新時代背景下關于干部人事檔案管理工作的研究

黎露

摘 要：傳統的檔案管理模式已經難以適應新時代對干部人事檔案管理效率、準確性和安全性的高要求。加強信息化建設、重視人才培養以及強化信息安全保障等方面成為干部人事檔案管理工作的必然趨勢。文章旨在分析新時代背景下干部人事檔案管理工作的特點及所面臨的挑戰，并提出了相應的對策和建議，以期為相關領域的從業人員提供有益的參考和啟示，共同推動干部人事檔案管理工作邁上新臺階。

關鍵詞：干部人事檔案管理工作；特點；挑戰；策略

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

引言

新時代對干部人事檔案管理提出了更高的要求，需要更加高效、準確、安全地管理和利用檔案信息，為干部選拔任用、人才隊伍建設等提供有力支持。信息技術的快速發展和應用也為干部人事檔案管理工作提供了更加便捷、高效的技術手段。深入了解當前干部人事檔案管理工作的特點和挑戰，不僅能為制定更加科學、合理的政策和措施提供參考，還有助于探索新時代背景下干部人事檔案管理工作的創新路徑和發展方向，推動工作更加高效、準確、安全地開展。

一、新時代背景下的干部人事檔案管理特點

1.信息化與數字化

新時代背景下，干部人事檔案管理實現了從紙質到電子的信息化轉變，傳統的紙質檔案逐漸被電子檔案所取代，干部的基本信息、教育經歷、工作經歷和獎懲記錄等在內的各項信息都被數字化存儲，意味著原本需要大量的存儲空間且難以快速檢索的紙質檔案，現在可以通過電子方式輕松存儲和查詢。在數字化之前，查詢和檢索檔案信息需要手動翻閱紙質檔案，耗費大量時間，現在，通過電子檔案管理系統，用戶可以輸入關鍵詞或條件，迅速找到所需的檔案信息，工作效率大幅提高。當干部的個人信息發生變化時，如職務晉升、獎懲變動等，這些變化可以實時更新到電子檔案中，確保檔案內容的時效性和準確性。通過數據分析、挖掘等技術手段，檔案管理部門還可以對干部的人事信息開展深度分析，為組織決策提供更加全面、精準的數據支持。例如，通過對干部的教育背景、工作經歷等信息的分析，可以發現干部的特長和潛能，為組織選拔和培養人才提供參考。

2.動態性與實時性

隨著干部職業生涯的發展，他們的職務、職稱、獎懲等情況都會發生變化。檔案管理部門需要及時收集這些變化信息，并更新到干部的人事檔案中。比如，當干部晉升職務時，檔案管理部門需要立即更新其職務信息，并在電子檔案管理系統中標注，確保檔案信息的實時性。而組織在開展人力資源配置、干部選拔、考核評估等工作時，需要頻繁查閱和利用檔案信息，這種利用需求也是動態變化的，可能涉及不同的干部、不同的時間節點和不同的信息內容。此時，檔案管理部門也需要隨時響應這些需求，提供準確、及時的檔案信息支持。通過信息化手段，檔案管理部門可以實現對檔案信息的實時監控，當發現檔案信息發生異常變化或存在潛在風險時，系統可以自動發出預警，提醒檔案管理部門及時處理。

3.安全性與保密性

在新時代的干部人事檔案管理中，安全性被視為檔案管理的核心，這種安全性不僅體現在檔案內容不被非法獲取或篡改，還體現在整個檔案管理流程中信息的完整性和可靠性。檔案管理部門將信息安全視為首要任務，貫穿于檔案收集、整理、存儲和利用等各個環節。與傳統檔案管理相比，新時代干部人事檔案管理更加注重信息的隔離，強調通過技術手段和管理措施，確保不同級別的干部檔案在物理和邏輯層面被嚴格分隔，防止信息混淆或誤傳，而這種信息隔離的嚴格性不僅有助于保護組織的核心機密，還有助于維護干部的個人隱私。此外，為確保檔案信息的真實性和準確性，新時代干部人事檔案管理建立了持續的信息驗證機制，通過定期或不定期的信息核對和驗證，確保檔案中的信息與實際情況保持一致，防止信息被篡改或偽造。

二、新時代背景下的干部人事檔案管理挑戰

1.技術更新與適配挑戰

在新時代背景下，技術的迅猛發展和持續更新為干部人事檔案管理帶來了顯著的挑戰。隨著硬件設備設施的快速迭代，如存儲容量的飛速增長和計算機性能的持續提升，傳統的檔案管理設備設施和系統已難以滿足現代管理的需求。干部人事檔案作為組織內部極為關鍵的信息資產，對其管理的技術和工具要求極為嚴格。首先，隨著數據的不斷增長和復雜性的提高，需要更大容量的存儲設備設施來確保檔案的長期保存和快速訪問。其次，檔案管理系統不僅需要支持新的硬件平臺，還需要不斷優化和更新功能，以滿足日益復雜的管理需求。比如智能系統下的數據安全性成為新時代干部檔案管理的重點之一，軟件系統必須具備強大的數據加密、訪問控制和審計功能，才能確保檔案信息不被非法訪問和篡改。此外，隨著云計算、人工智能等先進技術的應用，檔案管理方式和流程可能會發生根本性的變革，檔案管理人員也需要不斷學習和掌握新技能，以適應這些變化，并確保檔案管理的科學性和高效性。

2.信息安全防護挑戰

干部人事檔案中包含了大量的敏感信息，如個人隱私、組織內部決策等，這些信息一旦被泄露或濫用，后果嚴重。新時代，隨著信息技術的普及和網絡攻擊的不斷升級，信息安全防護變得尤為重要，除了傳統的防病毒、防黑客攻擊等措施外，還需要關注數據備份與恢復、物理安全保護等方面的問題。此外，隨著云計算、大數據等技術的應用，干部人事檔案信息的安全防護也面臨著新的挑戰。比如在云計算環境中，干部人事檔案數據往往需要在不同的地域、不同的數據中心之間傳輸，這種跨地域的數據傳輸很可能經過多個網絡節點和傳輸路徑，會增加數據被泄露和篡改的風險。同時，不同國家和地區的法律法規、隱私政策也可能存在差異，使得數據的安全傳輸存在更多不確定性。并且，在智能環境下，多個組織可能共享同一套基礎設施和服務，形成多租戶模式。在這種模式下，如何確保不同組織之間的數據安全隔離也是一個重要的問題，如果隔離措施不到位，一個組織的數據很可能被其他組織非法訪問和使用，造成嚴重的安全事件。

3.人才專業化與復合化挑戰

在新時代背景下，隨著信息技術在檔案管理中的應用不斷深入，對檔案管理人員的要求也在不斷提高。他們不僅需要具備檔案管理的專業知識，還需要掌握信息技術、數據分析等相關技能。同時，隨著干部人事檔案管理工作的不斷拓展和深化，還需要具備較高的綜合素質和創新能力。然而，目前檔案管理領域的人才缺口較大，現有人員的專業水平和綜合素質參差不齊，成為制約干部人事檔案管理發展的重要因素。目前，檔案管理專業的畢業生數量有限，且很多人選擇進入其他行業或領域工作，導致檔案管理領域的人才供給不足。此外，干部檔案管理崗位對人才的要求會更高，需要具備豐富的實踐經驗和專業技能，增加了招聘的難度。一些干部檔案管理人員缺乏系統的檔案管理知識和實踐經驗，難以勝任復雜的檔案管理工作。同時，部分人員的信息化素養和數據分析能力有限，難以適應新時代背景下干部人事檔案管理的要求。此外，還有一些人員缺乏創新意識和學習能力，難以應對不斷變化的工作環境和需求。

4.制度與流程優化挑戰

在新時代背景下，干部人事檔案管理工作在制度與流程優化方面的挑戰主要源于傳統制度與流程的局限性、信息化與數字化的發展趨勢以及組織結構和管理模式的變革。首先，傳統的干部檔案管理制度往往過于僵化、煩瑣，難以適應信息化、數字化的管理需求。例如，傳統的檔案分類和編目方法可能無法有效地處理大量的電子檔案，導致管理效率低下。此外，傳統的檔案利用流程也可能過于復雜，不利于快速、準確地提供檔案信息。其次，隨著信息技術在檔案管理中的應用，需要建立與之相適應的新流程和規范，如電子檔案的管理流程、數字化存儲與備份規范、信息安全保障措施等，這些新流程和規范的建立需要充分考慮信息技術的特點和管理需求，確保檔案信息的完整性、安全性和可利用性。同時，隨著組織結構和管理模式的變革，檔案管理制度和流程也需要不斷優化和調整。例如，隨著扁平化管理的推行，干部檔案管理部門可能需要更加緊密地與其他部門協作，共同推進檔案管理工作，要求檔案管理制度和流程具備更強的靈活性和適應性，能夠支持跨部門、跨層級的協作與配合。

三、新時代背景下的干部人事檔案管理策略

1.加強信息化建設

在新時代背景下，干部人事檔案管理不僅是傳統紙質檔案的數字化存儲，還是對干部信息資源的深度整合和高效利用。針對干部人事檔案的特殊性，信息化建設需要更加注重數據的完整性和準確性。干部人事檔案包含了個人的基本信息、教育經歷、工作經歷、考核評價等多方面的內容，這些信息的完整性和準確性直接關系到干部選拔任用的公正性和有效性。因此，在推進信息化建設的過程中，應建立嚴格的數據錄入和審核機制，確保檔案信息的真實可靠。除了檔案中的直接信息，還需要整合其他相關數據，如績效考核數據、培訓記錄等，以提供更全面的干部信息畫像。數據錄入后，應經過多級審核，如部門初審、檔案管理部門復審等，確保數據的準確性，對于重要或敏感信息，還需要領導層的最終確認。定期或不定期地與其他可靠數據源開展比對，如人事部門的員工信息、學歷認證機構的數據等，以驗證檔案中的數據是否準確。在數據校驗方面，采用專業的數據校驗工具，對錄入的檔案數據自動校驗，如身份證號碼、學歷證書編號等，對干部申報的學歷信息與學歷認證機構的數據仔細比對，以確保其學歷信息的真實性。在數據錄入和審核過程中，建立實時反饋機制，對于不符合要求或存在疑點的數據，通知錄入人員及時核實或修改。

2.強化信息安全保障

在數字化時代，信息技術的廣泛應用為干部人事檔案管理帶來了便捷與高效，但同時也帶來了前所未有的信息安全挑戰。干部人事檔案涉及個人隱私、組織機密等重要信息，一旦被泄露或篡改，將給組織和個人帶來不可估量的損失。因此，強化信息安全保障措施成為干部人事檔案管理工作中的重中之重。首先，檔案管理系統的安全防護是信息安全保障的基礎。傳統的檔案管理系統往往在安全防護方面存在漏洞，容易受到黑客攻擊和病毒入侵。為了提升系統的安全性，應采用先進的信息安全技術，如數據加密、防火墻技術等，通過加密技術確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的機密性，防火墻技術則可以有效阻止未經授權的訪問和攻擊，保護系統免受惡意軟件的侵害。其次，對檔案信息的訪問控制是信息安全保障的關鍵。在干部人事檔案管理中，應建立嚴格的權限管理制度，確保只有經過授權的用戶才能訪問相關的檔案信息，需要對用戶核實身份驗證和權限劃分，確保不同用戶只能訪問其權限范圍內的檔案信息。同時，還應對檔案信息的操作實施監控和審計，及時發現并處理異常操作行為。此外，加強對檔案管理人員的安全教育和培訓也是信息安全保障的重要一環。檔案管理人員是檔案信息的直接接觸者和管理者，他們的信息安全意識和技能水平直接關系到檔案信息的安全。因此，應定期組織安全培訓活動，增強檔案管理人員的信息安全意識，使他們了解并掌握最新的安全技術和防范措施。同時，還應建立安全責任制度，明確檔案管理人員在信息安全保障中的責任和義務。

3.重視人才培養

干部人事檔案管理是一項高度專業化和復合化的工作，要求管理人員不僅具備扎實的檔案管理基礎知識，還要熟悉相關法律法規、信息技術等多個領域的知識。因此，必須加大人才培養的投入力度，為干部檔案管理人員提供充足的培訓和學習機會，通過舉辦干部檔案管理培訓班、邀請行業專家授課等方式，幫助管理人員掌握最新的檔案管理理念、技術和方法，鼓勵檔案管理人員利用業余時間自主學習，并提供相應的學習資源和資料，如圖書、電子期刊和在線課程等。同時，設立專門的干部檔案管理人才培養基金，用于支持管理人員的培訓、學習和進修活動。為了給檔案管理團隊注入新的活力和創新力，應積極引進具備相關專業背景和技能的人才。通過校園招聘、社會招聘以及獵頭公司等多種渠道，廣泛招募具備檔案管理、信息管理、數據科學等相關專業背景的人才，并為引進的人才提供良好的職業發展平臺和晉升機會，激發他們的工作熱情和創造力。

4.完善檔案管理制度

面對新時代背景下干部人事檔案管理的新要求和新挑戰，要不斷完善檔案管理制度，確保檔案管理工作的規范化、科學化和高效化。首先，要對傳統的干部檔案管理制度開展全面梳理和評估，找出存在的問題和不足，為制度的改革和優化提供依據。其次，要根據信息化、數字化的發展趨勢和組織結構、管理模式的變革，對干部檔案管理制度做出全面修訂和完善，建立與之相適應的新制度和流程。同時，要加強對新制度和流程的宣傳和推廣，確保它們得到有效執行。最后，要建立完善的干部檔案管理考核機制，對干部檔案管理人員的工作績效開展客觀評價，激勵他們不斷改進和提升工作質量。

四、結束語

綜上所述，新時代背景下的干部人事檔案管理工作正處在一個轉型升級的關鍵時期。通過加強信息化建設、重視人才培養以及強化信息安全保障等措施的實施，能夠更好地應對各種挑戰和問題，推動檔案管理工作的創新發展。

參考文獻：

[1]李 暉.淺談干部人事檔案管理及材料快速歸檔[J].蘭臺內外，2023（14）：55-57.

[2]高 清.新時代做好干部人事檔案管理信息化工作的若干思考[J].黑龍江檔案，2023（01）：101-103.

[3]劉 娜.從專項審核“全覆蓋”探究干部人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2023（01）：154-156.

[4]胡瀟瀟.新時代背景下干部人事檔案管理工作研究[J].山東行政學院學報，2019（03）：55-58.

[5]賈艷云.新時代背景下高校干部人事檔案工作的對策研究 [J].蘭臺內外，2019（05）：71-72.

作者單位：江漢大學