數字化時代事業單位檔案管理信息化建設策略研究

王玉文

摘 要：隨著數字化時代的到來，信息技術的快速發展給各個行業帶來了前所未有的機遇和挑戰，在檔案管理工作中，傳統的紙質檔案管理方式已經無法滿足事業單位的發展，而檔案管理信息化建設可以有效保障事業單位檔案管理工作順利開展。事業單位實施檔案信息化管理可以有效提高檔案管理效率和準確性、檔案存儲和檢索便捷性、檔案共享和協作便利性、檔案信息安全和保密性以及增強檔案信息的利用廣度和深度?；诖?，文章提出了數字化時代事業單位檔案管理信息化建設策略和保障措施，以期為數字化時代事業單位檔案管理信息化建設提供參考，推動事業單位檔案管理邁入新的發展階段。

關鍵詞：數字化時代；事業單位；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

事業單位作為服務于國家和人民的重要組織，其檔案管理工作對于決策制定和人事管理具有重要的參考價值。通過信息化建設，可以使事業單位能夠更加全面、準確地了解和分析檔案信息，為決策提供科學依據的同時，也方便了人事管理工作的開展。因此，深入研究數字化時代事業單位檔案管理信息化建設策略，不僅有助提高檔案管理的效能，還對事業單位整體管理水平的提高具有戰略性意義。

一、事業單位檔案信息化管理優勢分析

1.提高管理效率和準確性

信息化管理可以通過自動化和數字化的方式提高管理效率和準確性，傳統的紙質檔案管理需要大量的人力和時間成本，容易出現信息遺漏、錯位等問題，而信息化管理可以通過自動化系統實現檔案的快速錄入、整理和檢索，減少人力投入和時間消耗，進而提高管理的效率和準確性。

2.提升存儲和檢索的便捷性

第一，信息化管理系統將傳統紙質檔案數字化，實現了檔案數據的電子化存儲，消除了傳統檔案室空間限制，從而節省了管理機構的存儲成本，并提高了存儲效率。第二，傳統紙質檔案需要人工手動檢索，操作煩瑣且耗時，而信息化管理系統則通過建立索引、利用數據庫等技術手段，實現快速、準確的信息檢索。例如，管理人員可以通過關鍵詞、日期范圍等方式快速定位所需檔案信息，大幅縮短了檢索時間，提高了工作效率。信息化管理系統還支持多樣化的檢索方式，如全文檢索、分類檢索等，滿足了不同的管理需求。

3.提升共享和協作的便利性

信息化管理系統打破了傳統檔案管理的地域限制，實現了檔案數據的網絡化共享。例如，通過網絡平臺，各部門、分支機構之間可以方便快捷地共享檔案信息，無論其物理位置如何，實現了信息的實時傳遞和共享，促進了組織內部信息流暢的溝通與協作。信息化管理系統還提供了多種協作工具和功能，如版本管理、審批流程等，使得多個用戶可以同時對同一份檔案實行協同編輯和管理，不僅加強了內部團隊的協作效率，還減少了因為信息傳遞不及時或不準確而可能導致的誤操作和錯誤決策。

4.提高信息安全和保密性

信息化管理還可以提升檔案信息的安全和保密性，傳統的紙質檔案容易遭受災害、盜竊等風險，且無法開展精確的權限控制，而信息化管理可以通過加密、權限控制等技術手段提升檔案信息的安全和保密性，確保檔案信息不被非法獲取和篡改。例如，建立健全電子化檔案系統安全控制機制，包括身份驗證、權限管理、數據加密等手段，有效保障了檔案信息的安全性，只有經過授權的人員才能訪問、修改或刪除特定的檔案數據，從而降低了非法訪問和信息被泄露的風險。

5.拓展了信息利用的廣度和深度

信息化管理也可以拓展檔案信息利用的廣度和深度，在信息技術的加持下，檔案管理不再局限于信息保存與管理，而是可以通過數據挖掘、統計分析等方式，對檔案信息開展深度挖掘和分析，發現其中的規律和價值，拓展檔案信息的利用廣度和深度。

二、數字化時代事業單位檔案管理信息化建設策略

1.落實電子檔案管理

數字化時代事業單位檔案管理信息化建設策略的核心是實施電子檔案管理，在這一過程中，需要建立檔案網站服務平臺和加強數據庫管理與檢索。其中，建立檔案網站服務平臺要求建立統一的檔案管理系統和用戶接口，以實現檔案信息的在線存儲、檢索和共享。加強數據庫管理與檢索則需要建立完善的檔案數據庫，實施數據質量管理和數據庫優化，以提升電子檔案管理的效率和質量。

首先，建立檔案網站服務平臺是實現電子檔案管理的基礎。該平臺應包含檔案管理系統和用戶接口，以提供檔案信息的在線存儲、檢索和共享功能。在建立檔案管理系統時，需要成立統一的檔案數據庫、制定數據分類和標準以及開發適用的軟件工具。而用戶接口則是將檔案信息以友好的方式呈現給用戶，包括簡潔明了的界面設計、多樣化的查詢方式和個性化的設置選項。同時，該平臺還應具備良好的安全性和穩定性，以確保檔案信息的保密性和系統的持續運行；其次，加強數據庫管理與檢索是提升電子檔案管理效率和質量的關鍵措施。在數據庫管理方面，需要建立完善的檔案數據庫，確保數據的準確性、完整性和可靠性。例如，規范檔案數據的錄入和更新流程，建立數據質量管理機制，實施數據備份和恢復策略。除了完善的檔案數據庫，還需要數據庫的優化，涵蓋性能調優、索引優化、空間管理等，以提高數據庫的運行效率和響應速度。在數據庫檢索方面，則需要建立靈活、高效的查詢系統，支持多級檢索、關鍵詞搜索和數據挖掘等功能，以滿足用戶各種查詢需求。

2.加強云存儲與分析

為加強事業單位檔案管理的云存儲與分析功能，需要建立檔案共享與遠程訪問程序以及對接大數據創新智慧編研技術。

（1）建立檔案共享與遠程訪問程序

建立檔案共享與遠程訪問程序是指通過云存儲技術將檔案數據存儲在云端服務器上，并通過互聯網實現多地點、多終端的遠程訪問，實現檔案共享與遠程查詢，大幅提高檔案的利用效率和便利性，促進信息的共享和交流。

其中，建立檔案共享與遠程訪問程序的關鍵是通過云存儲技術實現檔案數據的存儲、共享和遠程訪問。云存儲技術具有高可靠性、高容量、高擴展性和低成本的特點，可以滿足大規模檔案數據的存儲需求。通過建立檔案管理系統與云存儲平臺的連接，將檔案數據上傳至云端服務器并備份，實現對檔案數據的長期保存和保護。同時，通過建立遠程訪問程序，用戶可以通過互聯網隨時隨地訪問和查詢檔案數據，無須局限于特定的地點和設備設施，不僅提高了檔案數據的存儲和保護水平，還方便了用戶對檔案數據的獲取和利用。

（2）對接大數據創新智慧編研技術

對接大數據創新智慧編研技術是指將事業單位檔案管理系統與大數據平臺整合，利用大數據分析和挖掘技術對檔案數據展開深入研究和分析，提取有價值的信息和知識，為人事決策提供科學依據。

對接大數據創新智慧編研技術的關鍵是建立檔案管理系統與大數據平臺的鏈接，確保檔案數據能夠被大數據平臺所識別和利用。這需要在檔案管理系統中加入與大數據平臺通信的接口和協議，實現數據的有效傳輸和交互。同時，還需要對檔案數據實行標準化和結構化處理，以便大數據平臺開展分析和挖掘。

3.加強移動檔案管理

加強移動檔案管理可以幫助事業單位有效應對移動化辦公和實時數據需求。首先，事業單位應加強對移動終端設備設施的應用，即在檔案管理中引入便攜式的移動設備，如智能手機、平板電腦等，以方便檔案管理人員在移動工作環境中實行檔案數據的查閱、更新和采集工作，而移動終端設備需要安裝專門的檔案管理應用程序，提供實時的檔案信息訪問和處理功能，使檔案管理更加便捷和高效；其次，將移動終端設備連接到檔案管理系統，以方便檔案管理人員隨時隨地更新和采集檔案數據。例如，通過移動終端設備的攝像頭、錄音器等功能采集檔案圖片、聲音，實現檔案信息的實時更新和采集。在這個過程中，需要建立適用于移動設備的檔案管理應用程序和系統，以支持在移動環境下的檔案管理工作，如開發和定制適合移動設備屏幕大小和操作方式的用戶界面，提供便捷的數據輸入和操作方式。同時，還需要數據同步和交互檔案管理系統與移動設備，確保檔案數據的一致性和準確性。

三、數字化時代事業單位檔案管理信息化建設保障措施

1.拓展資金渠道，定期更新技術

通過拓展資金渠道和定期更新技術，事業單位可以有效支持數字化時代事業單位檔案管理信息化建設的開展。在拓展資金渠道方面，政府部門可以增加對檔案管理信息化建設的財政投入，提高資金的使用效率和科學性，確保檔案管理信息化建設得到充分支持和保障。同時，科研項目資助也可以提供專業技術和先進設備設施的支持，促進檔案信息化建設的創新和發展。在定期更新技術方面，事業單位可以與通信系統合作，借助其網絡基礎設施和信息技術支持，實現檔案信息的快速傳輸和存儲，提高信息共享和管理效率。例如，事業單位可以獲得優質的網絡資源和技術支持，減少信息化建設的成本，提高檔案管理信息化的水平等。此外，事業單位還可以與計算機單位合作，共享市場資源和技術能力，共同推進檔案管理信息化建設。計算機單位可以提供先進的軟硬件設備設施，或提供定制化的解決方案和技術支持，幫助事業單位提高檔案管理信息化的效果和質量，進而獲得市場競爭力和創新能力的提高，推動數字化時代檔案管理信息化建設的開展。

2.提高檔案管理人員專業素質

通過建立完善的福利待遇、引進高素質專業人才、加強人員內部培訓，可以有效吸引和留住高素質的檔案管理人員，提高其專業素質和工作效率，從而促進數字化時代檔案管理工作的順利開展。首先，建立完善的福利待遇吸引和留住高素質的檔案管理人員，包括提供具有競爭力的薪資待遇、完善的社會保險和福利制度，為檔案管理人員提供良好的工作環境和發展空間，提高工作滿意度和歸屬感等，通過建立福利待遇制度，可以激勵檔案管理人員的積極性和工作熱情，提高其專業素質和工作效率；其次，引進高素質專業人才。例如，設立專業崗位和專業化團隊，吸引具備相關專業知識和技能的人才加入檔案管理隊伍。同時，與高校合作建立合適的人才儲備渠道，拓寬檔案管理人員的人才來源，增強團隊的綜合素質和專業能力；最后，加強人員內部培訓。事業單位應根據數字化時代檔案管理的需求，制訂培訓計劃和課程體系，不斷提高檔案管理人員的專業知識和技能，包括組織內部培訓、邀請專業人士開展培訓講座、參加相關研討會和培訓等。通過不斷學習和培訓，檔案管理人員可以不斷更新自己的知識結構，適應數字化時代檔案管理的要求，提高工作能力和水平。

3.規范管理制度，完善管理體系

在數字化時代背景下，事業單位要想實現檔案管理信息化建設，還需要規范管理制度和完善管理體系。第一，加強檔案組織領導，明確檔案管理職責。例如，建立完善的組織架構和職責分工，明確檔案管理的責任主體和權力配置，確保檔案管理工作的有序開展，還可以建立健全信息化檔案管理的領導機制，明確領導層對數字化時代檔案管理的重視和支持，為信息化建設提供必要的指導和資源支持。第二，在數字化時代，檔案管理不僅是文件的管理，還涉及電子數據和網絡信息的管理。因此，事業單位應建立全面的檔案管理制度和規范。例如，在安全管理制度方面，制定規范的檔案管理政策和操作流程，明確檔案管理的責任和義務，制定檔案信息安全保護措施，以確保檔案在數字化過程中的保密性、完整性和可用性。同時，加強員工的信息安全意識培訓，加深他們對信息安全風險的認識，并加強對電腦病毒和木馬等網絡安全威脅的防范。在檔案信息化管理責任體系方面，明確各級管理人員的責任和權限，建立科學的檔案管理組織結構，確立各級管理人員的工作職責和目標，以提高數字化檔案管理的效率和質量。在檔案常態化工作的規范制度方面，確立檔案入庫、整理、檢索、借閱和銷毀等各個環節的操作規范和標準，明確檔案管理的要求和流程，提供一套完整的數字化檔案管理方法和工具，以規范數字化檔案管理工作的開展，還應建立有效的檔案質量控制機制，確保數字化檔案的準確性和一致性，以提供可信賴的檔案服務。第三，引入考核評價機制，增強檔案管理意識。對檔案管理工作實行定量和定性評估，激發管理人員對檔案工作的責任感和積極性。

四、結束語

綜上所述，在數字化時代，為實現事業單位檔案管理信息化建設，不僅需落實電子檔案管理，強化云存儲與分析，加強移動檔案管理，還應持續保持對最新技術的敏感性，提高檔案管理人員的專業素質，規范管理制度和完善管理體系。未來，事業單位的檔案管理信息化建設仍需要創新發展，如應用新興人工智能和區塊鏈等技術，以提升檔案管理的智能化和安全性，關注大數據技術的發展，利用數據挖掘和分析，為事業單位提供更全面、深入的決策支持，并結合物聯網技術，實現對檔案的實時監控和管理，提高檔案信息的時效性。

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作者單位：鄂爾多斯市財政局