提供了根本遵循，也指明了未來的檔案工作應朝著加快科技創新和轉型升級的發展方向。做好新時代檔案工作，要把科技創新擺在檔案事業發展全局的核心位置，以科技創新培育新發展動能，引領和推動檔案事業高質量發展。

3.1 加強檔案數字化建設

在信息化時代推動檔案事業發展，要加強檔案科技支撐，進一步提升檔案信息化水平。2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，將“檔案信息化建設再上新臺階”和“檔案工作基本實現數字轉型”寫入了新的發展目標，數字轉型已成為檔案事業高質量發展的動力和引擎［19］。檔案科技創新與數字化建設是推動檔案事業轉型發展的重要驅動力。要加強頂層設計，制定全面的數字化檔案發展戰略，確保這一戰略與組織的長期發展目標相一致。投資于高效、可擴展的基礎設施，制定并遵守數字化檔案標準，以確保一致性和可訪問性。提升檔案科技創新能力，鼓勵研發創新技術，加大研究力度，解決數字化檔案面臨的問題。推動數字檔案館的建設，提供在線訪問和資源展示。推動新技術與檔案工作的融合，提高數據處理能力。建立跨部門的檔案資源共享平臺，提高服務效率。建立質量監控機制，定期評估數字檔案的質量和服務水平。通過聚焦科技創新，實現檔案工作順利向數字化轉型。

3.2 拓展開放共享路徑

2020年6月20日，第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂了《中華人民共和國檔案法》，把檔案開放的年限從30年縮短至25年，從法律層面上加快了檔案開放的速度，提高了檔案開放的程度。檔案開放與利用，是檔案信息資源建設的重要部分，是傳承文明、記錄歷史、走向社會主義現代化建設的基礎性事業。當前，我國檔案的總體開放水平較低，利用效果和利用率都處于較低水平。因此，探索影響檔案開放和利用的因素，研究檔案的開放與利用和其影響因素之間的作用與關系，是促進檔案信息資源利用和發展檔案事業的重要任務［20］。為提升檔案的開放共享力度，加大檔案的信息化程度，加強檔案信息資源的整合，應以科技作為突破口，建立一體化的檔案管理系統，整合不同部門和機構的檔案，促進信息共享和互通。增加技術性的基礎設施和工具，推進檔案開放和利用的現代化。

3.3 保障檔案信息安全

檔案信息安全是檔案事業可持續發展的根基，是國家經濟增長、社會穩定發展以及人民生命財產安全的基礎性保障。在信息化時代，牢固樹立總體國家安全觀，要高度重視檔案信息安全問題，并把檔案實體安全提升到信息安全戰略的高度。紙質類型的檔案隨著時間的推移和存儲環境的變化，在不同的環境下，會出現一定的老化和損毀現象；隨著互聯網的大規模使用，電子檔案的數量也在急劇增加，電子檔案的安全問題也開始顯現。因此，需要運用科學高效的方法，做好各種形式載體檔案的安全保障工作。實現檔案保障能力提升，可以通過以下幾個途徑：一是加強組織領導，建立安全防范機制，不斷修訂和完善檔案管理制度。二是嚴把檔案搜集質量安全關。三是不斷提高檔案存放條件。四是強化技術加持，使用智能化設備，將物聯網傳感設備與人工巡檢相結合，消除事故隱患、落實安全措施、預防事故發生，提升檔案安全風險防控能力。五是提高檔案工作者的政治素養及業務水平，用科技手段管理檔案工作人員，實現“人檔分離”，保證檔案的信息安全。由于檔案的安全問題是持續變化的，所以檔案的安全保障工作也應隨著新情況而做出改變。

3.4 加強檔案人才隊伍建設

加強檔案人才隊伍建設，首先要優化人才培養模式。檔案人才培養規劃是確保檔案管理領域具備高素質人才的重要組成部分。明確檔案人才培養的長期目標和愿景，評估當前和未來檔案管理領域的人才需求，制定綜合的檔案人才培養戰略計劃。依據人才培養計劃開發專業課程和培訓體系，包括基礎知識、技能培訓和專業領域的深化學習，定期評估和改進培養計劃，確保與時俱進，滿足不斷變化的需求。推進檔案工作與其他領域的合作與交流，促進檔案工作者之間的溝通，有助于拓寬檔案人才視野，分享先進經驗。

在檔案管理領域，要求檔案工作者具備一系列知識、素質和重要技能，以勝任復雜的工作任務，并提供高質量的服務。面對新型信息技術迅猛發展的新形勢，檔案工作者要緊跟經濟社會發展實踐，立足數智背景，錘煉全局、創新、前瞻的思維。要有深入的專業知識和技術技能，包括檔案分類、數字化技術、信息管理和法規等方面的知識，熟練運用數字化工具和檔案管理軟件，有效地管理和維護檔案。利用自己的專業素養，回應人民群眾日益增長的查檔用檔需求和檔案文化需要，推動檔案事業轉型發展和高質量發展。

4 結語

在新時代數字化轉型戰略背景下，云計算、大數據、人工智能、5G等新型技術的應用推動了檔案工作的發展和檔案信息化戰略轉型。在信息化時代，要重視技術解決檔案管理問題，順應時代需求，推動檔案管理工作改革創新，加強檔案工作“四個體系”建設，服務中國特色社會主義事業，推動檔案工作從高速度發展向高質量發展躍遷。

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收稿日期：2024-01-29

作者簡介：吳雪玲（1998—），女，碩士生，研究方向：檔案管理研究；趙旺（1978—），男，博士，講師，研究方向：大數據分析與應用。