基于審核評估視角的高校紙質檔案管理體系優化研究

摘 要：電子檔案已經成為信息化檔案管理的主流，但紙質檔案因其物理獨特性和法律效力在高校管理中依然占據重要位置。文章從審核評估的視角出發，明確了高校紙質檔案體系管理的重要性，分析了當前高校紙質檔案管理的現存問題，探討了優化高校紙質檔案管理體系的建設路徑，以期提高檔案管理效率和安全性，從而達到檔案管理規范化、系統化和科學化的目標。

關鍵詞：紙質檔案管理；審核評估；高校；優化策略；信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在高等教育機構中，紙質檔案作為記錄和反映學校歷史、教學、科研及管理活動的重要資料，其管理狀況直接影響高校行政教學工作的順利開展。但是，由于技術、人員和管理理念等多方面的限制，許多高校的紙質檔案管理仍存在不少問題。隨著國家對高等教育質量的要求不斷提高，高校經常面臨各種內外部的審核評估，如學科評估、教育部評估等，使得高校紙質檔案管理工作面臨更高的要求。因此，從審核評估的視角出發，優化高校紙質檔案管理體系顯得尤為重要。鑒于此，本文將從審核評估的角度出發，深入分析高校紙質檔案管理體系的重要性和現存問題，并提出相應的優化策略。

一、審核評估視角下高校紙質檔案管理體系優化的重要性

1.展現高校形象，增強學校影響力

高校紙質檔案是展示學校工作成績和辦學特色的重要信息窗口，能夠全面記錄和反映學校的發展歷程、教學科研成果、社會服務以及學校在立德樹人等方面的成就，對于評估學校是否完成了其根本任務、展示高校社會形象具有重要意義。同時，作為學校歷史的見證和校園文化的重要載體，高校紙質檔案具有不可替代的歷史價值和法律效力，系統化管理高校紙質檔案，不僅可以促進學術交流和文化傳播，還能有效維護學校權益和保障歷史真實性。通過良好的紙質檔案管理體系，使得高校能夠向外界展示其對信息管理的重視程度和管理水平，增強高校的社會聲譽和影響力。

2.規范檔案工作，滿足政策要求

高校紙質檔案管理體系的健全與否直接關系高校檔案工作是否符合相關法律法規和規范要求，審核評估機構通常會對高校的檔案管理制度等展開審查。因此，完善檔案管理體系可以確保高校檔案管理工作的合規性和規范性。同時，教育部出臺《普通高等學校本科教學工作審核評估實施辦法》，對高校教務檔案建設也提出了明確要求。因此，急需健全高校檔案管理體系，優化高校紙質檔案管理以推動高校滿足政策要求，確保教學工作的規范性和標準化。

3.保障教學質量，提高管理效率

高校教學檔案是反映教學定位與目標、師資隊伍、教學資源、培養過程、學生發展和質量保障等內容的重要記錄，這些檔案不僅是審核評估的基礎，還是專家了解學校教學業務工作的重要媒介。因此，優化檔案管理體系能夠確保教學檔案的真實性、完整性和齊全性，為教育評估工作提供可靠依據，從而直接影響審核評估的結果。隨著高等教育質量保障體系的建立和完善，審核評估已成為制度化、長效化的任務，優化檔案管理體系可以提高工作效率，減少重復勞動，從而確保信息的快速檢索和準確傳遞，為審核評估提供了有力支持。通過審核評估，高?？梢园l現并改進教學中的不足，推動高校建立和完善立德樹人的落實機制，加快實現高等教育質量保障體系的制度化和長效化。

4.加強信息整合，適應信息化發展

實現評估指標體系與現行高校檔案分類體系的有機結合，并在集中統一管理的基礎上有效整合各類檔案信息資源，是高校檔案管理工作面臨的重要課題。通過優化管理體系，可以更好地整合和利用檔案資源，為學校的決策和發展提供數據支持。同時，在信息技術快速發展的背景下，高校檔案部門需要不斷創新管理機制，推進紙質檔案的信息化進程，不僅能夠提高檔案的安全性和可訪問性，還能使紙質檔案在更廣泛的范圍內發揮價值。

二、審核評估視角下高校紙質檔案管理體系面臨的現實問題

目前，高校紙質檔案的管理多依賴于傳統的手工操作，缺乏有效的信息化支持。同時，檔案分類、整理、存儲和檢索等流程尚未形成統一的標準和規范，如信息孤島現象、檔案安全性低、管理效率不高以及人員專業化程度不足等問題普遍存在于高校紙質檔案管理之中，使得高校紙質檔案管理體系在審核評估過程中仍面臨著一些現實問題。

1.管理體系不完善，分類管理不規范

教學檔案的規范化管理直接影響審核評估的結果，但在整理、歸檔等方面存在不真實、不齊全和不完整的問題，嚴重影響審核評估結果的準確性。當前，部分高校檔案管理缺乏科學的規劃和設計，管理制度不健全，缺乏明確的檔案管理制度和流程，如文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，導致歸檔工作存在隨意性，出現少歸、漏歸以及誤歸等情況。在檔案分類過程中缺乏統一的分類標準和規范操作，由于不同部門或個人對于檔案的分類方式存在差異，導致相同類型的檔案被分類到不同的位置，出現較多重復和冗余的檔案，從而增加了檔案檢索和利用的難度。檔案存儲混亂，沒有統一的編號或標識，缺乏有效的檔案借閱和使用管理制度等問題，也會導致檔案存儲位置不清晰、檢索不方便，檔案管理工作缺乏規范性和系統性，增加了檔案被泄露的風險和安全隱患，給高校的審核評估工作帶來不便。

2.管理意識薄弱，人才隊伍建設不足

部分高校的相關工作人員對檔案管理的重要性認識不足，未能充分認識到檔案的價值，沒有形成良好的檔案管理文化，導致檔案管理工作被忽視或邊緣化。同時，負責檔案管理的人員缺乏相關的專業知識和技能，無法有效開展檔案整理、分類、存儲和檢索等工作，人員專業素養不足也會影響檔案管理的效率和質量。高校檔案工作者的專業隊伍建設水平不高、人員數量不足和人員流動性大、缺乏穩定的隊伍，導致檔案管理工作缺乏連續性和穩定性，容易出現信息斷檔和管理混亂的情況。部分高校缺乏檔案管理培訓、晉升機制和激勵機制，無法持續提高檔案管理人員的專業能力和水平，檔案管理人員缺乏積極性和創造性，導致檔案管理水平難以提高。

3.設備設施投入不足，審計跟蹤困難

有些高校檔案部門的設備設施相對落后，如庫房、辦公、閱覽未能分開，檔案現代化及檔案保護設備設施配置不全，影響了檔案管理及服務工作的正常開展。由于硬件設施配備不到位、設備更新落后導致檔案存儲條件差、檔案檢索困難和檔案數字化困難，限制了檔案信息化管理的開展。與此同時，由于檔案管理設備設施投入不足，紙質檔案在審核評估過程中可能無法提供完整和準確的檔案信息，難以有效審計跟蹤，無法清晰記錄檔案的使用、借閱和變更情況，影響了審計工作的開展和結果，使得審計跟蹤困難，難以確保審計工作的全面性和準確性。

4.電子化管理滯后，安全風險增加

信息化管理是提高檔案管理科學性和價值的重要手段，雖然各高校都在推進館藏檔案數字化工作，但由于進程緩慢，導致檔案數字化工作發展不均衡，整體水平無法達到智慧化檔案館的要求。由于電子化管理滯后，可能存在信息存儲和傳輸的安全隱患，如未加密的傳輸通道、缺乏訪問權限控制等，數據容易受到篡改或損壞，影響檔案信息的可信度和可用性，導致敏感信息被泄露。電子化管理滯后也可能導致缺乏健全的數據備份和災難恢復機制，一旦發生硬件故障、病毒攻擊或自然災害，數據恢復困難，導致檔案信息永久丟失。同時，信息化管理水平不高還會造成不能及時了解檔案管理規范化要求，存在合規性風險，一旦發生法律糾紛或審計檢查，可能導致嚴重后果。

三、審核評估視角下高校紙質檔案管理體系的優化策略

1.完善標準化管理體系，加強制度建設

首先，制定統一的檔案管理規范和操作流程，研究和遵循國家關于檔案管理的相關法律法規，如《中華人民共和國檔案法》，確保檔案的分類、整理、存儲和檢索工作符合國家標準和行業最佳要求；其次，制定細化的管理制度，設計科學、合理的檔案管理流程，包括檔案的采集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等環節，確保檔案信息的完整性、準確性和安全性；再次，建立檔案質量控制機制，明確檔案質量評價標準，定期檢查和評估檔案質量，強化監督和審計機制，積極利用反饋機制，及時整改審核過程中存在的問題，確保檔案的標準化管理，提升服務質量；最后，根據實際工作需要和管理經驗，定期修訂和動態更新檔案管理手冊，及時反映最新的法律法規要求，鼓勵創新思維，適時引入新的管理理念和前沿技術，提高檔案管理的現代化水平。

2.推進檔案數字化轉型，加大技術投入

積極推進紙質檔案向電子檔案轉變，加快電子化、信息化進程，從而實現檔案資源的數字化存儲和網絡共享。首先，制定詳細的檔案數字化轉型規劃，明確轉型目標、步驟和時間表，確保數字化轉型順利開展；其次，選擇適合自身需求的檔案數字化技術和設備，如高速掃描儀、文檔管理系統等，確保數字化過程高效準確。再次，開發或引入先進的檔案管理系統（DMS或EDMS），搭建數字化檔案管理平臺，實現檔案的電子化存儲、檢索和共享，提高檔案利用效率，并在數字化過程中加強數據安全保護，采取必要的措施確保檔案數據的安全性和完整性，防止數據被泄露；最后，不斷優化數字化檔案管理系統，根據實際需求和反饋實施改進和升級，確保系統的穩定性和高效性。在上述過程中需要持續加大技術投入，改善檔案存儲環境，配備必要的檔案保存設備設施，及時更新檔案管理設備設施，引入現代化管理工具和技術，如電子標簽、智能密集架等，提高紙質檔案管理信息系統自動化水平。

3.提升專業人員素養，加強安全防護

首先，應積極組織專業知識培訓和技能提升課程，涵蓋管理理論、安全管理知識、應急處理技能等內容，以提高檔案管理人員的專業水平。建立激勵機制，獎勵參與培訓學習并有效應用所學知識的專業人員，激發其工作積極性；其次，建立完善的安全管理制度，明確各級管理人員在安全管理中的責任和權限，規范安全管理流程，確保安全管理制度得到有效執行，定期組織安全演練和培訓活動，提高管理人員對突發事件和安全事故的應急處置能力，增強他們的安全意識和風險識別能力。同時，加強對管理人員安全管理工作的監督和考核，及時發現問題并提出改進建議，以確保安全管理工作的貫徹執行和改進。一方面，結合現代技術手段，如安全監控系統、智能安全裝備等；另一方面，建立檔案安全防護體系，包括防火、防潮、防盜等措施，以此提高檔案安全管理效率和精準度；最后，定期開展檔案知識普及活動，增強全校師生的檔案意識，建立良好的校園安全文化氛圍，倡導全員參與，形成良好的安全管理氛圍。

4.建立監督評估機制，檢視自身管理體系

建立定期的檔案管理審核評估制度，及時發現問題并采取改進措施，確保檔案管理的有效性和適應性。高校需要將檔案管理的審核評估結果作為學校整體教學質量評估的一部分，確保其在教學和管理改進中的作用得到認可。

首先，高校應建立一個內部質量自我評估制度，包括定期教學評估、學生學習評估、二級學院教學工作評估、專業評估和課程評估等。通過這些自評活動，學校能夠及時發現問題并制定相應的改進措施。除了內部評估之外，高校還應積極參與由教育行政部門或社會第三方機構組織的外部評估，如院校評估和專業認證等。這些外部評估可以提供一個更廣泛的反饋視角，幫助學校了解自身在全國范圍內的定位和水平。

其次，建立質量改進機制。內容應包括對發現問題的分析、糾正措施的制定、必要資源的配備以及改進效果的評價，從而確保評估結果得到有效應用，并促進管理質量的持續提升。同時，為確保評估工作的透明度和公正性，高校應實行信息公開制度，廣泛接受校內外各方面的監督，有助于提高評估工作的公信力，并確保評估結果的準確性。

最后，積極部署新一輪審核評估，教育部會不定期組織新一輪的審核評估，以確保各項工作符合既定目標和標準。高校應根據教育部的部署，做好評估申請和準備工作，確保評估工作順利開展。同時，高校應充分利用評估結果，全面評估和分析，檢視制度本身及其執行情況，以便更好地優化和調整管理體系。在完成試點評估后，高校應根據教育部的指導方針，全面實施審核評估，應包括理解為何要評估、如何評估以及如何最大化評估效果的問題。

四、結語

高校紙質檔案在審核評估工作中扮演著不可或缺的角色，其不僅是評估的基礎和依據，還是推動學校改革、提升教學質量和實現內涵式發展的關鍵因素。高校紙質檔案具有展現高校形象，增強學校影響力；規范檔案工作，滿足政策要求；保障教學質量，提高管理效率；加強信息整合，適應信息化發展的重要性。但是，在審核評估過程中還存在管理體系不完善，分類管理不規范；管理意識薄弱，人才隊伍建設不足；設備設施投入不足，審計跟蹤困難；電子化管理滯后，安全風險增加等現存問題。因此，本文結合數字化時代特點，提出了完善標準化管理體系，加強制度建設；推進檔案數字化轉型，加大技術投入；提升專業人員素養，加強安全防護；建立監督評估機制，全面分析審核結果等一系列優化策略，旨在提高高校紙質檔案管理水平，并為其他教育機構提供了可借鑒的經驗。未來，高校應繼續探索檔案管理的創新途徑，適應信息化時代的要求，推動紙質檔案管理工作開展更加科學化、規范化。

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作者單位：牡丹江師范學院""作者簡介：叢迪陽（1990—），女，漢族，黑龍江牡丹江人，研究生，中級，研究方向：檔案管理。