基于信息化建設視角的機關事業單位綜合檔案室管理研究

摘 要：高水平地推進綜合檔案室建設是推進機關事業單位檔案規范化的重要舉措。隨著信息化大潮的來臨，綜合檔案室建設迎來新的發展機遇，本文從檔案工作發展的時代背景出發，分析綜合檔案室建設存在的不足，認為要充分用足用好信息技術優勢，著力推進數字檔案室、檔案安全保管、服務利用和保障機制建設，打造檔案管理轉型升級的樣板，提升機關事業單位檔案管理規范化與標準化水平。

關鍵詞：機關事業單位；綜合檔案室；信息化

綜合檔案室建設是機關事業單位檔案管理的基礎性工程。打造高水平的綜合檔案室是貫徹落實關于做好新時代檔案工作的重要指示和黨中央決策部署的集中體現，是推進國家治理體系和治理能力現代化對檔案工作提出的必然要求[1]。機關事業單位要順應信息化時代的發展要求，加快檔案工作數字化轉型，不斷提高做好新時代檔案工作的能力水平。

1 機關事業單位綜合檔案室建設面臨的機遇

1.1 國家重視程度提升

檔案工作作為打基礎、立長遠的事業，在黨和國家發展中發揮著基礎性作用。進入新時代，國家對檔案事業發展支持和關注越來越高，機關檔案工作迎來歷史發展的最好時期。2019年，國家檔案局發布《機關檔案管理規定》，成為提升機關檔案管理現代化水平的基本規范。2020年，新《檔案法》頒布實施，增設“檔案信息化”篇章，規定機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息的安全。這為新形勢下機關事業單位推進檔案管理方式轉型指明了方向。2021年，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確機關事業單位檔案管理的目標任務，為檔案事業高質量發展提供了行動指南。近年來，機關事業單位圍繞檔案工作“四個好”“兩個服務”的目標地位，綜合檔案室建設邁上新臺階。“四個體系”建設取得歷史性成就，檔案工作的面貌發生翻天覆地的變化，特別是信息化建設發生歷史性變革，檔案管理進入“數據化”時代，檔案的時代價值得以更加充分的展現。

1.2 數字社會成為共識

伴隨新一代信息技術的更迭和信息化時代的加速演進，社會各界現代化進程不斷加快，數字社會已成為普遍共識。2023年，中共中央、國務院印發《數字中國建設整體布局規劃》，為檔案信息化建設融入社會發展提供了契機。當前，利用信息化技術推動檔案信息化效率成為大勢所趨。機關事業單位利用信息化手段優化檔案管理工作，能夠使社會各界更加快速、有效地查詢綜合檔案信息，從而更好地提供檔案服務。目前，大部分機關事業單位通過制訂有效的現代化建設方案，提高融入社會檔案資源建設的力度，促使檔案成為重要的戰略資源。信息技術推動海量檔案數據的存儲、檢索和加工，檔案適用性范圍逐步擴展，增強了檔案管理的靈活性和動態性，檔案管理更加完整、真實。

1.3 檔案治理效能顯現

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，要著力提升檔案治理能力和治理體系現代化。在“存量數字化、增量電子化”目標的指引下，機關事業單位檔案資源結構更加優化、總量不斷擴充，作為新型的社會生產要素，直接或間接地推動生產力和生產關系的變革，滿足人民群眾日益增長的精細化、個性化和科學化管理的要求，凸顯檔案數據在經濟發展、改善民生方面的重要價值。檔案資政育人功能的發揮空間逐步擴大，效能更加明顯。檔案資源開發利用方式不斷更新，從傳統的展覽、編研、座談到VR、數字人文技術的深度融入和新媒體平臺的打造，檔案的文化屬性和憑證作用通過社會記憶的構建，強化了人們的愛國情懷、國家認同和文化認同感，場域優勢愈發凸顯，檔案工作積極融入文化強國建設和國家社會治理的全過程，為社會提供“數治、智治、善治”的有效治理方案。

1.4 保障機制逐步完善

綜合檔案室建設作為機關檔案規范化建設主體，投入力度和人才支持得到較大提升。一是組織保障有力。通過優化完善檔案工作考核評價機制、積極爭取設立檔案信息化專項經費、加強對信息化建設方面重大項目、重點任務實施情況跟蹤落實等方式，綜合檔案室基礎得以夯實。二是人才隊伍建設得以緩解。通過積極開展檔案信息化人才的教育培訓、突出檔案信息化人才隊伍建設的重點、加強檔案信息化技術應用型人才的培養等措施，一定程度上解決了人才困境問題，檔案信息化青年人才、管理型人才、技術應用型人才不斷涌現。三是建設資金保障到位。機關事業單位通過加大扶持力度和優化調整支出結構等措施，著力推動數字檔案室建設，有效促進了檔案信息資源合理配置、科學管理和服務共享。

2 機關事業單位綜合檔案室建設不足

2.1 信息化質量不高

機關事業單位信息化無法適應數據社會要求，檔案數據流動不充分的問題較為明顯。比如，綜合檔案室管理系統更新不及時，未能及時做好軟件設備的更迭，無法與OA、業務等系統有效兼容，檔案技術壁壘阻礙查詢利用的高效化。檔案管理系統功能不完備，一些系統可能只具備基本的檔案管理功能，如編目、排序、檢索等無法滿足實際工作需要。數據庫建設層次不齊，有的單位不注重對數據結構的分析，檔案資源保管雜亂無章，系統性、規范性不夠，不利于檔案開發利用工作的開展。

2.2 檔案服務能力不足

檔案管理從“收管”到“利用和服務”轉變不夠，服務理念尚未真正樹立，對檔案工作“四個好”“兩個服務”目標地位認識不清晰。主要表現在：一是主動服務單位發展不夠。對中心大局任務關注度不夠，無法提供精準的檔案服務。二是能力水平有差距。編輯研究能力較弱，對檔案中蘊含的舉措、經驗分析不夠，提供資政參考質量不達標。

2.3 檔案安全保管有待提升

新技術是一把雙刃劍，檔案信息安全環境愈發復雜，對檔案安全保管提出了更高要求。一是信息防護能力亟須提升。檔案安全防護網絡建設無法做到一勞永逸，需要及時更新防護墻等，但是機關事業單位檔案管理對安全防護關注不夠，尚未認識到網絡威脅的復雜性，未能常態化地更新防護體系。比如，區塊鏈技術在防篡改方面具有獨特優勢，但還未大規模地推廣應用。二是實體檔案管理方式較為落后。庫房建設未實現大規模的智慧化管理，實體安全防護落后于現實要求。

2.4 數據共享共建力度不足

對數據共享的價值認識不足，片面關注地檔案安全和涉密問題，阻礙數據共享進程。有的單位雖然簽署共享協議，實現了檔案系統與政務系統、業務系統的有機聯系，但是共享數據偏少、利用率不高，有些數據只是政府公開的信息，涉及經濟社會發展、群眾切身利用的檔案偏少。再比如，共享數據人為設置查詢條件和審批手續等，不利于數據共享目標的實現。

3 機關事業單位綜合檔案室建設的路徑選擇

要深刻認識信息化技術的新特點，把握綜合檔案室建設的內在規律，推動機關事業單位檔案工作取得新的進步和成效。

3.1 在數字檔案室建設上求突破

一是夯實軟硬件基礎。結合財政狀況和單位性質，完善互聯網配置和管理用房。積極引進新一代信息技術，提升檔案管理的智慧化水平，建立以物聯網、云計算等技術為核心，構建智能化、多元化管控平臺，及時跟進檔案信息的收管用。構建網格化的檔案交流平臺，推動檔案管理流程再造，推進檔案集中有效地管理，提升檔案規范化建設水平。二是著力加強數據資源建設。著力推進各類檔案數據化轉型，建立統一的整合規范與標準、統一的檔案數據信息資源管理體系，打造云平臺數據庫，提高檔案數據的流動性和使用效率。將傳統的檔案管理模式與現代信息技術相結合，如結合單位實際，將云計算、大數據和區塊鏈等技術融入檔案管理軟件中，提高數據收集的完整性、安全性和穩定性，為檔案數據資源的整合提供更好的支持。三是推進電子檔案單套制。按照《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92-2022），推動檔案管理從“雙套制”歸檔向“單套制”邁進，以電子數據自動歸檔替代紙質文檔資料打印和整理等環節，在OA等業務系統中將需歸檔數據文件提交到數字檔案室系統，實現檔案的著錄、掃描掛接、分類、集中接收和四性檢測等功能。進一步夯實檔案存儲底座，將各類版式文件、音頻文件、視頻文件等轉換為符合國家電子文件長期保存標準的存儲數據，保障文件的長期保存性、真實性、可靠性、完整性和可閱讀性。

3.2 在檔案安全建設上求突破

檔案資源實行分級分類管理，做好檔案數據和實體保護至關重要。一是在數字化成果保密管理上下功夫。要規范數字化加工流程性管理，做好交接環節的標準化建設，交接文件需要嚴格清點數目，防止數據和資料丟失。加工完成的數字化檔案資料認真整理、登記后及時存入專用存儲設備中。存儲數字化檔案的信息存儲設備和系統要建立完善的后臺管理機制，相關數字化資料的查閱、復制和打印等操作要有記錄，做到“有據可查”。尤其是對于存儲涉密數字化檔案資料的存儲設備實行專機專用，并定期自查，禁止移動存儲介質交叉混用，數據的調取使用嚴格履行審批流程，確保數據安全。加強對數字化檔案的安全防護，嚴格區分涉密與非涉密數字化檔案，并定期進行檢查清點[3]，同時做好相關數字化檔案的備份工作。二是強化檔案數字化外包安全管理。嚴格落實保密主體責任，按照《檔案數字化外包安全管理規范》等相關規定，選擇具有相關資質的企業開展數字化工作，涉及涉密檔案資料的數字化必須在專門場所進行，加工場所安裝監控設備，并派專人全程監管。嚴禁未經審批將手機、照相機等攝錄設備帶入數字化場所。對存儲、處理涉密數字化檔案資料的計算機等信息設備采取物理隔離措施，禁止接入互聯網等公共信息網絡。對參與檔案數字化工作的人員做好身份審核與登記等工作[2]，開展崗前保密培訓、簽訂保密承諾書和做好離崗離職保密管理，做好相關登記備案工作，對檔案數字化流程、人員和分工情況詳細記錄，確保監管的可追蹤性。

3.3 在檔案服務上求突破

一是著力加強檔案數據庫建設。機關事業單位的檔案關系國家經濟社會發展，在服務中心大局和人民群眾方面發揮著重要作用。要強化問題導向，深入分析單位業務與中心大局的結合點，細化工作舉措，打造檔案服務便捷陣地。比如，有的部門在建立檔案全文數據庫的基礎上，探索搭建照片檔案數據庫、重點工程數據、應急管理數據庫等，既豐富了檔案類型，也為檔案高效利用奠定了基礎。二是在檔案編纂上下功夫。加強檔案信息資料編研，組織編纂大事記、年鑒、工作匯編等綜合性資料，充分挖掘檔案資源的文化功能，建立檔案文化長廊、愛國主義教育基地等，展示單位發展成就，激勵干部創新創業，打造育人新品牌。要加強檔案服務中心大局的力度，圍繞上級決策需求，結合館藏結構，通過編寫檔案參考、專題報告等形式，闡釋檔案中蘊含的成熟經驗和做法，為黨委政府決策貢獻檔案智慧。三是推進檔案數據共享共建。按照數字中國建設規劃，逐步將應用率高、社會需求強的檔案資源歸入政務網絡平臺，推進跨層級、跨系統、跨部門及跨地域的數據共享和貫通響應，不斷提升檔案數據共享化、業務協同化和服務知識化的水平。有的機關單位將民生檔案、婚姻檔案、學籍檔案納入區域共享“一站式”平臺，公眾均可就近查檔，并通過跨館服務機制提供公眾所需檔案的查閱、復制和出證服務。

3.4 要在保障措施上求突破

要向管理要效能，持續優化檔案管理機制，暢通管理渠道，為綜合檔案室轉型管理提供保障。一是健全檔案管理組織機構。成立綜合檔案管理專項領導小組，并配備檔案工作人員，負責檔案的收集、整理、歸檔及保管等工作。將檔案管理工作列入單位年度工作計劃，把信息化轉型放在突出位置，加強設備更新維護頻率，將所需經費納入年度財政預算。二是加強檔案法規的宣傳學習。常態化地開展宣貫《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施條例》《機關檔案管理規定》等檔案法律法規，提升全員法治水平。三是規范檔案管理制度。建立健全檔案室管理、檔案保密、利用、歸檔、檔案人員崗位職責等制度的規范，建立檔案安全應急處置預案，高標準地編制機關事業單位“三合一”制度，明確檔案收集范圍和保管期限。四是完善培訓機制。定期舉辦檔案人員崗位培訓和繼續教育培訓，及時掌握信息技術發展的動態和檔案管理發展趨勢，提升實際操作能力和服務水平，切實推動檔案管理工作走向規范化。

結語

做好新時期機關事業單位檔案管理工作，要本著對歷史負責、對工作負責的原則，突出重點，努力實現檔案業務建設、檔案服務能力、依法治檔水平和檔案干部隊伍素質的全面提升，以標準化、現代化的檔案治理模式推動流程再造，推動檔案治理體系現代化。

參考文獻

[1]田富祥.把握“三個維度” 強化依法治檔 深入推進新修訂的《檔案法》貫徹實施[J].蘭臺世界，2021（06）：14-15.

[2]李宇斐.檔案數字化工作要謹防失泄密[J].保密工作，2018（08）：15-16.

[3]崔娟娟.新時期機關檔案數字化建設工作探討[J].蘭臺內外，2023（02）：07-08.