對科研項目全過程信息化管理的思考與建議

一、引言

科研項目作為科技創(chuàng)新的主要載體，其管理水平直接關系到科研工作的質量和效率。在新型工業(yè)化大背景下，大量科研機構、企業(yè)加速開展科技創(chuàng)新工作，也對科研項目管理水平提出更高要求?？蒲许椖啃畔⒒芾硎翘岣呖蒲行省⒔档涂蒲谐杀镜闹匾侄危梢杂辛訌娍蒲匈Y源的共享和優(yōu)化配置，實現科研質量和經濟效益的雙重提升。

二、科研項目信息化管理現狀

科研管理是對科研項目進行立項管理、過程管理、驗收管理、成果管理、檔案管理、經費管理等的全流程管理活動。相較于傳統(tǒng)管理方式，信息化管理具有簡化操作流程、標準化檔案存儲、實現動態(tài)管理、準確統(tǒng)計科研數據、提高經費使用效益等優(yōu)點。但是現階段的科研項目信息化管理依然普遍存在功能單一、信息流通不暢、信息化不徹底等問題，具體如下。

（一）信息化管理系統(tǒng)功能建設不完善

部分科研單位的管理系統(tǒng)功能建設主要集中于流程申報審批、檔案信息存儲、財務流程管理等層面，對科研過程、經費使用等缺乏精細化管理；針對科研選題、組織、進度、經費、成果、創(chuàng)新價值等科研數據的二次利用存在不足，缺乏有效指導決策的數據統(tǒng)計與分析功能；部分管理系統(tǒng)的易用性不足，信息化管理高效便捷的優(yōu)勢難以得到充分發(fā)揮。

（二）科研動態(tài)追蹤不到位

科研項目可能存在研究規(guī)劃不合理，科研周期長，科研涉及的項目管理、財務管理、科研團隊等多個部門配合不暢等問題與現象，單純依靠管理人員“貼身服務”難以長期對科研進度進行有效跟蹤和監(jiān)督，無法及時協調解決科研中可能存在的人員、經費、物資配置不合理等問題，造成研究超期或科研成果難產。

（三）內部信息共享與交流不暢

部分科研單位在采用信息化管理的同時，仍繼續(xù)沿用打印傳統(tǒng)紙質材料或使用Excel、Word等辦公軟件進行管理，導致進度、經費、成果等數據收集煩瑣、檔案查找困難，科研資源共享和利用率低。部門間數據由于模式不一，導致難以對經費使用、績效完成等情況進行實時監(jiān)控，也造成同一份信息需反復向不同管理部門填報，大大降低了科研工作效率。

（四）信息化管理人才匱乏

在信息化管理建設過程中，部分科研項目研發(fā)單位更重視設備、配置、軟件功能等方面的搭建，但忽視了信息化管理專業(yè)隊伍的建設，導致信息化管理系統(tǒng)難以及時根據管理需求進行系統(tǒng)升級和迭代。同時，信息化管理人才匱乏、專業(yè)程度低也將導致管理理念落后、管理方式粗放等問題。

三、提升科研項目信息化管理水平提升的建議

（一）完善信息化管理系統(tǒng)建設

信息化管理系統(tǒng)應以整體性思維進行建設，打通基礎設施、平臺設計、系統(tǒng)功能等各層面，配置完備的服務器、數據庫、網絡，著力增強系統(tǒng)穩(wěn)定性和安全性，全流程覆蓋項目申報、評審、實施、評審、成果等不同階段，統(tǒng)一匯聚不同部門、不同類型數據，做到項目管理標準化、精細化。

1.開展科研項目動態(tài)跟蹤

部分單位主要依靠中期或階段性檢查來開展科研項目過程跟蹤，效率較低，可以通過信息化系統(tǒng)打通管理、財務等層面，實現項目過程的自動跟蹤。例如，在立項申報階段制定科研計劃，在實施階段填報階段性進展和經費使用情況，系統(tǒng)以自動或半人工的形式將計劃進度與階段報告進行對比，針對進度異常項目提醒管理人員和科研人員盡快對接解決問題，科學調配人力、財力、物力。此外，信息化管理系統(tǒng)應當建立經驗總結機制，針對項目整體、項目不同階段、項目細分任務進行分級別總結，將形成的經驗教訓用于提升其他項目的研發(fā)與管理水平。

2.加強數據治理和信息共享

科研單位建立統(tǒng)一的科研信息共享交流平臺，完善數據治理、信息共享機制，對科研數據進行規(guī)范化、標準化管理并建立信息庫，實現全鏈條線上共享、管理與查詢，打破數據孤島。例如，打通業(yè)務、財務、人力信息的關聯，使相關表單、報告可以一站式完成，減輕重復填報、多頭匯報，將人員從重復性工作中解放出來，提升工作效率。

3.提升系統(tǒng)易用性

科研項目信息的填報表單模板直接影響科研管理效果和人員填報積極性，應從實際出發(fā)，充分考慮不同類型項目特點，制定相應匯報模板，并逐步形成注意事項與填報示例以優(yōu)化模板易用性。整合審批流、工作流、任務提醒等功能，逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)管理方式，推動全電子化辦公。開發(fā)移動端應用，以便隨時隨地進行申請、審批、查詢等操作。此外，應開發(fā)自動統(tǒng)計分析功能，對科研成果、論文引用、科研能力等要素進行數據統(tǒng)計和指標評價，實現相關報表自動生成。

4.加強系統(tǒng)安全保護

科研信息對于絕大部分科研單位來說都涉及秘密，一旦泄露會造成重大影響，對于將系統(tǒng)接入互聯網的單位更是如此。對此，在開展數據共享和開放的同時，應建立相應數據安全規(guī)范與機制，采取數據加密、安全計算、隱私保護等技術，確保數據在采集、存儲、傳輸和共享等各個環(huán)節(jié)都能得到有效保護。

（二）加大新一代信息技術應用

人工智能和大數據的浪潮給科研帶來了深遠影響。積極在信息化管理系統(tǒng)中引入大數據、人工智能等先進技術，可以提升科研決策的科學性、準確性，加強科研信息的利用與共享，進而推動科研和管理水平的提高。

1.提升科研決策科學性

應用大數據技術對本單位或本領域科研信息庫進行統(tǒng)計分析，為科研決策提供數據支撐。從研發(fā)角度，可以提供相關研究信息，輔助開展研究工作；從項目角度，可以提供本領域研究趨勢分析，幫助確定科研方向和方法；從管理角度，可以項目、項目組和技術人員的水平、進度、能力等方面進行橫向和縱向對比，輸出多維度評價，方便進行管理決策。

2.促進科研協作

數據技術可以為科研人員提供協作平臺和工具，利用云計算、分布式存儲、高速網絡通信等方式，建立本單位或多單位的開放知識平臺，方便人員進行數據共享、交流研討、協同科研，拓寬研究視野，提升研究效率，促進科研數據的共享和透明。

（三）加強信息化管理保障措施建設

1.資源調動

實現高質量的信息化管理工作首先需要得到科研單位領導者的足夠重視與支持，從頂層設計上打通信息化管理鏈條?？蒲泄芾砩婕岸鄠€部門，各部門工作彼此分工、相互關聯，應做到分工、人員、資源的合理化配置，梳理好各部門、各個環(huán)節(jié)的審批流程、管理權限和開放共享的數據信息，推動信息化管理工作順利開展。

2.人才培養(yǎng)

為保證信息化管理系統(tǒng)的安全與穩(wěn)定運行，應當培養(yǎng)一批知識體系完整、管理意識強、了解科研工作、具備信息化思維的“復合型”人才。科研單位應重視對信息化管理人才的培養(yǎng)和引進，設置合理的科研管理晉升路徑，充分調動科研管理人員積極性，引導其提升工作能力、發(fā)揮服務管理效能。

四、結語

隨著時代進步，科研項目管理不斷朝著信息化的方向前進?？蒲许椖啃畔⒒芾硐到y(tǒng)的建設和優(yōu)化應以不斷提升科研效率和質量為目標，加強頂層設計和資源調配，統(tǒng)籌協調各方資源，依托各類信息化手段和新一代信息技術，能夠有效提升科研管理效能，降低科研管理成本，推動科研水平不斷提高。

作者單位：國家工業(yè)信息安全發(fā)展研究中心