淺議事業單位檔案管理中精細化的運用

摘 要：事業單位檔案信息是重要的決策依據。精細化理念運用到檔案管理工作中，可以實現檔案管理流程規范化、標準化、數據化，進而提升檔案管理質量、效率，促使事業單位長遠發展。基于此，文章對事業單位檔案管理中精細化的運用展開研究，闡述了事業單位檔案管理的作用，介紹了事業單位檔案管理中存在的問題，并提出了精細化運用原則和完善精細化檔案管理制度、創新精細化檔案管理方式、注重檔案管理隊伍建設、優化完善檔案管理流程、構建良好的檔案管理環境等精細化運用策略，希望可以提供給相關人員一些參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；精細化

中圖分類號：G271.3 文獻標識碼：A

現階段，在很多事業單位，檔案管理工作還存在一些問題，整體管理效果不佳，嚴重影響檔案功能的發揮。因此，事業單位相關人員需要創新管理理念、管理模式，不斷優化檔案管理流程與制度，嚴格根據相關流程操作規范開展檔案管理工作，提升管理質量。精細化理念，是一種新型管理理念，其強調了精、準、細、實，通過管理過程細化、目標激勵以及制度檢查與考核，提高檔案管理水平。在檔案管理工作中，可以把精細化理念運用其中，不斷優化檔案管理流程，且制定完善的管理制度，有效提高檔案管理水平，充分發揮檔案信息的價值，促進事業單位長遠發展。

一、事業單位檔案管理作用

檔案是歷史的記錄者，也是未來的指引者。在實際工作中，相關人員可以通過查閱檔案資料，科學規劃單位未來發展。事業單位檔案管理主要具有以下幾點作用：

1.行政管理作用

檔案管理工作是行政管理工作中的重要組成部分，其是單位制定各項規章制度的重要參考依據。簡單來講，在事業單位發展期間想要保證管理制度的有效性，需要基于檔案資料來制定。從中可以看出，檔案在一些方面可以給管理決策提供可靠的依據。

2.項目運營作用

檔案資料中包括單位各種業務往來，其具有憑證、參考的作用。檔案資料可以給單位管理提供各種管理數據。并且，通過檔案管理可以促進單位的運營發展，還可以提高單位項目管理水平。

3.文化作用

檔案和事業單位文化有著緊密關系，是單位文化中的重要內容，其見證了單位的發展歷程，為單位發展做好記錄。并且，檔案可以體現單位的精神文化、價值觀念，記錄單位各種文化氛圍，包括真實的照片、影像，都是單位的真實回憶，也是職工的寶貴經歷，其凝聚著單位的向心力。因此，檔案資料在單位文化中有著重要作用。

4.法律咨詢作用

檔案資料具有真實性特點，決定了其可以提供有力的證據數據。在檔案資料中，真實地記錄了職工何時、何地開展了什么工作，可以有效保護單位和職工利益不被損害，在法律層面獲得保障，也可以明確各方面的責任，避免產生不必要的糾紛。

5.培訓作用

檔案資料實際上也是教育資源，由于其是真實的記錄和反映，單位在開展職工培訓時可以把檔案資料作為教材、參考資料。并且，和其他資料相比，檔案資料的說服力更強，可以促使職工更加信服，特別是一些真實的案例記錄。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

1.管理制度有待完善

由于事業單位性質的影響，檔案管理工作較為復雜。相關調查顯示，部分事業單位檔案管理工作不夠系統化，缺乏完善的管理制度作為支撐，管理過程與流程存在隨意化問題，以至于檔案管理雜亂無章。并且，在查找檔案時，會浪費很多時間，嚴重影響工作效率。

2.管理方法有待創新

現階段，部分事業單位存在管理方法較為滯后的問題，仍然以紙質檔案管理為主，且檔案管理意識薄弱，一味地追求政績，在建設和維護檔案管理設備設施方面不夠重視，具體表現在管理設備設施較為陳舊，如檔案室中大多是鐵皮文件柜、書架等，計算機、掃描儀、投影儀等設備較少。該種管理方法已經無法滿足新時代背景下的單位檔案管理工作需求，管理效率較低，會在一定程度上阻礙事業單位的發展。此外，部分事業單位雖然實施了信息化檔案管理，但是由于檔案管理人員技術水平有限，在信息化管理模式下常常是顧頭不顧尾，沒有及時把檔案信息錄入數據庫，進而影響到檔案信息的維護工作。

3.管理隊伍建設問題

檔案管理工作對工作人員的要求較高，需要具備較強的文字分析能力、資料收集和整理能力以及計算機、信息技術應用能力等。目前，在很多事業單位中，檔案管理隊伍建設方面還存在一些問題，主要有以下幾點：第一，部分檔案管理人員身兼數職，以至于很難把注意力集中在檔案管理工作中，進而影響到管理效果；第二，部分檔案管理人員思想意識存在誤區，認為檔案管理就是簡單的分類、查找，導致工作中不認真對待，職業素養有待提升。第三，部分檔案管理人員是剛畢業的大學生，工作經驗不夠豐富，在面對較多的文檔資料時不知道從何下手。有些檔案管理人員雖然是老職工，具備豐富的工作經驗，但是由于其知識掌握沒有及時更新，缺乏計算機應用能力，進而影響工作效率。

三、事業單位精細化檔案管理的運用原則

1.全面性原則

針對事業單位來講，檔案管理工作時相關人員需要堅持全面性原則，深度融合精細化理念和全面性原則，高效整合各種信息數據，經過歸納和整理后形成完整的紙質檔案與電子檔案，進而給單位提供服務管理、配置人力資源、制定戰略目標的參考依據。

2.真實性原則

檔案可以給事業單位提供精準、有效的信息資源。在實際工作中，單位領導可以基于檔案信息資料做出相關決策?；诖?，在運用精細化管理理念時，相關人員需要堅持真實性原則，精準、客觀、真實、有效地處理收錄的檔案信息，促進單位長遠發展。只有基于真實的檔案信息，單位才可以做出滿足自身發展需求的決策，突出科學性、正確性的特點。

3.系統性原則

事業單位檔案管理屬于一項系統性工作。因此，在實際工作中相關人員需要堅持系統性原則開展檔案管理工作，有效實現精細化管理模式，提高檔案管理效率。在該過程中，相關人員需要基于實際情況，嚴格根據系統性操作流程，有效整合各種資料，其中涉及信息、材料、文件等內容，應明確資料的類型，且做好劃分工作，對于后續的查閱具有積極影響，可以提高檔案利用率。

4.關聯性原則

針對事業單位來講，檔案信息都是在職能活動中產生的，其具有自身形成的規律和特點。在實際工作中，相關人員需要嚴格遵循檔案形成規律，開展歸檔整理工作，可以有效減少個人對檔案資料的干預，保證檔案整理質量。在檔案產生與處理期間需要保證來源、時間、內容等有內在關聯，不僅可以記錄文件之間和文件組之間的關聯，還可以提升檔案記錄的有序性、完整性。通過關聯性原則，可以促使檔案資料更好地反映單位主要工作活動，也有利于未來的檢索與利用工作。

5.協調統一原則

在檔案精細化管理模式下，會運用到信息化手段。在該種情況下與紙質文件、電子文件的協調統一是非常必要的。想要做好該項工作，需要相關人員統籌規劃公文處理、檔案管理，在公文處理工作中前置檔案管理部分要求，在檔案管理工作中利用文書處理期間產生的相關信息，促使兩項工作成為整體。與此同時，在工作中應基于單位具體情況，保證是以哪種類型文件整理為主，再依次確定整理策略、方法，進而在整理方面實現協調統一。

四、事業單位精細化檔案管理的運用策略

1.完善精細化檔案管理制度

在新時代背景下，想要實現事業單位檔案精細化管理，需要建立完善的管理制度，明確精細化管理的重點內容，通過制度為支撐，提升檔案管理質量和效率。具體來講，可以從以下幾個方面入手：第一，適當修訂現有的檔案管理制度，突出管理制度網絡化特點，涉及借閱制度、歸檔制度等，保證各類信息資源真實且完善。例如，在歸檔制度中，要求相關部門將辦理完畢的文件、資料經過挑選分項或分類立卷和編號歸檔，且一般文件資料需要分級、分類，根據時間前后編號立卷，原則上一年成卷，年終歸檔。此外，還要求檔案室設置防潮、防蛀、防火的檔案柜或檔案箱，且需要安置防盜門（窗）、消防器材，保證檔案的安全。第二，注重責任制度構建。針對不同管理崗位，明確工作內容、職責，且配備專業人員監督，檢查相關制度的落實情況。對于嚴格根據相關制度開展檔案管理工作的人員，給予適當獎勵，反之則給予相應懲罰。第三，注重檔案材料收集工作的協調制度構建。在實際工作中，檔案管理人員需要注重和各個部門的交流與溝通，保證檔案資料收集的及時性與準確性，確保檔案管理工作規范性、便捷性開展。

2.創新精細化檔案管理方式

在新時代背景下，想要有效實現檔案精細化管理，在實際工作中事業單位需要打破傳統管理方式的束縛，注重管理方式的優化創新。具體來講，可以引入信息技術，創建檔案管理信息共享平臺，在該平臺實現分類管理檔案資料，不僅有助于檔案管理情況與效果的檢查，還有助于檔案的調用，減輕相關人員的工作量，提高檔案管理效率。與此同時，需要把信息技術作為基礎，多樣化管理檔案資料，如把文字、圖片和影像等集中管理，可以有效豐富檔案信息內容。此外，在實際工作中，相關人員需要重視信息化設備設施的維護工作，以防病毒入侵計算機而威脅到檔案信息的安全。在該過程中，相關人員需要及時查殺病毒，且做好備份工作，妥善保管重要的檔案資料，可以設置密鑰等，提升檔案管理的安全性。

3.注重檔案管理隊伍的建設

在事業單位檔案精細化管理模式下，需要注重檔案管理隊伍的建設，注重提升檔案管理人員的綜合能力和素養。具體來講，可以從以下幾個方面入手：第一，單位可以定期開展培訓活動，培訓內容包括檔案管理知識、信息技術操作等，以有效提高檔案管理人員能力以及應用信息軟件和技術的能力。與此同時，還需要注重開展職業道德教育，強化檔案管理人員的責任意識，促使其在工作中恪盡職守、吃苦耐勞、踏實肯干，更好地開展檔案精細化管理工作。第二，單位可以定期開展參觀學習活動，到其他單位學習檔案管理先進手段，拓寬檔案管理人員的視野，幫助其提升整體素養。第三，單位需要加強技能考核，促使其積極參與培訓和學習活動，針對考核結果較好的人員可以給予適當獎勵，調動其工作積極性，保證檔案管理質量和效果。

4.優化檔案管理流程

對事業單位來講，想要實現檔案精細化管理，需要制度、人員、方式等方面創新的同時，還需要優化檔案管理流程。具體來講，可以從以下幾個方面入手：第一，注重檔案管理工作運轉流程的優化。需要基于事業單位的實際情況，創建暢通的檔案收集、利用渠道，且注重責任機制的落實，把檔案管理工作程序細化到每個人身上，促使每個職工均可以樹立檔案管理意識，按時移交檔案資料，全面歸檔，以防由于隨意放置檔案資料而出現存儲、管理問題。第二，需要從收集、分類、整理、歸檔、貯存、保密、利用和銷毀等環節，逐步優化流程。優化后流程如下：收集—整理—鑒定—影像檢查和處理—完整OCR識別—提供利用。檔案管理人員應嚴格根據優化的流程開展檔案管理工作，保證管理規范性與高效性。

5.構建良好的檔案管理環境

在檔案精細化管理模式下，檔案管理環境的構建是非常重要的，不僅可以提升檔案保存質量，還可以延長其使用壽命?；诖耍趯嶋H工作中，相關人員在保存檔案時需要同時保留紙質檔案和電子檔案。在紙質檔案保存方面，由于其怕潮、怕陽光照射，需要存放在干燥適宜的房間，且定期通風、控制濕度，以防過于干燥而導致紙質檔案粉化。并且需要在該房間安置窗簾，避免檔案被照射而老化。如果單位檔案較多，可以購置移動檔案柜，不用時可以合攏到一起，使用時再推開，避免占用空間。在電子檔案保存方面，相關人員需要經常抽檢，定期播放錄像帶資料，避免其長期不使用而粉化。并且，需要注重提檔升級問題，可以利用刻錄機或新技術軟件，還原錄像檔案資料，通過光盤、移動存儲設備等保存資料，構建良好的檔案管理物質環境。

五、結束語

總而言之，在新時代背景下，在事業單位檔案管理中運用精細化理念是非常必要的，不僅能夠提高檔案管理的整體水平，還能夠促進單位長期穩定發展?，F階段，由于受到諸多因素影響，事業單位檔案管理工作中還存在一些問題，管理理念和管理模式較為滯后，難以滿足新時代背景下事業單位的發展需求。想要有效改善這一現狀，在實際工作中，相關人員需要明確精細化檔案管理的重要性，且基于當下存在的問題，制定針對性解決措施，把精細化理念滲透到檔案管理各個環節，有效提升檔案管理的有效性、規范性和標準性，實現事業單位檔案管理目標。

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作者單位：1.滕州市社會保險事業中心；2.山東農業大學