我國智慧檔案館研究述評

莊書豪 劉旭光

關鍵詞：智慧檔案館；數(shù)字檔案館；檔案信息化；智慧中國；智慧城市；智慧社會；智慧服務

2023年2月，中共中央、國務院印發(fā)《數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》）?！兑?guī)劃》中指出，數(shù)字中國建設是指以信息化、網絡化和數(shù)字化為基礎，推動中國經濟社會發(fā)展的戰(zhàn)略舉措。檔案館信息化是數(shù)字中國建設的重要組成部分，其中智慧檔案館建設是檔案館適應信息化智慧化新形勢、迎接信息化智慧化新發(fā)展的必然之舉。近年來，智慧檔案館建設事業(yè)在我國如火如荼，較為典型的如青島市檔案館已通過驗收，成為青島市檔案信息化建設中的又一里程碑。本文通過文獻調查和梳理對智慧檔案館研究現(xiàn)狀進行可視化分析，直觀分析智慧檔案館研究現(xiàn)狀和問題，為智慧檔案館的研究指出不足并給予建設性意見。

1 文獻統(tǒng)計與分析

筆者以“智慧檔案館”和“智慧+檔案館”為檢索詞，截至2023年11 月19日，通過“主題”“關鍵詞”“篇名”方式綜合檢索，在CNKI數(shù)據(jù)庫中共檢索到553篇文獻，去除無關文章，最終共獲得與“智慧檔案館”相關的文獻361篇。大部分文獻對智慧檔案館的研究集中在智慧城市視域下，除此之外，部分學者開展了企業(yè)智慧檔案館以及高校智慧檔案館的研究。

1.1 論文發(fā)表年度與數(shù)量分析。統(tǒng)計結果見圖1。國內對智慧檔案館的研究開始于2013年，最早提出智慧檔案館概念且對智慧檔案館開展研究的是來自楊來青、徐明君和鄒杰的《檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館》。此后，學術界對智慧檔案館展開研究的文章呈現(xiàn)逐年增長的趨勢，至2021年論文數(shù)量達到峰值，而后研究速度逐漸放緩。這無不與國內對中國加快建設“智慧社會”“智慧中國”的政策導向相關。智慧檔案館研究所表現(xiàn)出的由應景出現(xiàn)至成為熱點而后理性回落的趨勢表明國內學者對智慧檔案館此課題仍具有較大研究興趣，但同時抱有部分謹慎和保守的態(tài)度，其中與智慧檔案館實踐建設現(xiàn)狀仍未成為良好態(tài)勢有著密切聯(lián)系。總體而言，智慧檔案館仍未成為學術界焦點性主題。

1.2 期刊分布分析。對2013年至2023年361篇文獻進行分析發(fā)現(xiàn)，刊發(fā)智慧檔案館研究文獻數(shù)量前七名的北大核心期刊分別是：《中國檔案》30篇、《檔案學通訊》10篇、《檔案管理》18篇、《北京檔案》22篇、《檔案與建設》28篇、《浙江檔案》20篇、《檔案學研究》9篇，共占全部期刊發(fā)文量的37.95%。其中《中國檔案》發(fā)文數(shù)量最多，占全部發(fā)文量的8.31%；碩士論文共計20篇，博士論文0篇，共占總量的5.54%。

1.3 作者機構。通過CiteSpace6.2.R4，時間范圍定為2013年至2023年，時間切片為1年，節(jié)點類型設置為Author，對作者進行可視化分析形成作者共現(xiàn)圖譜（圖2）。在圖譜中，節(jié)點數(shù)（N）為255，連線數(shù)（E）為94，網絡密度（Density）為0.0029。對智慧檔案館研究較多的學者為莫家莉7篇、史仕新6篇、楊來青5篇、許振哲4篇等。其中，單獨作者獨立完成的數(shù)量為255篇，占比70.64%；三個及三個以上作者完成論文的數(shù)量為45篇，占比12.47%。由此可見，學術界學者對智慧檔案館的研究仍比較獨立，學者之間互通性較弱，作者之間的合作較少，且尚未形成核心作者群。

1.4 關鍵詞詞頻統(tǒng)計及研究熱點分析。關鍵詞用于概括和闡釋文章的主題內容，依靠分析在綜述中提取關鍵詞，可以直觀迅速了解該領域的主要主題和研究趨勢。

筆者通過CiteSpace6.2.R4，時間范圍定為2013年至2023年，時間切片為1年，節(jié)點類型設置為Keyword，由此得到關鍵詞共現(xiàn)圖譜（見圖3），并統(tǒng)計關鍵詞詞頻和中心度（見表1）。關鍵詞共現(xiàn)圖譜中共有196個節(jié)點（N），363條連線（E），網絡密度為0.019（Density），當前智慧檔案館研究領域內研究熱點為“智慧城市”“檔案館”“智慧檔案”“大數(shù)據(jù)”“智慧服務”等。

同時將CiteSpace6.2.R4中導出的頻次大于等于7的關鍵詞按頻次高低進行統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，頻次大于等于7的關鍵詞有14個，中心度大于0.1的有9個，包括“智慧城市”“大數(shù)據(jù)”“智慧服務”“物聯(lián)網”“信息化”“高?！薄霸朴嬎恪钡?。通過關鍵詞共現(xiàn)圖譜和對關鍵詞頻次和中心度統(tǒng)計對比分析，高頻關鍵詞與中心度較高的關鍵詞基本吻合。由此也可得出，對智慧檔案館的研究較多數(shù)選擇在智慧城市、高校及企業(yè)背景下開展。

2 國內智慧檔案館研究主要內容

目前國內學術界對智慧檔案館這一研究主題主要是從以下幾個方面展開：智慧檔案館的基本概念；智慧檔案館的相關概念及關聯(lián)；智慧檔案館的功能；智慧檔案館所應用的技術；智慧檔案館的構成要素和基本架構。

2.1 智慧檔案館的基本概念研究。盡管智慧檔案館的研究已經持續(xù)多年，但學術界依然未能對此概念達成統(tǒng)一認識。2013年楊來青將智慧檔案館定義為“是采用物聯(lián)網、云計算等新技術智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式”。[1]可見此概念重點強調技術要素對智慧檔案館建設的支撐作用。這是國內最早提出的智慧檔案館概念和設想。此后，學者們通過不同視角闡釋智慧檔案館概念，如分析比較檔案館發(fā)展的三個階段——數(shù)字檔案館、智能檔案館和智慧檔案館的闡釋[2]、基于“智慧”理解的定義[3]、基于技術角度的探討[4]和智慧城市環(huán)境下集成設計視角的闡釋[5]等。

2.2 智慧檔案館的相關概念及關聯(lián)研究。智慧檔案館的相關概念主要指已經建設成熟的數(shù)字檔案館和智能檔案館。根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設指南》，數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現(xiàn)代信息、技術對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。學術界對智慧檔案館與數(shù)字檔案館之間存在“升級論”和“并行論”兩種關系的探討。大部分學者普遍認為智慧檔案館是數(shù)字檔案館的發(fā)展和延伸，是檔案館信息化進程中的新階段，如認為是檔案館在信息化不同發(fā)展階段的不同呈現(xiàn)形式[6]、是檔案館建設發(fā)展的高級范式[7]等。也有部分學者支持“并行論”關系的存在，認為智慧檔案館與數(shù)字檔案館可并行同時存在且能夠互為對方提供支持[8]。絕大多數(shù)學者認為智能檔案館作為數(shù)字檔案館發(fā)展延伸為智慧檔案館過程中的過渡階段，是在數(shù)字檔案館建設成熟后運用新信息技術的結果。

2.3 智慧檔案館的功能研究。智慧檔案館本質上和數(shù)字檔案館一致，是傳統(tǒng)檔案館在信息化進程中借助新興技術所發(fā)展的新形態(tài)，因此，智慧檔案館依然保留了由傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字檔案館所繼承的社會記憶和檔案服務的基本功能及業(yè)務功能，但相較于以往的檔案館，智慧檔案館憑借大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網和云計算等新興技術拓展和深化了部分功能，具備以往不具有的全面感知和互聯(lián)互通的能力。持這類觀點的有：認為智慧檔案館包括社會功能、基本功能和業(yè)務功能三個方面[9]，認為智慧檔案館具備感知功能[10]等。

2.4 智慧檔案館所應用的技術研究。技術條件是智慧檔案館興起與發(fā)展的重要推力。在智慧檔案館建設中，物聯(lián)網、云計算和大數(shù)據(jù)是被研究和利用最頻繁的信息技術。物聯(lián)網要實現(xiàn)的是物質實體與網絡信息的相結合，也包括使用傳感器等信息載體，實現(xiàn)對智能終端的控制，進而實現(xiàn)對萬物的管理。在智慧檔案館中物聯(lián)網的利用既能實現(xiàn)云端檔案管理，同時可以推進檔案館實體智能化管理。云計算包括云平臺、硬件平臺和云服務，其中云平臺是智慧檔案館的統(tǒng)一的信息架構平臺[11 ]。大數(shù)據(jù)時代使得智慧檔案館有著更加多元豐富的檔案資源且使得館藏資源管理精細化。除此之外，部分學者還提及人工智能技術在智慧檔案館中的應用等[12]。

2.5 智慧檔案館的構成要素和基本架構研究。智慧檔案館相較于以往的檔案館形態(tài)，憑借智能樓宇、大數(shù)據(jù)、云計算和物聯(lián)網等技術，實現(xiàn)了從檔案收集到管理、服務、保護以及監(jiān)督全過程的智慧化建設，且在此過程中能夠實現(xiàn)互聯(lián)互通和全面感知[13-15]。目前，學術界對智慧檔案館基本架構的解釋尚未統(tǒng)一，應加強智慧檔案館標準體系建設的研究。

3 國內智慧檔案館研究評述及建議

3.1 對智慧檔案館定位認識尚不明確。如上文所述，學者們從技術角度、信息鏈角度、集成設計角度以及大數(shù)據(jù)角度對智慧檔案館的概念有著不同的理解和闡釋，但仍存在一定的共識，即智慧檔案館注重新興信息技術的利用和開發(fā)，并且相較于傳統(tǒng)檔案館更注重檔案的開發(fā)、利用和智慧服務，并在其中具備了全面感知和互聯(lián)互通的特性。然而，對于智慧檔案館究竟是實體檔案館還是虛擬檔案館，究竟是檔案館信息化發(fā)展過程中的新形態(tài)還是新型的檔案管理模式，仍然沒有得出統(tǒng)一的結論。

從文獻可視化結果中得知，智慧城市是智慧檔案館研究中出現(xiàn)頻次最多的關鍵詞，智慧城市的概念起源于2008年IBM提出的“智慧地球”一詞。絕大多數(shù)學者普遍認為智慧城市建設是推動智慧檔案館興起的直接原因，智慧檔案館作為智慧城市建設中的重要組成部分已經成為普遍共識，因此研究在智慧城市建設框架下的智慧檔案館似乎成了眾學者的共識。然而，“智慧城市是什么”“智慧城市如何建設”仍然是一個較為模糊的議題。再者，智慧城市建設與智慧檔案館建設之間是否相悖仍是一個未知的命題，智慧城市建設要求通過物聯(lián)網、大數(shù)據(jù)、云計算等技術實現(xiàn)公共設施之間、信息資源之間等的物物互聯(lián)、人人互聯(lián)和人物互聯(lián)，而檔案本身仍然是帶有保密性和限制性色彩的信息資源，在開放之時需考慮到控制權限。截至2022年，我國國家綜合檔案館館藏檔案值為11 7148.70萬卷，開放20976.6萬卷，開放率僅有17.91%，這是否能夠適應契合智慧城市中的目標和原則仍存在疑慮。

此外，對智慧檔案館與數(shù)字檔案館二者之間的關系仍沒有一個蓋棺論定的統(tǒng)一的認識。如上文所說，主要存在兩者觀點的矛盾：一種是“升級論”，認為智慧檔案館是數(shù)字檔案館的發(fā)展和延伸，是數(shù)字檔案館在信息化進程中的新形態(tài)；另一種是“并行論”，認為數(shù)字檔案館和智慧檔案館各司其職，前者為后者提供基礎數(shù)字支持，后者能夠實現(xiàn)互聯(lián)互通、全面感知開展智慧化信息服務。智慧檔案館與數(shù)字檔案館模糊關系的問題會直接影響后續(xù)數(shù)字檔案館的進一步發(fā)展和智慧檔案館建設思路，這從根本上決定了要不要將智慧檔案館和數(shù)字檔案館“另起爐灶”、“推倒重來”。在實踐中，二者之間仍表現(xiàn)出“升級論”的趨向，青島市檔案館2016年通過“全國示范數(shù)字檔案館”測試，而在此基礎上，于2023年其智慧檔案館系統(tǒng)軟件項目通過驗收。

3.2 智慧檔案館建設研究出現(xiàn)失衡的趨勢。在關鍵詞詞頻表中可得出，“物聯(lián)網”“云計算”“大數(shù)據(jù)”等出現(xiàn)率極高，智慧檔案館技術開展研究的論文占極高比重，甚至不乏有學者脫離智慧檔案館的基本概念特征和功能片面地研究新興信息技術在智慧檔案館建設中的應用。多數(shù)學者普遍探討的是上述技術在智慧檔案館中的管理活動和利用服務活動中的應用以及對智慧檔案館建設中的技術架構。智慧檔案館的興起和發(fā)展離不開新技術的產生和應用，但盲目片面地將技術開發(fā)和利用作為智慧檔案館研究領域中的焦點問題仍是有失偏頗的，尤其是在智慧檔案館理論研究和實踐仍不成熟的當下，這種過分重技術而輕根基的“研究失衡”不僅不能直接解決智慧檔案館實踐建設中的困難問題，還會妨礙智慧檔案館基礎理論的研究。新技術的興起必然是智慧檔案館出現(xiàn)和蓬勃發(fā)展的重要因素，但其也只是智慧檔案館建設中的關鍵組成部分和構成要素。檔案館建設的基本目標永遠是收集保護檔案和開發(fā)利用檔案及開展檔案服務，過分強調技術只會導致檔案館及檔案工作的偏離。

再者，對于部分基礎理論的研究仍不成熟。總體而言多數(shù)學者對智慧檔案館的構成要素有一定共識，即智慧檔案館包括實體檔案資源+虛擬檔案資源+新興+智能館庫+檔案人員+全面感知。但對于智慧檔案館建設中的基礎架構未有一致認識。總而言之，智慧檔案館研究中最基礎最底層理論尤其如智慧檔案館標準體系的建設及智慧檔案館安全風險防范體系建設研究仍是空白，基礎理論研究不足則會直接影響智慧檔案館實踐建設的方向和原則。

因此，在檔案館建設和新技術研究之間尋找好一個平衡點，使得既能夠不影響檔案館工作的開展及重視對基礎理論如智慧檔案館標準體系的研究，又能夠使新技術更好地為智慧檔案館利用服務是十分必要的。在研究過程中，應當適當扭轉過分對智慧檔案館的技術傾向，將研究焦點合宜地轉到對檔案資源的深度挖掘、開發(fā)、利用和服務，及對智慧檔案館標準體系的建設上來，是對智慧檔案館長遠深入研究和實踐建設的有效之策。

3.3 智慧檔案館主體導向不明確。主體導向是指以誰為導向，也就是指以誰為中心，這也決定了檔案館工作的根本目標和主要任務。一般來說，檔案館建設中存在著以檔案、檔案部門為導向和以檔案用戶及社會為導向兩種類型。傳統(tǒng)檔案館的工作主要是將檔案統(tǒng)一收集和保存，并有條件地對業(yè)務部門和社會公眾提供利用，但主要的任務是保證檔案的安全和完整。數(shù)字檔案館雖然面對新形態(tài)的電子檔案，但基本的業(yè)務重點相較以往并未改變，仍是收集整理和保護檔案，且采用新技術對檔案進行進一步的開發(fā)和利用。然而，智慧檔案館的主體導向由過去的以檔案、檔案部門為導向轉變?yōu)橐詸n案用戶和社會為導向幾乎已經成為學術界的共識。也就是說，在智慧檔案館建設下，檔案不再僅僅局限于保存在檔案館內，更多的是“拿出來”為檔案用戶開展檔案服務，秉承以人為本的原則，針對用戶需求提供多樣化的智慧服務。且在檔案用戶導向下，檔案記錄了人類社會生活的方方面面，更多地被看作社會記憶的一部分。

智慧檔案館中的主體導向決定了智慧檔案館中最核心的要素即“智慧”的要求，“智慧”不僅表現(xiàn)在新興信息技術的利用，更重要的是不同于以往的全面感知和互聯(lián)互通中體現(xiàn)出的以人為本的理念。

“智慧”從大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網、云計算等新技術中來，但并非單純是技術上的新型特征，而是智慧檔案館主體導向根本轉變的核心體現(xiàn)，但在對智慧檔案館研究過程中，鮮有顧及檔案用戶和社會公眾，這主要表現(xiàn)為兩點：其一，在智慧檔案館設計中，更側重于檔案管理方面，較少地兼顧檔案的服務，這無疑是忽視了以用戶為導向的原則；其二，在智慧檔案館內部架構中，主要開展的仍是技術應用、檔案資源管理、館庫建設等，但對于智慧檔案館的建設絕不應僅僅停留在技術和基礎外在設施層面。管理人員和管理制度建設是智慧檔案館后續(xù)開展業(yè)務工作的基本保證，同時也是“人本”思想主體導向的重要體現(xiàn)。在內部制度建設中，應把檔案服務作為核心訴求納入其中，同時對智慧檔案館工作人員的基本素質和能力有著新的更高的要求。如王建霞在探討在智慧城市背景下智慧檔案館建設中，分別提出深入數(shù)字檔案館建設，夯實智慧檔案館基礎和將智慧檔案館融入智慧城市建設中兩條建議，而忽略了檔案館用戶的需求[16]。

在智慧檔案館建設中，應當充分顧及檔案用戶和社會公眾的需求，這也是用戶導向下的必然要求。在后續(xù)智慧檔案館研究之中，應把人本思想放在首要和核心位置，既要著重于智慧檔案館外在技術要素的建設，同時不可忽視檔案用戶的需求和管理制度及對管理人員的培養(yǎng)。

總的來看，對于智慧檔案館的研究已經展開且取得了部分理論性的成果，且學術界對智慧檔案館的建設研究仍有一定的熱情。然而，在此之中研究焦點過于集中，研究傾向也略有偏移，在技術層面的研究仍是重中之重的熱點，而對智慧檔案館標準體系架構及安全風險方法體系建設等基礎理論尚未展開，未完全形成成熟的智慧檔案館理論體系。對此，應當打開視野、放眼長遠，廣泛關注智慧檔案館研究核心問題，與實踐同步、結合，加快形成完整成熟的理論成果。同時，在宏觀層面上，應加快對智慧檔案館命題的政策建設，發(fā)揮政策導向作用。