事業單位檔案管理創新與改革對策探討

王洪英

摘 要：在事業單位，檔案管理一直是重要的工作內容，隨著事業單位的不斷發展，檔案管理工作也受到進一步重視。為落實事業單位檔案管理工作的效果，需要梳理當前檔案管理工作存在的問題，充分意識到檔案管理工作的重要性。在此基礎上，分析檔案管理工作落實情況對事業單位發展的影響，充分利用檔案管理工作的優化來帶動、促進事業單位整體發展。文章就事業單位檔案管理創新與改革展開探討，以期推進事業單位檔案管理工作的現代化開展，圍繞當前事業單位檔案管理工作中存在的實際問題實施針對性調整，確保事業單位能夠結合當前時代背景對檔案管理工作的新要求實施優化，在一定程度上為事業單位綜合職能的發揮提供支持。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；工作創新

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

引言

事業單位在正常運行過程中對其各部門工作的穩定性有著較高要求，需要保證各方面工作均能按照標準化流程開展，以免影響工作落實效果。但是，在事業單位的長期發展過程中，由于單位內部數據信息的更新和大幅增長，需要考慮創新檔案管理工作模式。如果繼續使用傳統的檔案管理模式，容易出現檔案管理工作質效無法達到預期目標的情況。因此，必須做好對檔案管理工作模式的創新與改革，順應時代的發展潮流。

一、事業單位檔案管理創新與改革的必要性分析

1.有效保障事業單位和職工的合法權益

在事業單位，檔案管理工作涉及多方面的資料數據，詳細、準確的資料數據能夠在任何工作出現問題時做好對問題根源的追溯，以免在工作中出現缺乏資料依據，導致單位或職工合法權益受到侵害的情況。此外，如果確實發生了上述情況，也能通過有效的檔案管理工作做好對相關資料數據的調用，從而實現對該情況的有效處理。憑借在檔案管理工作中保留的憑證，維護事業單位和職工的利益，在解決問題、保障工作處理效果的同時，避免對單位和職工帶來不必要的負面影響。

2.促進事業單位多項工作質量的提升

在檔案管理工作中涉及的檔案數據信息對多方面工作會產生一定的影響。在傳統檔案管理模式下，事業單位其他部門想要調用檔案資料數據往往需要經過復雜的流程，甚至可能出現審批環節頻繁卡頓的情況，導致難以保障檔案資料數據調用的及時性。通過落實事業單位檔案管理創新與改革工作，能夠圍繞當前事業單位工作中存在的問題實施針對性調整，形成更加成熟的工作體系，確保可以在工作中按照具體的工作需求和相應的工作權限獲取檔案資料數據的支持，全面提升事業單位各項工作的質量。

3.實現對事業單位發展狀況的正確認識

檔案管理作為事業單位比較重要的基礎性工作，需要保證其工作質效才能為其他部門工作的有效落實奠定堅實的基礎。在檔案管理工作與事業單位各部門有效結合的情況下，能夠保證事業單位領導通過詳細的基礎資料數據了解當前事業單位的發展狀況。同時，也能讓員工了解事業單位的發展水平，引導更多的工作人員積極做好檔案管理工作，從而為事業單位的健康發展提供更加成熟的方案。

4.帶動事業單位所在地區的經濟發展

事業單位的運行對所在地區的社會經濟發展存在一定程度的影響。創新與改革事業單位檔案管理工作模式，并針對其所在地區的各方面數據信息展開調查分析，以此為基礎充分了解當地經濟發展的優勢，通過對優勢的合理利用有效改善地區的經濟狀況。事業單位作為我國重要的社會服務組織，在條件允許的情況下，能夠適時為當地的社會經濟發展提供有效助力，不僅能夠改善當地居民的生活條件，還能為事業單位的現代化發展奠定重要基礎。

二、事業單位檔案管理現狀分析

1.檔案信息資料使用規范性不足

事業單位檔案管理工作通過對各類檔案信息的收集和整合，并充分分析檔案信息的特點，保障檔案管理工作的落實效果。但是由于在事業單位長期受到傳統管理理念的影響，在檔案信息的收集、整合工作中容易出現使用規范性不足的問題，增加了檔案信息被泄露的風險。

目前，許多事業單位在檔案信息收集處理上仍對傳統的人力管理模式有一定的依賴性，往往采用紙質檔案資料來完成檔案信息資料處理工作，其傳統性特征較為顯著，并且信息收集渠道過于單一，收集的檔案信息無法準確反映真實情況，在一定程度上阻礙了事業單位的發展。在此類問題的影響下，還容易出現難以準確把控檔案數據信息的歸檔、分類等情況，數據信息分類混亂的問題也會因此暴露出來，進一步影響檔案資料數據的使用價值。

2.檔案管理體系有待進一步完善

事業單位檔案管理工作的有效落實需要相應管理體系的支撐，確保能夠保障檔案管理工作的效率和質量，以免出現因為工作規范性不足而影響工作質量的問題。圍繞事業單位檔案管理工作的特點來看，其主要包括檔案信息的收集、整理、分類、儲存、統計等工作內容，往往需要多位檔案管理人員的配合，對檔案管理人員工作的規范性和配合度有較高的要求，如果采用傳統的檔案管理模式往往容易出現難以兼顧規范性和配合度的情況。因此，必須做好對檔案管理工作體系的完善，借助具有較強全面性、綜合性特征的檔案管理體系，實現對檔案管理工作的優化，提升其管理質量。

就目前事業單位檔案管理工作的落實情況來看，其檔案管理體系依舊存在完善性不足的問題，且對人工操作有較高的依賴性，一旦在工作過程中出現意外，會導致該項工作的上下游環節都受到一定影響，降低了檔案管理工作的效率和質量。

具體而言，會出現相關問題責任人難以明確的情況，無法將問題追溯到工作人員身上，導致解決問題的效率相對較低。此外，事業單位檔案管理體系的不完善還體現在檔案信息資源保護機制方面，部分信息雖然實現了有效轉化，能夠采用計算機、信息化管理系統來保存保管，但并未建立成熟的檔案信息資源保護機制，導致檔案信息資源容易遭到非法入侵，出現重要信息被泄露或被篡改的情況。

3.檔案管理工作模式固化，創新性不足

隨著我國計算機、信息技術發展速度和水平的不斷提高，其在多個行業領域已經得到了有效利用。但是由于部分事業單位對工作穩定性的追求，導致信息技術在事業單位檔案管理工作中的應用受到了一定的限制，呈現出檔案管理工作模式固化的現實問題。在事業單位的長期發展過程中，檔案管理工作的內容也在不斷發生變化，檔案數量大幅增長，檔案類型也更為復雜多樣，為了做好檔案管理工作，必須通過及時、有效的管理模式，積極創新，才能讓事業單位的檔案管理工作發揮出其應有的價值。

結合當前部分事業單位檔案管理工作落實情況來看，檔案管理工作往往難以得到高度重視因此，檔案管理工作模式長期固化的問題始終存在且很難有效調整。還有部分事業單位檔案管理信息化建設時間雖然較早，但在后續的工作變化和單位發展過程中并未及時更新，導致檔案管理工作出現問題的概率較高，還有可能因為檔案管理信息化設備設施老化的問題，出現檔案資料數據保存效果不佳的情況。

三、事業單位檔案管理創新與改革策略

1.建立健全檔案管理工作制度，構建完善的檔案管理工作流程

為了做好檔案管理工作，應當明確檔案管理工作制度、工作流程以及檔案信息資料使用規范性之間的聯系，通過各項管理制度約束檔案管理工作人員的行為，避免在實際檔案管理工作中出現不符合管理流程，甚至違法亂紀的情況。為此，需要從以下兩方面來實施檔案管理工作制度的優化，并形成較為成熟的檔案管理工作流程。

第一，結合事業單位檔案管理信息化建設情況，制定完善的檔案管理工作流程，保證檔案管理工作制度能夠完全契合當前事業單位檔案管理工作的現實情況，以免出現檔案管理規范性不足的問題。因此，對檔案管理工作流程的改造和優化是一項長期性工作，需要結合工作實際來調整，采用定期梳理檔案管理工作內容和工作流程的形式，并真正了解事業單位檔案管理工作的變化，充分考慮檔案管理工作與其他部門工作之間的業務銜接情況，從而形成更加成熟的檔案管理工作流程。

第二，圍繞檔案管理工作，優化和完善工作標準，并建立長期有效的檔案管理工作制度，為檔案管理工作的落實奠定重要基礎。在檔案管理工作標準制度中，主動針對流程規劃、職能權重、組織架構以及成本效益等方面的內容展開綜合考慮，確保檔案管理業務標準制度能夠實現對檔案管理工作內容的全面覆蓋，從而有效保障事業單位檔案管理的工作質量。

2.結合現有檔案管理工作問題，完善檔案管理工作體系

事業單位檔案管理的創新與改革需要結合現有檔案管理工作問題來優化調整，保證創新與改革策略有較強的基礎數據支撐，以免出現工作落實效果無法達到預期的情況，助力實現檔案管理工作體系的有效完善。事業單位檔案管理工作體系的創新改革需要從管理意識、管理方法兩方面做好考慮。

第一，樹立正確的管理意識。思想意識對實際工作的效果影響較大。因此，在建立健全檔案管理工作體系過程中，需要先革新管理思想意識。事業單位領導層需要改變對待檔案管理工作的態度，提供一定的資金、人力、物力支持，讓事業單位其他部門工作人員也能夠了解檔案管理工作的重要性，避免在后續工作過程中因為配合方面的問題，出現工作落實效果無法達到預期的情況。

第二，創新管理辦法。事業單位檔案管理工作體系的完善離不開相關管理辦法的支持，在檔案管理工作中需要有先進管理技術和管理手段的支持，避免出現檔案管理規范性不足的問題。科學、合理的檔案管理辦法需要有明確的檔案管理目標和技術支持，圍繞事業單位檔案管理工作的需求，明確檔案管理工作目標，并針對事業單位檔案管理工作的變化，引入計算機、信息技術、人工智能的應用，并將計算機信息技術、信息化管理平臺作為基本的管理手段，從而進一步優化檔案管理創新與改革效果。

3.尊重事業單位檔案管理客觀事實，不斷提高檔案管理水平

在事業單位檔案管理工作落實過程中，應尊重檔案管理工作開展的客觀事實，為大眾提供高質量的檔案管理服務。為此，需要調整當前的檔案管理工作模式，綜合考慮檔案管理工作模式、檔案管理技術、方式的變化，從而為提高檔案管理服務水平提供有效助力。此外，在通過計算機、信息技術改造和優化檔案管理工作后，還需要落實以下兩項安全措施，確保事業單位檔案信息的完整性和安全性。

首先，正確認識檔案安全管理工作的重要性。在事業單位檔案管理工作中，要綜合考慮計算機、信息技術給檔案管理工作帶來的變化，制定嚴格且符合上級部門、國家政策要求的檔案應用制度，并明確檔案管理人員在實際工作中的行為規范，一旦有檔案管理人員的行為出現與規范要求不符的情況，必須予以處罰，增強檔案管理人員的安全防范意識。

其次，充分利用大數據、人工智能、區塊鏈技術，確保能夠提升檔案管理信息化建設的安全性。檔案管理人員應了解應用信息技術帶來的安全風險，主動做好對重要資料的備份，在條件允許的情況下采取異地備份措施，并使用局域網來進一步提升檔案使用過程中的安全性，采用防火墻等常規安全防護技術，提高事業單位的檔案管理水平。

四、結語

綜上所述，檔案管理在事業單位屬于比較重要的基礎的工作，該項工作的落實情況會直接影響事業單位的現代化發展。因此，事業單位應當重視檔案管理工作的開展，圍繞事業單位發展的變化和國家對事業單位各方面工作的要求展開工作調整，構建更加符合事業單位工作需求的檔案管理模式，充分把握事業單位檔案管理工作的特殊性，重點解決檔案管理工作中存在的實際問題，以推動事業單位的健康發展。

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作者單位：臨沂市園林環衛保障服務中心