對科研項(xiàng)目全過程信息化管理的思考與建議

一、引言

科研項(xiàng)目作為科技創(chuàng)新的主要載體，其管理水平直接關(guān)系到科研工作的質(zhì)量和效率。在新型工業(yè)化大背景下，大量科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)加速開展科技創(chuàng)新工作，也對科研項(xiàng)目管理水平提出更高要求。科研項(xiàng)目信息化管理是提高科研效率、降低科研成本的重要手段，可以有力加強(qiáng)科研資源的共享和優(yōu)化配置，實(shí)現(xiàn)科研質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益的雙重提升。

二、科研項(xiàng)目信息化管理現(xiàn)狀

科研管理是對科研項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)管理、過程管理、驗(yàn)收管理、成果管理、檔案管理、經(jīng)費(fèi)管理等的全流程管理活動。相較于傳統(tǒng)管理方式，信息化管理具有簡化操作流程、標(biāo)準(zhǔn)化檔案存儲、實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理、準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)科研數(shù)據(jù)、提高經(jīng)費(fèi)使用效益等優(yōu)點(diǎn)。但是現(xiàn)階段的科研項(xiàng)目信息化管理依然普遍存在功能單一、信息流通不暢、信息化不徹底等問題，具體如下。

（一）信息化管理系統(tǒng)功能建設(shè)不完善

部分科研單位的管理系統(tǒng)功能建設(shè)主要集中于流程申報(bào)審批、檔案信息存儲、財(cái)務(wù)流程管理等層面，對科研過程、經(jīng)費(fèi)使用等缺乏精細(xì)化管理；針對科研選題、組織、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)、成果、創(chuàng)新價(jià)值等科研數(shù)據(jù)的二次利用存在不足，缺乏有效指導(dǎo)決策的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析功能；部分管理系統(tǒng)的易用性不足，信息化管理高效便捷的優(yōu)勢難以得到充分發(fā)揮。

（二）科研動態(tài)追蹤不到位

科研項(xiàng)目可能存在研究規(guī)劃不合理，科研周期長，科研涉及的項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、科研團(tuán)隊(duì)等多個(gè)部門配合不暢等問題與現(xiàn)象，單純依靠管理人員“貼身服務(wù)”難以長期對科研進(jìn)度進(jìn)行有效跟蹤和監(jiān)督，無法及時(shí)協(xié)調(diào)解決科研中可能存在的人員、經(jīng)費(fèi)、物資配置不合理等問題，造成研究超期或科研成果難產(chǎn)。

（三）內(nèi)部信息共享與交流不暢

部分科研單位在采用信息化管理的同時(shí)，仍繼續(xù)沿用打印傳統(tǒng)紙質(zhì)材料或使用Excel、Word等辦公軟件進(jìn)行管理，導(dǎo)致進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)、成果等數(shù)據(jù)收集煩瑣、檔案查找困難，科研資源共享和利用率低。部門間數(shù)據(jù)由于模式不一，導(dǎo)致難以對經(jīng)費(fèi)使用、績效完成等情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，也造成同一份信息需反復(fù)向不同管理部門填報(bào)，大大降低了科研工作效率。

（四）信息化管理人才匱乏

在信息化管理建設(shè)過程中，部分科研項(xiàng)目研發(fā)單位更重視設(shè)備、配置、軟件功能等方面的搭建，但忽視了信息化管理專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)，導(dǎo)致信息化管理系統(tǒng)難以及時(shí)根據(jù)管理需求進(jìn)行系統(tǒng)升級和迭代。同時(shí)，信息化管理人才匱乏、專業(yè)程度低也將導(dǎo)致管理理念落后、管理方式粗放等問題。

三、提升科研項(xiàng)目信息化管理水平提升的建議

（一）完善信息化管理系統(tǒng)建設(shè)

信息化管理系統(tǒng)應(yīng)以整體性思維進(jìn)行建設(shè)，打通基礎(chǔ)設(shè)施、平臺設(shè)計(jì)、系統(tǒng)功能等各層面，配置完備的服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)，著力增強(qiáng)系統(tǒng)穩(wěn)定性和安全性，全流程覆蓋項(xiàng)目申報(bào)、評審、實(shí)施、評審、成果等不同階段，統(tǒng)一匯聚不同部門、不同類型數(shù)據(jù)，做到項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化。

1.開展科研項(xiàng)目動態(tài)跟蹤

部分單位主要依靠中期或階段性檢查來開展科研項(xiàng)目過程跟蹤，效率較低，可以通過信息化系統(tǒng)打通管理、財(cái)務(wù)等層面，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目過程的自動跟蹤。例如，在立項(xiàng)申報(bào)階段制定科研計(jì)劃，在實(shí)施階段填報(bào)階段性進(jìn)展和經(jīng)費(fèi)使用情況，系統(tǒng)以自動或半人工的形式將計(jì)劃進(jìn)度與階段報(bào)告進(jìn)行對比，針對進(jìn)度異常項(xiàng)目提醒管理人員和科研人員盡快對接解決問題，科學(xué)調(diào)配人力、財(cái)力、物力。此外，信息化管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)建立經(jīng)驗(yàn)總結(jié)機(jī)制，針對項(xiàng)目整體、項(xiàng)目不同階段、項(xiàng)目細(xì)分任務(wù)進(jìn)行分級別總結(jié)，將形成的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)用于提升其他項(xiàng)目的研發(fā)與管理水平。

2.加強(qiáng)數(shù)據(jù)治理和信息共享

科研單位建立統(tǒng)一的科研信息共享交流平臺，完善數(shù)據(jù)治理、信息共享機(jī)制，對科研數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理并建立信息庫，實(shí)現(xiàn)全鏈條線上共享、管理與查詢，打破數(shù)據(jù)孤島。例如，打通業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、人力信息的關(guān)聯(lián)，使相關(guān)表單、報(bào)告可以一站式完成，減輕重復(fù)填報(bào)、多頭匯報(bào)，將人員從重復(fù)性工作中解放出來，提升工作效率。

3.提升系統(tǒng)易用性

科研項(xiàng)目信息的填報(bào)表單模板直接影響科研管理效果和人員填報(bào)積極性，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，充分考慮不同類型項(xiàng)目特點(diǎn)，制定相應(yīng)匯報(bào)模板，并逐步形成注意事項(xiàng)與填報(bào)示例以優(yōu)化模板易用性。整合審批流、工作流、任務(wù)提醒等功能，逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)管理方式，推動全電子化辦公。開發(fā)移動端應(yīng)用，以便隨時(shí)隨地進(jìn)行申請、審批、查詢等操作。此外，應(yīng)開發(fā)自動統(tǒng)計(jì)分析功能，對科研成果、論文引用、科研能力等要素進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和指標(biāo)評價(jià)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)報(bào)表自動生成。

4.加強(qiáng)系統(tǒng)安全保護(hù)

科研信息對于絕大部分科研單位來說都涉及秘密，一旦泄露會造成重大影響，對于將系統(tǒng)接入互聯(lián)網(wǎng)的單位更是如此。對此，在開展數(shù)據(jù)共享和開放的同時(shí)，應(yīng)建立相應(yīng)數(shù)據(jù)安全規(guī)范與機(jī)制，采取數(shù)據(jù)加密、安全計(jì)算、隱私保護(hù)等技術(shù)，確保數(shù)據(jù)在采集、存儲、傳輸和共享等各個(gè)環(huán)節(jié)都能得到有效保護(hù)。

（二）加大新一代信息技術(shù)應(yīng)用

人工智能和大數(shù)據(jù)的浪潮給科研帶來了深遠(yuǎn)影響。積極在信息化管理系統(tǒng)中引入大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，可以提升科研決策的科學(xué)性、準(zhǔn)確性，加強(qiáng)科研信息的利用與共享，進(jìn)而推動科研和管理水平的提高。

1.提升科研決策科學(xué)性

應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對本單位或本領(lǐng)域科研信息庫進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為科研決策提供數(shù)據(jù)支撐。從研發(fā)角度，可以提供相關(guān)研究信息，輔助開展研究工作；從項(xiàng)目角度，可以提供本領(lǐng)域研究趨勢分析，幫助確定科研方向和方法；從管理角度，可以項(xiàng)目、項(xiàng)目組和技術(shù)人員的水平、進(jìn)度、能力等方面進(jìn)行橫向和縱向?qū)Ρ龋敵龆嗑S度評價(jià)，方便進(jìn)行管理決策。

2.促進(jìn)科研協(xié)作

數(shù)據(jù)技術(shù)可以為科研人員提供協(xié)作平臺和工具，利用云計(jì)算、分布式存儲、高速網(wǎng)絡(luò)通信等方式，建立本單位或多單位的開放知識平臺，方便人員進(jìn)行數(shù)據(jù)共享、交流研討、協(xié)同科研，拓寬研究視野，提升研究效率，促進(jìn)科研數(shù)據(jù)的共享和透明。

（三）加強(qiáng)信息化管理保障措施建設(shè)

1.資源調(diào)動

實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的信息化管理工作首先需要得到科研單位領(lǐng)導(dǎo)者的足夠重視與支持，從頂層設(shè)計(jì)上打通信息化管理鏈條。科研管理涉及多個(gè)部門，各部門工作彼此分工、相互關(guān)聯(lián)，應(yīng)做到分工、人員、資源的合理化配置，梳理好各部門、各個(gè)環(huán)節(jié)的審批流程、管理權(quán)限和開放共享的數(shù)據(jù)信息，推動信息化管理工作順利開展。

2.人才培養(yǎng)

為保證信息化管理系統(tǒng)的安全與穩(wěn)定運(yùn)行，應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)一批知識體系完整、管理意識強(qiáng)、了解科研工作、具備信息化思維的“復(fù)合型”人才。科研單位應(yīng)重視對信息化管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，設(shè)置合理的科研管理晉升路徑，充分調(diào)動科研管理人員積極性，引導(dǎo)其提升工作能力、發(fā)揮服務(wù)管理效能。

四、結(jié)語

隨著時(shí)代進(jìn)步，科研項(xiàng)目管理不斷朝著信息化的方向前進(jìn)。科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和優(yōu)化應(yīng)以不斷提升科研效率和質(zhì)量為目標(biāo)，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和資源調(diào)配，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各方資源，依托各類信息化手段和新一代信息技術(shù)，能夠有效提升科研管理效能，降低科研管理成本，推動科研水平不斷提高。

作者單位：國家工業(yè)信息安全發(fā)展研究中心