信息化背景下干部人事檔案管理工作策略探析

【摘要】隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的重要趨勢(shì)。在干部人事檔案管理工作中，信息化對(duì)于提高工作效率、加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理和保護(hù)檔案安全具有重要意義。本文通過對(duì)信息化背景下干部人事檔案管理工作的策略進(jìn)行簡(jiǎn)析，旨在為干部人事檔案管理工作提供借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】信息化|干部人事檔案|工作策略

一、信息化背景下干部人事檔案管理工作的意義

信息化背景下干部人事檔案管理工作的意義不僅體現(xiàn)在提高工作效率、加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理和保護(hù)檔案安全方面，還有其他諸多優(yōu)勢(shì)。

（一）信息化背景下的干部人事檔案管理工作可以大大提高工作效率

傳統(tǒng)的手工管理方式需要耗費(fèi)大量時(shí)間和人力資源來整理、存儲(chǔ)和檢索檔案信息。而借助信息化技術(shù)，干部人事檔案可以數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，通過電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)和云存儲(chǔ)等工具，檔案信息可以快速、準(zhǔn)確地被查詢、更新和共享，大大提高了辦公效率，節(jié)約了時(shí)間和資源。

（二）信息化背景下的干部人事檔案管理工作有助于加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到人為疏忽、災(zāi)害等因素的影響，造成數(shù)據(jù)丟失、損毀或泄露的風(fēng)險(xiǎn)。而通過信息化手段，檔案數(shù)據(jù)可以進(jìn)行備份、加密和權(quán)限控制，有效防止檔案遺失、損毀或被非法獲取的情況發(fā)生。同時(shí)，通過信息化系統(tǒng)的自動(dòng)化和規(guī)范化管理，可以減少人為錯(cuò)誤，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

（三）信息化背景下的干部人事檔案管理工作也能更好地保護(hù)檔案安全

信息化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的權(quán)限控制和審計(jì)跟蹤，確保檔案的使用和訪問符合法律法規(guī)和保密要求。通過建立完善的安全機(jī)制和防護(hù)措施，可以防范黑客攻擊、病毒感染等安全風(fēng)險(xiǎn)，保障干部人事檔案的安全性和機(jī)密性。

二、信息化背景下干部人事檔案管理工作的策略

（一）建立信息化檔案管理系統(tǒng)

在信息化背景下，干部人事檔案管理工作變得更加便捷和高效。為了更好地管理干部人事檔案，建立一個(gè)信息化檔案管理系統(tǒng)是至關(guān)重要的。

1.信息化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該全面且具備高效的檢索和更新功能

信息化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包括一個(gè)全面的數(shù)據(jù)庫(kù)，用于存儲(chǔ)和管理干部人事檔案的各種信息。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)該能夠容納大量的數(shù)據(jù)，并具備高效的檢索和更新功能。通過建立這樣的系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的全面數(shù)字化，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所帶來的繁瑣和易丟失的問題。

2.信息化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具備安全可靠的特性

干部人事檔案涉及到大量的個(gè)人隱私信息，因此保護(hù)好這些信息的安全是非常重要的。系統(tǒng)應(yīng)該采取嚴(yán)格的權(quán)限管理措施，確保只有授權(quán)人員才能訪問和修改檔案信息。此外，備份和恢復(fù)功能也應(yīng)該得到重視，以防止數(shù)據(jù)丟失或意外損壞。

3.信息化檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)該具備便捷的操作界面和友好的用戶體驗(yàn)

干部人事檔案管理工作需要經(jīng)常進(jìn)行信息查詢和更新，因此操作系統(tǒng)應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了，方便用戶快速完成各類操作。同時(shí)，培訓(xùn)和指導(dǎo)用戶使用系統(tǒng)也是很重要的，以確保他們能夠充分利用系統(tǒng)的功能，提高工作效率。

最后，建立信息化檔案管理系統(tǒng)不僅僅是為了管理干部人事檔案，更是為了實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)。系統(tǒng)應(yīng)該與其他相關(guān)管理系統(tǒng)相互配合，實(shí)現(xiàn)信息共享和交互。通過與人事管理系統(tǒng)、績(jī)效管理系統(tǒng)等的無縫銜接，可以實(shí)現(xiàn)整個(gè)干部管理工作的高效運(yùn)作。

（二）推行數(shù)字化檔案管理

隨著信息化時(shí)代的到來，干部人事檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，采取更加高效的策略。在這個(gè)背景下，推行數(shù)字化檔案管理成為必然選擇。

1.數(shù)字化檔案管理可以大大提高檔案管理的效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在諸多弊端，如存儲(chǔ)空間有限、查找速度慢、易受損等。而數(shù)字化檔案管理可以將檔案以電子形式存儲(chǔ)，不僅可以節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間，還可以通過關(guān)鍵詞搜索等功能快速定位所需檔案，提高查找效率。此外，數(shù)字化檔案管理還可以實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程訪問和共享，方便多部門之間的合作和信息交流，提高工作效率。

2.數(shù)字化檔案管理可以加強(qiáng)檔案的安全性

紙質(zhì)檔案容易受到自然災(zāi)害、人為破壞等因素的影響，一旦丟失或損壞，將對(duì)工作造成嚴(yán)重影響。而數(shù)字化檔案管理可以通過數(shù)據(jù)備份和加密等措施，確保檔案的安全性和完整性。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理還能夠設(shè)定權(quán)限，對(duì)檔案的訪問進(jìn)行限制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取敏感信息，提高檔案的保密性。

3.數(shù)字化檔案管理還可以提供更多的服務(wù)功能

通過數(shù)字化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的電子化審批、電子化簽字等功能，簡(jiǎn)化工作流程，提高辦事效率。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理還可以實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存和合規(guī)性管理，確保檔案的完整性和可追溯性，為檔案利用和價(jià)值挖掘提供更多的可能性。推行數(shù)字化檔案管理是適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的必然選擇。通過數(shù)字化檔案管理，可以提高檔案管理的效率、加強(qiáng)檔案的安全性，提供更多的服務(wù)功能，同時(shí)也需要克服一些挑戰(zhàn)。干部人事檔案管理部門應(yīng)積極推進(jìn)數(shù)字化檔案管理，不斷完善相關(guān)制度和技術(shù)，為更好地服務(wù)干部管理工作提供支撐和保障。

（三）加強(qiáng)信息安全管理

隨著信息化的飛速發(fā)展，干部人事檔案管理工作也迎來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。在信息化背景下，加強(qiáng)信息安全管理成為了干部人事檔案管理工作的重要策略。

1. 建立完善的信息安全管理體系至關(guān)重要

干部人事檔案中包含大量的個(gè)人隱私和機(jī)密信息，如身份證號(hào)碼、家庭住址、薪酬等，這些信息一旦泄露或被惡意使用，將對(duì)個(gè)人和組織造成嚴(yán)重?fù)p害。因此，干部人事檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息安全的意識(shí)培訓(xùn)，建立健全的信息安全管理制度和流程，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。

2.加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)措施

在信息化背景下，干部人事檔案管理工作離不開信息系統(tǒng)的支持。因此，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)是保障干部人事檔案信息安全的關(guān)鍵。應(yīng)建立健全的網(wǎng)絡(luò)安全體系，包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，以防止黑客攻擊和信息泄露。同時(shí)，定期進(jìn)行系統(tǒng)安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)修復(fù)和更新系統(tǒng)中存在的安全漏洞。

3.加強(qiáng)權(quán)限管理和訪問控制也是信息安全管理的重要措施

干部人事檔案管理部門應(yīng)根據(jù)不同崗位的需要，合理劃分權(quán)限，明確每個(gè)人員在系統(tǒng)中的訪問權(quán)限和操作范圍。同時(shí)，建立嚴(yán)格的訪問控制機(jī)制，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能夠訪問和修改檔案信息，避免非法訪問和篡改。

4.加強(qiáng)信息安全意識(shí)教育和培訓(xùn)

信息安全管理不僅僅是技術(shù)問題，更是一個(gè)全員參與的工作。干部人事檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)干部人員的信息安全教育和培訓(xùn)，提高他們的信息安全意識(shí)和技能，使其能夠正確使用和保護(hù)檔案信息，避免因個(gè)人行為導(dǎo)致的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。在信息化背景下，加強(qiáng)信息安全管理成為了干部人事檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。只有通過建立完善的信息安全管理體系、加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)、強(qiáng)化權(quán)限管理和訪問控制，以及加強(qiáng)信息安全意識(shí)教育和培訓(xùn)，才能夠有效保護(hù)干部人事檔案信息的安全，為干部選拔任用提供可靠的數(shù)據(jù)支持，推動(dòng)組織管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

三、信息化背景下干部人事檔案管理工作的挑戰(zhàn)與對(duì)策

在信息化背景下，干部人事檔案管理面臨著諸多挑戰(zhàn)。

（一）信息安全問題是一個(gè)突出的難題

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全威脅和數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)也在不斷增加。因此，加強(qiáng)信息安全管理是保護(hù)干部人事檔案的重要措施之一。建立完善的信息安全保障體系，包括加密傳輸通道、權(quán)限控制、防火墻等技術(shù)手段，以確保檔案信息的安全可靠。

（二）干部人事檔案管理也需要與技術(shù)發(fā)展保持緊密地跟蹤

信息技術(shù)的不斷更新迭代，給檔案管理帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。密切關(guān)注新技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)采取相應(yīng)的措施，以適應(yīng)信息化背景下檔案管理的需求變化。例如，可以引入人工智能、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

（三）培訓(xùn)人員也是解決干部人事檔案管理挑戰(zhàn)的一項(xiàng)重要對(duì)策

隨著信息化的普及，檔案管理人員需要掌握更多的技能和知識(shí)，以適應(yīng)新的管理要求。因此，加強(qiáng)培訓(xùn)工作，提升干部人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和能力水平，是保障信息化背景下檔案管理工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。可以組織相關(guān)培訓(xùn)課程、開展知識(shí)分享活動(dòng)，幫助他們掌握新技術(shù)、新方法，提高工作效率。面對(duì)信息化背景下干部人事檔案管理工作的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)信息安全管理、跟蹤技術(shù)發(fā)展和培訓(xùn)人員是必要的對(duì)策。只有通過綜合應(yīng)對(duì)，才能確保干部人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，為干部選拔任用提供可靠的依據(jù)，推動(dòng)干部隊(duì)伍的建設(shè)和發(fā)展。

四、結(jié)語

信息化背景下，干部人事檔案管理工作的策略主要包括建立信息化檔案管理系統(tǒng)、推行數(shù)字化檔案管理和加強(qiáng)信息安全管理等。同時(shí)，要應(yīng)對(duì)信息化帶來的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)信息安全管理、跟蹤技術(shù)發(fā)展和培訓(xùn)人員等是必要的。這些策略和對(duì)策可以為干部人事檔案管理工作提供參考，提高工作效率和檔案管理水平。中國(guó)軍轉(zhuǎn)民

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[2]吳偉瑩.信息化背景下高校干部人事檔案的安全管理[J].中國(guó)管理信息化.2019，22（19）：127-128.

（作者簡(jiǎn)介：李文元，蘭州市軍隊(duì)離退休干部第二服務(wù)站，本科，研究方向?yàn)闄n案）