新《中華人民共和國檔案法》背景下檔案工作的創新改革策略研究

[摘 要]新《中華人民共和國檔案法》的出臺，對現代企業中檔案工作者的工作思路提出了新的要求，并指出了未來工作改革的方向。檔案管理部門作為企業中重要的管理部門，承擔著對信息收集整理保存的重要職能，新《中華人民共和國檔案法》符合時代發展進程的要求，從多方位立體細化了檔案工作的細節問題，為檔案工作的規范化管理和系統化治理提供了堅實的基礎。

[關鍵詞]檔案工作；數字化；管理模式

一、新《中華人民共和國檔案法》提出的要求

新《中華人民共和國檔案法》對檔案管理工作提出了以下四個要求，可以簡稱為“四化”，以下四部分內容涵蓋了新時代檔案工作的新要求。

（一）管理制度化

首先，管理制度化是指在管理治理工作上應具有詳細的模式和框架，具體工作和職能部署應當準確到人，每個部分都有相應的管理人員負責。即企業內部應明確管理人和責任人，系統劃分工作職能，做到人員各司其職，從整體上提高工作人員的專業素養。其次，檔案工作的具體內容往往較為煩瑣，在流程中常常因為個人失誤導致工作出現問題，從而引發連鎖反應。因此，在檔案工作中，從檔案收集到檔案使用，都需要有詳細的工作流程和工作準則。例如，各類檔案的立卷歸檔、收集整理的規范化工作流程。最后，檔案工作仍舊需要監督制度進行整體把控，監督制度的確立能夠從宏觀上激發工作人員的積極性，同時，領導應密切關注制度和新規的執行情況，采用績效考核等評定方式，對改革過程中的不足和問題及時指出，肯定當前獲得的成效，形成良性循環，不斷增強檔案工作效能。

（二）流程規范化

在企事業單位中，檔案工作具有管理性和服務性。其管理性體現在對歷史各類文件信息的收集，包括了部分較為機密的信息文件，檔案工作者在所屬部門對以上多類材料進行整理收集，并把控檔案資料的提取收納工作，對于信息安全來說，檔案工作者有著十分重要的作用。因此，檔案工作的流程規范化是保證信息安全的重要手段之一。檔案工作流程，首先從收集檔案資料開始，該階段應嚴格按照歸檔范圍進行整理。之后，對所收集檔案進行管理，按照時間順序、檔案之間的關系、不同文件的重要程度進行分類，保證檔案具有清晰的順序排列，并處于不同分類中，為后續的工作提供便利，做好鋪墊。在借閱檔案和使用上，需要對借閱者進行評估，特別是對于涉及機密的檔案，需做好全方位的工作，并需要得到主管負責人的批準。最后，根據借閱時間設定明確的歸還時間，以避免檔案出現遺失和損毀情況。

（三）書寫標準化

檔案內容的書寫標準化、具體的改革手段和方法，需要嚴格依照新《中華人民共和國檔案法》執行。檔案工作的文字準確性，決定了其根本的工作職能。檔案內容書寫無法做到完全標準，會造成諸多問題。在新《中華人民共和國檔案法》中，書寫標準化具體提到了以下內容。以著錄和標引為例，以上兩個部分是檔案歸檔、保管和使用的基礎條件，因此在編寫著錄和標引時，應當做到書寫標準化，具體如下：第一，具體書寫內容以專業名詞為準，保證書寫格式的統一。這確保了工作人員對檔案書寫工作的專業程度，同時提高檔案的完整度、規范度。第二，著錄的編寫必須按照國家或所屬行業內制定的規則進行，確保著錄的規范性，杜絕出現因專業性不足導致的系列問題。第三，著錄編寫應包括標題、文件編號、保密保管期限、時間及編號、稿件、載體形式、關鍵詞、人員姓名、附件、摘要和注釋等，所屬部門的管理者需要通過專門的培訓熟練掌握以上內容[1]。

（四）讀取數字化

伴隨科技的飛速發展，如今的檔案工作中出現了許多新型的、高效的工作方式。其中，數字化讀取和管理模式是最為突出和重要的。傳統的書面記錄方式并不能完全被取代，因為其仍然具有較高的可查性和記錄性。相比之下，數字化能夠為檔案工作帶來更高的工作效率，同時降低人工成本。首先，在數字化讀取方面，應將紙質文件逐步轉換為數據檔案，使用計算機、掃描儀等電子設備，生成相應的數據，并通過顏色、分辨率數據等方面進行分類，為后續的計算機處理提供便利。其次，需要建設檔案數據庫，在目錄和全文檢索部分的建構需要全面、具體，保證檔案提取收納工作的高效率。當紙質檔案發生變動時，數據檔案也應隨之進行更新。最后，檔案數據化建設需要充分利用現代科技，融合檔案工作的特殊性，對檔案工作的各類需求進行整合，最終體現在數據庫當中，體現出檔案工作改革的時代性。

二、新《中華人民共和國檔案法》為檔案工作帶來的轉變

（一）檔案管理制度的重新架構

檔案管理工作在多年的發展歷程中逐漸形成了固定的模式和體系。然而，伴隨時代進步，社會發展要求不斷變化，所處環境的人文需求和信息需求發生了改變，因此，檔案管理制度應隨之發生變化。例如，我國行政事業單位改革后，按照省、市、縣級別分別設立檔案室進行管理，很大程度上提高了檔案工作的效率，但在實際操作過程中仍然存在不足。例如，適應新模式的管理機制并未完全建立，導致職能不明確，出現交叉管理的情況；其次，許多檔案工作人員的專業素養不足。行政事業單位的改革伴隨著基層人員崗位的調動，在變動后許多檔案工作人員并未接受內部的專業培訓，導致許多工作人員業務不熟練，出現工作效率下降的情況。新《中華人民共和國檔案法》的推出，從根本上為該類問題提出解決方案，這也意味著以往的檔案管理機制將會徹底發生改變。

（二）保證檔案管理工作的安全性

檔案工作具有很強的管理性，并且工作內容相對來說較為復雜，在這樣的工作內涵下，檔案管理工作中的安全性是檔案工作最終底線。隨著我國的社會管理制度不斷健全和發展，對檔案管理工作的要求和規范性也提出了新的要求。新《中華人民共和國檔案法》中推出了多條有關檔案工作安全性的具體條例，例如第十九條中，必須根據國家要求對檔案的保存和配置使用符合標準的場地、倉庫、設備等，以此保證檔案的安全性[2]。該條在基礎配備設施上對檔案工作提出了要求。保存場地的規范化、標準化，是為后續檔案工作提供基礎的部分。第四十四條規定，檔案館和企事業單位、機關等對發現檔案存儲出現安全隱患的，應立即采取措施，消除安全隱患。對發生了損毀、盜用、遺失情況的檔案資料，應當及時向檔案管理部門報告，做到對問題的及時處理。

（三）深入加強檔案工作數字化建設

檔案工作往往以繁雜的文字工作為主，在工作過程中需要對大量復雜的文字進行整理、歸納、分類。在面對不同的類型和內容的檔案資料時，以人力為主要工作方式，難免出現誤差和漏洞，在這樣的情況下，數字化管理建設就顯得十分重要。在科技發展過程中，數據處理功能在計算機等設備中出現了多種工作方式，檔案工作的復雜性，以及所需要的準確性和規整性，對提升改革檔案工作方式提出了要求?，F代企事業檔案管理工作中，紙質檔案仍舊是主要承載單位，對紙質檔案的數字化程度是評價整體檔案數字化程度的標準。企事業單位應當按照《紙質檔案數字化規范》（DA/T31 -2017）、《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T62-2017）等標準規范，選擇具有運營資質和專業水準的外包企業為檔案數字化提供相應的配置能源、掃描儀和人力等，按照現有需求導向，由遠及近完成先前存量檔案的數字化工作。對于新歸檔的檔案資料，則逐步進行數據化管理，以循序漸進的方式完成檔案數據化工作。

三、當前檔案工作存在的問題

（一）內部工作架構存在不足

現代企事業單位的檔案工作架構存在不足，其中的不足能夠從橫向縱向兩個視角進行審視。橫向視角來看，檔案工作架構中缺乏的是具有法律效益的監管部門，即企業內沒有具有執法權力的部門。如今檔案工作的安全性被越來越重視，在新《中華人民共和國檔案法》中提到了“至少兩名具有行政執法證的人員，才能開展檔案依法整治工作”，在現實情況下，企事業機構往往不具備行政執法能力的人員，又或者是對該部門的人員配置并不到位，導致無法滿足崗位人員需求。在這樣的情況下，檔案工作的依法管理部分便出現盲目性、隨機性。從縱向視角來看，企事業單位內部的檔案工作意識薄弱，檔案部門作為企業發展的重要部門，同時是領導部門做出決策的重要參考標準，許多單位內部對檔案工作的意識薄弱，沒有將檔案工作作為日程中的重要一環，存在重業務輕檔案的現象，內部組織結構較為混亂，工作目標安排不夠清晰，導致工作效率質量下降。歸檔范圍不明確同樣是較為突出的問題，新《中華人民共和國檔案法》和國家檔案主管部門對歸檔范圍有著明確的要求，這包括了歸檔范圍、歸檔期限等。然而，存在部分單位未按照國家要求執行歸檔工作，從而經常出現歸檔范圍錯誤，材料收集不全面等問題。綜合上述問題能夠看出，當前我國檔案工作的整體架構存在問題，而新《中華人民共和國檔案法》為重新搭建組織結構提供了條件。

（二）專業素養堅實度較低

如今的企事業單位改革進程導致許多曾經的基層員工或者非專業檔案工作人員被調度在檔案工作當中。同時，部分單位對檔案工作的不重視，結合專業能力較低的工作人員，從而形成惡性循環。從檔案工作的內在性質來說，其具有較強的政策性和專業性，因此對人員的專業能力有較高的要求。但如今檔案作用發揮較為滯后。同時，檔案工作日常枯燥、乏味，以重復的工作內容為主，因此，在單位中得不到領導較多的賞識。在多方面原因的構成下，檔案工作對人員素養的要求本應處于較高水準，但因需求與供應之間不成正比，便放低了門檻，對一些非專業的人員進行任用，這樣的情況在偏遠地區、經濟較落后地區更加明顯。不斷出現的兼職檔案工作人員，增加了人員流動性，無法形成固定的人員工作結構，從而導致檔案工作人員的專業素養培育逐漸落后。

四、新《中華人民共和國檔案法》創新改革檔案工作的建議

（一）強化基礎制度建設

新《中華人民共和國檔案法》的提出，為我國檔案工作制度建設提出了新的要求，也為加強整體基礎制度建設提供了依據。首先，建立完善的檔案管理制度，是保證檔案工作順利開展和工作未來發展長遠的基礎條件。例如，將新《中華人民共和國檔案法》與單位自身體系建設、發展需求等進行融合，針對檔案資源體系、安全管理架構等方面制定專項計劃，從根源上建設完整規范化的制度體系。其次，加強人員管理模式的推進，明確各崗位職能，設立具體的賞罰體系，形成實用性強、管理效力明確的制度體系。

（二）樹立培養人員意識

檔案工作需要較強的專業程度和邏輯意識，并需要自身擁有足夠的耐心，不急不躁。在如今新《中華人民共和國檔案法》的推動下，檔案工作人員的專業素養亟待提升。首先，開設專業系統的培訓課程，針對檔案工作的工作流程，細化到每一步，滲透式講解檔案工作的內涵和意義，從根本上讓員工提高對檔案工作的重視程度。工作專業技能需要付出較多精力與時間進行培養，確保參訓人員對檔案工作有徹底深入的了解，技能水平上做到掌握牢固。其次，為培養精神作風好、專業水平優秀的檔案團隊，單位應注重工作中的鼓勵與激勵政策，提高員工興奮程度，加強內部工作黏性。同時，加強紀律作風教育，嚴守行業紅線，對出現本質問題的員工有明確的懲罰措施。

（三）加強數字化管理模式

檔案工作數字化管理是發展的必然趨勢，單位應充分學習理解新《中華人民共和國檔案法》對數字化檔案管理方面提出的要求，對以往現存的檔案進行數據化處理，按照文件類型、顏色、等級進行合理分類。同時，加強數字化外用設備的供應，計算機、掃描儀等應做到及時補充，保證檔案數字化進程。為保證檔案數字化管理進程，引入先進的數字化管理技術，例如，與具有資質和規模的外包公司合作，進行數字化模式建設。其次，優化群眾服務通道，充分利用數字化建設手段，方便群眾使用檔案信息服務功能。檔案工作數字化須從內部資料數據處理及外部群眾溝通渠道方面進行建設，以符合時代和社會發展要求。

（四）建立檔案工作的監審制度

監審制度是保證檔案工作安全性和規范性的基礎，檔案工作具有服務性，對領導來說，是下達和做出決策性意見的重要參考。因此，檔案工作人員需要具有較強的工作意識，對檔案工作有足夠的重視。監審制度是輔助增強這一目的的重要部分，監審制度應對工作人員的業務操作有明確的認知與判斷，同時需要培養具有行政法治效力的監審人員，發揮依法治理的強大能效。

結束語

綜上所述，新《中華人民共和國檔案法》對檔案工作提出了多方面的要求，數字化、制度化、標準化、規范化四個重點，是未來檔案工作改革創新的主要依據。檔案工作應充分注重本次新《中華人民共和國檔案法》提出的要求，根據單位自身發展特點和體系進行審視，從而做出改善，以保證檔案工作的長遠發展和穩定的工作進程，為全國檔案工作進步作出貢獻。

參考文獻

[1]牛夢瑤.新檔案法背景下我國公民檔案利用權利保障與實現路徑研究[D].合肥：安徽大學，2022.

[2]劉賢賀.檔案法制建設路徑探討：以新檔案法為依據[J].蘭臺內外，2023（3）：34-36.

作者簡介：何珊（1981— ），女，漢族，廣西容縣人，廣西廣播電視臺，編輯，本科。研究方向：檔案管理。