高校采購信息化建設(shè)優(yōu)化路徑探究

一、引言

在“雙一流”建設(shè)工作的深入推進(jìn)、國家規(guī)范采購活動(dòng)的背景下，強(qiáng)化對(duì)采購管理的過程監(jiān)督、采購數(shù)據(jù)公示、數(shù)字化校園建設(shè)等多種發(fā)展要求對(duì)高校采購工作提出了更高的要求，而高校采購信息化建設(shè)已成為必然選擇。當(dāng)然，對(duì)標(biāo)新形勢(shì)下的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，高校采購信息化建設(shè)仍有較大差距，仍需持續(xù)優(yōu)化建設(shè)路徑。

二、高校招標(biāo)采購管理的主要問題

通過對(duì)部分高校招標(biāo)采購工作現(xiàn)狀的研究及調(diào)研，本文從采購主體的角度總結(jié)了高校招標(biāo)采購活動(dòng)中存在的問題，以在后續(xù)信息化建設(shè)中使信息化深入到業(yè)務(wù)最底層。

（一）采購人

預(yù)算不準(zhǔn)：高校各級(jí)部門、學(xué)院上報(bào)采購需求后由財(cái)務(wù)部門結(jié)合預(yù)算情況進(jìn)行修改和審批，之后由采購部門審批及實(shí)施采購。各部門對(duì)預(yù)算把握不一致，容易導(dǎo)致采購申請(qǐng)的縮減或?qū)徟赐ㄟ^，影響當(dāng)年的采購和次年的預(yù)算。

需求不準(zhǔn)。采購人自身對(duì)采購標(biāo)的只有模糊的概念，具體要求少，覺得“能用就行”。或采購人對(duì)采購標(biāo)的要求明確，但關(guān)鍵參數(shù)要求不能準(zhǔn)確反映其使用要求。或采購人對(duì)采購標(biāo)的參數(shù)要求準(zhǔn)確，但是缺乏配套約束，缺乏場(chǎng)景思維，導(dǎo)致要求漏項(xiàng)影響采購質(zhì)量。

制度不遵：部門采購員缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)，缺少與采購管理部門的有效溝通，甚至抱著“事項(xiàng)緊急先斬后奏沒關(guān)系”的想法，出現(xiàn)隨意修改已審批事項(xiàng)的情況，增加“采購審批成本”。

（二）招標(biāo)采購部門

審核不嚴(yán)：對(duì)采購申請(qǐng)內(nèi)容審核不嚴(yán)格，未及時(shí)發(fā)現(xiàn)某些關(guān)鍵參數(shù)的遺漏，影響后續(xù)采購；對(duì)于部分采購需求的采購方式和采購類別的判別標(biāo)準(zhǔn)不一致，導(dǎo)致同類采購出現(xiàn)不同的審批結(jié)果。

管理不細(xì)：對(duì)各個(gè)采購單位的培訓(xùn)不到位，采購執(zhí)行能力差。制度建設(shè)仍不全面，缺少供應(yīng)商庫、專家?guī)斓慕ㄔO(shè)及管理。缺少對(duì)各類采購項(xiàng)目的進(jìn)度追蹤及公示，無法做到全流程監(jiān)控。對(duì)于自行采購權(quán)限的項(xiàng)目管理力度不夠，采購質(zhì)量及資金節(jié)約率不能保證。

水平不高：一方面知識(shí)儲(chǔ)備不全面，由于崗位人員輪換、專業(yè)背景缺乏等原因造成的 “先天不足”，加之招標(biāo)采購法律、法規(guī)、實(shí)務(wù)培訓(xùn)短缺等原因造成的“培養(yǎng)不足”，兩項(xiàng)不足使得高校招標(biāo)采購部門人員不能很好地應(yīng)對(duì)工作內(nèi)容。另一方面是手段落后，這里的手段落后主要是指信息化手段。

（三）校內(nèi)相關(guān)部門

高校采購活動(dòng)中，一項(xiàng)采購活動(dòng)可能涉及的管理部門眾多。如工程項(xiàng)目可能涉及后勤、基建，審計(jì)部門；實(shí)驗(yàn)儀器可能涉及某個(gè)學(xué)院或科技處、實(shí)驗(yàn)儀器專管部門等。高校各部門聯(lián)動(dòng)工作、共享數(shù)據(jù)、項(xiàng)目全流程式管理工作均處于萌芽、探索狀態(tài)，沒有一個(gè)成型、成熟的模式解決各部門之間的“壁壘”。

三、高校采購信息化建設(shè)的主要問題

高校采購信息化的必要性不言而喻，但目前各高校均在初始階段，部分高校較好完成了采購工作信息化，但未做到所有事項(xiàng)均“雁過留聲”，各階段信息化手段兼容性不足等現(xiàn)狀亟待改進(jìn)。

（一） 信息化程度較低

一方面，大多數(shù)高校招標(biāo)采購的信息化建設(shè)重點(diǎn)仍以采購審批為重點(diǎn)，部分已建設(shè)投入使用的財(cái)資一體化系統(tǒng)還只是集成了一部分預(yù)算功能和資產(chǎn)管理功能，缺乏關(guān)聯(lián)計(jì)劃、申請(qǐng)、審批、采購、合同簽約管理、檔案管理、驗(yàn)收、審計(jì)全流程的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。另一方面，信息化程度低還體現(xiàn)在新的信息化技術(shù)應(yīng)用方面，大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的使用及信息共享能力較弱。

（二）系統(tǒng)功能未深入業(yè)務(wù)底層

系統(tǒng)缺乏結(jié)構(gòu)化的需求采集設(shè)計(jì)，通常僅為文字描述，后續(xù)無法多維度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析及改進(jìn)。采購審批流程固定，發(fā)生制度及流程變動(dòng)時(shí)，無法及時(shí)自主修改審批流程。缺乏招標(biāo)采購進(jìn)度控制提示及控制手段，導(dǎo)致系統(tǒng)成為另一種流水式“記賬本”。缺乏對(duì)招標(biāo)采購業(yè)務(wù)實(shí)施過程的記錄，無相關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接的接口。系統(tǒng)缺乏對(duì)相關(guān)子單位采購信息的公示內(nèi)容及進(jìn)度展示，可用性貢獻(xiàn)度不高。

（三）數(shù)據(jù)分析能力較弱

高校招標(biāo)采購活動(dòng)產(chǎn)生了很多招標(biāo)采購數(shù)據(jù)信息，現(xiàn)有的招標(biāo)采購信息系統(tǒng)缺乏智能化的數(shù)據(jù)分析能力，如采購進(jìn)度分析、采購資金使用效率、采購效果分析等數(shù)據(jù)分析。

四、高校采購信息化建設(shè)優(yōu)化路徑

（一）制度信息化

招標(biāo)采購業(yè)務(wù)有較高的監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)控要求，制度信息化可以助力招標(biāo)采購信息系統(tǒng)脫離業(yè)務(wù)功能信息化的低階階段。制度信息化，一方面可在招標(biāo)采購相關(guān)法規(guī)及制度網(wǎng)上公示上下功夫，及時(shí)將采購項(xiàng)目公告、文件、預(yù)算金額、采購合同等完整信息公開發(fā)布在指定網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)采購活動(dòng)公開透明，便于內(nèi)部監(jiān)督管理。更重要的，要在招標(biāo)采購信息系統(tǒng)建設(shè)中將制度融進(jìn)系統(tǒng)。系統(tǒng)的建設(shè)要突出流程控制模塊的建設(shè)，不僅要將內(nèi)控約束嚴(yán)格落實(shí)到信息系統(tǒng)的審批流程中，更要將各種管理辦法、操作規(guī)程、法律法規(guī)的重要細(xì)節(jié)融入系統(tǒng)內(nèi)部邏輯中，使得系統(tǒng)操作人員只需關(guān)注使用系統(tǒng)即可合規(guī)完成招標(biāo)采購業(yè)務(wù)。

（二）招標(biāo)采購信息系統(tǒng)建設(shè)

1.建設(shè)目標(biāo)

招標(biāo)采購信息系統(tǒng)嚴(yán)格內(nèi)嵌規(guī)范化的采購業(yè)務(wù)流程，流程符合各項(xiàng)內(nèi)部管理制度，做到招標(biāo)采購信息系統(tǒng)對(duì)采購生命周期全流程覆蓋。一方面，實(shí)現(xiàn)各采購主體可在此系統(tǒng)上協(xié)同辦公，各相關(guān)部門能夠互聯(lián)互通，實(shí)時(shí)更新采購申請(qǐng)、采購計(jì)劃、采購合同、政府采購或采購平臺(tái)的采購進(jìn)度等采購數(shù)據(jù)。 另一方面，采購預(yù)算的實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)控制。在采購申請(qǐng)、資產(chǎn)管理部門審批確認(rèn)采購計(jì)劃后，項(xiàng)目預(yù)算被鎖定，助力學(xué)校預(yù)算精準(zhǔn)管理。同時(shí)，招標(biāo)采購系統(tǒng)預(yù)留接口，實(shí)現(xiàn)與政府采購平臺(tái)、第三方采購平臺(tái)對(duì)接，通過移動(dòng)訪問等方式實(shí)現(xiàn)全線上申請(qǐng)、審批，全程無紙化、全電子傳遞憑證。

2.新型招標(biāo)采購信息系統(tǒng)框架

基于以上高標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)目標(biāo)，本文構(gòu)建了新型招標(biāo)采購信息系統(tǒng)框架（見圖1）。在此框架下，系統(tǒng)不僅提供了全采購主體的多渠道訪問服務(wù)；還深入業(yè)務(wù)最底層，提供了貫穿業(yè)務(wù)全流程的其他相關(guān)管理信息系統(tǒng)的連接服務(wù)。

支撐層主要包含系統(tǒng)技術(shù)框架及安全管理體系，支撐系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，保障數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)及應(yīng)用。

服務(wù)層主要包含流程引擎的控制、數(shù)據(jù)查詢及報(bào)表統(tǒng)計(jì)的支持、消息通知服務(wù)及日志服務(wù)。服務(wù)層能夠保障在支撐層的基礎(chǔ)上根據(jù)實(shí)際需要開發(fā)一些輔助功能，如根據(jù)統(tǒng)計(jì)需要，設(shè)計(jì)符合要求的數(shù)據(jù)報(bào)表等，根據(jù)審批要求修改流程等等，提高系統(tǒng)的易用性。

在最核心的應(yīng)用層，提供了適應(yīng)新時(shí)代信息化標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)功能。采購人可以多渠道自行申請(qǐng)辦理各類采購，系統(tǒng)自動(dòng)推送審批信息，做到了真正的少跑路。招標(biāo)采購中心審批人員可在系統(tǒng)中直接審批不同類別的采購申請(qǐng)，采購需求也因系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)變得一目了然。同時(shí)，應(yīng)用層承擔(dān)實(shí)現(xiàn)預(yù)算、計(jì)劃、合同、資產(chǎn)子系統(tǒng)的完全對(duì)應(yīng)推送，做到資金預(yù)算到采購計(jì)劃的實(shí)時(shí)精準(zhǔn)鎖定、招標(biāo)采購環(huán)節(jié)的審批、第三方及政采平臺(tái)的數(shù)據(jù)交換、合同相關(guān)方的線上合同簽訂及歸檔管理等功能的重?fù)?dān)，實(shí)現(xiàn)“財(cái)采資”管理全生命周期管理。

訪問層主要提供微信小程序、公眾號(hào)、PC端的訪問服務(wù)，能夠保證系統(tǒng)用戶多渠道、實(shí)時(shí)處理招標(biāo)采購信息，提高系統(tǒng)的可用性。

用戶層主要是從招標(biāo)采購主體的角度提供了多角色的系統(tǒng)用戶訪問權(quán)限，減少溝通成本，提高溝通效率，提高招標(biāo)采購質(zhì)量。

3.技術(shù)支撐

招標(biāo)采購信息系統(tǒng)可基于.Net框架開發(fā)，集B/S、C/ S、移動(dòng)智能為一體，提供針對(duì)Andriod、IOS移動(dòng)端程序的開發(fā)架構(gòu)，可采用VUE設(shè)計(jì)友好界面，提供符合高標(biāo)準(zhǔn)的用戶體驗(yàn)。同時(shí)，還應(yīng)采用符合高校信息部門對(duì)于信息系統(tǒng)安全管理要求的安全體系，保證數(shù)據(jù)安全，尤其是涉密科研項(xiàng)目等比較敏感的采購信息。

（三）信息化人才的使用

在信息化系統(tǒng)建設(shè)中，有信息化專業(yè)背景的采購人才能夠成為系統(tǒng)開發(fā)的橋梁。一方面，從信息化需求采集、功能建設(shè)等內(nèi)容上引導(dǎo)軟件開發(fā)人員理解開發(fā)需求，設(shè)計(jì)出符合采購業(yè)務(wù)實(shí)際的招標(biāo)采購信息系統(tǒng)；快速的定位出開發(fā)中所出現(xiàn)的問題，及時(shí)與系統(tǒng)使用人和開發(fā)者進(jìn)行溝通。另一方面，可以從采購業(yè)務(wù)的角度出發(fā)，審視系統(tǒng)是否深入業(yè)務(wù)最底層，是否符合學(xué)校制度的實(shí)際要求，開發(fā)出符合建設(shè)目標(biāo)的信息系統(tǒng)。

五、結(jié)論

高校采購信息化建設(shè)是高校信息化的重要組成部分。當(dāng)前高校采購信息化建設(shè)中仍有很多壁壘需要打破，如非統(tǒng)一建設(shè)的相關(guān)系統(tǒng)對(duì)接、財(cái)政專網(wǎng)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入形式、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分析再利用等等。相關(guān)部門仍需深入交流，通過在采購信息化建設(shè)中融入大數(shù)據(jù)和信息共享技術(shù)，幫助高校實(shí)現(xiàn)“流程透明化”的管理目標(biāo)；利用信息化手段實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制，助力高校招標(biāo)采購管理水平更上一層樓。

作者單位：內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)