汽車4S店內部控制存在的問題與對策研究

［摘 要］汽車4S店是汽車行業供應鏈中的銷售方，以整車銷售及其售后服務為主營業務。宏觀經濟變動影響了汽車4S店的整車銷售業績，其售后服務利潤也呈現下滑趨勢。與此同時，其運營管理風險也在逐漸加大。為實現對運營管理風險的有效防范與控制，越來越多的汽車4S店對內部控制進行了相應的探索與實踐。然而，其實踐效果遠不如預期，仍存在諸多問題。本文首先闡述汽車4S店內部控制的意義，其次從內部控制五要素入手討論了其在實踐中存在的問題，最后針對問題提出了持續完善控制環境、加強風險評估與應對、提高控制活動成效、暢通信息溝通渠道、健全內部監督機制等策略，希望能夠指導汽車4S店運用內部控制解決運營管理難題。

［關鍵詞］汽車4S店；內部控制；風險評估；內部監督

［中圖分類號］F27 文獻標志碼：A

在新時代背景下，隨著新能源產業的發展，汽車行業面臨著轉型升級的機遇與挑戰。一方面，一系列政策的出臺與實施為汽車行業轉型升級提供了有力支持，關鍵核心技術的突破推動國產替代化速度加快。另一方面，各要素成本大幅上漲，終端需求市場飽和，對新車銷售造成了巨大沖擊。如何通過加強內部控制來實現長期的穩定發展，是汽車4S店的“當務之急”。

1 汽車4S店內部控制意義

資產是汽車4S店運營管理與發展的重要物質基礎，保障資產安全是內部控制的目標之一，汽車4S店需要通過資產管理責任的落實、資產風險的合理控制、管理問題的及時處理等策略，使資產安全得到有力保障。

汽車4S店運營管理中，各業務部門或多或少會出現違規操作問題，而汽車4S店實行內部控制的過程，就是規范管理的過程。企業應以《企業內部控制基本規范》及其配套指引為依據，創造良好的控制環境，動態監督各項業務操作，并要求關鍵崗位人員嚴格落實自身職責，進而加強規范管理［1］。

2 汽車4S店內部控制存在的問題

2.1 控制環境有待完善

在內部控制體系中，控制環境占據核心地位，可以說沒有完善的控制環境，汽車4S店就無法有效開展內部控制工作。但從當前汽車4S店內部控制實踐來看，不少4S店控制環境還有待進一步完善。在思想環境方面，管理者大多缺少對內部控制的深刻認知，未能認識到內部控制在4S店穩定、健康發展中的價值及作用，而是將運營管理重心放在銷售上［2］。也有的管理人員將內部控制等同于財務管理，導致4S店內部尚未形成全員參與的內部控制氛圍，只是由財務部開展內部控制工作。在組織環境方面，缺少基于業財融合的管理組織，現行組織運作效率低下。在制度環境方面，盡管汽車4S店在長期的發展過程中已經建立了一套特有的管理制度，但已有制度針對的往往是整車銷售及售后服務，并未覆蓋到4S店運營管理的方方面面。

2.2 風險評估與應對不足

內部控制的本質在于識別管理中的風險隱患，剖析其原因，將其降低到可承受范圍。所以，風險評估與應對必不可少。目前，風險評估與應對不足的問題在汽車4S店中仍然及較為普遍。一是4S店管理者及職工風險意識薄弱，未能及時發現并處理4S店經營管理與發展中產生的風險隱患［3］。二是缺少專業的風控人員，對風險的評估與應對依賴管理者的主觀經驗及判斷。三是風險應對滯后，沒有采取合理的措施來應對已識別的風險。

2.3 控制活動成效不佳

汽車4S店中的控制活動成效不佳，主要表現在整車銷售及售后服務方面。例如，某汽車4S店主要經營某品牌車輛，該4S店的銷售顧問填寫銷售合同時總有漏填、錯填的情況，如車輛信息填寫不完整、付款金額填寫不對、交款簽字有空缺等，這就增加了財務舞弊的可能性。當出現合同變更時，銷售顧問直接涂改原有合同，而4S店所屬企業也沒有進行錯誤合同的修正，易產生合同履約風險。就事故理賠車輛應收款管理而言，存在“與保險公司簽訂有直賠協議車輛賠付款項未到賬，車輛已放行”“維修保證金不夠實際維修款，車輛已放行”等情況，增加了壞賬、呆賬的發生概率。

2.4 信息溝通不到位

在汽車4S店內部控制中，信息溝通重要且必要。但現實情況是，不少汽車4S店信息溝通并不到位。在同級溝通方面，財務部門與業務部門各自獨立，財務部門未能及時向業務部門提供市場推廣預算及經營測算，業務部門也難以向財務部門提供準確的財務數據，極大阻礙了內部控制進程［4］。在上下級溝通方面，除日常會議與工作報告外，處于4S店組織結構下級的人員不會主動向上級反饋當前工作中的問題，而上級所制定的目標、制度等信息也難以及時傳遞給下級。在對外溝通方面，沒有及時與供應商、客戶等取得聯系，導致機會成本、交易成本增加。

2.5 內部監督有所欠缺

汽車4S店內部控制的有效執行離不開內部監督，內部監督欠缺易導致4S店經營管理中的風險隱患無法被及時發現和處理，嚴重時還會給4S店造成重大經濟損失。例如，某4S店銷售顧問鄒某某私下聯系有購車意向的客戶，以代交購置稅、購買保險為由讓客戶直接向其轉賬，在客戶轉賬后，該人員以車輛合格證未到、車輛有瑕疵、企業系統升級等理由搪塞、推脫，延遲交車，直至收到下一客戶所轉的賬款，最終挪用客戶的部分購車款。這一事件中，涉事4S店缺少對資金支付、賬戶管理等方面的有力監督，如果監督到位，就會在涉事人員第一次要求客戶向其個人轉賬時就發現這一問題。

3 汽車4S店內部控制存在問題的應對策略

3.1 持續完善控制環境

思想環境建設重點在于樹立、鞏固全員的內部控制意識，形成全員參與的管理氛圍。4S店管理者要明確內部控制的內涵及其體系的構成要素，認識到內部控制在4S店穩定健康發展中的價值及作用，主動學習相關理論方法與實踐經驗，從問題出發，扎實推進4S店內部控制體系的建立健全。同時，利用新媒體工具、內部系統平臺等渠道對內部控制相關政策制度進行宣傳，提高全員的思想認知水平，使各層級、各崗位人員了解自身在內部控制中的責任與義務，鼓勵其參與內部控制實踐。

制度環境建設應考慮4S店當前及未來的發展需要，著重強化制度的約束力。一般而言，內部控制制度框架由人員控制、組織控制、財務控制、實物控制等構成，包括但不限于崗位責任制度、人力資源管理制度、預算控制制度、內部審計制度、內部會計控制制度、采購制度等制度內容。隨著內外環境的變化，現有制度難以滿足4S店的發展需要，4S店有必要結合最新政策文件要求來對制度內容進行更新。例如，國家稅務總局發布的《關于修改〈中華人民共和國發票管理辦法實施細則〉的決定》對《中華人民共和國發票管理辦法實施細則》作出了修改，增加了發票數據安全管理的相關規定，并細化了發票違法行為的認定情形，4S店可以此為依據來更新內部會計制度中的發票管理內容，提升其適用性。

組織環境建設遵循內部控制權責性原則，注重不相容崗位職務相分離，避免一人身兼多職。對于重要崗位實行輪崗，可跨地區、跨門店輪換重要崗位負責人，以便有效監督相關人員行為，防止人為因素對4S店的經營管理與發展產生影響。在財務管理轉型的背景下，業財融合是其轉型的重要途徑之一，4S店有必要在原有組織架構的基礎上建立業財融合管理組織，以提高組織的運作效率。

3.2 加強風險評估與應對

風險評估與應對具有專業性特點，根據《企業內部控制基本規范》，4S店應建立專門的風險評估團隊，負責對4S店內外風險進行識別、評估、預警與控制，并推動風險管理機制的形成。

在風險識別與評估過程中，除了關注外部環境中的宏觀經濟形勢、市場需求、行業政策、消費者行為、技術進步等風險因素外，也要注重對內部管理風險進行有效識別與評估。當客戶需要進行貸款購車時，4S店為客戶辦理相應的貸款服務，如果客戶不能按約定時間還款，4S店可能遭遇一定的經濟損失。所以，4S店應注重識別和評估貸款風險。除此之外，整車銷售回款是4S店的重要資金來源，在庫存積壓嚴重的情況下，4S店流動資金會被庫存占用，可能出現資金周轉困難的情況，因此4S店應高度重視資金流動性風險。

4S店所處風險環境不斷變化，4S店應建立風險數據庫，并對數據內容進行不斷更新，合理運用風險矩陣、風險清單等工具全面評估不同風險的可控性及其對4S店運營管理與發展可能帶來的影響，劃分風險等級。按照風險等級提前預警防范特大風險，重點管理重大風險。

為實現對風險的有效預警，4S店應設置風險預警指標。一方面，針對盈利能力、償債能力、營運能力、發展能力等設置財務風險預警指標；另一方面，注重對非財務指標的管理。同時，將設置好的風險預警指標內置于風險管理系統，一旦所監測到的風險數據逼近指標臨界值，則由系統自動發出風險預警信號，提醒相關人員進行處理。

不同風險的來源、成因、可控性、影響程度、危害范圍等有明顯差異，所適用的風險控制措施也迥然不同。4S店應根據風險的差異化特點采取有針對性的風險控制措施。比如，通過加強客戶信用管理、實施客戶回款進度追蹤等控制貸款風險；通過制定靈活的購車政策及時清理庫存，如降低首付額度、延長貸款期等，以減少資金流動性風險的發生。

3.3 提高控制活動成效

對于整車銷售業務，應加強銷售合同管理。由財務部門負責對銷售合同的審核把關，若發現車輛價格、包牌項目、分期項目、精品項目、簽字等合同信息不準確、不完整，直接對合同予以退回。同時，由審計部門定期審查合同簽訂與履行情況。如果出現重大合同變更，則督促銷售部門重新進行合同簽訂、重新走審批流程。就價格而言，銷售合同中體現的價格包括整車發票金額及維修保養收據金額時，則不將維修保養視為銷售內容，倘若其價格僅為整車發票金額，則將贈送的維修保養卡券在客戶后續消費中作維修折扣處理。在賬款支付方面，對賬款結算、開票方式及流程加以規范，禁止銷售人員要求客戶向其私人賬戶轉賬。針對不同客戶實施差異化的信用政策，并建立相應的信用檔案，以便觀察了解客戶的貸款資信變動情況。在貸款購車客戶賬款沒有及時到位的情況下，不應直接完成車輛交付手續。

對于售后服務業務，應優化維修結算控制。比如，在客戶車輛維修過程中，客戶提前墊付了維修費用，并要求4S店開具維修發票，而此時店內系統中并未生成維修工單，4S店無法確認實際所產生的維修費用。在這樣的情況下，如果4S店按照客戶要求開具了維修發票，按照相關規定4S店就要承擔相應的納稅義務，并申報銷項稅金。為避免稅務風險，同時做好對維修費用的有效控制，4S店在結算維修費用時，要把握款項收取及發票開具的先后順序，盡可能避免提前開票與跨月結算。再如，對于一年以上的維修預收賬款，要分析其具體情況，定期核查相應的會計科目，滿足收入確認條件的，則轉營業收入并計增值稅。

3.4 暢通信息溝通渠道

信息化發展讓信息的共享互通成為可能，4S店有必要順應信息化發展趨勢搭建一體化管理系統，以打破內外溝通中的“部門邊界”與“信息孤島”。在系統建設過程中，通過統一數據標準與口徑、統一會計核算規則等對客戶管理、維修服務管理、財務管理、庫存管理、供應商管理等系統模塊進行集成，在促進各部門溝通的同時，加強4S店與供應商、客戶等供應鏈主體間的聯系。

4S店也可搭建專門的內部溝通平臺，上級管理者運用該平臺發布4S店運營管理與發展相關信息，如階段性戰略計劃、已更新的制度、銷售及售后服務策略、績效考核與評價結果等，讓下級職工了解4S店的發展現狀，下級職工在該平臺中提出關于4S店管理改進的意見或建議，并反饋工作中的問題，以便上級管理者優化管理決策。

3.5 健全內部監督機制

內部監督是汽車4S店全體員工的共同責任，4S店可集成業務、財務、審計等監督力量來打造內部控制三道防線，以推進常態化監督。根據COSO三道防線理論，銷售部、采購部、技術部等各業務部門作為第一道防線承擔著一定的內部監督職責，在業務運作中控制風險；財務等職能部門作為第二道防線主要負責對業務運作中的風險進行持續監控，并為業務部門提供必要的服務；獨立審計部門作為第三道防線主要彌補第一、第二道防線的管理漏洞。

在具體監督實踐中，對內部控制關鍵風險點與風險多發的管理領域進行重點監督。比如，在整車銷售中，銷售顧問為業務發生人，展廳經理為主要責任人，財務部門、銷售部門為監督主體，將銷售顧問向客戶收取整車銷售及配套保險業務等結算賬款作為主要監控點，動態監督賬款支付流程，確保賬款匯入企業賬戶。

4 結語

汽車4S店內部控制有利于其保障資產安全、加強規范管理。面對當前內部控制中存在的控制環境有待完善、風險評估與應對不足、控制活動成效不佳、信息溝通不到位、內部監督有所欠缺等問題，汽車4S店應從自身實際出發，持續完善思想、制度、組織等方面的控制環境建設，強調對內外風險的全面識別與評估，做好風險預警與控制工作，并圍繞整車銷售及售后服務業務提高控制活動成效，加強合同管理、客戶信用管理、賬款管理，同時順應信息化發展趨勢，通過搭建一體化管理系統與內部溝通平臺來暢通信息溝通渠道，筑牢內部控制三道防線，重點監督內部控制關鍵風險點與風險多發的管理領域，從而有效解決內部控制存在問題，為自身穩定健康發展創造良好的條件。

參考文獻

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［3］肖玉香. 汽車4S店內部控制存在的問題及對策分析［J］. 投資與創業，2023，34（17）：142-144.

［4］徐錦科. 汽車4S店內部控制探討［J］. 質量與市場，2023（10）：61-63.