探討信息時代醫院綜合檔案管理的新思路

摘 要：隨著信息時代的迅猛發展，醫院信息化管理與現代信息化、網絡化技術相結合，已成為時代發展的風向標。因此，信息時代背景下加強醫院綜合檔案管理，有助于提高管理效率與準確性，促進醫療的精準性以及推進依法依規進行監督和檢查。當前，醫院綜合檔案管理面臨檔案意識不強、管理模式有待創新、數字技術不完善以及管理人員綜合素質不高等問題的挑戰。筆者結合醫院檔案工作的深耕經驗，深化信息技術的應用研究，提出信息時代醫院綜合檔案管理的新思路。

關鍵詞：信息時代；醫院；綜合檔案管理；新思路

隨著信息時代的持續推進，信息技術對醫院綜合檔案管理起到重要作用，利用信息化和智能化減少各項瑣碎的任務，大幅度提升醫院綜合檔案管理的效率和精度。然而，目前醫院引入信息化技術廣泛應用之后，綜合檔案仍然存在對信息化引入之后的“水土不服”等現象。基于此，醫院領導和管理人員應強化檔案管理意識、加大資源投入、構建數字檔案平臺以及打造專業化人才隊伍，為滿足醫院高質量發展貢獻檔案力量。

1 信息時代醫院綜合檔案管理的必要性

1.1 提高管理效率與準確性

進入信息化時代，信息化建設是醫療工作建設的重點之一[1]。隨著醫療技術的不斷進步和醫院業務的不斷拓展，醫院產生的檔案數量劇增，包括病歷檔案、人事檔案、科研檔案和設備檔案等。具體而言，人事檔案記錄了醫院員工的基本信息、工作經歷和業績表現等內容，是醫院進行人力資源管理的重要依據。財務檔案記錄了醫院的財務收支情況，是醫院進行財務管理的重要依據。科研檔案記錄了醫院科研課題檔案、學術論文檔案、科研成果等情況，為醫院對醫務人員開展科研工作提供參考和支持。設備檔案記錄了醫院采購、修繕、淘汰設備的信息記錄，是醫院進行國有資產有效管理的憑據。通過數字化與網絡化等手段，可以實現對檔案信息的快速檢索、分類、存儲和傳輸，大大節省了人力和時間成本，同時減少因人為因素導致的錯誤。

1.2 促進醫療的精準性

信息化檔案管理能夠整合和共享海量的醫療數據，包括患者的電子健康記錄、醫學影像和檢查結果等。這種整合打破傳統紙質或分散電子檔案管理模式下的信息壁壘，方便醫生能夠全面了解患者的健康狀況、問診情況及檢查情況，幫助醫生制定更為精確的診斷和治療策略。現在很多疾病需要多學科聯合診療，需要不同科室的醫生實時共享患者的檔案信息，共同探討病情，制定更加精準的綜合治療方案。對于一位患有復雜疾病的患者，外科、內科和影像科等多個科室的醫生可以同時查看患者的病歷與影像檢查結果等檔案資料，從各自專業的角度提出診斷意見和治療建議，經過綜合分析后確定最適合患者的治療方案，提高醫療的精準性和治療效果。

1.3 促進法規遵循的監督和檢查

當前，《檔案法》及《實施條例》均專門設置了“檔案信息化建設”章節，對電子檔案的合法要件、地位、作用、安全管理要求和信息化系統建設等方面做出明確規定[2]。醫院作為特殊的公共服務機構，需要遵守眾多的法律法規要求。信息化管理可以幫助醫院通過電子病歷系統確保病歷檔案的合法性和合規性，利用財務檔案管理系統確保財務信息的真實性和準確性、借助基建管理系統確保醫院基建信息的安全性和質控性等。尤其保護患者隱私是醫院的法定義務，由于醫療檔案中包含了患者的個人信息和病情隱私，信息化管理系統可以確保患者檔案的安全性和保密性。醫院也可以通過信息化系統對患者隱私保護情況進行監測和管理，及時發現和處理可能存在的隱私被泄露風險，確保醫院在保護患者隱私方面符合法律法規的要求，有助于醫院避免因違反法律法規而帶來的風險和損失。

2 信息時代醫院綜合檔案管理面臨的挑戰

2.1 檔案意識不強

部分醫院領導及管理人員缺乏檔案管理意識，過度重視臨床醫療，忽視行政管理工作。大多醫院注重經營規模、業務拓展和專業技術提升等工作，忽略對醫院綜合檔案的管理。具體表現：一是對檔案重要性認識不足。對醫院領導層面而言，部分醫院領導認為檔案管理只是一項輔助性工作，在醫院發展戰略中處于邊緣地位，繼而將主要精力放在醫療業務的拓展和經濟效益的提升上，對檔案管理工作重視程度不夠。從醫護人員而言，很多醫護人員專注于臨床診療工作，認為檔案的填寫和整理是額外負擔。在日常工作中，往往只注重患者的治療過程，而忽視了病歷等檔案資料的規范記錄和及時歸檔。二是檔案管理的參與度低。主要集中在各部門之間缺乏協作精神，醫院臨床科室、醫技科室與檔案管理部門之間在檔案管理方面缺乏有效的溝通與協作，導致檔案收集不全面。一些重要的檢查報告、會診記錄等未能及時歸入患者檔案，影響了檔案的完整性。同時，部分行政員工對檔案的安全保護意識不強，將重要的病歷檔案隨意放在開放的辦公區域，或者未經授權將檔案資料借給他人，增加檔案丟失、損壞或泄密的風險。

2.2 管理模式有待創新

醫院綜合檔案管理工作的有序開展離不開完整的管理體系[3]。然而，部分醫院在管理職責和管理部門上未明確劃分準確的范圍，這使得檔案管理較為混亂，難以實現檔案管理模式創新。具體表現：一是管理制度不完善。醫院對于綜合檔案科學化管理重視程度不夠，尚未根據信息化發展需要制定檔案信息化管理制度、規范條例以及分類歸檔的方法，極大地降低了醫院綜合檔案的服務效率。二是服務意識淡薄。醫院檔案管理人員的服務意識相對淡薄，往往只注重檔案的保管，而忽視了檔案的利用服務。醫院檔案管理人員主要以被動的查閱服務為主，缺乏主動的推送服務和個性化服務，更缺乏為醫院的醫療、科研和管理等部門提供檔案信息服務。

2.3 數字化技術不夠完善

當前，各醫療機構業務條線各自為政、數據技術標準和信息化建設水平差異直接制約檔案的開發利用和服務工作[5]。由于各醫療機構檔案信息化建設存在技術設備落后、資源投入不足以及共享利用困難等現象，導致檔案數字技術應用管理千差萬別。一是技術設備落后。個別醫院在檔案數字化過程中所使用的數字化掃描設備、數據庫管理系統等可能較為落后，無法滿足當前檔案數字化工作的需求。盡管有些醫院在陸續使用智能化和數字化的檔案管理技術，卻出現了適配度不高的現象。二是資源投入不足。檔案數字化轉型需要大量的人力、物力和財力投入，包括設備購置、數據清洗和整理、技術培訓等。由于醫院對于檔案管理的資金撥付有限，大量預算偏向于科研水平的提升高、醫療設備更新、專業人才引進等方面，對于檔案信息化建設的資金支持力度不夠，使得檔案管理設施設備無法迭代更新。三是共享利用困難。數字技術的共享功能已在北上廣深的醫院應用廣泛，而中西部地區的醫院數字技術應用主要在臨床醫療方面，對于人事部門和財務部門依舊采取專人負責紙質檔案工作，缺乏專人管理本部門系統及不同業務部門間檔案管理系統的共享功能。

2.4 人員專業化素質不強

醫院的檔案管理人員從專業背景、年齡結構和職稱層級均呈現綜合素質良莠不齊的樣態。由于醫院檔案管理業務培訓力度較低，導致檔案管理的專業素養不強。從專業背景而言，許多醫院的檔案管理人員并非檔案學專業出身，多為兼職，缺乏系統的檔案管理專業知識，對檔案管理的原則、方法和技術了解有限，在檔案的收集、整理、保管等基礎工作中，因專業知識不足而出現錯誤，影響檔案的查找和利用效率。從年齡結構而言，部分醫院檔案管理人員年齡偏大，雖然他們具有豐富的工作經驗，但對新技術、新方法的接受能力較弱，不能熟練地進行檔案管理信息化系統的操作和應用，影響工作效率的提升。從職稱層級而言，醫院檔案管理領域高級職稱人員數量較少，中級及以下職稱人員占大多數。由于高級職稱人員的引領作用不足和低職稱人員職稱晉升空間有限，難以提升醫院檔案管理工作在行業內的地位和影響力。從檔案培訓工作而言，大多醫院沒有制定完善的檔案培訓方案，更缺乏將這方面的人員送出去參與專業化的培訓，忽略了長期性的人才發展戰略，致使檔案管理人員的專業能力得不到有效提高。

3 信息時代醫院綜合檔案管理新思路

3.1 強化檔案意識

3.1.1樹立檔案管理意識。醫院工作人員要將本職工作與醫院檔案管理工作有機結合在一起，利用檔案管理理念指導日常工作的開展，將“互聯網+檔案管理”的相關標準與理念落實到實際工作中，對醫生和護士進行病歷檔案管理培訓，強調病歷的規范書寫、及時歸檔和保密要求；對行政管理人員進行文件檔案管理培訓，講解文件的分類、整理和存儲方法。推動醫院綜合檔案工作，需要營造工作人員認識、重視和支持檔案工作的良好氛圍，讓從事醫院檔案的工作人員牢固樹立檔案管理意識。

3.1.2增強檔案服務意識。組織員工參加檔案管理軟件的使用方法、電子檔案的存儲和保護、信息安全知識等檔案管理信息化培訓，提高員工的檔案服務意識。醫院檔案工作人員可以深挖醫院黨史和院史，打造醫院醫療品牌、歷史品牌和文化品牌。充分利用數字技術修復檔案資料，提升醫院在醫療行業的影響力。同時，利用數字檔案平臺也可以及時幫忙查詢員工所需要的檔案資料，提升對檔案工作的滿意度。

3.2 加大資源投入

3.2.1加大資金投入。醫院領導層要持續加強對于醫院綜合檔案信息化管理的財政支持，在制度、資金和人力資源等方面向檔案信息化傾斜。一方面，醫院應在年度預算中合理安排一定比例的資金用于檔案工作。可以對醫院各部門的預算進行統籌規劃，適當壓縮其他非關鍵領域的開支，以增加檔案工作的資金投入。另一方面，醫院可以向衛健主管部門、檔案管理部門申請專項經費，用于檔案工作的升級改造。同時，爭取與相關企業、社會組織進行合作，得到他們的資金贊助或捐贈。

3.2.2 加大制度投入。醫院應根據信息技術引入與檔案工作建設需要，持續構建檔案管理工作的制度建設。可參照《中華人民共和國檔案法》和《衛生檔案管理暫行規定》，結合醫院實際情況，擬定《醫院綜合檔案管理流程與標準》，規范病歷檔案的錄入格式、圖像檔案的分辨率要求和標準，確保數字檔案的規范性和一致性。《醫院綜合電子文件歸檔與責任制度》規定臨床科室醫生負責準確錄入患者的診療信息，檔案管理部門人員負責檔案的審核、歸檔和維護等，一旦出現問題可追溯責任。《醫院綜合檔案信息化安全保密制度》規定不同級別的人員具有不同的訪問權限，對重要的檔案數據進行加密處理，定期對檔案數據進行備份等。

3.3 構建數字檔案平臺

3.3.1選擇合適的技術架構。醫院應考慮長遠發展和業務情況選擇適配醫院檔案工作的技術架構。采用云計算技術，實現彈性擴展和高可用性。云計算可以根據醫院的業務需求，動態調整存儲和計算資源，降低硬件投入和維護成本。運用大數據技術，對檔案數據進行深度分析和挖掘。通過分析病歷數據，發現疾病的流行趨勢和治療效果，為醫療決策提供依據。采用區塊鏈技術確保檔案的安全性和真實性。區塊鏈的去中心化與不可篡改等特性可以有效防止檔案被篡改或偽造。

3.3.2促進檔案平臺功能優化。一是檔案存儲與管理功能優化。建立完善的檔案分類體系，便于檔案的存儲和檢索。實現檔案的版本控制和歷史記錄管理，確保檔案的完整性和可追溯性。二是檔案檢索與利用功能優化。開發強大的檢索功能，支持多種檢索方式，提供快速準確的檢索結果，提高檔案的利用率。建立檔案共享機制，根據不同用戶的權限設置，實現醫生可以查閱患者的病歷檔案，科研人員可以獲取相關的科研數據。

3.4 打造專業化人才隊伍

3.4.1優化招聘與引進機制。在招聘過程中，醫院應明確檔案管理崗位的招聘標準，注重應聘者的專業背景、實踐經驗和綜合素質。通過校園招聘、社會招聘、內部推薦等多種渠道，吸引更多優秀的人才加入檔案管理隊伍。經過筆試和面試的選拔，挑選出既懂得醫院綜合檔案現代管理技能，又了解新興技術的復合型專業人才。就目前的中西部醫院發展而言，引進檔案相關專業的研究生應盡量控制在2-3名，為醫院綜合檔案的精細化管理持續注入源頭活水，但盡可能招聘本科生，減少引進費用的支出。

3.4.2健全培訓教育體系。新入職的檔案管理人員圍繞檔案基礎知識、法律法規、制度與流程、技術應用、保密管理等方面接受系統的入職培訓。定期組織外出參觀、專題培訓等在職培訓活動，提升檔案管理人員的專業技能和業務水平。根據醫院實際情況和需要，對醫院全體員工特別是檔案工作人員和相關部門主管等關鍵崗位的人員設定不定期的培訓計劃，從而打造綜合素質高、檔案專業水平強、業務工作作風硬的檔案人才隊伍，以提升醫院檔案人才隊伍建設。

結語

綜上所述，在信息化時代，醫院綜合檔案管理既需要醫院領導高度重視，構建頂層設計，有需要醫院員工廣泛參與，在適應信息化發展的潮流中，全面提升醫院人員對檔案工作的相關理念與技術認識。醫院要緊跟時代步伐，充分認識海量的綜合檔案信息將是掣肘醫院高質量發展的因素，充分利用檔案現代化建設與高質量發展相結合，推動醫院綜合檔案信息化更上新臺階。

參考文獻

[1] 董曉彤，王香，劉福蓬，等.國內外衛生信息化發展研究比較[J].中國衛生事業管理，2019，36（02）：119．

[2] 周學芬.高校學生檔案全面信息化的必要性和可行性分析[J].蘭臺內外，2021（5）：1-3.

[3] 陳紅.“互聯網+”時代醫院綜合檔案管理的探索[J].檔案與建設，2022 （05）：63.

[4] 徐震，杜宣寧.醫院檔案的信息化管理初探[J].江蘇衛生事業管理，2017（04）：91.