基于業(yè)財(cái)融合的信息化建設(shè)為出版企業(yè)帶來(lái)突破性改變

業(yè)財(cái)融合的提出為市場(chǎng)化的出版企業(yè)推進(jìn)財(cái)務(wù)前端管理提供了有效支撐。本文以出版行業(yè)的A公司作為案例對(duì)象，在深入剖析A公司財(cái)務(wù)管理存在的主要問(wèn)題的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)研究了其實(shí)施基于業(yè)財(cái)融合的信息化建設(shè)的具體過(guò)程。

基于業(yè)財(cái)融合的信息化建設(shè)的基本原理

業(yè)財(cái)融合的含義財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的有機(jī)融合已經(jīng)成為傳統(tǒng)會(huì)計(jì)從財(cái)務(wù)核算向價(jià)值創(chuàng)造轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵，能夠推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。業(yè)財(cái)融合是指企業(yè)的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)信息化等技術(shù)、工具和手段，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流、資金流、信息流等數(shù)據(jù)源的及時(shí)共享，并基于企業(yè)的價(jià)值目標(biāo)共同作出規(guī)劃、決策、控制和評(píng)價(jià)等管理活動(dòng)，以保證企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造過(guò)程的實(shí)現(xiàn)。業(yè)財(cái)融合是企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)基于企業(yè)發(fā)展對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)提出的要求和希望，也是財(cái)務(wù)觸角延伸至業(yè)務(wù)前端的價(jià)值鏈的重構(gòu)與優(yōu)化。業(yè)財(cái)融合包括財(cái)務(wù)前向融合與業(yè)務(wù)后向融合兩個(gè)方面。

業(yè)財(cái)融合與信息化建設(shè)之間的關(guān)系信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的基本手段，能夠切實(shí)有效地推動(dòng)企業(yè)快速發(fā)展。首先，通過(guò)加強(qiáng)信息化建設(shè)，可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)重新界定，進(jìn)一步明確企業(yè)各部門(mén)的職責(zé)分工，促進(jìn)各個(gè)部門(mén)之間形成緊密聯(lián)系，共同為客戶(hù)創(chuàng)造價(jià)值。其次，通過(guò)信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)與信息在財(cái)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)之間的實(shí)時(shí)共享，從而保障企業(yè)管理層決策的可靠性和科學(xué)性。最后，通過(guò)信息化建設(shè)可以推動(dòng)企業(yè)有限資源的優(yōu)化配置，從而達(dá)到實(shí)現(xiàn)最佳管理效果的目標(biāo)。

A公司基于業(yè)財(cái)融合的信息化建設(shè)案例分析

A公司的基本情況A公司是一家國(guó)家級(jí)出版社，主要出版各類(lèi)少年兒童讀物，為發(fā)展少年兒童文化教育事業(yè)、陪伴少年兒童健康成長(zhǎng)作出了積極貢獻(xiàn)。進(jìn)入新時(shí)代后，A公司制定了新的發(fā)展目標(biāo)，將在“全民閱讀、書(shū)香社會(huì)”的背景下，順應(yīng)新形勢(shì)、新趨勢(shì)、新要求，運(yùn)用新媒介、新技術(shù)、新工藝，不斷做大、做強(qiáng)、做好兒童讀物出版，唱響A公司品牌。

A公司財(cái)務(wù)管理存在的主要問(wèn)題首先，采購(gòu)環(huán)節(jié)與付款環(huán)節(jié)脫節(jié)。A公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)包含從制訂圖書(shū)出版計(jì)劃到資金支付結(jié)算的整個(gè)過(guò)程，主要存在以下問(wèn)題：一是各單據(jù)之間未形成前后關(guān)聯(lián)，容易出現(xiàn)漏單、重復(fù)支付的情況。二是生成會(huì)計(jì)憑證的內(nèi)部業(yè)務(wù)單據(jù)大部分由財(cái)務(wù)人員手工完成，容易發(fā)生人為差錯(cuò)。

其次，銷(xiāo)售環(huán)節(jié)和收款環(huán)節(jié)脫節(jié)。A公司從圖書(shū)發(fā)貨到收回欠款流程之間沒(méi)有形成上下鏈的關(guān)系。發(fā)行部的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)僅有進(jìn)銷(xiāo)存等簡(jiǎn)單查詢(xún)功能，財(cái)務(wù)系統(tǒng)不能及時(shí)獲取發(fā)貨和開(kāi)票等數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)之間缺乏鉤稽關(guān)系，未形成數(shù)據(jù)鏈條。上述現(xiàn)象造成了兩個(gè)嚴(yán)重問(wèn)題：圖書(shū)發(fā)貨與銷(xiāo)售開(kāi)票之間數(shù)據(jù)不一致，銷(xiāo)售開(kāi)票與銷(xiāo)售收款之間數(shù)據(jù)不一致。

第三，存貨管理與成本核算脫節(jié)。A公司存貨管理與成本核算未形成緊密關(guān)聯(lián)，日常存貨管理與財(cái)務(wù)成本核算嚴(yán)重脫節(jié)。圖書(shū)加工完成后運(yùn)送至庫(kù)房入庫(kù)，入庫(kù)單流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門(mén)需要一定的周期，加上圖書(shū)日常收發(fā)頻繁，易產(chǎn)生漏單風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)存貨數(shù)據(jù)與庫(kù)房存貨數(shù)據(jù)存在一定差異，且無(wú)法找到差異原因。

第四，信息化程度低，信息孤島情況嚴(yán)重。A公司僅有發(fā)行部和財(cái)務(wù)部實(shí)現(xiàn)基本的信息化管理，但兩個(gè)系統(tǒng)僅能滿(mǎn)足各自部門(mén)的數(shù)據(jù)需求，發(fā)行系統(tǒng)側(cè)重圖書(shū)的進(jìn)銷(xiāo)存管理，財(cái)務(wù)系統(tǒng)最終的目的是出具財(cái)務(wù)報(bào)表，側(cè)重賬務(wù)處理，且系統(tǒng)之間沒(méi)有實(shí)現(xiàn)對(duì)接，缺乏數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)，各自為政。其他業(yè)務(wù)部門(mén)信息化程度較低，僅僅依靠人工來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)生成和傳輸。

鑒于財(cái)務(wù)管理存在的上述問(wèn)題，A公司決定進(jìn)一步推動(dòng)信息化建設(shè)，并以信息化建設(shè)推動(dòng)業(yè)財(cái)融合的實(shí)現(xiàn)。

A公司推動(dòng)基于業(yè)財(cái)融合而采取的信息化建設(shè)措施A公司在經(jīng)過(guò)梳理內(nèi)外部業(yè)務(wù)流程、識(shí)別關(guān)鍵財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，主要是從組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)管理等三個(gè)維度來(lái)推進(jìn)信息化建設(shè)，其中，組織結(jié)構(gòu)維度為實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合提供框架基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流程維度是實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的核心，信息系統(tǒng)融合是實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的關(guān)鍵手段。

一是優(yōu)化組織架構(gòu)，重新設(shè)計(jì)授權(quán)體系。A公司以前的組織架構(gòu)特點(diǎn)是層級(jí)較多，公司決策權(quán)集中于少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人員，基層員工缺乏決策自主權(quán)，決策流程長(zhǎng)，效率比較低下。各部門(mén)各自為政，相互之間缺乏正常聯(lián)絡(luò)渠道，信息傳遞的時(shí)效性差。為了實(shí)現(xiàn)扁平化管理，充分提升決策信息的傳遞效率，A公司優(yōu)化了其組織架構(gòu)，壓縮了管理的中間層級(jí)，由職能型的組織架構(gòu)向流程型的組織架構(gòu)轉(zhuǎn)變。另外，A公司重新設(shè)計(jì)了內(nèi)部授權(quán)體系，按照業(yè)務(wù)事項(xiàng)的重要性原則下放管理權(quán)限，加快了日常事務(wù)的處理節(jié)奏，公司整體運(yùn)行效率得到充分提高。

二是再造業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。為了實(shí)現(xiàn)基于業(yè)財(cái)融合的信息化建設(shè)目標(biāo)，A公司對(duì)其核心流程進(jìn)行了再造，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程無(wú)縫對(duì)接的目標(biāo)。首先，再造采購(gòu)與付款流程。針對(duì)采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)中存在的主要問(wèn)題，A公司在信息化系統(tǒng)中添加項(xiàng)目管理、合同管理、成本核算模塊。當(dāng)年度生產(chǎn)計(jì)劃確定時(shí)，采購(gòu)需求部門(mén)在信息化系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，系統(tǒng)自動(dòng)生成采購(gòu)申請(qǐng)單，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)訂單初步篩選供應(yīng)商、擬定合同發(fā)回需求部門(mén)確認(rèn)，合同審批通過(guò)后即可在成本核定模塊錄入對(duì)應(yīng)成本，財(cái)務(wù)記賬后自動(dòng)在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中生成對(duì)應(yīng)憑證，完成圖書(shū)成本歸集，有效避免了漏單及人為差錯(cuò)。只有符合付款條件時(shí)，采購(gòu)部門(mén)才可以在已完成成本核定的單據(jù)中進(jìn)行勾選，從而發(fā)起付款申請(qǐng)，各部門(mén)依次審核后由財(cái)務(wù)部付款。上述措施既能使各個(gè)付款單據(jù)之間實(shí)現(xiàn)全面關(guān)聯(lián)，又可以使采購(gòu)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)有效融合，財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)的賬務(wù)可以自動(dòng)化處理，同時(shí)能夠生成全業(yè)務(wù)憑證數(shù)據(jù)。通過(guò)信息化系統(tǒng)，付款計(jì)劃、入庫(kù)收貨和付款發(fā)票三單得到校驗(yàn)，數(shù)據(jù)完全一致，同時(shí)也規(guī)避了稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。整個(gè)流程清晰明了，財(cái)務(wù)人員可以全程參與業(yè)務(wù)流程的日常監(jiān)管，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流最終流向財(cái)務(wù)端，打造完整統(tǒng)一的數(shù)據(jù)鏈。信息系統(tǒng)需要審批的業(yè)務(wù)單據(jù)都受到系統(tǒng)流程規(guī)則控制，達(dá)到了從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的可追溯性要求。其次，再造銷(xiāo)售與收款流程。A公司通過(guò)信息化建設(shè)在銷(xiāo)售訂單、發(fā)貨單、銷(xiāo)售發(fā)票和收款單等各個(gè)單據(jù)之間實(shí)現(xiàn)了全面關(guān)聯(lián)。當(dāng)接到客戶(hù)訂單時(shí)，發(fā)行部按照評(píng)級(jí)程序?qū)蛻?hù)進(jìn)行評(píng)估，庫(kù)房按照指令發(fā)貨。當(dāng)達(dá)到結(jié)款條件時(shí)，發(fā)行部發(fā)起對(duì)賬流程，最終執(zhí)行開(kāi)票和回款流程。通過(guò)信息化建設(shè)，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)管理最終完美地實(shí)現(xiàn)了有效的對(duì)接，財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)方面的賬務(wù)可自動(dòng)化處理可以充分形成全業(yè)務(wù)憑證數(shù)據(jù)。通過(guò)信息化系統(tǒng)的對(duì)接及共享，使收入的確認(rèn)變得更加準(zhǔn)確、及時(shí)，銷(xiāo)售發(fā)票環(huán)節(jié)避免了之前未發(fā)貨先開(kāi)票的情況。信息化系統(tǒng)中其他需要審批的業(yè)務(wù)也都受到了系統(tǒng)流程規(guī)則的管控，從而形成了十分有效的過(guò)程控制，滿(mǎn)足了從財(cái)務(wù)到業(yè)務(wù)的可追溯要求，實(shí)現(xiàn)了有效的風(fēng)險(xiǎn)控制和數(shù)據(jù)高效傳遞。另外，再造存貨管理模塊流程。針對(duì)前述存貨管理存在的問(wèn)題，A公司在信息化系統(tǒng)中搭建庫(kù)存管理平臺(tái)，構(gòu)建社存商品進(jìn)銷(xiāo)存子表單，同時(shí)在存貨管理模塊中添加庫(kù)房人員管理權(quán)限，通過(guò)庫(kù)房人員對(duì)存貨日常出入庫(kù)數(shù)據(jù)的及時(shí)錄入，實(shí)現(xiàn)存貨變動(dòng)數(shù)據(jù)的及時(shí)傳遞。A公司通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的“可視化”，有權(quán)限人員可以隨時(shí)掌握存貨信息，及時(shí)反饋庫(kù)存冗余或不足的信息，有效實(shí)現(xiàn)了存貨數(shù)據(jù)的軌跡追蹤，極大地改善了A公司的存貨管理效率，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了資源信息共享，保證了賬實(shí)相符。

三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)之間的銜接與融合。A公司在優(yōu)化組織架構(gòu)和再造業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間也實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫連接。為了達(dá)到“高度整合，全面關(guān)聯(lián)”的目標(biāo)，A公司在信息化建設(shè)過(guò)程中，整合了財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理及客戶(hù)管理等各個(gè)業(yè)務(wù)的子信息系統(tǒng)，并且共享了各個(gè)子系統(tǒng)之間的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，所有的源數(shù)據(jù)僅需要在某個(gè)業(yè)務(wù)子信息系統(tǒng)中錄入一次，即可自動(dòng)的關(guān)聯(lián)到其他各個(gè)子系統(tǒng)的相應(yīng)模塊，達(dá)到保證子系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的一致性和操作的統(tǒng)一性的目的。

財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)參與圖書(shū)編印發(fā)整個(gè)生命周期過(guò)程，真正實(shí)現(xiàn)了對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)的有力監(jiān)管，從而達(dá)到財(cái)務(wù)向前融合、業(yè)務(wù)向后融合的雙向融合目標(biāo)。同時(shí)，A公司利用ERP管理平臺(tái)，基于業(yè)財(cái)融合模型對(duì)接業(yè)務(wù)供應(yīng)鏈和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)間的互聯(lián)互通。ERP管理平臺(tái)中的業(yè)務(wù)供應(yīng)鏈主要采用采購(gòu)管理、銷(xiāo)售管理、存貨管理以及其他業(yè)務(wù)模塊，財(cái)務(wù)系統(tǒng)模塊主要使用應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、發(fā)票管理和其他管理模塊，按照再造流程模式重新組合業(yè)務(wù)供應(yīng)鏈的模塊和財(cái)務(wù)系統(tǒng)模塊，對(duì)接業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的集成管理、信息無(wú)縫對(duì)接、信息資源共享的目標(biāo)。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的對(duì)接，主要體現(xiàn)為集成數(shù)據(jù)處理和控制流程，能夠?qū)崟r(shí)獲取信息，將業(yè)務(wù)事項(xiàng)自動(dòng)轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)憑證，然后運(yùn)用會(huì)計(jì)報(bào)告平臺(tái)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)賬表。

A公司基于業(yè)財(cái)融合的信息化建設(shè)的效果分析

通過(guò)實(shí)施基于業(yè)財(cái)融合的信息化建設(shè)，給A公司的財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了突破性的改變，實(shí)現(xiàn)了對(duì)業(yè)務(wù)流程的全面重塑，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同效率，全面提高了企業(yè)管理效率。第一，組織機(jī)構(gòu)的扁平化和權(quán)限的下放加快了信息傳遞速度，使得管理決策變得更有效率，同時(shí)也使業(yè)務(wù)流程運(yùn)行效率得以提升。第二，內(nèi)部控制有效性得到了加強(qiáng)。有效防范了由于操作層面的不規(guī)范而導(dǎo)致的安全風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)系統(tǒng)模塊間各個(gè)單據(jù)和數(shù)據(jù)之間的有效關(guān)聯(lián)、核對(duì)和互相牽制，有效杜絕了因?yàn)椴僮魇д`、串通舞弊等造成的安全隱患。第三，借信息化建設(shè)契機(jī)，A公司將會(huì)計(jì)核算的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行了統(tǒng)一，保證了同類(lèi)型業(yè)務(wù)的核算結(jié)果相同，切實(shí)有效地提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。第四，通過(guò)全面關(guān)聯(lián)各個(gè)業(yè)務(wù)單據(jù)，快速地實(shí)現(xiàn)了一套業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、多維度核算，充分滿(mǎn)足了不同管理層級(jí)對(duì)所需數(shù)據(jù)的不同使用要求。第五，財(cái)務(wù)工作人員從易出錯(cuò)的手工記賬工作的日常體力勞動(dòng)中解脫出來(lái)，有了更多的時(shí)間和精力投入到預(yù)算管理、財(cái)務(wù)分析等重要財(cái)務(wù)管理工作中，財(cái)務(wù)職能得到了更好的發(fā)揮，財(cái)務(wù)部的決策支持能力得到了較大提升。

作者單位：中國(guó)和平出版社有限責(zé)任公司