辦公自動化系統建設和發展趨勢研究

摘要：政府部門辦公自動化系統在建設、應用、運維等方面有著諸多不同于企業的地方，如果將建設企業辦公自化系統的方式方法運用到政府機關信息化建設中，必然導致開發緩慢、可用性差、推廣困難等問題。為提高政府部門信息化水平，該文筆者結合工作經歷以及文化和旅游部建設實踐，梳理分析了政府機關辦公自動化系統建設歷程、功能模塊使用現狀和主要技術等方面的內容，進而對政府部門辦公自動化工作的未來發展趨勢進行了研究探索。

關鍵詞：辦公自動化；系統建設；發展趨勢

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2024.05.051

中圖分類號：TP 317.1" " " " " 文獻標志碼：A" " " " " " 文章編碼：1672-7274（2024）05-0-03

Research on Office Automation System Construction and Development Trend

-- Take the OA Construction and Application of the Ministry of Culture and Tourism as an Example

CHEN Huijuan

（The Information Center of the Ministry of Culture and Tourism， Beijing 100740， China）

Abstract： Government departments office automation system in the construction， application， operation and maintenance and other aspects of many different places， if the construction of enterprise office self-chemical system methods applied to the construction of government information， will inevitably lead to slow development， poor availability， difficult promotion and other problems. In order to improve the level of government informatization， the author combined with work experience and other ministries construction practice， combing analyzes the government office automation system construction process， function module using the present situation and the main technology， and the government department of office automation future development trend.

Keywords： office automation; system construction; development trend

辦公自動化系統（OA）是各級政府部門信息化建設的重要組成部分，體現著政府單位的信息化水平，也反映了全國的信息化技術水平。我國于20世紀70年代末80年代初提出辦公自動化平臺，辦公自動化系統的建設與應用改變了政府部門的工作方式、大幅度提高了政府各單位的工作效率。

1" "文化和旅游部OA建設歷程

辦公自動化系統經歷多次變革。第一代網絡化辦公，實現部門和職工之間的協作，是網絡時代；第二代以統一的入口，將應用系統、數據資源集成到一個信息門戶下，是信息門戶時代；第三代向協同辦公平臺演進，在深入做好辦文、辦會、辦事基礎上，向人、事、服務協同演進，是協同辦公時代。

（1）辦公自動化管理系統始建于2002年，2003年10月上線運行。總體目標是：建設一個覆蓋部機關各部門的計算機網絡應用系統，它包括部局域網系統、實現與各直屬單位、各省廳（局）等互連的廣域網系統。實現部的辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和決策科學化，不斷改進現有的工作環境和條件，進一步提高工作的效率、水平和質量，實現日常辦公事務、業務處理事務的自動化、標準化，最終實現辦公過程的“無紙”化，以適應信息化社會發展的需要。

（2）自2013年起建設辦公專網，部專網電子政務平臺適用范圍為部機關、各直屬單位及各省廳（局）。部專網電子政務平臺主要包括：專網綜合辦公系統、專網門戶系統、工作流管理系統、智能表單系統等。項目于2014年11月啟動建設，于2015年完成并上線運行。

（3）文旅辦公云平臺建設。2017年7月1日正式實施《黨政機關電子公文標準》后，對各黨政機關單位的電子公文處理系統提出標準化要求，并要求以標準化為基礎實現各單位之間的互聯互通。目前，文化和旅游部的部分直屬單位存在未建設電子公文處理系統或者已建設的電子公文處理系統達不到標準要求的情況。在這個前提下，文化和旅游部信息中心規劃建設一套標準的電子公文處理系統，為各直屬單位提供電子公文處理服務，可實現與文化和旅游部綜合辦公系統的互聯互通。共分3期完成系統建設：一期建設時間為2019年6～11月；二期建設時間為2020年9～12月；三期建設時間為2021年12月～2022年2月。

2" "文化和旅游部OA系統功能模塊使用

現狀

政府部門辦公業務的突出特征如下：職能職責明確，責任到崗、到人；程序流程嚴格，遵循相應的法律法規和政策；辦理業務煩瑣、涉及面廣，業務流為縱橫向銜接或交織在一起；各單位綜合（文秘）處室是核心，是文件流轉的出入口[1]。因此，OA系統建設思路按照“整體規劃、分步實施、先易后難、全面覆蓋”的原則[2]。以文化和旅游部OA系統建設為例，由涉及文旅部整體事務（辦文、辦會、辦事）的辦公廳為主體，以辦文辦會辦事的處理流程控制為核心，以各司局和直屬單位的信息服務和共享為支撐[2]，涵蓋了24個功能模塊，以下主要介紹其中的6個模塊內容。

（1）統一身份管理認證中心：38個直屬單位，34個省廳，31個其他系統單位，900個處室，3 200余個用戶。在已有的部內業務系統中，擁有的用戶數量最多、活躍用戶數最多、剛需用戶數最多。目前，已經有財務系統等接入統一身份管理認證中心。

（2）統一辦公門戶：1 200余人登錄，總登錄53 000人次，日平均登錄270人次。累計發送125 380個待辦，日均300個待辦。

（3）公文處理模塊：依據中辦、國辦關于機關公文處理工作條例及國家有關標準，實現部機關各司局辦文電子化管理。包括公文起草擬制、流轉會簽等相互關聯、銜接有序的管理工作。采用全新設計，在業務規范性、功能完備性、體驗友好性等方面有優化，解決了文件流轉慢、辦理不及時并不易查閱等問題，能夠自動完成意見反饋、催辦流轉、跟蹤流程與查詢統計等任務。

（4）合同管理模塊：優化合同管理，實現合同的自動生成。增加關聯報批件、關聯合同等業務功能，優化合同提醒功能。增加實現機關服務局合同審批的功能。實現服務局合同申請單的起草、審核、批示、辦結、打印等相關功能。增加合同補錄功能。實現原有歷史紙質合同的電子化，支持合同信息的線上登記、正文附件的上傳等，無需流轉審批，登記完直接入庫，和線上流轉審批的合同一并管理。當前，信息中心等直屬單位合同近2 000個。

（5）車輛出入申報及管理。支持部各司局、各直屬單位人員提前在線申報需要進入辦公區域的來訪車輛信息。支持保衛處、武警值班室對來訪車輛進行管理，包括審核放行、禁止入場等業務功能。支持信息查詢統計、實現移動端界面功能。當前，部機關8 000余條申報單共計10 000余車次。

（6）會議室管理。實現部機關各司局會議發起人員在PC端和手機端同步申請預約會議室，會議服務處在線對會議室預約申請進行審核確認。支持手機移動端實現會議室占用情況查詢、申請、審批。

3" "文旅OA系統技術與安全

文化和旅游部統一綜合辦公系統建設項目所有的移動應用、辦公管理、業務管理都在一個平臺上，具有強大的連接能力、整合能力和擴充能力，保證了系統的先進性、可靠性和前瞻性。

3.1 技術支撐

（1）云部署＋大數據：云架構+SOA體系架構＋移動互聯網架構。

（2）大平臺：涵蓋內部管理和業務的方方面面，獨立部署的系統，邊界模糊化，所有功能和服務視為平臺下的功能和服務，用戶從A系統切換至B系統，亦感知不到系統切換。

（3）標準服務與服務集成：基礎功能應用標準化、輕量簡約，服務化，標準服務可通過信息流集成、界面集成，串聯和組合成復雜的服務和功能。

（4）多屏一體：跨設備的數據一體化，應用跨設備互動。

（5）敏捷開發：適用需求快速變化，敏捷開發應對。

（6）協作服務：實現扁平化協作和信息快速分享；在對話式信息流的界面里，自然流暢、無縫完成信息、服務的串聯與集成。

（7）信息服務：信息資源化，服務化。用戶可及時獲取各種有價值的信息，信息的形成、管理、發布、流動構成完整的信息標準服務。

（8）應用服務：單點登錄，應用統一入口服務，以及請求／應答式服務。

（9）運行支撐服務：引擎支撐，任務調度，監控，審計、版本更新、數據維護等服務。

（10）公共資源服務：組織機構、統一用戶、統一身份認證，信息安全，一站式智能搜索，設備管理等。

（11）應用開發服務：信息對象處理規范化構件、工具；統一標準數據總線接口，服務總線接口。

3.2 網絡安全方面

（1）使用的文化和旅游部機關的機房和網絡，符合等保三級標準，從機房供電、空調制冷、主機冗余備份、網絡監控、數據備份等各方面提供了高標準的安全保障。適應等保2.0標準要求，符合電子簽名法、國家網絡安全法。私有云云平臺技術采用虛擬化技術。

（2）多維度權限控制、多種認證方式：短信認證、證書認證、人臉認證、指紋認證等，全面保障信息安全。

（3）物理安全技術：辦公自動化系統通過分別對Web流量深度檢測，能夠解碼全部請求，檢查該類請求是否合法合規；僅允許通過正確的格式。另外，系統還能進行Web地址翻譯、請求限制、URL格式定義及Cookie安全。

4" "政府部門辦公自動化發展趨勢探索

辦公自動化的發展緊跟整個時代的步伐，隨著科學技術的日新月異而不斷完善。根據辦公自動化現狀，筆者對政府部門辦公自動化未來的發展趨勢進行研究淺析如下。

4.1 辦公自動化平臺的統一標準化

（1）現狀：當前國內各級政府部門對辦公自動化平臺的建設和應用標準不一，各省級政府部門都有獨立的行政辦公基礎平臺，能夠實現對省級機關單位部門之間的跨單位事務處理，但存在少數發達省市部門獨立開發和應用，導致辦公平臺逐漸被分散管理，同時又沒有統一的標準，以致各平臺間難以相互兼容，出現需要登錄多個平臺上同時辦公的現象，反而降低了辦公效率[3]。

（2）發展趨勢：建立統一的標準來整合現有各級政府辦公自動化平臺各級子平臺，形成能夠覆蓋全國并能橫向縱向信息傳遞的大平臺，各級政府部門可以自主研發和定制設計個性化功能，以滿足本單位業務的工作需求，既能實現跨區域、跨行業處理業務又不影響本單位內部辦公的效率[3]。

4.2 強化辦公自動化的信息安全

（1）現狀：隨著辦公自動化系統的普及推廣，由于對信息安全工作重視程度不夠等各種原因，導致信息安全問題頻頻發生。在軟件（操作系統、辦公系統等）、硬件（網絡設備、計算機等）和數據存儲、網絡信息安全等方面，都有安全隱患，數據等信息資源時刻處于泄露的邊緣。

（2）發展趨勢：信息技術的日新月異促使安全與互聯網之間的矛盾必然會消除。一方面，技術層面通過技術手段保證辦公設備在接入互聯網狀態下的安全，也可以是在繼續保持與互聯網物理隔離的狀態下通過豐富密鑰介質種類來保障安全；另一方面，管理層面制定完善信息安全防范制度，并加大宣傳培訓力度提高職工的安全防范意識，通過網絡管理軟件對辦公設備進行統一的安全策略設置和監控管理[4]。

4.3 完善辦公自動化監督管理體系

（1）現狀：作為一種新型的辦公模式，辦公自動化在發揮優勢的同時，也有很多亟待完善亟待改進的地方，比如，如何做好辦公自動化平臺建設中相關設備的管理工作。當前各級政府部門普遍缺乏相應的規章制度或者有效的管理軟件，沒有形成監督管理體系，無法在政策法規權限范圍內對辦公自動化的整體流程進行有效的監督管理。

（2）發展趨勢：各級政府部門應從整體上根據本單位當前及以后發展的需要，制定監督管理制度或者開發相應的設備監控管理軟件，對辦公自動化設備實施整體統一的監測管理，持續不斷優化設備配置參數，以異地辦公等不同的方式開展有效的監控管理[4]。

4.4 向更高級別的智能化改進

（1）現狀：當前國內大多數政府部門辦公自動化平臺都是非涉密環境下運行的內部辦公系統，識別涉密內容的能力欠缺，現有的檢索識別方式基本是檢索標注“密”字，不能對正文內容是否涉密開展精準識別。如人為違規去掉密級文件的“密”字標識，僅把正文內容發送至系統平臺，平臺無法識別出來，就會發生泄密事故。

（2）發展趨勢：政府部門辦公自動化的發展必將受人工智能的影響，強力推動辦公自動化向辦公智能化轉變。在更高級別的智能化環境下，辦公系統平臺將會提高對涉密等文字內容檢索識別能力，實現辦公效率大幅度提高，辦公成本降低，運維能力提升。

5" "結束語

辦公自動化平臺屬于個性化定制產品，對于政府部門來說，可以根據本單位業務工作需求進行專門設置。本文通過梳理分析文化和旅游部機關OA系統發展歷程、功能模塊使用現狀、主要技術支撐等內容，指出隨著管理手段的完善和信息化技術的日新月異，政府部門辦公自動化平臺的發展趨勢必將更優化、更穩定、更安全，為數字中國建設提供重要技術支撐保障。

參考文獻

[1] 鄒泉華，鐘洛加，沈貴文．芻議機關辦公自動化的系統建設[J]．湖北地礦，2002，16（1）：52-55．

[2]周光明．部委機關辦公自動化系統建設與應用淺析[J]．軟件，2013，34（10）：33-35．

[3]王啟迅．政府辦公自動化現存問題及發展趨勢研究[J]．現代辦公，2016，11（255）：176-177．

[4]王鎧寧．政府管理部門辦公自動化存在的問題與對策[J]遼寧師專學報（自然科學版），2021，23（3）：60-62．