大數據背景下數字化檔案的完整性研究

摘 要：大數據化時代，數字檔案從“紙與鐵”轉化為“數與網”，數字化檔案的信息完整性成為新時代社會發展的重要問題。根據數字化檔案管理原則，數字檔案完整性是準確性與安全性的前提與保證。基于此，本文旨在探討數字化檔案信息完整性的重要性、面臨的現實挑戰及其改進策略研究。同時，基于數據化時代的可持續發展，本文提出未來數字化檔案管理完整性的側重方向，以便為保障數字化檔案信息的準確性和可靠性提供參考。

關鍵詞：大數據；數字化檔案；信息完整性

基金項目：課題名稱：陜西彬長礦區大佛寺礦木盤川風井項目檔案研究；課題號：陜煤司發[2021]667號。

1 數字化檔案信息完整的重要性

1.1 數字化檔案的基本概況

隨著大數據的迅速增長，數字化檔案的規模和復雜性不斷增加，信息完整性也變得尤為重要。根據《紙質檔案數字化規范》可知，數字化檔案是將傳統紙質檔案轉換為電子形式，通過存儲、管理和檢索技術實現檔案信息的數字化保存與處理。它已經成為現代社會信息化建設的重要組成部分，為機構、企業和個人帶來了許多便利和機遇[1]。首先，數字化檔案提高檔案的可讀性和可訪問性。傳統紙質檔案需要手動翻閱，并且易受損或丟失，而數字化檔案可以通過計算機或其他電子設備進行瀏覽和搜索，大幅提高了檢索效率和準確性。其次，數字化檔案節約存儲空間和資源。紙質檔案需要大量的物理空間來存放，而數字化檔案可以通過網絡或云存儲保存，消除空間限制。最后，數字化檔案的備份和恢復也更加方便快捷，可以有效防止檔案丟失或損毀。數字化檔案還提供了更多的數據處理和分析功能。通過數字化技術，檔案中的信息可以快速整理、分類和統計，為機構的決策提供有力支持。同時，數字化檔案可以與其他系統或數據庫集成，實現數據共享和交互，促進信息資源的有效利用。

1.2 數字化檔案信息完整的必要性

1.2.1數字檔案完整性是數據質量的保障。數字化檔案作為大數據時代的重要組成部分，其信息質量直接影響到數據應用的準確性和可靠性。對數字化檔案信息完整性的研究可以幫助識別和解決數據質量問題，確保數字化檔案數據的準確性、一致性和時效性。

1.2.2數字檔案完整性可提供決策支持。在大數據環境下，數字化檔案所包含的信息往往是各個領域決策制定的重要依據。保證數字化檔案信息的完整性可以提供可信的數據基礎，幫助決策者做出科學、準確的決策，促進組織和社會的發展進步。

1.2.3數字檔案完整性增強商業競爭力。企業在大數據時代需要不斷創新和提升自身的商業競爭力。國家檔案局發布的《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》中明確了企業電子文件歸檔和電子檔案管理方法和技術，為企業檔案管理提供了高效服務。同時，數字化檔案的信息完整性也可以為企業提供高質量的數據支持，幫助企業發現市場機會、優化業務流程、提高運營效率，從而獲得競爭優勢。

1.2.4數字檔案完整性蘊含知識發現和價值挖掘的重要性。大數據中蘊藏著豐富的知識和價值，對數字化檔案信息完整性的研究可以幫助發現隱藏在數字化檔案中的潛在知識和價值。通過挖掘數字化檔案數據的關聯規律、趨勢變化等，可以為學術研究、商業創新等領域提供有益的發現和分析。

1.2.5數字檔案完整性合規法律及保護隱私。在數字化檔案中可能涉及大量的個人和敏感信息，保障數字化檔案信息的完整性，對于法律合規和隱私保護至關重要。研究數字化檔案的信息完整性可以幫助制定相關的法律法規和隱私保護政策，確保數字化檔案的合法性和安全性。

2 數字化檔案完整性面臨的現實挑戰

2.1 數據量大與復雜性高

數字化檔案數據在大數據背景下呈現爆發式增長，包含了各種類型和格式的數據。管理如此龐大和多樣化的數據需要合適的技術和方法來確保信息的完整性。數字化檔案數據可能存在數據質量問題。例如，數據缺失、錯誤、冗余、不一致等。這些問題可能導致信息的不完整，影響數據的可信度和可用性。同時，數字化檔案的長期保存和維護是保證數據完整性的關鍵。當數字化檔案需要面對技術更新、硬件損壞、軟件兼容性等問題，數據的長期保存和維護存在困難[2]。

2.2 多源數據整合難

數據源的多樣性，使得數字化檔案來自不同的數據源，包括紙質文檔、電子文檔、數據庫、掃描文件以及不同部門、組織或系統等。這些不同來源的數據格式、結構和質量各異，使得保持數據完整性變得更加困難，將這些數據進行整合以確保完整性是一項具有挑戰性的任務，需要解決數據格式、標準和語義等方面的問題。同時，多源數據整合需要處理數據保護和隱私問題，由于數字化檔案中可能包含大量的敏感信息，如個人身份信息、商業機密等。在管理數字化檔案的完整性時，必須嚴格遵守相關的隱私保護法規和政策，確保數據的安全和隱私。

2.3 數據技術和工具限制

數字化檔案的完整性管理需要借助適當的技術和工具，如數據清洗工具、校驗算法、數據質量管理軟件等來處理大數據、數據質量驗證、數據關聯等方面的需求[3]。選擇和應用合適的技術和工具，涉及數據清理、去重、校驗等技術以及建立有效的數據驗證和修復機制，保證數字檔案的準確性和可靠性。數字化檔案的信息完整性也需要進行持續的監測和維護，以應對數據變化和新的挑戰。確保長期的完整性管理可能需要投入人力、財力和技術資源。

2.4 組織人員文化和意識不一致

數字化檔案的完整性管理需要建立良好的組織文化和意識，包括領導層的支持、員工的參與和培訓、相關政策和規范的制定等。這可能需要解決組織內部的文化差異和人員反饋的問題。同時，數字化檔案的完整性管理需要相關人員具備一定的專業知識和技能[4]。然而，很多組織在數字化過程中缺乏專業人員，并且缺乏對數據完整性管理重要性的認識和理解，增加了數據完整性工作的挑戰和困難。

3 數字化檔案完整性研究的建設路徑

3.1 制定數字檔案的完整性管理策略

制定明確的數字檔案完整性管理策略是保證數字化檔案完整性的基礎。該策略應包括明確的目標、責任分工、流程和標準，確保各項工作有序進行。如根據國家檔案局印發了《電子檔案管理系統基本功能規定》要求，制定統一的數據標準和元數據，需要對數字化檔案中的數據進行規范化和標準化處理，以提高數據的可比性和可查詢性。建立數據關聯和驗證機制，需要確保數字化檔案中的數據與其他數據源之間的關聯和一致性，避免數據丟失或錯誤。國家檔案局發布的《檔案數字化安全管理規范》也提出了要加強網絡安全防護措施、訪問權限管理、數據加密和防篡改等要求，以確保數字化檔案的安全性和可控性。加強數據安全與隱私保護，在數字化檔案中涉及敏感信息時，采取必要的隱私保護措施，如進行數據脫敏和權限控制，以保護用戶隱私和遵守相關法律法規[5]。為實現高效的數字檔案檢索和分析，可開發智能化的搜索引擎和推薦系統，探索文本挖掘和自然語言處理技術在檔案中的應用，以及構建數據可視化和分析工具，幫助用戶從大量檔案中提取有用的信息。

3.2 強化數據質量控制

建立適當的數據質量控制機制，包括數據采集、清洗、驗證和校正等環節。對數據進行規范化處理、錯誤檢測和糾正，確保數字化檔案數據的準確性和一致性。通過加強數據質量的管控，建立全面的數據質量管理體系，包括數據質量評估、去重和糾錯等措施，確保數據的真實性和可靠性。

3.3 開發智能化工具和技術

借助自動化工具和技術來提高數字化檔案的完整性管理效率和質量。例如，使用數據質量管理軟件、數據清洗工具、校驗算法等，輔助自動化檢測、修復和監控數據的完整性。引入數字檔案的追蹤新技術和新標準，通過密切關注數字化檔案管理領域的新技術和標準，不斷更新和改進完整性管理的方法和工具[6]。例如，利用區塊鏈加密、人工智能監測等新興技術來增強數字化檔案數據的完整性保護和驗證。

3.4 強化數據集成和共享

建立統一的數據集成和共享機制，確保數字化檔案數據的集成一致性和共享可用性。通過統一的數據標準、接口和交換格式，促進不同部門、組織或系統之間的數字化檔案數據互通和協作。通過構建數字化檔案的語義表示和知識圖譜，以便更好地管理和共享數字檔案信息，可對檔案數據的語義標注和分類，構建關聯和推理機制，從而實現檔案之間的關聯和跨領域知識的整合。

3.5 建立權限和訪問控制機制

通過建立合適的權限和訪問控制機制，限制對數字化檔案的操作和訪問，防止非法修改、刪除或篡改，確保合法用戶可以便捷地訪問和利用數字化檔案數據。結合《數字檔案管理系統建設指南》《檔案數字化外包安全管理規范》《實物檔案數字化規范》等文件規范要求，提出該安全機制的具體步驟：第一，確定訪問需求。通過與相關部門和人員溝通來了解其工作職責和數據需求。第二，制定訪問策略。根據訪問需求，制定適當的訪問策略和權限規則。這包括規定哪些用戶或角色有權訪問數字化檔案以及他們可以進行的操作，如查看、編輯、刪除等。同時，還可以制定訪問時間限制和地點限制等規則。第三，實施身份驗證和授權機制。為確保只有合法用戶能夠訪問數字化檔案，需要實施身份驗證和授權機制。常用的身份驗證方式包括用戶名和密碼、雙因素認證、指紋識別等。授權機制可采用基于角色的訪問控制（RBAC）或基于屬性的訪問控制（ABAC）等方法。第四，設立訪問日志和監控。建立訪問日志和監控機制，記錄所有訪問數字化檔案的用戶和操作，以便追蹤和審計。這可以幫助發現異常訪問行為和及時采取措施。第五，加密和安全傳輸。對數字化檔案進行加密是保護數據安全和完整性的重要手段[7]。可以使用加密算法對數據進行加密，并確保在傳輸過程中使用安全協議和加密通信。以上措施可以建立靈活且安全的權限和訪問限制機制，保護數字化檔案的安全性和完整性，防止未經授權的訪問和數據泄密。

3.6 加強人員培訓及其意識教育

加強相關人員的培訓和意識教育，提高他們對數字化檔案完整性管理重要性的認識和理解。培訓內容可包括完整性管理的原則、流程、工具和技術以及隱私保護和數據安全等相關知識。同時，定期對數字化檔案的完整性進行審查，確保數據的完整性和可靠性。通過定期的內部審計、外部評估和檢查，發現潛在問題并及時采取措施進行糾正和改進。

總而言之，提高數字化檔案的完整性管理需要綜合運用管理策略、數據質量控制、自動化工具和技術、數據集成和共享、權限和訪問控制、培訓和意識教育、定期審查和監測以及追蹤新技術和標準等手段和方法。這些措施可以幫助確保數字化檔案數據的完整性、可靠性和安全性[8]。

4 未來數字化檔案完整性研究的側重方向

4.1 強化溯源與可信度驗證

數字化檔案的數據溯源和可信度驗證對于數據的完整性非常重要。未來的研究可以關注數字化檔案數據的溯源技術、數據訪問控制和權限管理機制，確保數字化檔案數據的來源可追溯、訪問可控、可信度可驗證。可開發智能化的完整性驗證工具，由于傳統的數字化檔案完整性驗證通常依賴于人工的檢查和審核，效率較低。未來的研究可以探索基于機器學習、人工智能等技術的智能化完整性驗證工具，實現自動化、高效的數字化檔案完整性驗證。

4.2 數字檔案的長期管理策略

數字化檔案需要長期保存和維護。未來的研究可以關注數字化檔案長期保存的策略和技術，包括持久存儲技術、數據遷移技術、數據格式可持續性等，以確保數字化檔案在長期保存過程中的完整性和可訪問性。同時可關注融合多源數據的完整性管理關注以及數字檔案完整性保護與用戶隱私權衡等問題。

4.3 數字化檔案完整性的社會價值

研究數字化檔案的社會影響與價值評估是目前檔案管理工作的出發點和落腳點。通過分析數字化檔案對社會的影響和產生的價值，包括對數字化檔案在教育、文化遺產保護、歷史研究等領域的應用效果進行評估，探索數字化檔案對社會發展和知識傳承的貢獻。基于數據人文視角，尋求數字化檔案的完整性對社會發展的價值研究。

結語

數字化檔案的信息完整性是在大數據背景下的一個重要問題。數字化檔案的完整性是保證信息傳承和文化遺產保護的基礎，也是保障學術研究的可靠性、維護司法公正以及支持組織管理和決策的重要保證。只有確保數字化檔案的完整性，才能充分發揮其在各個領域的重要作用。數字化檔案的完整性管理工作面臨著數據收集、存儲與人員隱私安全等多方面的挑戰。通過切實可行的措施和未來的技術發展，可以提高數字化檔案管理的質量和可靠性，為各個領域的數據應用提供更加可信的基礎支持。

參考文獻

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[3]王蘭成，劉曉亮.網上數字檔案大數據分析中的知識挖掘技術研究[J].浙江檔案，2013（10）：14-19.

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[7]米永寧，耿志杰.應用大數據技術開發數字檔案信息資源的現實困境與策略研究[J].北京檔案，2016（11）：16-19.

[8]方國慶.數字檔案信息安全保障體系建設中的問題與策略[J].機電兵船檔案，2010（05）：59-61.

作者簡介：董婷婷（1988.1—），女，大學學歷，陜西彬長大佛寺礦業有限公司助理館員，研究方向：檔案業務應用研究。