大數據時代檔案管理標準化、信息化與開發利用研究

摘 要：大數據技術給檔案工作帶來了新的機遇與挑戰。本課題的創新性研究是利用大數據技術，實現檔案資料的智能化與自動化，提高檔案管理效率。在此基礎上，文章重點分析了電子文檔的保密和隱私保護問題，通過對電子文檔的加密授權管理、安全性審核等方面的創新性研究，實現文檔數據的公開與共享，實現協同與知識共享。以人工智能、機器學習等為手段，結合區塊鏈、虛擬現實、增強現實等新技術，提高檔案管理的智能化、自動化程度。本項目的研究成果將促進文檔管理技術的進一步發展，為企業提供更加強大、智能、安全的解決方案。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；信息化；開發研究

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

檔案具備重要的社會經濟價值，其憑證和參考作用貫穿社會活動始終，正因如此，檔案管理的標準化和規范化也備受矚目。進入信息時代，大數據技術作為主要的技術手段逐漸融入各個行業領域之中。檔案涉及的領域很廣，內容也很豐富，且載體多樣。傳統檔案管理模式顯然已經無法滿足信息社會多方面的需求。管理不夠規范、收集不夠充分、利用不夠廣泛以及開發不夠深入等成為檔案管理工作中的難題。因此，通過技術優勢來開展高效管理和深層開發利用，必然成為一種趨勢，要求有關部門要跟上時代的步伐，按照檔案管理的規律，從多方面提高檔案管理的標準化程度。

一、檔案管理標準化概念

檔案管理標準化就是控制資源，提高工作的效率和品質，是一個動態的進程，必須根據實際情況改進。首先，從宏觀角度來看，檔案管理的標準化主要是從管理制度、工作規范、操作規范和程序內容等方面來開展，同時，要結合工作的實際狀況，及時獲得相關的信息反饋；從微觀角度看，就是要根據相關的標準，對檔案管理實行規范化、標準化、合理化的管理與控制，使之達到總體效益的最大化。要實現這個目標，就是要實施規范化管理，一切政策、制度、規劃、細則，都要有很高的一致性，且要彼此銜接，在內容上要互相配合，具有系統性。其次，適用性。在推動管理標準化的進程中，有關部門要結合自己的實際發展和客觀要求，不斷完善標準制度文件，這樣才能跟得上時代的步伐，避免脫離實際，造成人力和物力的浪費。最后，傳承。在今后的科技發展和應用中，一定要對有關的標準化體系適時修訂，在這個過程中，要遵守傳承原則，全面思考現有標準要點，避免由于思維偏差導致檔案管理工作開展中出現問題。

二、大數據時代檔案管理信息化的重要性

1.管理效率更高

在傳統的檔案管理方式下，檔案管理人員必須詳細歸類每一份文件資料。在實踐中，文件仍處于一種簡單的狀態，不能對其開展深層管理，而云存儲技術能夠在確保文件完整性與可靠性的前提下，有效保存并管理大量的文件信息。在大數據時代，通過檔案管理信息化，可以實現文檔的電子化、數字化，從而大大提高檔案管理的自動化程度，減少人工干預，降低出錯率，極大地提高了管理效率。信息化系統還可以實現快速檢索和查詢功能，無論是按關鍵詞、日期、作者還是其他任何設定的條件，都能迅速找到所需檔案，極大地節省了時間和人力成本。

2.管理技術更新

首先，云計算能夠為文件數據的處理與存儲提供更加有效、可靠的支持。利用云計算，將文件數據集中存儲到云端，大幅提高了文件的可用性和擴展性。另外，云計算還能滿足用戶更靈活地運用與配置資源，以適應不同企業對檔案的要求；其次，通過物聯網的應用，實現文檔的智能化管理。在物聯網的幫助下，既能夠追蹤到文件的運動軌跡，又能實現文件的自動借閱，極大地提高了文件的利用率；最后，運用人工智能技術智能化地分析與使用檔案。在檔案管理中引入信息技術，能夠深度挖掘檔案，從而實現檔案信息的高效、快速傳遞。

3.有利于提高檔案的使用效率

檔案是企事業單位的重要組成部分，利用先進的技術將紙質文件轉變為數字文件，并與大數據技術相結合，可以有效集成、優化和共享檔案信息。通過計算機、移動電話等設備設施以及網絡等途徑，在某種程度上打破了時空的局限，能夠快捷共享檔案信息。此外，通過數據分析，還可以更好地發掘與使用檔案信息，為檔案使用者提供更加精確、全面的服務，為檔案資料管理提供全面支持。

三、大數據時代檔案管理信息化的現狀

1.檔案管理機制不完善

建立健全管理機制，并嚴格執行相關制度，能夠使檔案工作開展更加順利，是推進檔案管理信息化進程必不可少的環節。然而，當前檔案管理工作缺乏規范性，是由于檔案工作規范性意識薄弱、管理體系不嚴謹。另外，部分單位沒有建立科學的評估體系和獎懲制度，導致檔案管理機制不完善，頻繁出現規格不統一的情況，也不能獎懲檔案工作人員的實踐結果。

2.基本設備設施配置滯后

目前，運用大數據技術開展檔案管理，實行電子化辦公仍存在許多問題尚未解決，由于設備設施落后的原因，導致計算機軟件和文件管理軟件無法并用，機器運行故障屢屢發生，現存的檔案數據遭到破壞，使得檔案信息化管理運作效果不佳。此外，如果打印機、掃描儀等辦公設備設施不完善，會在某種程度上不利于檔案管理信息化建設和發展。

3.檔案管理信息化建設的標準和規范不統一

開展符合大數據時代規范的信息數據管理是確保檔案數據信息化的標準趨勢，然而一些單位缺乏建設標準，如某單位部門檔案信息的格式和標準不一致，對檔案信息的交流和共享產生了嚴重阻礙，進而使得大數據技術的聯合運用舉步維艱。

4.信息安全防護不到位

在大數據背景下，應實現檔案信息的安全、完整、保密等功能。然而，許多單位在實施過程中，由于缺少有效的安全保護手段，致使數據信息的安全隱患較大。首先，人們對儲存及網絡平臺的使用還存在大量問題，對網絡平臺的認識不足。部分單位在檔案保存載體、網絡平臺等方面忽視了安全保護，造成檔案資料信息被泄露。如果不盡快解決，將會造成很大的損失；其次，檔案資料的規模越來越大，對檔案資料的安全造成了很大的威脅。大數據時代，信息的集成和共享已是大勢所趨，但隨之而來的信息流動對檔案管理信息化的安全性提出了新的要求。

5.思想觀念陳舊

隨著大數據技術的不斷發展，檔案管理也呈現出智能化的趨勢。當前，各單位要結合自身實際，不斷完善檔案管理，做到與時俱進。檔案管理信息化進入了一個新的時期，就目前所接觸到的檔案管理信息化進程來看，也出現了一些差錯，大多是因為檔案管理者將工作重點放在建立文件管理系統上，只是注重了對功能的改善，并沒有想過怎樣深層次的挖掘數據、為大眾提供高質量的服務在一定程度上成為空談。

6.數據整合不足

當前，許多檔案管理系統僅認可來自特定部門或渠道的文檔，導致檔案數據單元不足以反映組織和個人情況。文檔化信息的交互融合對高質量的數據起到支撐作用，而文檔數據存在不完整、不準確和不統一的問題，造成了數據整合的結果不理想。整合與優化檔案信息，要求高效處理與分析海量資料。現有的數據處理方法還不能很好地適應大數據環境下的數據處理要求。

四、大數據時代檔案管理信息化的策略

1.完善檔案管理機制

隨著大數據時代的到來，檔案工作變得越來越重要，也越來越復雜。一方面，要確定檔案管理的目標與原則，并與之相適應，完善相關管理制度，詳細規定文件的分類、歸檔、保存和使用，使檔案工作更加規范和科學；另一方面，需要開發實用有效的監測和評估系統，實施有效的工作監督和管理，并實現現代化的檔案管理，提高員工操作能力。同時，對工作強度和績效做出標準判斷，并對其展開獎勵和懲罰，以確保檔案管理信息化順利開展。

2.不斷完善基礎設備設施的配置

大數據時代，隨著大數據和網絡技術的普及，檔案管理離不開相應的設備設施。在此情形下，相關部門應該配置電腦、打印機、掃描器和服務器等基本設備設施。這是檔案管理信息化建設的重要組成部分。還需要將檔案信息化納入國家信息化的總格局中，保持協調、同步發展，進一步加強檔案部門的局域網與辦公自動化的同步建設，確保文檔一體化管理。建設好檔案網站，提供便捷的檔案網上利用服務。

3.加強檔案信息安全保障

在大數據環境下，確保檔案信息的安全成為檔案管理工作順利開展的前提。目前，我國檔案部門對信息安全管理還不夠重視，存在很多問題亟待解決。首先，是嚴格執行安全管理制度，各個機構都需要建立檔案信息的安全風險評估體系，深入審查檔案資料，以識別并處理現有的安全問題；其次，必須加強對先進技術應用的支持。為了確保檔案資料的安全性和完整性，可以采用加密、備份等前沿的保密技術手段。檔案庫房應根據實際情況建立科學、有效的管理制度和操作規程。與此同時，必須確保存儲載體和網絡平臺得到妥善維護。在工作中，要避免因人為錯誤操作導致的信息被泄露和損壞，加強檔案管理人員的業務培訓。此外，還必須高度重視對人才開展相應的培訓。檔案管理人員不僅要會使用計算機開展日常管理和利用，還要掌握現代化的信息技術，提高檔案工作人員的專業能力和業務水平，努力提升服務質量；最后，需要增強檔案管理人員的保密意識，確保他們在日常工作中嚴格遵守相關的保密規定，以確保檔案資料的完整性和安全性。

4.形成檔案管理信息化意識

在大數據環境下，加強對檔案管理工作的認識，是提高檔案工作效率的重要保證。在這一點上，有關部門應利用各種途徑，加強對職工檔案管理信息化的宣傳，使其認識到檔案管理信息化是一種必然的趨勢，也是提高檔案管理工作水平的重要手段。需要學習檔案管理信息化知識，通過參加相關培訓課程，了解信息化檔案管理的原理、技術和操作流程。閱讀專業文獻：閱讀檔案管理信息化方面的書籍、期刊和論文，不斷更新知識，還可以采用掃描儀等設備設施將紙質檔案轉化為電子檔案，并妥善保存原始檔案。

5.深度融合數據，打破信息孤島

在新技術廣泛運用的時代，檔案館資料的采集、儲存與計算變得更加便捷、高效，可以發掘出不同來源、不同種類檔案資料間的聯系，不斷擴展數據源和增加存檔數據的豐富度。通過自動識別，匹配與判斷多種來源的文檔內容，使檔案資料的完備性、準確性、統一性大為提高，突破了“信息壁壘”與“信息孤島”，以數據資產的利用價值最大化為目的，深入開展大數據智能化分析，并依據其相關程度，將不同種類、來源的文檔數據展開有效整合，從而提高檔案管理的效率與準確性。

6.提高專業化管理隊伍水平

首先，為了促進大數據時代檔案管理工作順利開展，必須夯實人才基礎，提高其專業能力，形成兼具高業務素質和高信息素質的檔案管理隊伍，對于檔案管理工作開展有著極為關鍵的意義。作為企事業單位領導，最重要的任務就是要加大對人才的吸收力度，優化檔案管理隊伍組成。可以采取有針對性的招、選、評辦法，提高人才選聘門檻，優先選擇既熟練掌握檔案管理知識，又熟練掌握大數據技術運用的復合型人才，給予其適當福利與獎勵，吸引優秀人才還要保證其能夠留下；其次，要加強現有人才培養。各部門負責人需結合單位具體發展需求與業務需求展開相應的人員調整，對全體檔案管理人員開展周期性的繼續培訓教育，培訓內容包括理論研究、專家授課、技能比拼以及實際操作，加深理論認識，通過不斷更新實際技能，健全其知識體系，從而保證檔案管理人員可以利用信息技術開展檔案資料管理。

五、檔案管理創新研究的挑戰和展望

首先，大數據技術可以推動檔案管理的革新，但也給檔案管理創新帶來了新的挑戰。檔案資料來源多樣、格式多樣，因此，必須對其有效整合與搜集。另外，跨平臺、跨系統間的互用性也是一項非常重要的課題。為了實現文檔數據在不同應用場景下的流轉與共享，迫切要求研發出一套適用于不同數據來源、跨平臺整合的解決方案；其次，文檔的智能化、自動化還在摸索之中。將人工智能與自然語言處理相結合，可以有效提高檔案的管理效率與精度。但是，現有的數據分析方法在實際應用中還存在著大量的問題。例如，數據結構不明確、信息可信度判定困難等。因此，加強對這一問題的研究和討論，對于推動我國檔案工作向智能化和自動化的方向發展將起到積極的作用。隨著科學技術的進步，對數據的處理能力會逐漸提高，越來越多的功能、安全性和智能化的數據分析工具也將應運而生。虛擬現實與增強現實將使檔案的檢索和瀏覽更加具有沉浸感和互動性。同時，隨著協作、分享等觀念的興起，企業之間、跨產業之間的協作，也將促進檔案數據的公開和共享，從而推動社會與科技的發展。

六、結語

綜合來看，檔案所具有的證據性和參考性往往會為社會和單位帶來極大的收益，基于這樣的背景，應按照標準化和信息化開展檔案管理，大力推動檔案管理的時代化規范進程，竭力挖掘檔案管理標準化的價值。同時，相關部門也不能墨守成規，要堅持檔案管理與時俱進的原則，從而為中國的美好藍圖貢獻力量。

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作者單位：濟南市城肥清運管理二處作者簡介：劉潔（1980—）女，漢族，山東萊州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。