信息化環境下制造企業優化梳理業務流程、設計內控關鍵點的建議

［摘 要］隨著信息技術的不斷發展和應用，制造企業逐漸實現了業務流程的信息化。這種趨勢雖然提高了企業的運營效率，但同時也帶來了一些新的風險和挑戰。為了更好地應對這些挑戰并提高企業的競爭力，制造企業需要對業務流程進行優化梳理，并設計關鍵內部控制點，以確保企業運營的穩健性和合規性。本文首先闡述信息化對制造企業優化梳理業務流程、設計內控的重要性，然后就信息化環境下制造企業如何優化梳理業務流程、設計內控關鍵點提出了相應的意見和建議。

［關鍵詞］信息化；制造企業；業務流程；內控

［中圖分類號］F27 文獻標志碼：A

在信息化環境下，制造企業面臨著諸多挑戰，其中業務流程和內部控制體系的設計與優化是確保企業高效運營和降低風險的重要環節。制造企業在信息化環境下需要優化業務流程并設計關鍵內部控制點，以提高企業的運營效率和降低風險。這需要企業全面了解自身的業務流程，對業務流程進行優化和改進，設計相應的內部控制措施并建立完善的內部控制體系。只有這樣，企業才能在市場競爭中保持競爭優勢并實現可持續發展。

1 信息化對制造企業優化業務流程、設計內控關鍵點的重要性

1.1 信息化對制造企業優化業務流程的重要性

信息化對制造企業優化業務流程的作用體現為：一是信息化可以幫助企業將業務流程進行標準化和優化，減少人工操作的錯誤，提高業務處理的速度和精度。通過使用信息化管理系統，企業可以實現對各項業務流程的規范化、標準化的管理和監控，從而避免管理過程中的隨意性和不確定性。二是信息化建設還能夠為企業提供實時的業務數據，讓管理層能夠更加及時地了解企業的運營狀況，更好地掌握市場動態和客戶需求，更加準確地制定決策。三是信息化建設可以幫助企業開拓市場和業務，增強企業的核心競爭力。例如通過ERP系統，企業可以更好地進行物料需求計算、生產排程，在提高生產效率的同時大大降低產品生產成本；通過CRM和運維大數據分析，企業可以更好地了解客戶需求，優化產品設計和營銷策略。這些新的業務模式和手段的應用，無疑會為企業帶來更多的商業機會。四是信息化建設也為企業帶來了巨大的機遇。通過信息化建設，企業能夠實現業務流程的優化和組織機構的精簡，提高管理效率和競爭力。

1.2 信息化對制造企業設計內控關鍵點的重要性

信息化對制造企業設計內控關鍵點的作用：一是促進組織變革。在實施信息化過程中，企業需要進行組織變革以適應信息化的需求，包括調整組織架構、優化業務流程、加強信息管理，以確保企業能夠更好地利用信息化技術提高管理效率，增強內部控制能力。二是強化風險評估與控制。通過信息技術，企業可以更好地進行風險評估與控制，可以建立更加完善的內部控制體系，通過對關鍵業務流程的監控和預警，有效控制風險。例如，利用數據挖掘和分析技術，可以識別出潛在的業務風險和問題，以便及時采取措施加以解決。三是提高信息透明度和溝通效率。信息化技術可以實現信息的實時傳遞和共享，提高信息的透明度和溝通效率。這有助于加強企業內部各部門之間的協作和溝通，確保信息及時傳遞和準確理解，從而更好地支持企業決策和內部控制。四是增強審計與監督能力。通過信息技術的運用，企業可以建立更加完善的審計與監督體系，實現對業務流程和信息系統的全面監控［1］。例如，通過建立信息系統審計平臺，可以實時監測和評估信息系統的運行狀況和安全性，及時發現問題并加以解決。五是促進數據分析與應用。信息技術可以積累大量的業務數據，通過數據分析技術，企業可以從中提取有價值的信息和知識，支持企業決策和內部控制。例如，企業通過數據分析可以評估銷售業績，制定更加精準的市場策略。

2 信息化環境下制造企業優化業務流程、設計內控關鍵點的建議

2.1 信息化環境下制造企業優化業務流程的建議

2.1.1 業務流程標準化

業務流程標準化是信息化環境下制造企業優化業務流程的關鍵步驟。具體做法包括：一是制定明確的業務流程。在制造企業中，業務流程涉及各個環節，包括訂單處理、產品設計、物料采購、生產制造、質量控制、銷售發貨、運維服務等。每個環節都需要明確其責任和時間要求，以確保流程的順暢和高效率。二是集成到企業信息系統。一旦業務流程被明確，就需要將其集成到企業的信息系統中，這可以確保業務流程的自動化和準確性，減少人為干預和錯誤。例如，可以通過ERP系統、PLM系統、MES系統、CRM系統、SCM系統等來實現業務流程的信息化。三是促進部門間的協作和信息共享。業務流程標準化可以打破部門之間的壁壘，促進部門間的協作和信息共享［2］，部門之間的溝通將更加順暢，這可以提升企業的整體運營效率和響應速度。例如，銷售部門可以及時將客戶訂單信息傳遞給生產管理部門，生產管理部門可以根據訂單信息制訂生產計劃，并將相關信息共享給制造部門和質量控制部門。

2.1.2 引入先進的信息技術

引入先進的信息技術對于制造企業在信息化環境下優化業務流程具有至關重要的作用。具體做法包括：一是流程重組與優化。在信息化實施過程中，需要對舊的管理體制和工作方式進行變革，重組和優化業務流程。二是選擇合適的供應商。企業在選擇供應商時，應優先考慮成熟度高、專業技術水平高、數據庫開放程度高、二次開發靈活性高的供應商。三是制訂方案。企業要根據采購成本、發展規劃等實際情況制訂信息化配套方案。四是進行系統集成，實現數據互通、信息共享。系統集成是制造企業推進全面信息化的必要工作，包括系統與系統之間、系統與生產設備之間、服務器與服務器之間的集成。例如制造企業可以將ERP、PLM、MES三個系統進行集成，實現技術、生產、銷售、財務部門的協同，科學、準確、高效地實現業務流轉；將MES系統與企業自動化、智能化的生產設備進行集成，對生產設備、工藝過程進行實時監控和優化，實現生產過程的自動化和智能化管理。

2.1.3 持續優化業務流程

對于制造業企業來說，運用信息技術持續優化業務流程是非常重要的。制造企業要做到：一是根據企業中長期發展目標制定信息化戰略規劃。一個明確的信息化戰略規劃，可以確保在實施過程中有明確的方向和目標。這個戰略規劃不僅要關注技術范疇，還要關注管理范疇，并根據企業的發展階段和所處的社會、經濟環境進行相應的調整。二是根據企業實際情況對既有的信息化系統進行改進。不同的企業有不同的業務流程、管理需求、知識結構等，沒有一個信息化系統能滿足所有企業的業務需求。同一企業在不同階段、不同時期也會有不一樣的業務流程和管理需求，因此企業需要對既有的信息化系統進行二次開發或調整，以滿足現階段的業務流程和管理需求。三是要配套構建企業內部信息共享平臺（如協同辦公系統等）。這種系統可以提供各種文檔和信息的共享、更新和審核功能，以及任務和工作計劃的分配和跟蹤功能，企業員工可以方便地獲取各個業務之間的相關信息，提高工作效率的同時還可以促進不同部門之間的溝通和協作。四是不斷調整和優化方案。信息化是一項投入大、見效慢的工程，在實施過程中，企業需要不斷調整和優化方案，以適應不斷變化的市場需求和企業發展，同時也需要注重員工培訓和管理層領導力的培養，以提高企業的整體素質和競爭力。

2.2 信息化環境下制造企業設計內控關鍵點的建議

控制點是企業根據內部控制要求，梳理并分析每一個業務流程中存在的風險，針對風險采取的控制措施。關鍵控制點則是對業務流程正常運行起重要作用的控制點。由于信息化環境大大減少了人工統計的工作量，具有海量數據分析、流程設計模式化的特點，因此關鍵控制點設計可以更加細化和多元化，具體可圍繞以下幾個方面進行：

2.2.1 引入信息化風險預警系統

引入信息化風險預警系統，實時監控內控關鍵點，這是制造企業利用信息化加強內部控制和風險管理的重要手段之一。這種預警系統可以通過實時監控各個業務環節的關鍵控制點的流程和數據，對比歷史數據、計劃數據，及時發現和預警潛在風險，為企業爭取到更多的反應時間。預警系統具體可以通過以下方面實現：一是基于大數據技術進行分析。這種預警系統通常基于大數據技術，對生產、采購、銷售、運維等各個環節的關鍵點的流程和數據進行全面、實時的分析和處理，為企業管理決策提供科學依據［3］。例如，科學排產是制造企業內部控制的重要措施，生管人員按生產計劃進行排產時，信息系統同時將各個機臺的剩余有效工作時間作為機臺稼動率的關鍵點數據進行分析和匯總，并通過可視化的圖表呈現出來，這樣就可以科學、高效地進行排產，避免開機率不合理、不均衡的情況。二是預警潛在風險。預警系統可以分析關鍵點的歷史數據、計劃數據和實際數據，識別出可能出現的潛在風險，并針對潛在風險提出應對措施和建議，幫助企業更好地規避風險［4］。例如，生產流程中將生產線的正品數量占比作為關鍵控制點分析，如果某個生產線的正品率低于計劃數據，系統會自動預警，并通知維護部門及時進行維修，以避免生產中斷和損失。三是設計并監控關鍵指標。預警系統著重設計并監控技術、生產、采購、銷售、運維等各個環節的關鍵性指標，例如設計圖紙轉化率、生產效率、材料損耗率、產品良品率、單位成本波動、銷售收入波動、客戶滿意度等。通過對這些指標的實時監測和分析，可以及時發現和解決出現的問題和異常，確保企業運營的正常和穩定。四是自動化通知與應對。預警系統可以實現自動化的通知功能，一旦發現潛在風險，可以立即通知相關人員以便快速采取應對措施。例如，客戶信用額度管控是銷售流程中非常重要的內控環節，信息化系統把客戶可用額度作為關鍵控制點進行監控，一旦客戶使用額度超出信用額度標準，立即向銷售部門、財務部門和客戶進行提醒，以便盡快采取應對措施。

2.2.2 對關鍵業務環節利用數據挖掘和分析工具進行內控

信息化環境下利用數據挖掘和分析工具進行內控是制造企業的一個重要手段。具體實踐方法有：一是生產環節數據分析。生產環節是制造企業非常重要的一個流程，其與上游的技術、采購以及下游的銷售、運維息息相關。通過分析生產環節關鍵點數據，一方面可以了解生產過程中的瓶頸，提高生產效率，降低生產成本，實時監控生產質量和工藝，及時發現和解決潛在問題；另一方面可以通過數據分析發現技術環節（如設計錯誤）、采購環節（如供應商質量評估）、銷售環節（如銷售計劃準確率）、運維環節（如產品返修率）存在的問題，有針對性地提出改善方案。二是銷售環節數據分析。銷售部門是制造企業的火車頭，帶動著其他部門的行動步伐，因此銷售數據是企業的重要數據之一。通過對銷售環節關鍵點數據的挖掘和分析，企業可以了解市場需求、客戶行為、客戶痛點、銷售策略等。例如通過分析銷售額占比，企業可以識別出暢銷和滯銷商品，及時調整生產和銷售策略；通過分析銷售毛利率數據，企業可以識別出引流產品和高附加值產品，有針對性地制定不同的銷售策略。三是財務環節數據分析。制造企業各個業務流程的運營情況最終體現在財務數據方面，因此財務數據是制造企業的核心數據之一，財務人員應參與到各個業務流程關鍵控制點的設計活動中。通過對財務數據的挖掘和分析，企業可以及時發現成本和開支的異常，避免財務風險的產生。例如通過對原料工費結構和波動的分析，企業可以找出成本較高的領域和環節，采取相應的成本控制措施；通過對內部獨立核算部門的盈利能力分析，企業可以公正、公平地進行績效考核和人事提拔；通過對機臺稼動率、人均產值的分析，企業可以科學地進行投資決策和用工管理。四是決策支持系統：數據挖掘和分析工具還可以為企業提供決策支持系統，通過對各業務環節數據分析和可視化工具，企業可以將海量的數據轉化為易于理解的圖表和報告，讓管理者更加清晰地了解企業運營狀況和市場情況，為企業戰略規劃和發展提供有力的支持。

2.2.3 積極采用信息化數據分析工具

采用信息化數據分析工具，企業可以對海量的數據進行分析和挖掘，這為企業制定更精準的內部控制策略提供了有力的支持。一是通過數據挖掘和分析工具，企業可以減少人為錯誤和失誤，提高內部控制效率。例如，以往的銷售數據分析可能需要大量的人工統計和對比，現在通過數據挖掘工具的自動化分析功能，可以快速準確地完成這些任務，大大提高了工作效率。二是數據挖掘工具可以對數據進行實時監控和異常檢測，及時發現和解決潛在問題，及時調整內部控制策略，進一步提高內部控制的效率和準確性。三是通過數據挖掘和分析工具的應用，企業可以制定更加精準的內部控制策略。例如，根據市場趨勢和客戶行為的分析結果，企業可以制定更具有針對性的銷售策略。四是數據挖掘和分析工具應采用統一的計算方法、標準和表現形式，這有利于規范內部交流口徑，提高內部溝通效率，也有利于企業管理者的理解和決策。

4 結語

在信息化環境下，制造企業需要不斷優化梳理業務流程，設計內控的關鍵點，以確保企業運營的高效、合規和穩定。通過對業務流程的持續改進與優化，企業可以更好地滿足市場需求，提高生產效率和質量，降低成本和風險。

參考文獻

［1］趙紫玉. 新零售企業商業模式，財務戰略與企業價值研究［D］. 北京：北京交通大學，2019.

［2］劉曉楠. 國有企業持續提升財務負責人履職能力的路徑研究［J］. 中文科技期刊數據庫（全文版）經濟管理，2022（10）：4.

［3］蔣開才. 如何提高企業負責人財務管理水平的分析［J］. 中國科技縱橫，2022（2）：158-160.

［4］潘柳榕. 技術進步路徑，商業模式創新與企業價值創造——以流通業上市公司為例［J］. 商業經濟研究，2023（4）：150-153.

［作者簡介］宋李兵，男，江蘇張家港人，江蘇保麗潔環境科技股份有限公司，中級會計師、注冊會計師、注冊稅務師，本科，研究方向：企業財務管理、內部控制。