國有企業干部人事檔案的信息化管理探索

明亞男

摘要：干部人事檔案管理作為管理工作體系中至關重要的組成部分，主要記錄每一位干部日常工作表現、個人基本信息以及工作情況等相關內容，信息資料的真實性與安全性關系到國有企業的長遠健康發展。一直以來，國有企業干部人事檔案信息的管理方式為紙質形式，信息資料易丟失、損壞，不方便查詢和共享。如今，信息化管理成為干部人事檔案管理工作主要方向。本文闡述了開展干部人事檔案信息化管理工作的重要性，歸納干部人事檔案信息化管理原則，提出科學有效的管理方法，以期為國有企業干部人事檔案信息化管理工作有序開展提供參考。

關鍵詞：國有企業；干部人事檔案；信息化管理；管理要點

在我國社會高速發展過程中，信息化水平不斷提高，信息化技術逐漸被應用在各領域當中，并在其中發揮著十分重要的作用。干部人事檔案是國有企業人事部管理干部的基礎和主要憑證，能夠在識別干部、選拔干部以及干部隊伍建設等工作環節發揮重要作用。部分國有企業的領導者與管理者逐步認識到開展干部人事檔案信息化管理工作的重要性，紛紛采取有效方法將信息化技術與干部人事檔案管理工作緊密結合起來。但是從目前情況來看，信息化管理工作存在各種各樣的問題。因此，國有企業要努力做好干部人事檔案信息化管理工作，準確掌握信息化技術的應用技巧與方法，實現二者的深度融合，推動干部人事檔案管理由紙質化向信息化與智能化方向轉變，切實保障干部人事資料的完整性、準確性以及安全性，為國有企業健康穩定發展奠定良好基礎。

一、國有企業開展干部人事檔案信息化管理工作的意義

（一）有利于滿足國家數字化進程的要求與標準

當前，我國社會進入信息化時代，在此時代背景下，信息化技術、互聯網技術以及數字化技術等其他科學先進技術的應用范圍逐漸變廣，被應用在各行業經營與發展中，在為各項工作開展提供技術支持與保證的同時，帶動了經濟增長，成為促進各行業協調發展的重要手段之一。在此種環境下，我國政府相關部門積極開展數字化建設工作，并將該項建設工作作為促進社會發展的重要戰略。[1]國有企業作為促進我國社會發展的重要力量之一，要積極響應國家號召，落實與開展數字化建設工作。干部人事檔案管理工作在國有企業經營與發展中扮演著極為重要的角色，開展信息化管理工作。一方面可以創新與優化管理方法和管理模式，不斷提高干部人事檔案管理工作開展的水平與效率；另一方面還能夠滿足國家數字化進程的要求，加快數字化建設工作開展，更好地為社會現代化與長遠化發展提供堅實基礎。

（二）有利于提高干部人事檔案管理工作的規范性與科學性

對部分國有企業所開展的干部人事檔案管理工作進行全面分析，發現管理工作在實際開展中存在的信息不夠規范、人事資料不夠完整以及信息歷史長久等其他問題，如果上述問題不能得到及時準確的解決與處理，將會降低干部人事檔案管理工作開展的有效性與規范性，無法滿足干部管理的實際需求。開展干部人事檔案信息化管理工作，工作人員可以利用先進技術將所有干部人員的基本信息、工作情況以及任職年限等相關內容上傳到數據庫中，有需要時可以隨時隨地到數據庫中進行查找，可以省去一些不必要的環節，高效準確地掌握每位干部的工作情況和日常的考核信息，對提高干部人事檔案管理的規范性與標準性有著不可忽視的作用。

（三）有利于增強干部人事檔案信息保存的安全可靠性

傳統紙質檔案在保存過程中，會受到各種不確定因素的影響，如人為因素、天氣因素以及外部因素等，導致紙質檔案的性質發生變化，同時還會出現干部人事檔案丟失、損毀等不良情況，難以對干部人事檔案信息進行長久保存。一旦干部人事檔案資料出現問題，將無法為國有企業干部選拔工作開展提供有利條件。[2]在信息化時代背景下，對干部人事檔案信息進行數字化處理，將干部的各項信息保存在計算機的數據庫中，只要硬盤安全，干部的人事檔案信息就不會丟失和被破壞，可以長久保存下去。對于具有特殊性質的干部人事檔案信息，工作人員還可以進行加密處理，定期對系統進行升級與維護，從而保障干部人事檔案信息的安全性與穩定性，從根本上降低信息資料不完整、丟失以及損壞等其他不良問題發生的可能性。

二、國有企業開展干部人事檔案信息化管理應遵守的原則

（一）系統化原則

在通常情況下，國有企業所開展的干部人事檔案管理工作主要是為干部人事業務工作開展提供真實有效的幫助，為業務工作順利開展提供信息支持。所以，干部人事檔案信息化管理工作同樣滿足干部人事檔案業務管理工作開展的實際需求，助力業務管理工作有序開展。在新形勢下，國有企業在開展干部人事檔案信息化管理工作時，要嚴格堅持并遵守系統化原則，對所有干部的人事檔案信息進行系統分析與探究，對各個要素進行客觀描述，以此來保障干部人事檔案信息數據的完整性、系統性以及真實有效性，更好地促進干部人事檔案信息交流、共享以及利用，保障干部人事檔案業務管理工作科學合理開展。

（二）連續性原則

在國有企業干部人事檔案信息化管理工作中，會出現干部人事檔案信息更新速度較慢或垃圾數據較多等不良問題，不僅會嚴重影響到信息化進程，還無法將信息化管理工作的內在價值與作用充分發揮出來。[3]所以，國有企業在正式開展干部人事檔案信息化管理工作時，要堅持連續性原則，不斷提高干部人事檔案資料的更新速度與效率，大范圍獲取干部人事業務的數據，與此同時，還要利用多種方法對信息資料進行細致的檢查與校對，確保干部人事檔案信息資料更新的精準性與時效性，推進干部人事檔案信息化管理工作連續開展，進一步滿足國有企業發展的實際需求。

（三）可用性原則

在信息化技術與互聯網技術還沒有大范圍使用之前，國有企業干部人事檔案管理工作會采取紙質形式與材料，由于此種方法具有一定的落后性與局限性，給干部人事檔案管理工作開展帶來較為嚴重的消極影響。[4]當信息化技術與數字化技術廣泛使用后，管理人員在對信息資料進行數字化處理時，會出現物理與邏輯結構分散的情況，導致所提取和挖掘的信息安全性和可靠性難以得到保障，使干部人事檔案信息失去可用性與價值性。因此，管理人員在開展信息化管理工作時，一定要遵守可用性原則，保障物理與邏輯結構的一致性，從而確保數據信息服務的可用性與高效性，使國有企業的工作人員能夠利用干部人事檔案信息來解決各種問題。

三、國有企業干部人事檔案信息化管理的有效策略

（一）提高對信息化安全防范要求的重視程度

我國政府相關部門針對國有企業干部人事檔案管理工作推出 《干部人事檔案工作條例》，該條例對干部人事檔案管理工作開展提出了明確要求，在為工作開展提供參考依據的同時，可增強管理工作開展的安全性、真實性以及實效性。所以，國有企業在落實干部人事檔案信息化建設工作時，也要堅持并遵守條例所提出的要求與標準。在干部人事的信息化建設過程中，工作人員會感受到信息化管理的高效性與快捷性特點，但是在建設過程中會存在安全性問題，一旦問題爆發，將會威脅到干部人事檔案信息。[5]從實際角度出發，安全問題可能來自干部人事檔案信息的錄入、傳輸以及儲存等環節，要想降低安全性問題發生的概率，就要根據上述條例中的安全防范要求采取相應的技術進行處理，降低各種不確定因素給信息資料帶來的負面影響。管理人員可以利用加密處理技術，對干部人事檔案信息進行加密處理，同時還可以控制權限，對訪問功能數據庫的用戶和搜索內容進行限制，切實保障干部人事檔案信息的安全穩定性。此外，國有企業還要引進專門防止黑客入侵的技術，以大幅提高企業干部人事檔案資料的安全性，幫助國有企業規避干部人事檔案資料被篡改、泄露以及丟失等問題。

例如，A公司在干部人事檔案信息資料搜索與查詢工作環節做出了限制，根據權限搜索干部人事檔案資料。當內部工作人員在查詢干部人事檔案資料時，只可以憑借關鍵詞或者日期等內容進行檢索，查看條目或條目內容，不可以看見干部全部的人事檔案信息，不但保證了干部人事檔案信息的安全性，而且還規范了信息化管理模式的應用，推動國有企業干部人事檔案信息化管理模式向標準化、系統化以及嚴謹化方向轉變與發展，使信息化管理模式能夠將自身最大的效能體現在國有企業發展中。

（二）努力做好新老管理模式的銜接與配合工作

盡管信息化管理模式具有很多優勢與特點，在很多方面信息化管理模式要優于傳統紙質版管理模式，但是一些重要的干部人事檔案信息資料仍然需保留紙質記錄，不能因為信息化技術與信息化管理模式的出現就否定傳統紙質版管理模式。[6]在當前情況下，國有企業干部人事檔案管理工作處于傳統管理模式與新型管理模式共存的階段，國有企業內部工作人員要立足實際，將二者進行有效銜接，使干部人事檔案管理工作優質開展。在實際工作中，管理人員要利用傳統的管理方式對干部人事檔案進行整理與完善，為信息化建設工作開展提供完整的信息材料支持，隨后將其轉化為數字形式的干部人事檔案信息，保障信息資料的完整性與高效性。干部人事檔案管理工作具有動態性的特征，在日常開展管理工作時，要不斷更新系統信息，將新產生的干部人事檔案信息資料錄入到信息系統中，以此來保障干部人事檔案資料的完整性與時效性。因此，國有企業要想做好干部人事檔案信息化管理工作，就要做好新老模式交替工作，利用信息化管理模式來彌補傳統管理模式的不足與漏洞，在提高干部人事檔案管理工作效率的基礎上，查缺補漏，使所開展的干部人事檔案信息化管理工作能夠為國有企業長效發展注入活力與動力。

（三）積極開展信息化管理人才培育建設工作

檔案管理人員作為干部人事檔案管理工作的主要參與者，在日常工作中要謹慎對待，需仔細地開展干部人事檔案管理工作。國有企業對檔案管理人員有較高的要求與標準，無論是檔案管理人員的學歷和素質，還是工作能力與水平都有著嚴格的規范，為干部人事檔案管理工作開展提供人才支持與保障。所以，開展干部人事檔案信息化管理工作，就要保障檔案管理人員具有信息化管理知識與相關技能，使檔案管理人員有足夠的能力開展信息化建設工作。[7]因此，國有企業要開展信息化崗前培訓活動，為檔案管理人員進步與發展創造良好條件。在實際開展信息化培訓活動過程中，培訓人員要圍繞信息化管理內容、信息化技術以及相關器材設備用途等內容進行講解與傳授，同時還要深入分析和總結在培訓過程中出現的問題，通過開展實踐活動來解決學習過程中產生的問題，保證每一位檔案管理人員都能夠熟練地掌握信息化技術的應用技巧，逐漸打造一支信息化水平較高的檔案管理隊伍，以此來推動干部人事檔案信息化管理工作質量高效率開展。

四、結束語

在信息化時代背景下，國有企業的干部人事檔案管理工作既面臨挑戰，又面臨新的機遇，如果國有企業可以做好信息化建設與管理工作，就可以提高干部人事檔案管理工作開展的品質與效率，對促進國有企業現代化和數字化發展有不可替代的作用。因此，國有企業的領導者與管理者要提高對干部人事檔案信息化建設工作的重視程度，明確傳統管理模式存在的不足與問題，加快信息化建設步伐，具體可以采取安全防范、新老管理模式銜接以及培養信息化人才等手段，落實干部人事檔案信息化管理工作，建立企業數字化干部人事檔案管理系統，利用良好的干部人事檔案信息開展業務工作，為國有企業高效發展貢獻自身力量。

參考文獻：

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