數字化轉型背景下煤炭企業檔案管理發展路徑探析

摘 要：大數據時代，檔案管理模式迎來全面的變革發展。對于煤炭企業來講，檔案管理信息化轉型是企業實施時代轉型的必經之路。當前，煤礦企業檔案管理還存在技術信息化利用不高、數字化轉型建設意識薄弱、專業檔案管理人員數量較少、管理工作理念不夠先進等系列問題。文章就煤炭企業檔案發展過程中出現的問題展開了深刻剖析與探究，分析了大數據技術給檔案管理工作帶來的機遇、變化與挑戰，并結合問題的產生與發展提出了檔案管理發展路徑建設意見。煤炭企業必須積極引入大數據技術，創新檔案管理和模式，實施檔案信息的智能化管理，提高管理人員的專業技能，合理應對新環境下的挑戰與危機，才能最終促進企業檔案管理工作在大數據環境下的可持續發展。

關鍵詞：數字化；煤炭企業；檔案管理；發展路徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

煤炭企業是我國重要的能源行業和實體經濟支柱，隨著大數據時代的到來，煤炭產業發展也經歷了一場深入變革，數字經濟逐漸融入實體經濟，企業信息化發展呈現出規模性數據態特征，要求對企業發展起到重要支撐的檔案管理信息化建設工作也要隨之調整，加快數字化轉型升級，從“紙質文檔”向“電子文檔”轉變，從“文件處理”向“數據處理”轉變。但在數字經濟時代轉型期，我國大部分企業都面臨著檔案信息化轉型的難題，陳舊的管理模式、滯后的信息化技術和非專業的檔案管理人員等因素嚴重制約了檔案管理的發展。因此，國家檔案局2023年8月8日21號令公布了《企業檔案管理規定》，設置了“檔案信息化建設”專章，明確了企業檔案信息化建設的總體要求、工作目標和思路，為煤炭企業檔案管理發展路徑指明了方向。

一、煤炭企業檔案數字化轉型管理現狀和存在的問題

1.檔案管理信息化利用率不高，數字化轉型建設意識薄弱

檔案主要是對企業在經營活動中產生的資料和信息的真實記錄，為其他業務有序開展提供參考、創造條件，是企業實施資源開發、人員配置的基本依據，對推動企業實現發展戰略具有十分重要的作用。但是長期以來，很多煤炭企業簡單地將提升經濟效益作為工作重心，而檔案管理與經濟效益的直接聯系較少。因此，企業對檔案管理的建設和投入有所忽視，導致部分煤炭企業的檔案管理方式仍然比較落后，甚至依然沿用紙質化等粗放型管理模式。雖然信息技術發展為檔案管理提供了技術支持，但是信息技術應用化程度不高。部分企業不重視檔案信息化設備設施的配置，數字化轉型建設意識薄弱，導致企業檔案信息化轉型效率低下，信息化效果較差。

2.檔案管理信息需求激增，傳統數字化檔案管理模式滯后

在信息時代，經濟形勢不斷發展變化，煤炭企業面臨著多種形式的競爭壓力，要提升企業的運行實力，企業的運營方式、組織管理等工作也需要相應實施調整。隨著企業發展，檔案信息數據不斷更新變化，文件管理也不斷復雜升級，對檔案管理工作的要求也逐步提高。大部分企業檔案管理在實體文件整理歸檔的同時，只是做到了簡單的數字化轉換原則，主要是做好傳統紙質檔案的信息錄入及普通的電子歸檔。數字化檔案的收集、處理與存儲所需要系統支持和技術操作并不完備，現有的配套和管理模式不能滿足日益增加的檔案管理信息數據，也無法在深入挖掘數據內容和調研信息數據的基礎上，對其進行全面分類、整合和處理，未能精準、高效完善檔案管理，即數字化轉型還不成功。

3.檔案管理人員業務能力參差不齊，責任意識和敏銳度較低

傳統煤炭企業檔案管理工作對管理人員的要求主要是對檔案工作簡單的記錄和保管。傳統的檔案管理部門存在檔案管理人員數量不足、技能水平較低，甚至出現其他部門人員兼職的情況，人員配置的科學性與合理性偏低。新時期，科學技術不斷推動檔案管理工作向著信息化、綜合性方向發展，煤炭企業檔案管理人員的能力和素養也需要進一步提升。在具備較強的檔案管理水平的基礎上，要求管理人員能夠熟練運用計算機，且對檔案管理所涉及的內容、類別能夠通過專業系統和技術操作實行準確分類、整合和存儲，提高檔案管理的工作效率。目前，大部分煤炭企業檔案管理人員配置還無法滿足此要求，專業職工的技能水平單一，復合型人員較少，責任意識和敏銳度較差。同時，由于時間和精力十分有限，人員工作培訓升級、能力優化力度跟不上信息時代發展對檔案管理的要求。因此，檔案管理人員現有水平不能全方位滿足此項工作的基本需求，直接影響了檔案管理的建設和發展。

二、大數據時代煤炭企業檔案管理信息化轉型的必要性和緊迫性

1.推動檔案管理數字化轉型，有利于煤炭企業科學、健康、長遠發展

檔案是企業在建設發展歷史進程中形成的具有重要價值的記錄材料，現代化的煤炭企業是推動國家社會經濟發展前進的能源動力。因此，其檔案管理工作轉型和發展極其重要。檔案管理記載了企業生產發展、經營管理的重要時刻和信息，尤其在歷經改革過程中形成的檔案都是企業制定發展決策的關鍵性依據。當企業面臨轉型升級的時候，可以通過調閱檔案的形式充分挖掘檔案信息，有效利用成果記錄，結合實際情況探索出解決問題的方法。因此，檔案管理工作對煤炭企業穩定、健康長遠發展具有重要意義。高效開展檔案管理工作，能夠實現傳統煤炭企業的轉型升級，推動煤炭企業長遠發展，提高煤炭企業的經濟效益。

2.加強檔案管理信息安全性建設，有利于筑牢煤炭企業安全墻

煤炭企業檔案記錄了煤炭企業的整個發展歷程，保存了企業內部各項工作的實施情況、發展成果和人力資源規劃等商業機密信息，是企業戰略發展的白皮書。從某種程度來說，它是企業發展的“商業機密”。因此，檔案信息化管理工作的安全性建設尤為重要。首先，應當加強檔案信息規范化建設，對電子存檔、信息儲存、數據查閱和系統維護等系統功能開展分類建設，保證管理的系統化、規范化；其次，應當嚴格設置檔案訪問權限，劃分查詢、檢索與下載的層級權限，加強檔案管理信息數據安全性建設；最后，應當重點培養檔案管理人員強烈的數據安全意識，煤炭行業的信息一旦被泄露，會直接影響我國經濟的正常運行以及人民群眾的正常生活。因此，加強檔案信息安全性建設和保護，對企業本身的經濟效益和國家經濟的安全都有至關重要的作用。

3.完善數字化檔案管理機制，有利于提高煤炭企業工作質量

完善煤炭企業的檔案管理機制，不僅能夠提升檔案管理部門的工作質量及效率，更重要的是還能夠實現企業檔案的信息化轉型，提升企業自身的工作質量和服務能力。首先，做好檔案管理系統配套和升級，在系統保障基本功能的前提下，還具有診斷、判別、篩選等鑒定功能。同時，還可以滿足科技人員對系統的二次利用和開發；其次，做好對檔案管理工作的分層負責工作機制，并建立監督控制體系。煤炭企業需要向各個管理人員發布檔案管理的具體任務，明確設置工作規范標準與要求，確保檔案的管理責任能夠落實到具體個人，各司其職，按照制度開展日常工作；最后，要建立健全考核指標體系，監督檔案管理人員妥善完成指標。煤炭企業可以依據該制度對檔案管理工作開展定期檢查，了解該制度的實際落實情況，對檔案管理人員的工作態度和能力做出正確判斷。

三、煤炭企業檔案管理發展路徑探析

1.健全信息化檔案資源管理體系建設

隨著大數據的發展，檔案管理工作的建設越來越重要，要求企業必須重視內部檔案的信息化管理工作，持續健全信息化檔案資源管理體系結構。一是完善數字檔案的收集與歸檔工作，對企業各項經營活動實施多角度的數據采集，采用文字、音頻與視頻等形式，保證信息收集的全面性與有效性，對數字信息與紙質資料實行合理歸檔；二是根據數據類型對檔案實行分類錄入，需要借助第三方技術及設備設施對企業現有的檔案信息加以科學采集和管理；三是通過優化企業的網絡對檔案實施開發、布局，提高檔案信息化管理水平，做到最大程度簡化調取信息；四是要做好相應的監督工作，對檔案工作人員在檔案的收集、歸檔、管理、保存和銷毀等方面實施監督，確保檔案收集和管理能夠規范化與高效化。

2.加強檔案管理制度優化升級

完善的制度是保證檔案管理工作穩步前行的基礎。在檔案管理數字化轉型大背景下，檔案資源搜集方式、管理模式及管理人員的工作方式都呈現出新的變化和特點。為了推動檔案管理工作更好的創新發展，檔案管理制度必須實行優化升級。一是要開展頂層制度建設，在組織學習國家、省市檔案數字管理制度的基礎上，結合單位實際，制定多層級的管理、執行及監督機制，實現管理的規范化、精細化；二是要開展流程化制度建設，在檔案管理的每個流程都要制定相關制度，從檔案保密、整理、移交、收集、鑒定以及歸檔等環節有制度可依，有條例可循；三是要開展精細管理模式，完善檔案結構，科學界定和劃分檔案。對煤炭企業的檔案管理制度實施全面分析，制訂科學的工作計劃，開展檔案知識輔導、制度培訓、制度討論，為檔案數字化管理做好制度鋪墊。對檔案的管理流程實施開發和利用，通過現代化方式提高利用率，為員工和企業查閱檔案信息提供便利。對檔案的內容和資源實施研究和深挖，為需要查閱的人節省時間，提高服務效率，強化管理過程。對檔案工作人員的要求標準、工作方法開展規范考核，確保檔案管理的流程性、安全性和高效性。

3.加大檔案管理復合型人才培育

煤炭企業的檔案管理人員是否重視管理工作，對檔案管理質量和企業發展有著直接關系。隨著信息化的不斷發展，對檔案管理人員的綜合工作能力和素養要求更高，加大檔案管理復合型人才的培育是提升檔案管理質量的核心任務。一是引入專業水平和綜合素質較高的全面型、專業性管理人才，加強人員配置的科學性與合理性，取消管理人員兼職，專業的事交給專業的人。只有這樣，才能提高檔案管理工作人員的工作效率， 幫助檔案管理工作更加自動化、數字化，大幅減輕工作人員負擔；二是要給檔案工作人員提供學習平臺，定期對他們開展專業培訓和思想宣講，加強管理人員對新知識、新方法的學習，夯實他們的專業技能，增強他們的責任感， 激發他們的創新力，確保煤炭企業檔案管理更加科學、高效；三是建立健全檔案管理人員考核機制，在現代檔案管理機制的指導下，使管理隊伍樹立責任意識和安全意識，高效、規范、精準地完成檔案管理工作。

4.優化數字化技術在檔案管理中的應用

在檔案管理數字化建設大背景下，檔案管理模式也在向“電子檔案為主、紙質檔案為輔”的方向轉型和過渡，需要利用數字化技術完成對傳統紙質檔案的轉化，并在系統中對轉化的電子檔案實施加工和處理，再將處理后的電子檔案輸送到大數據技術搭建的檔案信息管理系統中，最終構建一個系統科學、功能完備的電子檔案數據庫和操作平臺。一是要利用數字化掃描與識別技術完成紙質檔案向電子檔案的轉化。數字化掃描設備通過捕捉文檔的圖像信息，將其轉換成各種格式的電子文件。同時，掃描技術結合了文本和圖像識別等功能，使掃描后的文檔具備可搜索和可編輯的特性，圖像識別功能還能夠對不同的圖像信息展開識別、分類，提高了檔案管理效率；二是要搭建從業務系統到文檔系統數據對接的功能模塊。梳理電子文件歸檔范圍，對其組成材料及數據開展收集、整理和歸檔，通過不同數據類型對應的數據接口，將電子文檔實施歸檔、整理和入庫；三是要應用云存儲平臺作為檔案管理的存儲空間。云計算技術在檔案存儲空間、數據共享和安全管理方面具有獨特的優勢和作用，它提供了大規模、彈性可擴展的存儲空間，配備了備份等級制，能確保檔案數據的長期安全保存。同時，通過網絡技術使得檔案共享變得更加便捷、高效。

四、結論

煤炭企業在我國經濟建設中發揮了十分重要的作用。大數據時代，煤炭企業迎來了更高的發展要求，檔案管理是煤炭企業運行中的重要組成部分，檔案管理信息化建設是企業可持續性發展的智庫。為此，企業應全面推進檔案信息化建設，通過健全檔案資源信息化管理體系，加強檔案管理制度優化升級，組建高素質、專業性、復合型的檔案管理團隊，持續優化數字化技術在檔案管理的應用，不斷推動檔案管理數字化轉型建設的進程，為煤炭企業建立現代檔案信息管理機制奠定基礎，為企業決策和轉型升級提供科學的參考。

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作者單位：棗莊礦業集團新安煤業有限公司