探析行政事業(yè)單位提升內(nèi)部控制有效性的策略

［摘 要］本文旨在探討行政事業(yè)單位增強內(nèi)部控制有效性的策略。從分析增強內(nèi)部控制有效性的意義入手，包括提高管理水平、保證資源合理利用、實現(xiàn)對智能過程的監(jiān)管以及有效控制內(nèi)部風險問題，詳細剖析了增強內(nèi)部控制有效性過程中存在的問題，如內(nèi)部控制工作執(zhí)行效率低、缺少制度保障、監(jiān)督環(huán)節(jié)不足以及對財務風險工作重視不足等。就現(xiàn)有問題針對性地提出了提高內(nèi)部控制工作執(zhí)行效率、完善內(nèi)部控制的制度保障、建立健全的內(nèi)部控制監(jiān)督環(huán)節(jié)以及加強財務風險工作管控等措施，以期為行政事業(yè)單位增強內(nèi)部控制有效性提供參考。

［關鍵詞］行政事業(yè)單位；內(nèi)部控制；有效性；策略

［中圖分類號］F20 文獻標志碼：A

現(xiàn)代社會行政事業(yè)單位的使命日益復雜，需要更加高效的內(nèi)部控制體系來支持其穩(wěn)健發(fā)展。行政事業(yè)單位提升內(nèi)部控制的有效性不僅關乎單位內(nèi)部穩(wěn)定運行，還直接關系對外服務的質(zhì)量和效率。因此，本文深入探討行政事業(yè)單位提升內(nèi)部控制有效性的策略。

1 行政事業(yè)單位提升內(nèi)部控制有效性的意義

1.1 提高內(nèi)部管理水平

內(nèi)部控制有效性的增強對行政事業(yè)單位提升內(nèi)部管理水平具有直接推動作用。強化內(nèi)部控制機制可以精準配置人力、物力、財力等資源，提高工作效率，同時節(jié)約管理成本。這種精細管理模式使單位在有限資源下取得最大產(chǎn)出。高效的內(nèi)部管理不僅提升了服務質(zhì)量，也增強了組織抗風險能力，確保單位可持續(xù)發(fā)展。通過提高內(nèi)部管理水平，行政事業(yè)單位能更好地適應外部環(huán)境變化，更好地實現(xiàn)組織目標，促進單位持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展。

1.2 保證資源合理利用

良好的內(nèi)部控制體系能確保資源的合理配置和充分利用。通過在內(nèi)部控制工作中制定明確的資源利用規(guī)范，行政事業(yè)單位能夠避免資源浪費和濫用，從而最大程度地將有限的資源投入滿足社會需求的事業(yè)中，不僅節(jié)約了資源，也增強了單位整體競爭力［1］。

1.3 實現(xiàn)對智能過程的監(jiān)管

隨著科技飛速發(fā)展，智能化工作流程在行政事業(yè)單位中得以廣泛應用。通過加強內(nèi)部控制，單位能夠確保智能過程合法合規(guī)，從而實現(xiàn)對智能化工作流程的精準監(jiān)管。健全的內(nèi)部控制體系可以確保智能過程不受非法干擾，遵守法律法規(guī)，提高數(shù)據(jù)的安全性和隱私保護水平。同時，監(jiān)管部門可以通過應用內(nèi)部控制體系實時獲取智能過程的運行數(shù)據(jù)，從而迅速發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題，保障智能過程穩(wěn)定和可靠。

1.4 有效控制內(nèi)部風險問題

內(nèi)部控制的有效性直接關系到單位的內(nèi)部風險控制。通過建立健全的內(nèi)部控制體系，單位能夠預防和應對各類風險事件。嚴格的內(nèi)部控制措施和監(jiān)督機制使得單位可以快速發(fā)現(xiàn)并及時應對潛在風險，保障單位穩(wěn)定運行，不僅可以增強單位抗風險能力，還為推動單位長期發(fā)展提供了可靠的保障［2］。同時，合理的內(nèi)部控制能夠防范內(nèi)部腐敗風險，維護單位聲譽并增強公眾對行政事業(yè)部門的信任。

2 行政事業(yè)單位提升內(nèi)部控制有效性時存在的問題

2.1 內(nèi)部控制工作執(zhí)行效率較低

首先，內(nèi)部控制流程煩瑣，涉及環(huán)節(jié)多、步驟復雜，導致工作執(zhí)行緩慢。相關流程的設計存在過多冗余，審批周期長、環(huán)節(jié)多、人員多，同一項事務往往需要經(jīng)過多個層級審批，使得整個流程拖延甚至陷入僵局。不僅耗費了大量的時間和人力資源，還增加了工作出錯的概率。

其次，內(nèi)部控制工作中存在著信息傳遞滯后的問題。信息在不同部門之間傳遞速度較慢，相關部門在面對突發(fā)情況時難以迅速獲關鍵信息，管理層也無法及時獲取到最新的數(shù)據(jù)和問題反饋，影響了對事件的及時響應，導致決策制定延誤。

最后，內(nèi)部控制工作中文件的處理和歸檔流程不順暢也較為常見。例如，文件傳遞速度較慢、傳遞過程中出現(xiàn)遺失或者錯漏、文件的歸檔和存儲不規(guī)范，系統(tǒng)性和條理性不足，導致文件難以檢索，造成信息傳遞斷層，使得內(nèi)部工作更加混亂。

2.2 內(nèi)部控制工作缺少制度保障

首先，部分行政事業(yè)單位缺乏明確的內(nèi)部控制政策和程序，內(nèi)部控制實施普遍欠缺規(guī)范和指導。相關人員在工作中并無明確方向與依據(jù)，內(nèi)部控制工作的實施常依賴個別人員的主觀經(jīng)驗和習慣，使得內(nèi)部控制的穩(wěn)定性和一致性受到影響。

其次，內(nèi)部控制沒有明確的責任分工，不同部門和崗位之間的職責邊界不明確。相關人員難以確定自己應該承擔的義務邊界，推諉和責任不明現(xiàn)象較為常見。不僅如此，這也進一步導致內(nèi)部控制的漏洞和盲點擴大，使得問題得不到及時發(fā)現(xiàn)和解決［3］。

最后，內(nèi)部控制工作相關制度和程序缺乏適應性。制度保障薄弱意味著內(nèi)部控制制度和程序普遍難以及時更新和適應新的需求，導致內(nèi)部控制工作與實際情況脫節(jié)，針對性和靈活性不夠。

2.3 缺少內(nèi)部控制監(jiān)督環(huán)節(jié)

首先，一些行政事業(yè)單位沒有設置專門的內(nèi)部控制監(jiān)督機構(gòu)。例如，內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)不完備、監(jiān)督職責不清晰，使得內(nèi)部控制工作實施缺乏獨立、客觀的監(jiān)督，進一步導致內(nèi)部控制失效和不徹底。

其次，內(nèi)部控制監(jiān)督環(huán)節(jié)缺乏持續(xù)性。一些單位內(nèi)部控制監(jiān)督并不是持續(xù)、及時的過程，而只是在一定周期內(nèi)進行一次性檢查評估，形成“控制措施在監(jiān)督期間得到遵守，監(jiān)督之后控制措施的執(zhí)行程度下降”的局面，從而影響內(nèi)部控制的全面性和持久性。

最后，內(nèi)部控制監(jiān)督環(huán)節(jié)的權威性和嚴格性不足。監(jiān)督機構(gòu)在內(nèi)部控制體系中的地位和權力直接影響監(jiān)督的嚴密性。監(jiān)督機構(gòu)權威性和嚴格性不足，內(nèi)部控制監(jiān)督便難以得到組織內(nèi)部各方的認可和遵守，控制措施的執(zhí)行也將變得松懈。

2.4 對財務工作重視不足

首先，對財務流程的監(jiān)管不夠嚴格。財務流程包括財務報銷、資金撥付、收支核對等環(huán)節(jié)，缺乏嚴格監(jiān)管則易導致產(chǎn)生財務管理漏洞。例如，審批流程存在漏洞，將出現(xiàn)經(jīng)費被濫用或者未經(jīng)合規(guī)審批就支出的現(xiàn)象，為加劇財務風險埋下隱患。

其次，部分單位財務數(shù)據(jù)不夠精準、實時。財務數(shù)據(jù)在單位內(nèi)部的采集、整理和報告過程中存在誤差和滯后，單位的財務狀況無法被及時準確地把握，管理者在決策制定時容易因為數(shù)據(jù)不精確而作出錯誤判斷，導致財務風險進一步加劇。

第三，部分單位對財務人員的培訓和技能提升不足。財務人員是財務管理的重要執(zhí)行者，其專業(yè)水平和業(yè)務技能直接關系到財務工作質(zhì)量，如若不加以重視，容易發(fā)生諸如會計處理錯誤、稅收政策不適用、財務數(shù)據(jù)虛報等風險［4］。

最后，財務控制政策滯后。隨著外部環(huán)境和內(nèi)部需求不斷變化，財務風險也在不斷演變，但部分行政事業(yè)單位墨守成規(guī)，不及時調(diào)整和更新財務控制政策，難以應對新的財務風險。例如，在面對通貨膨脹、利率波動等宏觀經(jīng)濟風險時，財務控制政策如若不及時做出相應調(diào)整，單位的財務狀況將受到巨大沖擊。

3 行政事業(yè)單位提升內(nèi)部控制有效性的策略

3.1 提高內(nèi)部控制工作執(zhí)行效率

提高內(nèi)部控制工作執(zhí)行效率是確保行政事業(yè)單位內(nèi)部管理工作科學、高效運轉(zhuǎn)的關鍵步驟。據(jù)此，行政事業(yè)單位應采取多項策略，以提升內(nèi)部控制工作的有效性。

首先，引入先進的辦公協(xié)同軟件。單位可借助自動化管理軟件完成各項例行工作，如文件歸檔、審批流程等，從而提升工作的協(xié)同性和效率。例如，采用項目管理軟件，清晰地追蹤項目進度并生成報表，自動化處理財務數(shù)據(jù)，避免手動錄入產(chǎn)生錯誤，提升財務工作的準確性和速度。

其次，優(yōu)化內(nèi)部控制流程。單位需要專門開展內(nèi)部控制流程的優(yōu)化工程，對現(xiàn)有的流程進行深入分析，找出其中的瓶頸和問題并進行改進。例如，某政府部門在推行資金審批流程時發(fā)現(xiàn)存在多次審批反復、信息傳遞滯后等問題。經(jīng)過深入調(diào)查，該政府部門簡化了審批步驟，將各個部門的信息共享在一個審批平臺上，推行無紙化審批，進而提高了內(nèi)部控制工作流程的整體運行效率。

最后，引入先進的信息技術。現(xiàn)代信息技術，尤其是人工智能和大數(shù)據(jù)分析技術，已經(jīng)在內(nèi)部控制領域得到了廣泛的應用。一是引入智能審計工具，快速分析大量審計數(shù)據(jù)，提高審計效率和準確性；二是利用大數(shù)據(jù)分析技術，挖掘出隱藏在財務海量數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢，幫助內(nèi)部控制工作人員識別和預防潛在的風險；三是實現(xiàn)內(nèi)部控制工作的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，如建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，實現(xiàn)內(nèi)部控制文件的電子化存儲和檢索，方便工作人員查閱和使用。

3.2 完善內(nèi)部控制的制度保障

完善內(nèi)部控制制度是行政事業(yè)單位增強內(nèi)部控制有效性的重要保障，單位需積極采取各項對策確保內(nèi)部控制工作開展科學和規(guī)范。

首先，建立和完善內(nèi)部控制的相關制度。內(nèi)部審計制度、財務管理制度等應當明確規(guī)定內(nèi)部控制的基本要求、流程和責任，確保內(nèi)部控制工作有明確的操作指南和標準。這些制度應當反映組織的實際情況，具有可操作性和可持續(xù)性，能夠為內(nèi)部控制工作開展提供明確的指引。

其次，加強內(nèi)部控制制度培訓和宣傳。內(nèi)部控制制度需要得到所有相關人員的理解和遵守。通過開展內(nèi)部控制制度培訓工作，單位可向所有員工普及內(nèi)部控制的基本概念、重要性和具體操作流程，使其了解內(nèi)部控制制度的意義和要求，并積極引導員工自覺遵守內(nèi)部控制制度，確保制度得到有效貫徹和執(zhí)行。

最后，制定詳細的內(nèi)控責任分工制度。建立明確的內(nèi)部控制流程圖，明確各部門和崗位的職責，確保每個人知曉自己的任務和義務。定期舉行培訓會議，詳細介紹內(nèi)部控制責任，明確各自的職責范圍。同時，建立獎懲制度，對責任不明、推諉等行為進行嚴肅處理，以此強調(diào)責任的重要性，促使員工更加主動地承擔起自身的責任和義務。

3.3 建立健全內(nèi)部控制監(jiān)督環(huán)節(jié)

行政事業(yè)單位應積極促進內(nèi)部控制科學、全面、持續(xù)的落實，以確保內(nèi)部控制的透明化。

首先，設立專門的內(nèi)部控制監(jiān)督小組。該小組應由經(jīng)驗豐富、業(yè)務能力強、具備良好職業(yè)道德和獨立性的人員組成，負責對內(nèi)部控制工作的監(jiān)督和評估。同時，團隊需要具備審計、財務管理、法律等多方面的專業(yè)知識，能夠全面、深入地了解和評估內(nèi)部控制工作的各個方面。

其次，定期進行內(nèi)部控制自查和自評。通過內(nèi)部自查和自評，行政事業(yè)單位可全面了解內(nèi)部控制工作的執(zhí)行情況，及時對不足之處進行糾正和改進。自查和自評應覆蓋包括制度設計、執(zhí)行情況、內(nèi)部流程等在內(nèi)的各個方面。此外，需確保自查和自評的結(jié)果真實、客觀，以為內(nèi)部控制工作的改進提供有益參考。

第三，樹立監(jiān)督小組在內(nèi)部控制工作中的獨立地位與權威性。管理層應當在一定范圍內(nèi)授予監(jiān)督小組相應決策權，使其能夠更加獨立地推動內(nèi)部控制工作的改進和落實。例如，某行政單位設立了一個內(nèi)部審計委員會，負責監(jiān)督各部門的資金使用和項目進展，因此，該小組被授予獨立審查財務記錄、評估項目效益等權限，在實際執(zhí)行過程中有一定的自由度和權威性，從而在監(jiān)督過程中得以“放開手腳”。

最后，借助技術支持進行監(jiān)督。例如，內(nèi)部控制監(jiān)督小組可引入數(shù)據(jù)分析技術，對內(nèi)部控制工作中的數(shù)據(jù)進行挖掘分析與監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)問題和異常，并積極落實數(shù)字化和網(wǎng)絡化監(jiān)督的實現(xiàn)。例如，某醫(yī)療單位利用先進的監(jiān)控系統(tǒng)監(jiān)測醫(yī)院內(nèi)部財務交易、病人信息管理等數(shù)據(jù)。當醫(yī)院的藥品庫存數(shù)據(jù)異常減少時，監(jiān)控系統(tǒng)立即發(fā)出警報。監(jiān)督小組得知后第一時間進行了深入調(diào)查，結(jié)果顯示，有員工利用職務之便竊取藥品。這種數(shù)字化監(jiān)控的實踐幫助醫(yī)院快速發(fā)現(xiàn)并解決了問題，避免了財產(chǎn)和聲譽損失。

3.4 加強對財務風險工作的管控

加強對財務風險工作的管控是保障行政事業(yè)單位內(nèi)部控制有效性的重要戰(zhàn)略之一。單位需持續(xù)提升對財務風險進行及時識別處理的意識，避免其造成嚴重影響。

首先，持續(xù)健全財務風險防范體系。財務風險防范體系應包括財務控制政策、審計制度、內(nèi)部審計等，行政事業(yè)單位應確保財務活動在符合法律法規(guī)的前提下進行，杜絕違規(guī)操作，降低財務風險。制定財務控制政策也需結(jié)合單位自身實際情況，明確各項財務管理的責任和權限，防范內(nèi)部財務作假、挪用資金等違法違規(guī)行為的發(fā)生。

其次，加強對歷史財務數(shù)據(jù)的監(jiān)管和分析。財務數(shù)據(jù)是財務風險識別和預防的基礎，因此，行政事業(yè)單位需對財務歷史數(shù)據(jù)進行存儲、歸納與深入分析，挖掘其潛在規(guī)律和趨勢，及時發(fā)現(xiàn)異常和風險跡象［5］。例如，行政事業(yè)單位應持續(xù)跟進、比對歷史財務數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)異常波動，預警潛在的財務風險。此外，還應就歷史財務數(shù)據(jù)進行趨勢分析，預測未來的財務狀況，為單位決策提供參考。

第三，建立健全的內(nèi)部審計制度。內(nèi)部審計應當定期進行，覆蓋財務管理包括預算執(zhí)行、資金使用、財務報告等在內(nèi)的各環(huán)節(jié)。審計人員也應具備較高的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，確保審計工作的獨立性和客觀性。

最后，建立健全的財務風險應急預案。財務風險是難以完全避免的，但單位可以通過建立健全的應急預案，降低財務風險事件發(fā)生后的損失。應急預案應包括財務風險的分類、應對措施、應急處理流程等，并通過組織定期應急演練提高員工應對財務風險事件的應急處理能力。

4 結(jié)語

行政事業(yè)單位增強內(nèi)部控制有效性不僅僅是一項管理工作，更是一種關系單位長遠發(fā)展的戰(zhàn)略舉措。通過采取各項內(nèi)部控制措施，行政事業(yè)單位得以更好地履行其使命，為社會提供更高效、優(yōu)質(zhì)的服務。這種內(nèi)部控制的提升不僅僅是為了行政事業(yè)單位的自身利益，更是為了社會大眾的福祉，體現(xiàn)了單位的社會責任擔當，也推動單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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