數字化轉型在醫科大學檔案管理中的應用與探索

[摘 要]隨著信息技術的迅猛發展，數字化轉型已成為高校檔案管理創新與變革的核心方向。醫科大學作為專業化程度較高的學術機構，其檔案管理面臨著信息多樣化、數據量龐大和安全性要求高等挑戰。本文將探討數字化轉型在醫科大學檔案管理中的應用與探索，包括檔案管理數字化轉型概述、應用現狀、檔案管理的策略與措施以及探索與創新等，為提升醫科大學檔案管理的質量與效率提供有益的參考。

[關鍵詞]數字化轉型；檔案管理；醫科大學；信息化；技術創新

數字化轉型不僅是技術的更新換代，更是管理理念和工作模式的深刻變革。對于醫科大學而言，檔案管理不僅要承擔傳統的文書管理職責，還涉及醫療科研數據、教學成果和學術記錄等多種類型信息的整理和維護。檔案管理的數字化轉型勢在必行，這將有助于提高信息的存儲和檢索效率，確保檔案數據的安全性和完整性，促進信息的共享與流通。

一、檔案管理數字化轉型概述

（一）檔案管理數字化的基本框架

數字化檔案管理的基礎是檔案的數字化存儲，傳統的紙質檔案需要經過掃描和轉換，形成電子文件，電子檔案的存儲通常涉及數據庫系統的建設，這些數據庫需要具備高效的數據檢索和管理能力。數字化檔案管理需要構建完善的信息系統，信息系統包括檔案管理軟件和數字檔案系統，負責檔案的分類、索引和檢索。這些系統的設計必須符合檔案管理的實際需求，支持多種數據格式，能夠進行快速的數據檢索和管理，同時具備強大的數據安全防護功能。電子檔案的存儲雖帶來了便利，但也面臨數據丟失和損壞的風險。

醫科大學檔案管理中必須建立多重備份系統，該系統需要包含數據冗余，將檔案數據復制并存儲在多個物理介質上，如硬盤、磁帶和光盤等，以防單一存儲介質故障造成的數據丟失；異地備份，將數據備份存儲在不同的地理位置，即使發生自然災害或突發事件，也能夠保證數據的完整性和可恢復性；自動化備份，配置自動備份系統，定期進行數據備份，減少人工干預帶來的錯誤或遺漏，確保備份的及時性和完整性；備份驗證與恢復演練，定期進行數據備份的驗證和恢復演練，確保備份數據的可用性和恢復過程的順利進行。這包括測試備份數據的完整性和準確性，以便在需要恢復時能夠快速且準確地還原數據，確保檔案數據的長期安全和可用性。

（二）醫科大學檔案管理數字化的必要性

醫科大學的檔案種類繁多，涉及教學、科研、醫療和行政等多個領域，數據量龐大且復雜，通過數字化轉型，可以將各類檔案信息集中存儲在電子系統中，實現統一管理，提高信息的處理效率和質量。醫科大學的檔案管理涉及大量的科研數據和醫療記錄，這些數據的安全性和隱私保護尤為重要。數字化檔案管理通過先進的加密技術和權限控制機制，可以有效保障數據的安全性和隱私性，防止數據泄露和篡改。醫科大學的教學和科研活動需要大量的信息共享和協作。數字化檔案管理系統可以實現跨部門、跨學科的信息共享，打破信息孤島，促進不同領域的協作與交流，提升科研和教學的效率和效果。隨著學校的發展和檔案量的增加，傳統的紙質檔案管理方式將面臨越來越大的壓力，數字化轉型可以為檔案管理提供靈活的擴展性和可持續性，支持學校未來的長期發展和信息化需求[1]。

二、數字化轉型在醫科大學檔案管理中的應用現狀

（一）檔案數字化轉型在醫科大學日常管理工作中的具體應用

檔案數字化轉型在醫科大學的日常管理工作中得到廣泛應用，使得檔案的收集和整理更加高效。傳統的紙質檔案需要大量的人力和時間來分類、整理和歸檔，而數字化檔案管理系統能夠自動化完成這些流程，通過掃描和自動分類技術將紙質檔案快速轉化為數字格式，大大減少了人工干預和錯誤。數字化轉型極大改善了檔案的檢索和查詢效率，傳統的檔案管理模式下，檢索和查找特定檔案往往需要耗費大量時間和精力，尤其是在檔案量大的情況下，而利用檔案數字化管理系統，用戶可以通過關鍵詞、日期、類別等多種方式快速檢索到所需檔案，縮短了檔案查詢的時間。另外，數字化轉型還促進了檔案的共享和利用，借助數字化平臺，醫科大學的各個部門可以實現檔案資源的共享和協同工作，打破了傳統紙質檔案管理中的部門壁壘，極大提升了工作效率。

（二）數字化檔案管理在醫科大學科研與教學中的支持作用

數字化檔案管理在醫科大學的科研和教學中發揮了重要的支持作用。首先，它顯著提高了科研人員的數據獲取和利用效率。數字化檔案系統使科研人員能夠快速檢索、訪問和分析大量的歷史數據、實驗記錄和學術文獻，從而縮短了研究準備時間，促進了研究的深入開展。其次，數字化檔案管理為教學活動提供了便捷的支持。教師可以通過系統輕松上傳和分享教學資料，學生也能隨時獲取所需的學習資源，提升了教學效率和質量。此外，數字化管理還增強了科研成果的保存和共享能力，確保了學術成果的長期可用性，促進了校內外的學術交流和合作。通過數字化檔案系統，醫科大學可以實現數據的長期存儲和跨部門共享，為教學改進和科研創新提供有力的支持。數字化轉型還使得檔案管理能夠適應學科交叉和教學內容多樣化的需求，提供了靈活的分類和檢索功能，進一步提升了科研和教學效果[2]。

（三）醫科大學檔案管理數字化轉型過程中面臨的主要問題和挑戰

盡管數字化轉型為醫科大學檔案管理帶來了諸多優勢，但在實際推進過程中仍面臨嚴峻的問題和挑戰。首先，技術和設備的更新問題成為制約因素。許多醫科大學由于資金有限，無法及時更新和維護先進的數字化技術和設備，從而影響了系統的效率和穩定性。其次，檔案管理人員的數字化技能不足也是一個關鍵挑戰。現有人員對數字化系統的操作和維護能力較弱，缺乏必要的培訓和支持，這可能導致系統使用不當和效率低下。數據安全和隱私保護問題同樣突出。盡管數字化管理系統擁有加密和備份功能，但仍存在數據泄露和網絡攻擊的風險，這對敏感信息的保護提出了更高要求。最后，標準化和兼容性問題也不容忽視。不同系統間的數據格式和處理方式不一致，導致數據共享和交換的困難，影響了整體檔案管理的協調性和效率。為解決這些問題，需要綜合考慮資金投入、人員培訓、技術升級和標準制定等多方面因素[3]。

三、數字化轉型中醫科大學檔案管理的策略與措施

（一）制定全面的數字化轉型規劃

在數字化轉型過程中，制定全面的規劃是確保轉型成功的關鍵步驟。醫科大學需要根據自身的實際情況，設定明確的目標和階段性任務。全面的規劃應包括對現有檔案管理系統的評估、未來需求的預測以及資源的配置。通過系統化的規劃，大學可以明確轉型的方向和重點，確保每一步都能夠高效、有序的推進。此外，轉型規劃還應考慮到技術選擇和實施路徑的具體細節。選擇適合的技術平臺和工具，設計科學的實施步驟，可以有效減少轉型過程中的風險和問題。例如，醫科大學的檔案管理中可以分階段實施轉型，從基礎設施的升級開始，再逐步擴展到系統功能的提升和流程的優化。全面的規劃不僅提供了清晰的行動指南，也為后續的執行和調整提供了依據。

（二）建立跨部門的協作機制

數字化轉型不僅僅是技術層面的變革，更是組織內部協作的挑戰。建立跨部門的協作機制是實現轉型目標的重要措施。醫科大學應設立專門的轉型協調小組，匯聚信息技術、檔案管理、行政支持等多個部門的資源。通過建立明確的溝通渠道和合作機制，可以提高各部門之間的協調性，確保轉型過程中的各項任務得到有效執行。跨部門的協作還應包括制定統一的工作流程和標準，確保各部門在實施過程中能夠保持一致。例如，在實施新的檔案管理系統時，技術部門需要與檔案管理部門密切合作，確保系統的功能滿足實際需求，并在實施過程中提供技術支持。通過加強部門之間的合作，有效提高轉型的效率和效果[4]。

（三）加強員工培訓與技能提升

在數字化轉型中，員工的培訓與技能提升至關重要。醫科大學需要制訂系統的培訓計劃，確保所有相關員工都能掌握新系統的操作和管理技能。培訓內容應包括新技術的使用方法、系統操作的流程以及常見問題的處理技巧。通過系統培訓，可以提升員工的技術能力，增強他們對新系統的適應能力，從而確保轉型工作的順利進行。技能提升應是一項持續的工作。隨著技術的不斷發展和系統功能的更新，員工需要不斷學習和適應新變化。醫科大學可以定期組織進修和培訓，邀請專家舉辦講座，或者提供在線學習資源，以幫助員工保持技能的更新和提高。通過持續的技能提升，員工能夠更好地應對數字化轉型中的挑戰，提升整體的工作效率和管理水平。

（四）持續評估與改進數字化管理系統

數字化轉型是一個需要不斷改進的過程，醫科大學應建立持續評估機制，定期檢查和評估數字化管理系統的運行情況。這包括對系統性能、用戶反饋、數據安全等方面的全面審查。通過定期評估，可以及時發現系統中的問題和不足，并進行針對性改進。系統改進應基于評估結果，結合實際需求進行調整。醫科大學可以通過用戶反饋和數據分析，了解系統的使用情況和存在的問題，針對性地進行功能優化和技術升級。例如，如果發現系統在高峰期出現性能瓶頸，可以及時進行擴展和優化，以提升系統的穩定性和響應速度。持續的評估和改進不僅能確保系統的高效運行，也能夠不斷提升用戶體驗，推動數字化轉型的成功實現[5]。

四、數字化轉型在醫科大學檔案管理中的探索與創新

（一）創新的檔案管理模式

在數字化轉型的背景下，醫科大學的檔案管理不斷探索創新模式，主要體現在管理模式、技術應用、數據利用和安全保障等方面的變革。學校通過跨部門、跨學科的集成化管理平臺，打破信息孤島，提升檔案管理的效率和資源利用率；引入人工智能、機器學習和自然語言處理技術，實現檔案分類、檢索和更新的智能化；利用區塊鏈技術構建安全、透明的檔案存儲與訪問系統；積極探索跨部門、跨校際的檔案共享與協作模式，建立智慧檔案館，集成物聯網、大數據分析和云計算技術，以提升檔案管理的智能化和自動化水平，從而為醫學教育和科研提供更加高效和精準的支持。例如，一些醫科大學在其檔案管理系統中引入了智能標簽和條形碼技術，通過自動掃描和數據記錄，使得檔案管理更加精確和透明。這些創新不僅提升了檔案管理的效率，也為檔案的安全性和完整性提供了保障。

（二）虛擬現實與增強現實技術的應用

虛擬現實和增強現實技術在檔案管理中的應用代表了數字化轉型的前沿趨勢。虛擬現實技術可以用于檔案展示和虛擬展覽，為研究人員和學生提供沉浸式的檔案體驗。例如，醫科大學可以利用虛擬現實技術創建虛擬檔案館，用戶能夠在虛擬環境中瀏覽檔案資料，從而增強對檔案內容的理解和記憶，這種技術豐富了檔案展示的形式，提高了檔案的可訪問性。增強現實技術則可以在檔案查詢和交互中發揮重要作用。通過在實際環境中疊加數字信息，增強現實技術能夠實時顯示檔案的相關數據和背景信息，這樣的技術讓管理人員對檔案的查詢和利用變得更加直觀和便捷。例如，利用增強現實技術，用戶可以在查閱檔案時直接看到附加的解釋或相關的歷史背景信息，從而提升了檔案的實用性和用戶體驗。

（三）檔案數字化轉型中的用戶體驗優化

在檔案數字化轉型過程中，優化用戶體驗是一個關鍵環節，用戶體驗直接影響到檔案管理系統的使用效果和用戶的滿意度。為了提升用戶體驗，醫科大學可以從系統的界面設計、操作流程和功能設置等方面入手。例如，通過簡化操作界面和提供友好的導航設計，能夠減少用戶在使用過程中的學習成本和操作難度，從而提高使用效率。此外，用戶反饋也是優化體驗的重要依據，醫科大學的檔案管理中需要通過定期收集和分析用戶反饋識別系統中的問題和不足，并及時進行改進，不斷提高檔案數字化轉型中的用戶體驗。例如，通過用戶調查和使用數據分析，了解用戶在系統使用中的痛點和需求，針對性地優化系統功能和界面設計，能夠有效提升用戶的滿意度和系統的整體性能[6]。

結束語

在數字化轉型的背景下，醫科大學的檔案管理正經歷著深刻的變革。電子檔案系統的應用、智能化的數據處理、遠程訪問與協同工作平臺的引入，以及檔案管理與信息系統的集成，都是推動這一變革的重要力量。這些措施不僅提升了檔案管理的效率和精確度，還增強了信息的可訪問性和安全性。隨著技術的不斷進步和應用的不斷深化，醫科大學的檔案管理將迎來更加智能化和系統化的發展。為了確保數字化轉型的成功，學校需要持續關注技術更新、優化管理策略，積極應對挑戰，以實現檔案管理的高效、便捷和安全。

參考文獻

[1]滕曉軍.數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用研究[J].黑龍江檔案，2024（2）：261-263.

[2]陳紅.數字化檔案管理信息系統在醫院檔案管理中的應用[J].辦公自動化，2024，29（2）：70-72.

[3]鄒軍麗.淺議數字化信息技術應用在醫院人事檔案管理中的重要性[J].蘭臺內外，2023（20）：28-30.

[4]馮旋.探索數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用[J].行政事業資產與財務，2020（10）：105-106.

[5]王立紅.醫院檔案管理數字化系統的全面升級與應用研究[J].蘭臺內外，2024（19）：19-21.

[6]萬麗.數字化背景下醫院檔案管理體系的建立與完善[J].黑龍江檔案，2024（1）：168-170.

作者簡介：蘇楠（1983— ），女，漢族，遼寧沈陽人，南方醫科大學檔案館，助理館員，本科。

研究方向：檔案管理。